銷售合同管理流程與審核標(biāo)準(zhǔn)模板一、適用場景與范圍二、合同管理全流程操作指南（一）合同起草階段責(zé)任部門：銷售部門（業(yè)務(wù)專員/銷售經(jīng)理）操作內(nèi)容：需求對接：銷售專員與客戶充分溝通，明確合同標(biāo)的（產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間、付款方式、違約責(zé)任等核心條款，必要時協(xié)調(diào)技術(shù)、生產(chǎn)部門確認(rèn)技術(shù)參數(shù)與交付可行性。模板選用：根據(jù)業(yè)務(wù)類型選擇對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如《產(chǎn)品銷售合同模板》《服務(wù)合同模板》），無模板時參照過往同類合同起草，保證基礎(chǔ)條款完整。條款填寫：準(zhǔn)確填寫合同雙方信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人等）、合同金額（大寫與小寫一致）、履行期限（具體日期或周期）、爭議解決方式（建議約定訴訟管轄地或仲裁機(jī)構(gòu)）等關(guān)鍵內(nèi)容，避免空白或模糊表述（如“大概”“左右”）。內(nèi)部初審：銷售經(jīng)理對合同條款的完整性、業(yè)務(wù)合理性進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)核對客戶需求與合同內(nèi)容的一致性、金額計算的準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后提交法務(wù)部門審核。輸出成果：《合同（草案）》《合同評審表》（見附件1）（二）合同審核階段責(zé)任部門：法務(wù)部門（主審）、財務(wù)部門（金額與財務(wù)條款審核）、業(yè)務(wù)部門（技術(shù)/履約可行性審核）審核要點(diǎn)：法務(wù)審核（1個工作日內(nèi)完成）：合同主體資格：核查對方營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書（如簽約人非法定代表人），確認(rèn)簽約主體合法有效，不存在超越經(jīng)營范圍、無權(quán)代理等風(fēng)險。合同條款合法性：檢查條款是否符合《民法典》《消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》等法律法規(guī)，是否存在“霸王條款”（如單方面終止權(quán)、免責(zé)條款），違約責(zé)任是否明確、對等。權(quán)利義務(wù)清晰性：保證雙方權(quán)利義務(wù)界定清晰，避免歧義（如“驗(yàn)收合格后付款”需明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與流程）。風(fēng)險提示：對潛在法律風(fēng)險（如知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密范圍、爭議解決成本）進(jìn)行標(biāo)注并提出修改建議。財務(wù)審核（0.5個工作日內(nèi)完成）：金額準(zhǔn)確性：核對合同總金額、單價、數(shù)量是否與訂單、報價單一致，大寫小寫是否一致。付款條款合理性：審核付款方式（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例）、付款期限、發(fā)票開具要求是否符合公司財務(wù)制度，是否存在資金回收風(fēng)險（如預(yù)付款比例過高）。稅費(fèi)約定：明確稅費(fèi)承擔(dān)方（如“價稅分離”或“含稅價”），避免后續(xù)稅務(wù)糾紛。業(yè)務(wù)審核（0.5個工作日內(nèi)完成）：技術(shù)參數(shù)/服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：確認(rèn)產(chǎn)品規(guī)格、技術(shù)指標(biāo)或服務(wù)內(nèi)容是否滿足客戶需求，是否與公司生產(chǎn)能力、服務(wù)資源匹配。履約可行性：評估交付時間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式等是否可實(shí)現(xiàn)，是否存在超出公司履約能力的條款。