行業(yè)通用行政事務(wù)管理手冊一、會議組織與管理概述適用于公司各類會議的組織與管理工作，包括部門例會、項目推進(jìn)會、跨部門協(xié)調(diào)會、外部對接會等，旨在規(guī)范會議流程、提升會議效率、保證會議決議有效落地。操作步驟（一）會前準(zhǔn)備議題收集與確認(rèn)：各需求部門提前1-3個工作日向行政部提交《會議議題申請表》，明確會議主題、目標(biāo)、需討論/決策事項，行政部匯總后與主持人確認(rèn)最終議題及優(yōu)先級。時間與地點安排：根據(jù)議題重要性和參會人員日程，協(xié)調(diào)會議時間（避開重要工作節(jié)點），預(yù)定會議室（需確認(rèn)設(shè)備：投影儀、麥克風(fēng)、白板、網(wǎng)絡(luò)等），并提前1天發(fā)送會議提醒（含時間、地點、議題、參會人員）。材料準(zhǔn)備：需提前分發(fā)的材料（如議程、數(shù)據(jù)報表、方案草案等）由責(zé)任部門提前1天提交至行政部，行政部統(tǒng)一打印/整理電子版，會前10分鐘分發(fā)至參會人員（或提前至共享文件夾）。（二）會中組織簽到與入場：參會人員提前5分鐘入場，行政部在會議室入口設(shè)置簽到表（或通過線上簽到工具），提醒參會人員簽到；遲到人員需向主持人說明原因。會議主持：主持人按議程主持會議，控制各環(huán)節(jié)時間（如總時長不超過2小時，單議題討論不超過40分鐘），引導(dǎo)參會人員聚焦議題，避免偏離主題。記錄與同步：指定專人（行政部或部門助理）負(fù)責(zé)會議記錄，記錄內(nèi)容包括：關(guān)鍵討論要點、分歧點、決議事項、責(zé)任人、完成時限；重要決議需經(jīng)參會人員確認(rèn)無誤后，在會議結(jié)束時簡要復(fù)述。（三）會后跟進(jìn)紀(jì)要整理與分發(fā)：會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，記錄人整理《會議紀(jì)要》，經(jīng)主持人審核無誤后，發(fā)送至所有參會人員及相關(guān)部門抄送領(lǐng)導(dǎo)；紀(jì)要需包含：會議時間、地點、參會人員、議題、決議事項、責(zé)任人、完成時限。任務(wù)跟蹤：行政部根據(jù)《會議紀(jì)要》建立《會議任務(wù)跟蹤表》，每周更新任務(wù)進(jìn)展，對逾期未完成的任務(wù)及時提醒責(zé)任人，并向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報。資料歸檔：會議簽到表、紀(jì)要、相關(guān)材料等紙質(zhì)版由行政部整理歸檔（保存期限2年），電子版存入公司共享文件夾“會議檔案-按年份-月份”分類存放。參考模板表1：會議議題申請表申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期會議主題會議類型□例會□推進(jìn)會□協(xié)調(diào)會□其他擬召開時間擬召開地點參會部門/人員會議議題及目標(biāo)1.2.3.需準(zhǔn)備材料部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：表2：會議紀(jì)要會議基本信息時間：2023年月日14:00-16:00地點：301會議室主持人：*某某記錄人：*某某參會人員：某某、某某、*某某（共8人）缺席人員：*某某（事前請假）議題及討論內(nèi)容議題一：項目進(jìn)度匯報責(zé)任人*某某匯報：當(dāng)前完成60%，延遲2天（原因：供應(yīng)鏈物料到貨延遲）討論結(jié)論：協(xié)調(diào)采購部加急跟進(jìn)，本周五前解決，項目順延至月日交付議題二：Q3部門活動方案行政部提議：戶外拓展+內(nèi)部培訓(xùn)，預(yù)算元決議：通過方案，由行政部*某某負(fù)責(zé)聯(lián)系場地，月日前確定細(xì)節(jié)決議事項序號決議內(nèi)容責(zé)任人完成時限1采購部跟進(jìn)項目物料到貨*某某2023–2行政部確定Q3活動場地*某某2023–分發(fā)范圍：全體參會人員、分管領(lǐng)導(dǎo)*某某關(guān)鍵提示會議議題需提前明確，避免“臨時動議”導(dǎo)致效率低下；會議室設(shè)備需會前30分鐘調(diào)試，保證正常使用；會議記錄需客觀準(zhǔn)確，避免主觀表述，重點記錄“決議”和“行動項”；參會人員需提前關(guān)閉手機(jī)靜音，特殊情況需接聽電話時，應(yīng)向主持人示意后離場。