機關單位公文檔案管理工作手冊一、公文檔案管理的重要意義機關單位的公文檔案是履行職能過程中形成的具有查考、憑證價值的文字、圖表、音像等材料，是工作決策、歷史追溯、責任認定的重要依據(jù)。規(guī)范開展公文檔案管理，既能保障行政工作的連續(xù)性與規(guī)范性，也能為政務公開、審計監(jiān)督、歷史研究等提供可靠支撐，是機關治理體系現(xiàn)代化的基礎工作之一。二、管理基本原則（一）真實性原則公文檔案需如實反映工作實際，內(nèi)容、形成過程、簽署手續(xù)等需與事實一致。嚴禁偽造、篡改檔案，對涉密、敏感文件的形成與歸檔需全程留痕，確保可追溯。（二）完整性原則需全面收集公文形成的全流程材料，包括請示與批復、正文與附件、紙質(zhì)與電子版本等。對跨部門協(xié)作、階段性工作的文件，需明確責任主體，避免材料遺漏。（三）安全性原則兼顧實體安全與信息安全：實體檔案需防范水火、蟲蛀、霉變等損害；電子檔案需加密存儲、定期備份，防止非授權訪問或數(shù)據(jù)丟失。（四）規(guī)范性原則從收集、整理到利用，需遵循《機關檔案管理規(guī)定》《檔案著錄規(guī)則》等標準，確保分類、編目、保管期限劃分等環(huán)節(jié)規(guī)范統(tǒng)一，便于檢索與利用。三、管理流程規(guī)范（一）收集環(huán)節(jié)1.收集范圍：涵蓋收發(fā)文（上級來文、本級發(fā)文、下級報文）、內(nèi)部文件（會議紀要、工作方案、調(diào)研報告）、專項材料（審計報告、驗收文書、統(tǒng)計報表）、音像檔案（會議照片、宣傳視頻、重要活動錄音）等。2.收集要求：各部門需指定專人負責文件移交，確?！半S辦隨歸”。年度終了后3個月內(nèi)，完成全年文件的集中歸檔；重大活動、突發(fā)事件的檔案需在事件結(jié)束后1個月內(nèi)歸檔。（二）整理環(huán)節(jié)1.分類方法：推薦采用“年度—機構(gòu)（部門）—保管期限”分類法（如“2023年—辦公室—永久”），便于按部門職責追溯工作軌跡。2.組卷與編目：將同類文件組合成卷，卷內(nèi)文件按時間或重要性排序，編寫頁碼并擬寫案卷標題（如“2023年辦公室工作計劃與總結(jié)”）。同時編制《案卷目錄》《卷內(nèi)文件目錄》，記錄文件標題、文號、日期、責任者等核心信息。（三）保管環(huán)節(jié)1.實體保管：檔案庫房需滿足溫濕度控制（溫度14-24℃、濕度45-60%）、防火（配備滅火器、煙感報警器）、防潮（地面架空、安裝除濕機）等要求。檔案裝具需使用無酸紙檔案盒，排列時遵循“從左到右、從上到下”的順序，便于存取。2.電子檔案保管：電子文件需轉(zhuǎn)換為PDF、TIFF等長期可讀格式，存儲于專用服務器或云平臺，每月備份至離線介質(zhì)（如移動硬盤），并建立元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建者、修改時間、權限）確?？沈炞C。（四）利用環(huán)節(jié)1.利用方式：內(nèi)部查閱可通過檔案管理系統(tǒng)檢索，借閱需填寫《檔案借閱登記表》，注明用途與歸還時間；外部利用（如審計、調(diào)研）需經(jīng)分管領導審批，涉密檔案嚴禁外借，可提供經(jīng)脫密處理的復制件。2.服務優(yōu)化：定期編研檔案資料（如《年度工作大事記》《政策文件匯編》），為決策提供參考；對高頻利用的檔案（如人事、財務文件），建立“熱點檔案庫”提高檢索效率。（五）鑒定與銷毀1.鑒定小組：由檔案員、業(yè)務骨干、紀檢人員組成，每5年開展一次檔案價值鑒定。2.銷毀流程：對無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)單位負責人審批后，由兩人以上監(jiān)銷（涉密檔案需指定專人），銷毀后在清冊上簽字存檔。四、配套制度建設（一）歸檔制度明確各部門歸檔范圍、時間節(jié)點與質(zhì)量要求，將檔案工作納入部門績效考核（如未按時歸檔扣減部門績效分）。（二）保管制度細化庫房管理（如“雙人雙鎖”、定期巡檢）、借閱審批（如涉密檔案需黨組會審批）、保密管理（如電子檔案訪問需身份認證）等條款，形成《檔案管理制度匯編》。（三）應急制度制定《檔案應急處置預案》，明確火災、水災、系統(tǒng)崩潰等突發(fā)情況的處置流程，每半年開展一次應急演練，確保檔案安全。五、人員能力要求（一）專業(yè)素養(yǎng)檔案管理人員需掌握《檔案法》《機關檔案管理規(guī)定》等法規(guī)，熟悉文書處理流程，能熟練操作檔案管理系統(tǒng)（如“檔案數(shù)字化管理平臺”），具備基礎的圖像處理、元數(shù)據(jù)編輯能力。（二）職業(yè)道德需嚴守保密紀律，對涉密檔案的內(nèi)容、利用情況嚴格保密；樹立服務意識，主動了解業(yè)務部門需求，優(yōu)化檔案服務流程。（三）培訓提升每年參加至少1次檔案專業(yè)培訓（如“機關檔案數(shù)字化管理”“電子檔案長期保存”），定期與兄弟單位交流經(jīng)驗，及時更新知識體系。六、常見問題與解決對策（一）收集不齊全原因：部門責任不清、人員流動導致交接疏漏。對策：印發(fā)《檔案收集責任清單》，明確各部門歸檔范圍；新員工入職時開展檔案培訓，離職時須完成文件移交方可辦理手續(xù)。（二）整理不規(guī)范表現(xiàn)：分類混亂、目錄信息不全、裝訂松散。對策：編制《檔案整理操作手冊》（附分類示例、目錄模板），對新入職檔案員開展“一對一”實操培訓，整理后由業(yè)務部門初審、檔案部門終審。（三）利用效率低問題：檢索系統(tǒng)老舊、檔案編研不足。對策：升級檔案管理系統(tǒng)（增加全文檢索、關聯(lián)檢索功能）；每年度編印《檔案利用案例集》，提煉高頻利用需求，優(yōu)化服務方