審核結(jié)果處理：全部通過：審核人在《合同評審表》簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至管理層審批。部分修改：審核部門提出修改意見，銷售部門根據(jù)意見調(diào)整合同后重新提交審核。不通過：審核部門出具書面駁回理由，銷售部門與客戶溝通后重新起草合同。（三）合同審批階段責(zé)任部門：銷售部門負(fù)責(zé)人、分管銷售副總、總經(jīng)理（根據(jù)合同金額分級審批）審批權(quán)限：合同金額≤10萬元：銷售部門負(fù)責(zé)人審批；10萬元＜合同金額≤50萬元：銷售部門負(fù)責(zé)人+分管銷售副總審批；合同金額＞50萬元：銷售部門負(fù)責(zé)人+分管銷售副總+總經(jīng)理審批。審批內(nèi)容：業(yè)務(wù)合理性：合同是否符合公司銷售策略、市場定位，是否存在惡意低價競爭、資源浪費(fèi)等情況。風(fēng)險可控性：綜合法務(wù)、財務(wù)審核意見，評估合同整體風(fēng)險是否在公司可承受范圍內(nèi)。利益平衡：確認(rèn)合同條款是否兼顧公司利益與客戶需求，避免因條款失衡導(dǎo)致履約糾紛。輸出成果：審批完成的《合同審批表》（四）合同簽署與用印階段責(zé)任部門：銷售部門（組織簽署）、行政部（用印管理）操作內(nèi)容：合同文本確認(rèn)：銷售部門根據(jù)審批意見最終定稿，打印一式三份（或按客戶要求份數(shù)），保證合同文本與審批版本一致，無涂改（如有修改需雙方在修改處蓋章/簽字確認(rèn)）。簽署流程：我方簽署：由法定代表人或其授權(quán)委托人（需出具《授權(quán)委托書》）簽字，并加蓋公司合同專用章（嚴(yán)禁使用公章、財務(wù)章等替代）?？蛻艉炇穑轰N售部門與客戶約定簽署方式（現(xiàn)場簽署或郵寄簽署），保證對方簽字人具有合法授權(quán)（如為授權(quán)代表，需提供加蓋公章的《授權(quán)委托書》），并加蓋客戶合同專用章或公章。用印登記：行政部核對《合同審批表》、雙方簽字蓋章完整的合同文本無誤后，加蓋合同專用章，并在《用印登記表》記錄用印日期、合同編號、份數(shù)、經(jīng)辦人等信息。輸出成果：雙方簽字蓋章的正式合同文本（至少我方留存兩份，一份交財務(wù)，一份交銷售部門）（五）合同履約跟蹤階段責(zé)任部門：銷售部門（牽頭）、業(yè)務(wù)執(zhí)行部門（生產(chǎn)/服務(wù)部門）、財務(wù)部門操作內(nèi)容：履約計劃制定：合同生效后，銷售部門牽頭制定《履約計劃表》，明確交付時間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任人、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如生產(chǎn)排期、物流安排、服務(wù)啟動時間），同步抄送業(yè)務(wù)執(zhí)行部門。進(jìn)度監(jiān)控：業(yè)務(wù)執(zhí)行部門按計劃推進(jìn)履約，每周向銷售部門反饋進(jìn)度（如生產(chǎn)進(jìn)度、服務(wù)開展情況）；銷售部門實(shí)時跟蹤，如遇可能延期（如原材料短缺、客戶需求變更），立即啟動預(yù)警機(jī)制，與客戶溝通協(xié)商解決方案（如延期交付、補(bǔ)充協(xié)議），并書面記錄溝通結(jié)果。驗(yàn)收與確認(rèn)：產(chǎn)品交付：按合同約定交付產(chǎn)品，客戶提供《收貨確認(rèn)單》；需安裝調(diào)試的，完成調(diào)試后簽署《驗(yàn)收合格報告》。服務(wù)提供：按服務(wù)周期提供服務(wù)，客戶定期簽署《服務(wù)確認(rèn)函》或滿意度評價表。款項(xiàng)回收：財務(wù)部門根據(jù)合同付款條款開具發(fā)票，銷售部門配合財務(wù)跟進(jìn)客戶付款，逾期未付的，協(xié)同法務(wù)部門發(fā)送《催款函》，必要時啟動法律程序。輸出成果：《履約計劃表》《進(jìn)度跟蹤記錄》《驗(yàn)收合格報告》《催款函》（六）合同歸檔與復(fù)盤階段責(zé)任部門：銷售部門（資料整理）、檔案管理部門（歸檔保管）操作內(nèi)容：資料整理：合同履約完成后，銷售部門收集完整合同資料，包括：合同審批表、簽署版合同文本、補(bǔ)充協(xié)議（如有）、交付憑證、驗(yàn)收報告、付款憑證、溝通函件等，按“一合同一檔”原則整理成冊。歸檔登記：檔案管理部門核對資料完整性，在《合同歸檔登記表》中記錄合同編號、歸檔日期、保管期限、資料清單、經(jīng)辦人等信息，并將檔案存入專用檔案柜（電子版同步至公司合同管理系統(tǒng)）。