稅務公司檔案管理規(guī)范管控辦法

一、總則1.目的：為加強本食品機械廠稅務公司檔案的科學管理，保證檔案資料的完整性、準確性和安全性，提高稅務工作的效率和質量，更好地服務于企業(yè)發(fā)展，特制定本規(guī)范管控辦法。2.適用范圍：本辦法適用于食品機械廠稅務公司各類檔案的管理，包括但不限于稅務申報資料、發(fā)票、稅務審計報告、稅務法規(guī)文件等。3.管理原則：遵循集中統(tǒng)一管理、分類科學、安全保密、便于利用的原則，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化和信息化。二、檔案管理職責分工1.稅務部門職責-負責稅務檔案的收集、整理、初步審核和移交工作。確保檔案資料的真實性、完整性和準確性，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門。-配合檔案管理部門對稅務檔案進行定期檢查和盤點，提供必要的業(yè)務支持和解釋。-提出稅務檔案管理的改進建議，以適應稅務工作的變化和發(fā)展。2.檔案管理部門職責-負責制定和完善稅務公司檔案管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。-接收稅務部門移交的檔案，進行分類、編號、編目、裝訂等歸檔工作，建立檔案目錄和索引，便于查詢和利用。-負責檔案的保管，維護檔案保管環(huán)境的安全和適宜，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全和完整。-根據企業(yè)內部規(guī)定和外部法律法規(guī)要求，負責檔案的借閱、歸還登記，嚴格控制檔案的查閱范圍，確保檔案信息的安全保密。-按照檔案銷毀規(guī)定，組織對過期或無保存價值的檔案進行鑒定和銷毀工作，并做好記錄。三、檔案收集與整理1.收集范圍-稅務申報資料：包括各類納稅申報表、財務報表、稅務機關要求報送的其他資料等。-發(fā)票：包括增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票的存根聯、記賬聯，以及發(fā)票領購簿、發(fā)票開具清單等相關資料。-稅務審計報告：內部審計報告、稅務機關審計報告、第三方審計機構出具的審計報告等。-稅務法規(guī)文件：國家和地方稅務部門發(fā)布的稅收法律法規(guī)、政策文件、稅務通知等。-稅務行政復議和訴訟資料：涉及稅務行政復議、行政訴訟的申請書、答辯書、決定書、判決書等相關文件。-其他與稅務工作相關的重要資料，如稅務咨詢記錄、稅務培訓資料等。2.收集要求-稅務部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案資料收集的及時性和完整性。-收集的檔案資料應具備法律效力，簽字蓋章齊全，內容清晰、準確。-對于電子檔案，應確保其存儲格式規(guī)范，數據完整，具有可讀性和可檢索性。3.整理方法-分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類，如將稅務申報資料按年度、稅種進行分類；發(fā)票按發(fā)票類型、開票時間分類等。-編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。編號應遵循一定的編碼規(guī)則，體現檔案的類別、年份等信息。-編目：編制檔案目錄，記錄檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。目錄應清晰準確，便于查閱。-裝訂：對于紙質檔案，應按照一定的順序進行裝訂，確保整齊牢固，便于保管和翻閱。電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期檢查和維護。四、檔案保管1.保管設施與環(huán)境-設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案架、文件柜、溫濕度控制設備、防火設備、防蟲設備等。-檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃-24℃之間，相對濕度控制在45%-60%之間。-檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護措施，定期進行檢查和維護，確保檔案保管環(huán)境安全可靠。2.檔案存儲方式-紙質檔案應按照分類和編號順序存放在檔案架或文件柜中，便于查找和管理。-電子檔案應存儲在專門的服務器或存儲介質上，并進行定期備份。備份數據應異地存儲，防止因自然災害、設備故障等原因導致數據丟失。-對于重要的檔案資料，可采取雙備份或多備份的方式，確保數據的安全性和可靠性。3.保管期限-根據國家法律法規(guī)和企業(yè)內部規(guī)定，確定各類稅務檔案的保管期限。