二、辦公用品申領(lǐng)與管控概述適用于公司日常辦公用品（含耗材、設(shè)備、辦公用紙等）的申領(lǐng)、采購、發(fā)放與庫存管理，旨在規(guī)范流程、降低成本、保障辦公需求。操作步驟（一）需求申請月度需求提報：每月25日前，各部門根據(jù)實際需求填寫《辦公用品月度需求表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至行政部；需求需注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途（避免重復(fù)申領(lǐng)）。臨時需求：突發(fā)性需求（如會議急需物料）可通過OA系統(tǒng)提交《臨時用品申請單》，說明緊急原因，經(jīng)行政負(fù)責(zé)人審批后，由行政部協(xié)調(diào)采購/調(diào)撥。（二）審核與采購需求審核：行政部匯總各部門需求，核對庫存數(shù)量（避免重復(fù)采購），編制《月度辦公用品采購計劃》，報行政負(fù)責(zé)人審批。采購執(zhí)行：常規(guī)用品：從合格供應(yīng)商名錄中選擇合作供應(yīng)商，按計劃采購；非常規(guī)用品（如定制禮品、專業(yè)設(shè)備）：需詢價比價（至少3家供應(yīng)商），填寫《采購審批單》經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后采購。入庫驗收：物品到貨后，行政部與采購員共同核對：名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量（無破損、無過期），確認(rèn)無誤后填寫《辦公用品入庫登記表》，入庫并更新庫存臺賬。（三）領(lǐng)用與發(fā)放領(lǐng)用流程：員工憑部門負(fù)責(zé)人簽字的《辦公用品領(lǐng)用申請表》到行政部領(lǐng)取，行政部核對物品名稱、數(shù)量后發(fā)放，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)；領(lǐng)用限制：實行“按需申領(lǐng)、杜絕浪費”，如筆、本類常規(guī)用品每月每人限領(lǐng)1次，打印機(jī)墨盒、硒鼓等按需發(fā)放（以舊換新）；特殊情況：異地辦公人員可通過線上申請，行政部統(tǒng)一郵寄，費用計入部門成本。（四）庫存管理臺賬更新：行政部建立《辦公用品庫存臺賬》，實時記錄入庫、領(lǐng)用、庫存數(shù)量，保證“賬實相符”；定期盤點：每月末進(jìn)行一次全面盤點，核對臺賬與實際庫存，差異需查明原因并形成《盤點報告》，報行政負(fù)責(zé)人審批；庫存預(yù)警：當(dāng)常用用品庫存低于安全庫存量（如A4紙剩余5箱）時，及時啟動采購流程，避免斷供。參考模板表3：辦公用品月度需求表部門申請人日期物品名稱規(guī)格單位黑色簽字筆0.5mm支A4復(fù)印紙80g包回形針中號盒部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：表4：辦公用品庫存臺賬日期物品名稱規(guī)格入庫數(shù)量領(lǐng)用數(shù)量庫存數(shù)量經(jīng)手人2023–01A4紙80g10010*某某2023–05A4紙80g073*某某2023–10黑色簽字筆0.5mm501535*某某關(guān)鍵提示申領(lǐng)用品需結(jié)合實際需求，避免“過度囤積”；辦公用品僅限辦公使用，不得私用或外借；采購需優(yōu)先選擇環(huán)保、耐用品，降低長期成本；定期清理閑置用品（如損壞的辦公設(shè)備），及時報廢或變賣。三、固定資產(chǎn)管理概述適用于公司價值在2000元以上、使用年限超過1年的固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)、辦公家具、投影儀等），規(guī)范其入庫、領(lǐng)用、維護(hù)、報廢全流程，保證資產(chǎn)安全與高效利用。操作步驟（一）資產(chǎn)入庫采購驗收：固定資產(chǎn)到貨后，行政部、使用部門、采購員共同驗收，核對資產(chǎn)名稱、型號、數(shù)量、配件（如電腦含主機(jī)、顯示器、鼠標(biāo)、鍵盤）及質(zhì)量，填寫《固定資產(chǎn)驗收單》；信息登記：行政部將資產(chǎn)信息錄入《固定資產(chǎn)臺賬》，包括：資產(chǎn)編號（唯一編碼，如“GD-2023-001”）、名稱、規(guī)格、型號、采購日期、金額、使用部門、使用人、存放地點、保修期限；標(biāo)簽粘貼：驗收合格后，粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（含編號、名稱），標(biāo)簽位置需醒目且不易磨損。