企業(yè)基礎(chǔ)行政流程規(guī)范書一、總則為規(guī)范企業(yè)日常行政管理工作，提升流程標(biāo)準(zhǔn)化水平，保障各部門高效協(xié)同，保證行政資源合理利用，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)各部門及全體員工，涵蓋辦公用品管理、會議室使用、文件歸檔、差旅申請等基礎(chǔ)行政場景，自發(fā)布之日起執(zhí)行。二、辦公用品管理規(guī)范（一）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)各部門日常辦公所需物品（如文具、耗材、設(shè)備配件等）的申領(lǐng)、領(lǐng)用、盤點、報廢等全流程管理。（二）操作流程需求提出：員工根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品申領(lǐng)表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及申領(lǐng)人信息。部門審批：申領(lǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審核簽字，確認(rèn)需求的合理性與必要性。行政審核：行政部核對庫存情況，對常規(guī)物品直接審批；對超量或特殊物品（如單價超500元的設(shè)備），需報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。發(fā)放登記：行政專員*根據(jù)審批后的申領(lǐng)表發(fā)放物品，同時在《辦公用品臺賬》中登記領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人、發(fā)放數(shù)量等信息，保證賬實相符。定期盤點：每月末，行政部*組織對辦公用品進(jìn)行全面盤點，核對臺賬與實際庫存，對盤盈、盤虧情況查明原因并形成報告，及時調(diào)整庫存。（三）模板表格表1：辦公用品申領(lǐng)表序號物品名稱規(guī)格型號單位申領(lǐng)數(shù)量實際發(fā)放數(shù)量申領(lǐng)人所屬部門申領(lǐng)日期審批人（部門）審批人（行政）領(lǐng)用日期備注1A4復(fù)印紙80g包55張*市場部2023-10-08李*王*2023-10-08日常辦公2鼠標(biāo)墊標(biāo)準(zhǔn)個11劉*技術(shù)部2023-10-09趙*王*2023-10-09新員工入職表2：辦公用品臺賬歸檔日期物品名稱入庫數(shù)量領(lǐng)用數(shù)量剩余庫存管理人備注2023-10-01A4復(fù)印紙1002080王*月初盤點入庫2023-10-15簽字筆501535王*常規(guī)耗材（四）管理要點申領(lǐng)需堅持“按需申領(lǐng)、杜絕浪費”原則，嚴(yán)禁私自外借、挪用或違規(guī)處置辦公用品。新品入庫時，行政專員*需核對物品名稱、數(shù)量、規(guī)格，并在臺賬中詳細(xì)記錄入庫信息。報廢物品需填寫《辦公用品報廢單》，經(jīng)行政部*確認(rèn)無法使用后，統(tǒng)一登記并按規(guī)定處理（如回收或銷毀），嚴(yán)禁個人丟棄。三、會議室使用管理規(guī)范（一）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)各類會議室（含大會議室、小會議室、視頻會議室）的預(yù)約、使用、調(diào)度及維護(hù)管理。（二）操作流程預(yù)約申請：使用人需提前1個工作日通過OA系統(tǒng)或郵件提交《會議室使用申請》，注明使用日期、時間段、會議主題、參會人數(shù)及所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、白板等）。資源審核：行政部*根據(jù)會議室使用優(yōu)先級（如重要會議優(yōu)先、部門間沖突時協(xié)商調(diào)整）審核申請，并在2小時內(nèi)反饋結(jié)果；若需調(diào)整，需與使用人溝通確認(rèn)。使用登記：使用人需提前10分鐘到場，在《會議室使用登記表》中記錄實際使用情況，包括設(shè)備開啟時間、使用時長等。使用規(guī)范：會議期間，使用者需保持會議室整潔，禁止吸煙、飲食；會議結(jié)束后，關(guān)閉所有設(shè)備（燈光、空調(diào)、投影儀等），整理桌椅，垃圾帶離。反饋與維護(hù)：若遇設(shè)備故障或物品損壞，使用人需立即聯(lián)系行政部；行政專員在24小時內(nèi)完成維修或更換，并記錄問題處理情況。（三）模板表格表3：會議室使用申請及登記表申請日期使用日期使用時間段會議主題申請人姓名所屬部門參會人數(shù)所需設(shè)備審批人（行政）實際使用情況設(shè)備完好情況備注2023-10-102023-10-1114:00-16:00第三季度工作總結(jié)會陳*總經(jīng)理辦20投影儀、麥克風(fēng)王*正常使用完好無2023-10-122023-10-1210:00-11:30項目方案討論周*市場部5白板、投影儀王*提前30分鐘結(jié)束完好無（四）管理要點會議室僅限企業(yè)內(nèi)部工作使用，禁止用于私人活動或商業(yè)用途。重要會議（如董事會、客戶接待）需提前3個工作日預(yù)約，行政部*需提前布置會場（如調(diào)試設(shè)備、擺放席卡）。臨時使用會議室需現(xiàn)場確認(rèn)無沖突，并在使用后立即登記，避免影響后續(xù)預(yù)約。四、文件資料歸檔管理規(guī)范（一）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)在經(jīng)營管理過程中形成的具有保存價值的各類文件資料（含紙質(zhì)文件、電子文件）的分類、整理、歸檔、借閱及銷毀管理。