一般來說，稅務申報資料、發(fā)票存根聯等保管期限為10年；稅務審計報告、稅務法規(guī)文件等保管期限為長期保存。-檔案管理部門應建立保管期限臺賬，對檔案的保管期限進行跟蹤管理，及時提醒相關部門對到期檔案進行處理。五、檔案借閱與利用1.借閱制度-建立嚴格的檔案借閱審批流程，內部人員因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱用途、借閱期限等信息，經部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。-外部單位或人員因特殊原因需要借閱檔案，應提供合法有效的證明文件，并經企業(yè)主管領導審批同意后，按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)。-檔案借閱應嚴格遵守借閱期限，如需延期借閱，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借、涂改、損壞或丟失檔案。2.利用方式-檔案管理部門應積極為企業(yè)內部各部門提供檔案利用服務，根據工作需要，為借閱人員提供檔案的查閱、復印、掃描等服務。-在提供檔案利用服務時，應注意保護企業(yè)的商業(yè)秘密和敏感信息，嚴格控制檔案的查閱范圍和使用方式。-對于檔案利用情況，檔案管理部門應進行記錄，包括借閱人員、借閱時間、借閱檔案名稱、利用目的等信息，以便統(tǒng)計和分析檔案的利用情況。六、檔案數字化管理1.數字化目標：積極推進稅務公司檔案的數字化建設，提高檔案管理的信息化水平，實現檔案資源的高效利用和共享。2.數字化流程-掃描：對紙質檔案進行掃描，將其轉化為電子圖像文件。掃描分辨率應不低于300dpi，確保圖像清晰可讀。-圖像處理：對掃描后的圖像進行去噪、糾偏、裁剪等處理，提高圖像質量。-數據掛接：將數字化后的檔案圖像與檔案目錄信息進行掛接，建立電子檔案數據庫，實現檔案的快速檢索和查詢。-存儲與備份：將數字化檔案存儲在專門的服務器或存儲介質上，并進行定期備份，確保數據的安全性和可靠性。3.數字化安全管理-建立數字化檔案的安全管理制度，加強對數字化檔案的訪問控制、數據加密、安全審計等措施，確保數字化檔案的信息安全。-對數字化檔案的操作權限進行嚴格劃分，不同級別的人員具有不同的操作權限，防止未經授權的訪問和操作。-定期對數字化檔案的存儲設備和系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時發(fā)現和處理安全隱患。七、檔案鑒定與銷毀1.鑒定工作-檔案管理部門應定期組織對到期檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，成員包括稅務部門、檔案管理部門、審計部門等相關人員。-鑒定小組根據檔案的保管期限、歷史價值、現實利用需求等因素，對檔案進行全面評估，確定檔案是否仍有保存價值。-對于鑒定后認為仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限，并進行妥善保管；對于鑒定后認為無保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.銷毀程序-編制銷毀清冊：對擬銷毀的檔案，檔案管理部門應編制銷毀清冊，詳細記錄檔案的名稱、編號、數量、來源、保管期限等信息。-審批：銷毀清冊經檔案鑒定小組審核通過后，報企業(yè)主管領導審批。-銷毀實施：經審批同意后，檔案管理部門應組織對檔案進行銷毀。紙質檔案可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀；電子檔案應進行數據擦除或物理銷毀存儲介質等操作。-銷毀監(jiān)督：銷毀過程應進行全程監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。銷毀完成后，監(jiān)督人員應在銷毀清冊上簽字確認。八、檔案管理監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制-建立檔案管理監(jiān)督檢查制度，檔案管理部門應定期對稅務公司檔案管理工作進行自查，及時發(fā)現和糾正存在的問題。-企業(yè)內部審計部門應定期對檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的完整性和安全性等。-接受稅務機關、上級主管部門等外部機構的監(jiān)督檢查，對提出的問題應及時整改落實。2.考核評價-制定檔案管理工作考核指標體系，對稅務部門和檔案管理部門的檔案管理工作進行量化考核?？己藘热莅n案收集的完整性、整理的規(guī)范性、保管的安全性、利用的效率等方面。-將檔案管理工作考核結果納入部門和員工的績效考核體系，對檔案管理工作表現突出的部門和個人給予表彰和獎勵；對檔案管理工作不力，導致檔案損壞、丟失等嚴重后果的，依法追究相關人員的責任。