企業(yè)文件存檔與管理制度通用模板一、制度概述與適用范圍本制度旨在規(guī)范企業(yè)各類文件的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用及銷毀全流程管理，保證文件資料的完整性、安全性、可追溯性，為企業(yè)運營、決策支持、合規(guī)審計及歷史留存提供可靠依據(jù)。適用范圍：本制度適用于企業(yè)總部各部門、各分支機(jī)構(gòu)及子公司（若有）在經(jīng)營管理活動中形成的各類紙質(zhì)文件、電子文件及聲像資料，包括但不限于行政管理文件、人力資源管理文件、財務(wù)管理文件、業(yè)務(wù)合同文件、技術(shù)研發(fā)文件、審計監(jiān)察文件等。二、職責(zé)分工與管理架構(gòu)（一）文件形成部門各部門為文件歸檔的第一責(zé)任主體，負(fù)責(zé)本部門文件的形成、初步整理、及時歸檔，保證文件內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，符合歸檔要求。部門負(fù)責(zé)人為歸檔工作第一責(zé)任人，指定專人（如*明）擔(dān)任兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門文件日常歸檔管理。（二）檔案管理部門企業(yè)綜合管理部（或指定部門）為檔案歸口管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌全公司檔案管理工作，包括：制定檔案管理相關(guān)細(xì)則、監(jiān)督檢查各部門歸檔工作、接收并保管各部門移交的檔案、提供檔案利用服務(wù)、組織檔案鑒定與銷毀等。檔案管理部門設(shè)專職檔案管理員（如*芳），負(fù)責(zé)檔案的具體接收、整理、編目、保管、數(shù)字化及利用登記工作。（三）分管領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)分管行政/運營的領(lǐng)導(dǎo)（如*副總經(jīng)理）負(fù)責(zé)審批檔案管理制度、重大檔案銷毀方案，協(xié)調(diào)解決檔案管理中的重大問題。三、文件分類與編碼規(guī)范（一）文件分類根據(jù)文件內(nèi)容及來源，將企業(yè)文件分為以下一級類別，各一級類別下可設(shè)二級類別（示例）：一級類別二級類別（示例）綜合管理公司發(fā)文、收文、會議紀(jì)要、規(guī)章制度、證照資質(zhì)等人力資源招聘文件、勞動合同、員工檔案、培訓(xùn)記錄、薪酬福利等財務(wù)管理會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、預(yù)算文件、稅務(wù)資料等業(yè)務(wù)合同采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議、招投標(biāo)文件等技術(shù)研發(fā)項目立項文件、研發(fā)報告、專利文件、技術(shù)圖紙、測試數(shù)據(jù)等審計監(jiān)察內(nèi)部審計報告、外部審計資料、合規(guī)檢查記錄、違規(guī)處理文件等（二）文件編碼規(guī)則檔案采用“一級類別代碼+二級類別代碼+年份+流水號”的編碼規(guī)則，編碼需唯一且便于檢索。示例：綜合管理類會議紀(jì)要：ZH-01-2024-001（ZH=綜合管理，01=會議紀(jì)要，2024=年份，001=流水號）業(yè)務(wù)合同類銷售合同：YW-03-2024-123（YW=業(yè)務(wù)合同，03=銷售合同，2024=年份，123=流水號）四、文件歸檔操作流程（一）文件形成與收集文件形成：各部門在開展業(yè)務(wù)活動時，需按規(guī)范格式制作文件（如合同需包含雙方信息、標(biāo)的、權(quán)利義務(wù)等核心要素；會議紀(jì)要需記錄時間、地點、參會人、決議事項等），保證文件內(nèi)容合法、合規(guī)、完整。文件收集：文件定稿后，形成部門需在3個工作日內(nèi)收集文件正本（含電子版），保證無缺頁、破損、模糊等情況。涉密文件（如未公開的合同、技術(shù)資料）需單獨標(biāo)注“密級”及“保密期限”，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（二）分類與整理分類：兼職檔案管理員根據(jù)文件內(nèi)容，對照《文件分類表》確定文件類別，無法確定的需與檔案管理部門溝通確認(rèn)。排序與編目：紙質(zhì)文件：按時間順序或邏輯關(guān)系排序，去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，采用線裝或膠裝方式裝訂（厚度超2cm的需分冊裝訂）；電子文件：按“文件名+編碼”命名（如“2024年度工作總結(jié)_ZH-01-2024-002”），存儲于企業(yè)指定服務(wù)器或加密云盤，定期備份；編制《歸檔文件整理目錄》（見附件1），包含文件名稱、編碼、形成日期、頁數(shù)、密級、歸檔部門、經(jīng)辦人等信息，一式兩份（部門留存一份，檔案管理部門留存一份）。（三）移交與歸檔移交時間：各部門于每月25日前將上月整理完畢的檔案向檔案管理部門移交；跨年度檔案于次年1月31日前完成移交。移交手續(xù)：填寫《檔案移交清單》（見附件2），詳細(xì)列明移交檔案的名稱、編碼、數(shù)量、密級等信息，移交部門經(jīng)辦人（如明）、接收部門檔案管理員（如芳）雙方簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份存檔。接收審核：檔案管理部門在收到檔案后5個工作日內(nèi)進(jìn)行審核，重點檢查文件完整性、分類準(zhǔn)確性、編目規(guī)范性，對不符合要求的退回移交部門整改，整改后重新移交。