采購流程標準化手冊：供應(yīng)商選擇到合同簽訂全流程一、適用范圍與背景本手冊適用于企業(yè)各類采購項目，包括但不限于原材料采購、服務(wù)外包、設(shè)備購置等場景，旨在規(guī)范從供應(yīng)商選擇到合同簽訂的全流程操作，保證采購活動的合規(guī)性、高效性與經(jīng)濟性。手冊適用于采購部門、需求部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門及相關(guān)管理人員，為跨部門協(xié)作提供標準化指引，降低采購風險，保障企業(yè)利益。二、全流程操作說明（一）階段一：需求確認與采購計劃編制操作目標：明確采購需求邊界，制定可執(zhí)行的采購計劃，避免盲目采購或需求偏差。責任主體：需求部門（提報需求）、采購部（審核與計劃編制）、財務(wù)部（預(yù)算審核）。操作步驟：需求提報：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，填寫《采購需求申請表》，詳細說明采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、交付時間、預(yù)算金額及用途依據(jù)，部門負責人*簽字確認后提交至采購部。需求審核：采購部對接需求部門，對需求的必要性、合理性進行核查（如是否與現(xiàn)有資源重復(fù)、規(guī)格是否明確等），形成《需求審核意見表》；對于重大項目需求，可組織技術(shù)專家*進行可行性評估。計劃編制：采購部結(jié)合審核通過的需求及企業(yè)年度采購預(yù)算，編制《采購計劃表》，明確采購方式（公開招標、邀請招標、競爭性談判等）、時間節(jié)點、責任分工，提交財務(wù)部進行預(yù)算匹配審核。計劃審批：采購計劃經(jīng)財務(wù)部審核無誤后，按權(quán)限報請分管領(lǐng)導(dǎo)（如采購總監(jiān)）審批，審批通過后正式啟動采購流程。關(guān)鍵輸出：《采購需求申請表》《需求審核意見表》《采購計劃表》。（二）階段二：供應(yīng)商尋源與資格預(yù)審操作目標：廣泛收集潛在供應(yīng)商信息，篩選具備合法資質(zhì)與履約能力的候選供應(yīng)商，為后續(xù)評估奠定基礎(chǔ)。責任主體：采購部（尋源與預(yù)審）、需求部門（技術(shù)參數(shù)支持）。操作步驟：信息收集：采購部通過企業(yè)供應(yīng)商庫、行業(yè)展會、公開招標平臺、推薦渠道（如行業(yè)協(xié)會*）等途徑，收集符合采購需求的供應(yīng)商信息，建立《供應(yīng)商信息清單》。供應(yīng)商初選：根據(jù)采購計劃要求，對收集的供應(yīng)商進行初步篩選，剔除明顯不符合基本條件（如經(jīng)營范圍不符、產(chǎn)能不足）的供應(yīng)商，形成《初選供應(yīng)商名單》。資格預(yù)審：采購部向初選供應(yīng)商發(fā)放《供應(yīng)商資格預(yù)審申請表》，要求提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO體系認證、行業(yè)準入許可）、財務(wù)報表（近三年）、類似項目業(yè)績證明等材料；組織法務(wù)專員*對供應(yīng)商資質(zhì)的合法性、有效性進行審核，形成《資格預(yù)審報告》。預(yù)審結(jié)果確認：預(yù)審?fù)ㄟ^的供應(yīng)商進入《合格供應(yīng)商名錄》，未通過的由采購部書面通知并說明原因；對于緊急采購項目，可簡化預(yù)審流程，但需保留關(guān)鍵資質(zhì)審核記錄。關(guān)鍵輸出：《供應(yīng)商信息清單》《初選供應(yīng)商名單》《供應(yīng)商資格預(yù)審申請表》《資格預(yù)審報告》《合格供應(yīng)商名錄》。（三）階段三：供應(yīng)商評估與選擇操作目標：通過量化評估與綜合評審，選擇性價比最優(yōu)、履約能力最強的供應(yīng)商，保證采購質(zhì)量與效益。