一、適用情境與范圍本工具適用于公司員工因公出差（含外出參加會議、項目執(zhí)行、客戶對接、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等）時，對差旅費用的預(yù)算申請、實際支出及后續(xù)報銷的全流程管理。無論是跨城市短途出差，還是跨區(qū)域長期駐外，均可通過此流程規(guī)范費用使用，保證支出合理、審批高效、賬目清晰。二、操作流程詳解（一）出差前：預(yù)算申請與審批明確出差需求員工根據(jù)工作安排，確定出差事由、目的地、時間（出發(fā)/返回日期及具體天數(shù)）、參與人員及主要任務(wù)，預(yù)估所需費用類型（如交通、住宿、餐飲、市內(nèi)交通等）。填寫《出差申請及費用預(yù)算表》登錄公司OA系統(tǒng)或模板，完整填寫以下信息：個人基本信息：姓名（員工）、所屬部門（如市場部）、職位；出差詳情：事由（如“與客戶洽談合作項目”）、出發(fā)/返回時間、地點（如“北京市朝陽區(qū)”）、同行人員（若有）；費用預(yù)算：分項列明交通（如高鐵二等座預(yù)估300元）、住宿（如標準間每晚500元，住3晚共1500元）、餐飲（如每天200元，共3天600元）、市內(nèi)交通（如每天50元，共3天150元），并計算預(yù)算總額。逐級審批部門負責(zé)人審批：確認出差必要性及預(yù)算合理性，簽字同意后提交；財務(wù)部門審核：對照公司差旅費用標準（如一線城市住宿上限600元/晚），核對預(yù)算是否符合規(guī)定，如有超預(yù)算需注明理由并調(diào)整；分管領(lǐng)導(dǎo)審批：確認出差任務(wù)重要性，審批通過后視為預(yù)算生效。注：緊急出差可先通過電話/即時通訊工具口頭申請，需在24小時內(nèi)補全書面審批流程。（二）出差期間：費用管理與憑證留存按計劃控制支出員工需嚴格按照審批通過的預(yù)算執(zhí)行，優(yōu)先選擇經(jīng)濟實惠的交通方式（如公共交通、公司合作網(wǎng)約車）和住宿（如協(xié)議酒店），避免超支。如有不可預(yù)見費用（如臨時增加客戶拜訪產(chǎn)生的交通費），需提前向部門負責(zé)人報備，說明原因并補充申請。保留費用憑證交通憑證：保留車票、機票行程單或網(wǎng)約車電子訂單（注明起止點、時間、金額）；住宿憑證：索要并保存酒店賬單（含入住/退房日期、費用明細）及付款記錄；餐飲及其他費用：保留消費小票或電子支付憑證（需注明消費事由，如“工作午餐”）。所有憑證需清晰、完整，避免涂改，且與出差事由相關(guān)聯(lián)。（三）出差后：報銷提交與核對整理報銷材料出差結(jié)束后5個工作日內(nèi)，員工需完成以下工作：填寫《出差費用報銷單》，列明實際支出明細（與預(yù)算表對應(yīng)），注明每筆費用的憑證數(shù)量；將所有費用憑證按類別整理（如交通類一疊、住宿類一疊），在憑證右上角用鉛筆標注“報銷單序號+費用類型”（如“1-交通”），方便核對；如有預(yù)借款，需注明“已預(yù)借元”，本次報銷金額為“總支出-預(yù)借款”。提交報銷申請將《出差費用報銷單》及整理好的憑證提交至部門負責(zé)人，部門負責(zé)人需核對出差任務(wù)完成情況及費用真實性，簽字確認后轉(zhuǎn)交財務(wù)部門。（四）財務(wù)審核與費用支付財務(wù)部門審核財務(wù)人員重點檢查以下內(nèi)容：報銷單填寫是否完整（無漏填、錯填項）；費用憑證是否合規(guī)（與出差時間、地點匹配，金額與報銷單一致）；實際支出是否符合預(yù)算及公司標準（如超預(yù)算是否已補批）；預(yù)借款是否已沖抵，多退少補。問題反饋與修改若審核發(fā)覺問題（如憑證缺失、金額不符），財務(wù)需在2個工作日內(nèi)反饋給員工，員工需在3個工作日內(nèi)補充或修正材料后重新提交。審批通過與支付審核通過后，報銷單流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認，最后交由財務(wù)部門安排支付。通過銀行轉(zhuǎn)賬方式發(fā)放至員工工資卡，支付周期一般為審批通過后5-7個工作日。三、費用申請與報銷表單模板（一）《出差申請及費用預(yù)算表》項目內(nèi)容申請人信息姓名：員工部門：市場部職位：專員出差詳情事由：與客戶洽談合作項目出發(fā)時間：2024年X月X日09:00返回時間：2024年X月X日18:00出差地點：北京市朝陽區(qū)同行人員：無費用預(yù)算明細交通：高鐵二等座（上海-北京）往返，600元住宿：標準間（北京酒店），3晚，500元/晚，共1500元餐飲：200元/天×3天=600元市內(nèi)交通：50元/天×3天=150元預(yù)算總額：2850元審批意見部門負責(zé)人簽字：__________日期：_______財務(wù)審核：__________日期：_______分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：__________日期：_______（二）《出差費用報銷單》項目內(nèi)容報銷人信息姓名：員工部門：市場部出差編號：XC202405001出差基本信息出差事由：與客戶洽談合作項目出發(fā)/返回時間：2024年X月X日-X月X日地點：北京市朝陽區(qū)實際費用明細費用類型交通住宿餐飲市內(nèi)交通小計預(yù)借款已預(yù)借：1000元本次報銷金額：2780元-1000元=1780元審批意見部門負責(zé)人：__________日期：_______財務(wù)審核：__________日期：_______分管領(lǐng)導(dǎo)：__________日期：_______收款信息開戶行：__________賬號：__________（由財務(wù)填寫）四、關(guān)鍵事項提醒預(yù)算控制優(yōu)先：出差前務(wù)必明確預(yù)算，非緊急情況不得超支；如需調(diào)整，需提前說明原因并重新審批，避免事后補批影響報銷進度。費用標準合規(guī)：嚴格遵守公司差旅費標準（如住宿、交通等級），超出部分需自行承擔(dān)，特殊情況需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)書面批準。憑證完整真實：所有費用憑證需真實、有效，與出差內(nèi)容相關(guān)，禁止偽造、變造憑證，否則將承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。時限要求：預(yù)算申請需提前3個工作日提交（緊急情況除外），報銷需在出差結(jié)束后5個工作日內(nèi)完成材料整理并提交，逾期將順延至下個報銷周期。信息準確：填寫表單時需保證姓名、部門、金額