（四）入庫保管紙質(zhì)檔案入庫：審核通過的紙質(zhì)檔案需存入符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜（防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜），檔案柜外標(biāo)注檔案類別及編碼范圍，建立《檔案存放位置索引表》，便于檢索。電子檔案入庫：電子檔案需至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置訪問權(quán)限（如普通員工僅可檢索，部門負(fù)責(zé)人可申請借閱），定期（每季度）進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)異地存儲（如分支機(jī)構(gòu)服務(wù)器），防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案保管與利用管理（一）保管要求環(huán)境控制：檔案庫房溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45%-60%，配備溫濕度計，每日記錄；定期（每季度）檢查庫房消防設(shè)施（滅火器、煙霧報警器），保證安全。保密管理：涉密檔案需存入密碼保險柜或?qū)Ｓ帽Ｃ軒?，由檔案管理員專人保管，借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)（如*副總經(jīng)理）審批；非涉密檔案借閱需填寫《文件借閱申請表》（見附件3），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門審批。定期檢查：檔案管理部門每半年對庫存檔案進(jìn)行一次清點，檢查是否有霉變、蟲蛀、破損等情況，發(fā)覺問題及時處理；對電子檔案進(jìn)行病毒查殺及數(shù)據(jù)完整性校驗，保證可讀性。（二）利用流程借閱申請：員工因工作需要借閱檔案，需填寫《文件借閱申請表》，注明借閱人信息、借閱檔案名稱及編碼、借閱事由、借閱期限（一般不超過3個工作日）。審批權(quán)限：非涉密檔案：部門負(fù)責(zé)人審批，檔案管理員備案；涉密檔案：部門負(fù)責(zé)人簽字后，報分管領(lǐng)導(dǎo)（如*副總經(jīng)理）審批。借閱與歸還：審批通過后，借閱人到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，簽署《檔案借閱承諾書》（承諾按時歸還、不涂改、不外傳、不復(fù)制）。歸還時，檔案管理員需檢查檔案完整性，確認(rèn)無誤后注銷借閱記錄。復(fù)制權(quán)限：因工作需要復(fù)制檔案的，需經(jīng)檔案管理部門審核，復(fù)制件需加蓋“檔案復(fù)制章”并與原件具有同等效力，復(fù)制權(quán)限及范圍需符合保密規(guī)定。六、檔案鑒定與銷毀管理（一）鑒定流程鑒定周期：檔案管理部門每3年組織一次檔案鑒定工作，由分管領(lǐng)導(dǎo)（如副總經(jīng)理）、檔案管理員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表（如經(jīng)理、*主管）組成鑒定小組。鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)《檔案保管期限表》（見附件4），對到期檔案進(jìn)行鑒定，區(qū)分“繼續(xù)保管”“銷毀”兩類?！袄^續(xù)保管”的需重新劃定保管期限，“銷毀”的需填寫《檔案銷毀審批表》（見附件5）。（二）銷毀流程審批：《檔案銷毀審批表》需經(jīng)鑒定小組全體成員簽字，報總經(jīng)理審批；涉密檔案銷毀需額外報請董事會審批。監(jiān)銷：檔案銷毀時，由檔案管理員（如芳）和鑒定小組代表（如經(jīng)理）共同監(jiān)銷，保證銷毀過程徹底（紙質(zhì)檔案采用碎紙機(jī)銷毀，電子檔案進(jìn)行低級格式化或物理銷毀）。記錄存檔：銷毀完成后，監(jiān)銷人需在《檔案銷毀審批表》上簽字確認(rèn)，并將審批表、銷毀清單（含檔案名稱、編碼、數(shù)量、銷毀日期）存檔保存10年以上，以備追溯。七、責(zé)任監(jiān)督與違規(guī)處理（一）責(zé)任追究未及時歸檔：部門未在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案，每逾期1天，扣部門負(fù)責(zé)人當(dāng)月績效考核分2分；逾期超過15天，導(dǎo)致檔案丟失或損毀的，扣部門負(fù)責(zé)人當(dāng)月績效5%-10%，并責(zé)令整改。檔案損毀/丟失：因保管不善導(dǎo)致檔案（尤其是涉密檔案）損毀、丟失的，對檔案管理員給予通報批評，情節(jié)嚴(yán)重的給予降薪或調(diào)崗；故意泄露、篡改檔案的，解除勞動合同，并保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。違規(guī)借閱/復(fù)制：未經(jīng)審批借閱、復(fù)制檔案，或擅自將檔案帶離指定場所的，給予當(dāng)事人警告處分，情節(jié)嚴(yán)重的給予記過；造成檔案泄露的，按公司保密規(guī)定追究責(zé)任。（二）監(jiān)督檢查檔案管理部門每季度對各部門檔案管理情況進(jìn)行抽查，重點檢查歸檔及時性、文件完整性、借閱合規(guī)性等，檢查結(jié)果納入部門年度績效考核。企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)每半年組織一次檔案管理專項審計，保證制度有效執(zhí)行。八、附則本制度由企業(yè)綜合