（二）資產(chǎn)領(lǐng)用與轉(zhuǎn)移領(lǐng)用流程：使用部門填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政負(fù)責(zé)人審批后，到行政部辦理領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)，臺賬更新“使用人”“存放地點”；內(nèi)部轉(zhuǎn)移：部門間資產(chǎn)轉(zhuǎn)移需填寫《固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移申請表》，經(jīng)原使用部門、新使用部門、行政部負(fù)責(zé)人審批后，行政部更新臺賬，保證信息準(zhǔn)確；員工離職/調(diào)動：員工離職或調(diào)動時，需將名下固定資產(chǎn)交回行政部，行政部檢查資產(chǎn)完好情況，確認(rèn)無誤后辦理交接手續(xù)，臺賬更新“使用人”。（三）資產(chǎn)維護(hù)與盤點日常維護(hù)：使用人負(fù)責(zé)資產(chǎn)的日常清潔與簡單維護(hù)（如電腦定期除塵、打印機(jī)清理卡紙），行政部每季度組織一次全面檢查，填寫《固定資產(chǎn)檢查記錄表》；維修管理：資產(chǎn)故障時，使用人及時提交《固定資產(chǎn)維修申請單》，行政部聯(lián)系供應(yīng)商或維修人員維修，維修費用計入部門成本（因人為損壞需照價賠償）；定期盤點：每年6月、12月進(jìn)行兩次全面盤點，行政部編制《固定資產(chǎn)盤點表》，核對臺賬與實際資產(chǎn)，差異項需說明原因并報領(lǐng)導(dǎo)審批，保證賬實相符。（四）資產(chǎn)報廢報廢申請：資產(chǎn)達(dá)到使用年限、損壞無法維修或技術(shù)淘汰時，使用部門填寫《固定資產(chǎn)報廢申請表》，說明報廢原因、資產(chǎn)狀況，附相關(guān)證明（如維修報價單、技術(shù)鑒定）；審批與處置：經(jīng)行政部、財務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政部負(fù)責(zé)處置（如變賣、回收殘值），處置收入上交財務(wù)部，臺賬注銷該資產(chǎn)信息；資料歸檔：報廢申請表、審批表、處置記錄等資料由行政部歸檔保存（保存期限5年）。參考模板表5：固定資產(chǎn)臺賬資產(chǎn)編號名稱規(guī)格采購日期金額（元）使用部門使用人存放地點保修期狀態(tài)GD-2023-001聯(lián)想臺式電腦ThinkCentreM7002023-01-155500市場部*某某301辦公室3年正常GD-2023-002HP打印機(jī)LaserJetP11082023-02-201800行政部*某某102辦公室1年維修中表6：固定資產(chǎn)報廢申請表使用部門使用人資產(chǎn)編號名稱規(guī)格型號行政部*某某GD-2021-005辦公沙發(fā)1.2m*0.8m報廢原因□達(dá)到使用年限□損壞無法修復(fù)□技術(shù)淘汰（請注明：）資產(chǎn)現(xiàn)狀部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：行政部意見簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：日期：關(guān)鍵提示固定資產(chǎn)需“專人負(fù)責(zé)、賬實對應(yīng)”，嚴(yán)禁私自外借、拆卸或改裝；維修需優(yōu)先選擇原廠或授權(quán)服務(wù)商，保證維修質(zhì)量；盤點時需仔細(xì)核對資產(chǎn)編號、名稱，避免遺漏；報廢資產(chǎn)需徹底清理信息（如電腦硬盤格式化），防止數(shù)據(jù)泄露。四、文件檔案管理概述適用于公司各類文件（含制度、合同、報告、會議紀(jì)要、往來函件等）的分類、歸檔、借閱與銷毀，保證文件完整、安全、可追溯，支持日常工作與決策。操作步驟（一）文件分類與編號分類標(biāo)準(zhǔn)：按文件性質(zhì)分為：制度類（S）、合同類（H）、報告類（R）、會議類（M）、函件類（L）、其他類（O）；按部門分為：行政（X）、財務(wù)（C）、市場（M）、人事（P）等；編號規(guī)則：文件編號=部門代碼+文件性質(zhì)代碼+年份+流水號（如“X-S-2023-001”表示行政部2023年第1份制度文件）；目錄編制：行政部每年年初編制《文件分類目錄》，明確各類文件的編號規(guī)則、保存期限、歸檔責(zé)任人，更新后下發(fā)各部門。