（二）操作流程文件分類：文件按年度、部門、類型三級分類，例如“2023-行政部-會議紀(jì)要”；電子文件需按文件夾層級存儲（如“企業(yè)檔案-2023年-市場部”）。整理排序：紙質(zhì)文件按形成時間順序排列，編寫頁碼，去除金屬夾；電子文件統(tǒng)一命名格式為“日期-部門-文件名”（如“20231010-市場部-第三季度總結(jié)報告.docx”）。歸檔存儲：紙質(zhì)文件存入帶標(biāo)簽的文件柜，標(biāo)注“歸檔編號-文件名稱-年度-保管期限”；電子文件至企業(yè)指定服務(wù)器，備份至云端存儲。借閱登記：借閱人需填寫《文件資料借閱登記表》，注明文件名稱、編號、借閱事由、歸還期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由行政專員辦理借閱手續(xù)；涉密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。定期清理：每年末，檔案管理員對到期文件進(jìn)行鑒定，對無保存價值的文件填寫《文件銷毀清單》，經(jīng)行政部、分管領(lǐng)導(dǎo)*審批后，由2人以上監(jiān)督銷毀（紙質(zhì)文件需碎紙?zhí)幚?，電子文件徹底刪除）。（三）模板表格表4：文件歸檔目錄表歸檔編號文件名稱文件類型（紙質(zhì)/電子）形成日期頁數(shù)/份數(shù)所屬部門保管期限存放位置備注2023-XZ-001年度工作計劃紙質(zhì)+電子2023-01-0515頁/3份總經(jīng)理辦10年文件柜-A1-01正本2023-SC-005設(shè)備維護(hù)記錄電子2023-09-2020份生產(chǎn)部5年服務(wù)器-生產(chǎn)部備份表5：文件資料借閱登記表借閱日期文件名稱及編號借閱人所屬部門借閱事由審批人歸還日期歸還狀態(tài)備注2023-10-092023-XZ-001孫*財務(wù)部核對預(yù)算李*2023-10-16已歸還無2023-10-122023-SC-005錢*技術(shù)部設(shè)備維修趙*2023-10-18已歸還無（四）管理要點涉密文件（如財務(wù)數(shù)據(jù)、商業(yè)合同）需單獨存放，限制借閱范圍，電子文件需加密設(shè)置訪問權(quán)限。電子文件需定期（每月）備份，保證數(shù)據(jù)安全；紙質(zhì)文件需防潮、防火、防蟲，避免損壞。歸檔文件不得隨意涂改、抽取，借閱期間需妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制或丟失，損壞或丟失需按企業(yè)規(guī)定賠償。五、員工差旅申請管理規(guī)范（一）適用范圍本規(guī)范適用于員工因公出差（含國內(nèi)出差、境外出差）的交通、住宿、費用報銷及行程安排管理。（二）操作流程出差申請：員工需提前3個工作日填寫《差旅申請審批表》，注明出差事由、時間、地點、行程安排、交通工具及預(yù)計費用（交通、住宿、餐飲、其他）。審批流程：差旅申請按權(quán)限審批：部門負(fù)責(zé)人審批出差必要性，分管領(lǐng)導(dǎo)審批出差天數(shù)及費用標(biāo)準(zhǔn)（如國內(nèi)交通限高鐵二等座，住宿標(biāo)準(zhǔn)為一線城市500元/晚、二線城市300元/晚）。行程安排：行政部根據(jù)審批結(jié)果協(xié)助預(yù)訂交通（如機(jī)票、火車票）及住宿，或員工自行預(yù)訂后憑憑證報銷；境外出差需提前辦理簽證，行程單報行政部備案。費用報銷：出差結(jié)束后5個工作日內(nèi)，員工整理費用憑證（如行程單、住宿憑證、餐飲票據(jù)等），填寫《差旅費用報銷單》，附電子憑證截圖（自行預(yù)訂時），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交財務(wù)部。審核支付：財務(wù)部核對憑證真實性、合規(guī)性及費用標(biāo)準(zhǔn)，無誤后安排支付；對超支部分需說明原因，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可報銷。（三）模板表格表6：差旅申請審批表申請人姓名所屬部門出差事由出差地點出差起止時間交通工具預(yù)計費用（元）審批人（部門）審批人（分管領(lǐng)導(dǎo)）備注鄭*市場部客戶拜訪上海2023-10-15至2023-10-17高鐵2800（交通800、住宿1200、餐飲600、其他200）李*周*無王*技術(shù)部設(shè)備調(diào)試廣州2023-10-20至2023-10-22飛機(jī)4500（交通1500、住宿1800、餐飲1000、其他200）趙*周*需提前1天到場表7：差旅費用報銷單報銷日期出差日期出差地點費用明細(xì)（元）金額（元）原始憑證張數(shù)申請人審批人（部門）審批人（財務(wù)）備注2023-10-182023-10-15至2023-10-17上海交通費800、住宿費1200、餐飲費580、其他200278012鄭*李*劉*超支20元（餐飲），已說明原因2023-10-232023-10-20至2023-10-22廣州交通費1500、住宿費1800、餐飲費950、其他200445010王*趙*劉*無（四）管理要點出差需以工作需要為原則，嚴(yán)禁借出差名義辦理私事，往返行程需與申請一致，不得擅自延長出差時間。交通、住宿費用需控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)，超支部分原則上由個人承擔(dān)，特殊情況需提前報分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。費用報銷需真實、