責任主體：采購部（組織評估）、需求部門（技術(shù)評分）、財務(wù)部（成本評分）、法務(wù)部（合規(guī)評分）、評審小組（最終決策）。操作步驟：制定評估標準：采購部牽頭組織需求、財務(wù)、法務(wù)部門制定《供應(yīng)商評估打分表》，明確評估維度（如價格權(quán)重30%、質(zhì)量權(quán)重25%、交付權(quán)重20%、服務(wù)權(quán)重15%、資質(zhì)權(quán)重10%）及具體評分細則（如價格是否低于市場均價、質(zhì)量合格率、交付周期偏差率等）。組織評審：評審小組（由采購經(jīng)理、需求部門負責人、財務(wù)主管、法務(wù)專員組成）對通過資格預(yù)審的供應(yīng)商進行現(xiàn)場考察或資料評審，對照《供應(yīng)商評估打分表》獨立打分，計算加權(quán)平均分。結(jié)果公示：采購部整理評審結(jié)果，形成《供應(yīng)商評審報告》，按得分高低排序，公示3個工作日（涉及商業(yè)秘密的除外），接受異議反饋。確定候選供應(yīng)商：公示無異議后，確定排名第一的供應(yīng)商為中標候選單位；若得分相近（分差≤5分），可組織二次評審或要求供應(yīng)商補充說明，最終確定合作方。關(guān)鍵輸出：《供應(yīng)商評估打分表》《供應(yīng)商評審報告》《候選供應(yīng)商確定函》。（四）階段四：采購談判操作目標：與候選供應(yīng)商就合同條款、價格、交付細節(jié)等進行協(xié)商，達成雙方一致的合作條件。責任主體：采購部（主導(dǎo)談判）、法務(wù)部（條款合規(guī)審核）、需求部門（技術(shù)需求確認）、財務(wù)部（成本控制）。操作步驟：談判準備：采購部整理談判方案，明確談判底線（如最高限價、最短交付周期、質(zhì)量違約金比例等），組建談判團隊（含采購經(jīng)理、技術(shù)專家、法務(wù)專員*），準備相關(guān)資料（如采購需求、供應(yīng)商報價文件、評估報告）。多輪談判：與供應(yīng)商就價格、付款方式、交付時間、質(zhì)量標準、違約責任、知識產(chǎn)權(quán)等核心條款進行溝通，記錄談判過程中的關(guān)鍵分歧與共識，形成《談判記錄表》。談判結(jié)果確認：雙方達成一致后，簽訂《談判結(jié)果確認函》，明確最終報價、主要合同條款及后續(xù)工作安排（如合同擬定時間節(jié)點）。關(guān)鍵輸出：《談判方案》《談判記錄表》《談判結(jié)果確認函》。（五）階段五：合同擬定操作目標：根據(jù)談判結(jié)果，擬定規(guī)范、嚴謹?shù)牟少徍贤谋?，明確雙方權(quán)利義務(wù)，降低法律風險。責任主體：采購部（起草合同）、法務(wù)部（審核與修訂）、需求部門（技術(shù)條款確認）。操作步驟：合同起草：采購部依據(jù)《談判結(jié)果確認函》及企業(yè)《合同管理規(guī)范》，使用標準合同模板起草采購合同，內(nèi)容包括合同主體信息、采購物品/服務(wù)詳情、價格與支付條款、交付與驗收標準、違約責任、爭議解決方式、保密條款等。條款審核：法務(wù)部對合同的合法性、完整性、嚴謹性進行審核，重點核查權(quán)利義務(wù)對等性、違約條款可執(zhí)行性、爭議解決方式合規(guī)性，形成《合同審核意見表》；需求部門確認技術(shù)參數(shù)與服務(wù)條款的準確性。文本定稿：采購部根據(jù)法務(wù)部及需求部門的審核意見修訂合同，最終形成《采購合同（草案）》，經(jīng)采購經(jīng)理、法務(wù)專員簽字確認后，進入審批流程。關(guān)鍵輸出：《采購合同（草案）》《合同審核意見表》。（六）階段六：合同審批與簽訂操作目標：完成合同內(nèi)部審批程序，正式簽訂具有法律效力的采購合同，明確合作啟動。責任主體：采購部（提交審批）、法務(wù)部（合規(guī)性終審）、財務(wù)部（付款條件審核）、管理層（最終審批）。操作步驟：內(nèi)部審批：采購部將《采購合同（草案）》提交至法務(wù)部、財務(wù)部、需求部門依次審核，各部門在《合同審批表》中簽署意見；審批權(quán)限根據(jù)合同金額劃分（如10萬元以下由采購總監(jiān)審批，10萬元以上需總經(jīng)理審批）。