（二）文件歸檔歸檔范圍：公司正式發(fā)文、重要會議紀(jì)要、合同正本、年度/季度/月度報告、外部單位重要函件等；歸檔時間：日常文件：辦理完畢后1個工作日內(nèi)歸檔；年度文件：次年1月15日前完成上一年度文件歸檔；歸檔要求：紙質(zhì)文件：需原件（如無原件，需注明“復(fù)印件”并加蓋公章），按編號順序整理，去除金屬夾，裝訂成冊；電子文件：需命名規(guī)范（如“X-S-2023-001-辦公用品管理制度”），存儲至公司共享文件夾“文件檔案-按部門-按年份”，備份至公司服務(wù)器。（三）文件借閱借閱申請：員工因工作需要借閱文件，需填寫《文件借閱申請表》，說明借閱文件名稱、編號、用途、借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；借閱流程：紙質(zhì)文件：到行政部辦理借閱手續(xù)，登記《文件借閱登記表》，借閱期限不超過3天（特殊情況需延長，經(jīng)行政負(fù)責(zé)人審批）；電子文件：經(jīng)審批后，可在共享文件夾查閱，不得私自、轉(zhuǎn)發(fā)（如需，需填寫《電子文件申請表》）；歸還與續(xù)借：借閱到期需及時歸還，如需續(xù)借，需在到期前1天提交續(xù)借申請，續(xù)借期限不超過原期限；歸還時，行政部檢查文件完整性，確認(rèn)無誤后注銷借閱記錄。（四）文件銷毀銷毀鑒定：對超過保存期限的文件，由行政部每年末組織鑒定，填寫《文件銷毀清單》，注明文件名稱、編號、數(shù)量、保存期限、銷毀原因，經(jīng)行政部、財務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；銷毀執(zhí)行：銷毀時需有2人以上監(jiān)銷，保證文件無法恢復(fù)（紙質(zhì)文件需粉碎處理，電子文件需徹底刪除并格式化化硬盤）；記錄存檔：《文件銷毀清單》及監(jiān)銷人簽字需歸檔保存（保存期限3年），以備查。參考模板表7：文件分類目錄（示例）部門文件性質(zhì)編號規(guī)則保存期限歸檔責(zé)任人行政部制度（S）X-S-年份-流水號長期*某某市場部合同（H）M-H-年份-流水號合同終止后10年*某某人事部報告（R）P-R-年份-流水號5年*某某表8：文件借閱申請表借閱部門借閱人聯(lián)系方式借閱日期文件名稱文件編號借閱用途借閱期限□1天□3天□其他（請注明：）部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：歸還記錄歸還日期：經(jīng)手人：關(guān)鍵提示文件需“及時歸檔、分類清晰”，避免堆積或丟失；涉密文件（如財務(wù)數(shù)據(jù)、未公開合同）需單獨存放，嚴(yán)格控制借閱權(quán)限；電子文件需定期備份（每月1次），防止數(shù)據(jù)丟失；銷毀文件需嚴(yán)格審批，嚴(yán)禁私自丟棄或出售。五、印章使用管理概述適用于公司公章、合同章、財務(wù)章、法人章等印章的使用與保管，規(guī)范印章申請、審批、用印、登記流程，保證印章使用合法、合規(guī)、安全。操作步驟（一）印章保管專人保管：各類印章由行政部指定專人保管（公章、合同章由某某保管，財務(wù)章由財務(wù)部某某保管），保管人需簽訂《印章保管責(zé)任書》；存放安全：印章存放于帶鎖的鐵皮柜中，鑰匙由保管人隨身攜帶或存放于保險柜，嚴(yán)禁隨意放置；交接管理：保管人離職或調(diào)動時，需辦理印章交接手續(xù)，填寫《印章交接登記表》，經(jīng)行政部、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交接雙方簽字確認(rèn)。（二）用印申請與審批用印范圍：公章：公司發(fā)文、證明、對外函件、報表等；合同章：對外合同、協(xié)議等；財務(wù)章：財務(wù)報表、票據(jù)、銀行相關(guān)文件等；申請流程：用印部門填寫《印章使用申請表》，附需蓋章文件材料，說明用印用途、份數(shù)，按權(quán)限審批：日常用?。ㄈ鐑?nèi)部通知）：部門負(fù)責(zé)人審批；重要用?。ㄈ绾贤?、證明）：部門負(fù)責(zé)人+行政負(fù)責(zé)人審批；對外合同、重大證明：部門負(fù)責(zé)人+行政負(fù)責(zé)人+總經(jīng)理審批；材料審核：審批人需審核用印文件內(nèi)容是否合規(guī)（如合同條款是否符合公司規(guī)定），確認(rèn)無誤后方可簽字。（三）用印與登記用印操作：保管人核對《印章使用申請表》與審批文件，