復(fù)盤分析：每季度/年度銷售部門組織合同復(fù)盤會議，分析履約率、回款率、糾紛率等指標(biāo)，總結(jié)常見問題（如條款漏洞、客戶違約原因），優(yōu)化合同模板與管理流程。輸出成果：《合同檔案袋》《合同歸檔登記表》《合同復(fù)盤報告》三、核心管理表單模板附件1：合同評審表合同編號合同名稱簽約主體我方：__________________客戶：__________________合同金額大寫：__________________小寫：__________________履行期限________________________________________________起草部門銷售部起草人*某提交審核日期______年_月_日審核環(huán)節(jié)□法務(wù)審核□財務(wù)審核□業(yè)務(wù)審核□管理層審批審核意見法務(wù)審核意見□通過□修改后通過□不通過審核人：*某日期：______年_月_日財務(wù)審核意見□通過□修改后通過□不通過審核人：*某日期：______年_月_日業(yè)務(wù)審核意見□通過□修改后通過□不通過審核人：*某日期：______年_月_日審批意見銷售部門負(fù)責(zé)人：某日期：______分管副總：某日期：______總經(jīng)理：*某日期：______附件2：合同履約跟蹤表合同編號客戶名稱履約內(nèi)容產(chǎn)品交付/服務(wù)提供時間驗(yàn)收結(jié)果回款狀態(tài)______________________________________________________________________________________________關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)記錄節(jié)點(diǎn)1：_________計劃時間：______實(shí)際時間：______責(zé)任人：*某節(jié)點(diǎn)2：_________計劃時間：______實(shí)際時間：______責(zé)任人：*某異常情況與處理預(yù)警事件：______描述：__________________處理措施：__________________責(zé)任人：*某附件3：合同歸檔登記表歸檔編號合同編號合同名稱簽約日期歸檔日期保管期限資料清單（份數(shù)）經(jīng)辦人______________________________________________________________________________年□合同文本（份）□審批表（份）□履約記錄（份）□其他：____*某四、關(guān)鍵風(fēng)險控制要點(diǎn)（一）合同條款規(guī)范性禁止使用模糊表述（如“盡快”“合理時間內(nèi)”），所有時間、金額、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需量化或明確依據(jù)（如“按GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收”）。違約責(zé)任條款需具體（如“逾期交付每日按合同總額0.05%支付違約金，最高不超過合同總額10%”），避免“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”等籠統(tǒng)描述。保密條款需明保證密范圍、期限（如“保密期限為合同終止后3年”）及違約責(zé)任。（二）主體資格審核簽約前核查客戶營業(yè)執(zhí)照（最新年檢版本）、法定代表人證件號碼明，授權(quán)代表簽約時需提供《授權(quán)委托書》（載明授權(quán)范圍、權(quán)限、期限）及授權(quán)代表證件號碼復(fù)印件，留存原件或復(fù)印件加蓋公章。禁止與無獨(dú)立法人資格、已吊銷營業(yè)執(zhí)照或處于訴訟凍結(jié)期的客戶簽訂合同。（三）印章與簽署管理合同必須加蓋公司“合同專用章”，嚴(yán)禁以部門章、財務(wù)章等替代；印章保管需專人負(fù)責(zé)，用印前核對《合同審批表》與合同文本一致性，杜絕“空白合同”用印。客戶簽字需為手寫簽名，非法定代表人簽字時，務(wù)必核實(shí)授權(quán)權(quán)限并留存《授權(quán)委托書》，避免“無權(quán)代理”風(fēng)險。（四）履約過程監(jiān)控建立“周進(jìn)度、月總結(jié)”的履約跟蹤機(jī)制，對可能延期、質(zhì)量異常等情況