合同會簽：審批通過后，采購部組織合同會簽，由雙方授權(quán)代表（供應(yīng)商法定代表人或授權(quán)委托人，企業(yè)采購總監(jiān)或總經(jīng)理）在合同文本上簽字蓋章，保證簽字人具有合法授權(quán)資格。歸檔與備案：簽訂完成的合同原件由采購部、法務(wù)部、財務(wù)部分別歸檔保存，同時錄入合同管理系統(tǒng)，注明合同編號、簽訂日期、履行期限等信息，便于后續(xù)跟蹤管理。關(guān)鍵輸出：《合同審批表》《正式采購合同》《合同歸檔記錄》。三、配套模板表格（一）階段一配套表單：采購需求申請表序號項目名稱采購內(nèi)容（規(guī)格型號/服務(wù)要求）數(shù)量質(zhì)量標準交付時間預(yù)算金額（元）需求部門用途說明負責人*提報日期1辦公設(shè)備采購臺式電腦（i5/8G/512G）20臺3C認證2024-08-1580,000行政部新員工入職張*2024-07-20（二）階段二配套表單：供應(yīng)商資格預(yù)審表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼注冊資本（萬元）主營范圍資質(zhì)證書（名稱及編號）近三年類似業(yè)績（項目名稱/金額/客戶）財務(wù)狀況（資產(chǎn)負債率/營收增長率）審核意見審核人*科技有限公司911101085,000辦公設(shè)備銷售ISO9001:2015（005）A公司電腦采購（50萬元/2023年）資產(chǎn)負債率45%/營收增長12%合格李*（三）階段三配套表單：供應(yīng)商評估打分表（示例）供應(yīng)商名稱評分維度（權(quán)重）價格（30%）質(zhì)量（25%）交付（20%）服務(wù)（15%）資質(zhì)（10%）加權(quán)得分排名科技95分（報價78,000元，低于均價5%）3025（合格率100%）20（承諾7天交付）15（3年質(zhì)保）10（ISO認證）1001（四）階段四配套表單：談判記錄表談判時間談判地點參與人員（企業(yè)/供應(yīng)商）談判議題企業(yè)立場供應(yīng)商立場達成共識未決事項2024-07-25企業(yè)會議室采購經(jīng)理、法務(wù)專員/銷售經(jīng)理*價格、付款方式、交付周期最高限價78,000元，貨到付款報價80,000元，預(yù)付30%最終價78,000元，貨到付款驗收標準細化（五）階段六配套表單：合同審批表合同名稱合同編號供應(yīng)商名稱合同金額（元）審批部門審批意見審批人*審批日期辦公設(shè)備采購合同CG20240725-001科技有限公司78,000法務(wù)部條款合規(guī)王*2024-07-28財務(wù)部付款條件合理趙*2024-07-29總經(jīng)理*同意簽訂劉*2024-07-30四、關(guān)鍵注意事項（一）通用注意事項合規(guī)優(yōu)先：所有采購活動必須遵守《_________采購法》《招標投標法》及企業(yè)內(nèi)部采購管理制度，嚴禁規(guī)避招標、虛假招標等違規(guī)行為。文檔留存：各階段表單、報告、審批記錄等需完整保存，保存期限不少于合同履行結(jié)束后3年，以備審計或追溯?？绮块T協(xié)作：需求部門、采購部、法務(wù)部、財務(wù)部需建立定期溝通機制，保證信息對稱，避免因職責不清導(dǎo)致流程延誤。保密要求：供應(yīng)商信息、談判內(nèi)容、合同條款等涉及商業(yè)秘密的信息，僅限相關(guān)人員知悉，嚴禁外泄。（二）各階段關(guān)鍵風險提示需求階段：需求描述模糊（如“高功能電腦”未明確配置）可能導(dǎo)致采購物品與實際使用需求不符，需保證規(guī)格參數(shù)量化、可驗證。尋源階段：供應(yīng)商資質(zhì)造假（如偽造認證證書）可能引發(fā)履約風險，需通過“信用中國”等官方渠道核實資質(zhì)有效性。評估階段：主觀評分過重（如僅憑人際關(guān)系打分）可能導(dǎo)致選擇