企業(yè)物資采購管理流程規(guī)范工具模板一、適用范圍與場景二、操作流程詳解（一）需求提出與確認發(fā)起申請：需求部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫《物資采購申請表》，明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、用途、需求時間、預算編碼等信息，部門負責人簽字確認。需求審核：采購部門收到申請后，核對物資必要性、預算匹配度（是否超預算、預算是否批復）、規(guī)格參數(shù)合理性，必要時與需求部門溝通調(diào)整需求內(nèi)容。輸出物：《物資采購申請表》（經(jīng)需求部門及采購部門雙簽字確認）。（二）采購計劃與審批匯總需求：采購部門按月度/季度匯總各部門采購需求，編制《采購計劃匯總表》，明確采購類別、總數(shù)量、總預算、采購時間節(jié)點。分級審批：根據(jù)采購金額及物資類型，按企業(yè)權(quán)限矩陣逐級審批（示例：日常辦公物資（金額≤5000元）：需求部門負責人→采購部門負責人；生產(chǎn)原材料（金額≤2萬元）：需求部門負責人→采購部門負責人→分管副總；固定資產(chǎn)/大額采購（金額＞2萬元）：需求部門負責人→采購部門負責人→分管副總→總經(jīng)理）。輸出物：《采購計劃匯總表》（含完整審批簽章）。（三）供應商選擇與管理供應商尋源：采購部門通過公開招標、邀請招標、詢價比價、單一來源采購等方式篩選供應商，優(yōu)先選擇與企業(yè)合作良好、資質(zhì)齊全（營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)資質(zhì)、質(zhì)量認證等）、信譽度高的供應商。供應商評估：對候選供應商進行綜合評估（價格、質(zhì)量、交期、服務、履約能力等），填寫《供應商評估表》，合格供應商納入《合格供應商名錄》。確定供應商：根據(jù)采購金額及采購方式，按權(quán)限確定最終供應商（小額采購可由采購部門負責人確定，大額采購需集體決策）。輸出物：《供應商評估表》《合格供應商名錄》《采購方式審批表》。（四）采購訂單訂單編制：采購部門根據(jù)approved的采購需求及供應商信息，填寫《采購訂單》，明確訂單號、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總金額、交貨時間、交貨地點、付款方式、質(zhì)量標準、違約責任等條款，經(jīng)采購部門負責人審核。訂單下達：審核通過后，將《采購訂單》書面或電子形式送達供應商，要求供應商簽字確認回執(zhí)。輸出物：《采購訂單》（供應商回執(zhí)聯(lián)）。（五）采購執(zhí)行與合同管理合同簽訂：對于金額較大或復雜采購項目（如設備采購、長期服務采購），需簽訂正式采購合同，合同條款需經(jīng)法務部門（或指定法務人員）審核，保證合規(guī)性，雙方簽字蓋章后生效。進度跟蹤：采購部門跟蹤供應商備貨、生產(chǎn)、發(fā)貨進度，保證按訂單約定時間交付，若遇延期風險，及時協(xié)調(diào)供應商并告知需求部門。輸出物：《采購合同》《進度跟蹤記錄表》。（六）驗收入庫到貨核對：物資送達后，需求部門與倉儲部門共同到場，對照《采購訂單》核對物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、外包裝完整性，核對無誤后簽收。質(zhì)量檢驗：需檢驗的物資（如原材料、設備），由質(zhì)檢部門（或指定專業(yè)人員）按質(zhì)量標準進行檢驗，出具《質(zhì)量檢驗報告》；無需檢驗的物資，可直接辦理入庫。入庫登記：檢驗合格后，倉儲部門填寫《物資驗收入庫單》，注明入庫時間、庫位、數(shù)量、經(jīng)手人，同步更新庫存臺賬。異常處理：若數(shù)量不符、質(zhì)量不合格，需在24小時內(nèi)通知采購部門，采購部門與供應商協(xié)商退換貨或索賠，并記錄《采購異常處理報告》。輸出物：《物資驗收入庫單》《質(zhì)量檢驗報告》（若需）、《采購異常處理報告》（若需）。（七）付款結(jié)算單據(jù)審核：財務部門收到采購部門提交的《采購付款申請表》及附件（采購訂單、驗收單、發(fā)票、合同等），核對單據(jù)一致性、金額準確性、發(fā)票合規(guī)性（發(fā)票抬頭、稅號、項目等無誤）。付款審批：按企業(yè)財務審批權(quán)限逐級審批（示例：金額≤1萬元：財務部門負責人→分管副總；金額＞1萬元：財務部門負責人→分管副總→總經(jīng)理）?？铐椫Ц叮簩徟ㄟ^后，財務部門通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付款項，保留付款憑證。輸出物：《采購付款申請表》《付款憑證》《發(fā)票核對記錄》。（八）檔案歸檔資料收集：采購部門將采購全流程資料（申請表、審批表、訂單、合同、驗收單、發(fā)票、付款憑證等）整理成冊，保證資料完整、清晰。分類存檔：按采購項目編號或時間順序分類歸檔，電子檔案備份至企業(yè)服務器，紙質(zhì)檔案存入檔案室，保存期限不少于5年（固定資產(chǎn)采購檔案保存期限不少于10年）。輸出物：《采購檔案目錄》（電子及紙質(zhì)）。三、配套表單模板表1：物資采購申請表申請部門申請日期采購類別預算編碼物資名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量預估單價預估總價需求時間用途說明部門負責人簽字采購部門審核意見分管副總審批總經(jīng)理審批（若需）表2：供應商評估表供應商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式評估項目評分標準（1-10分）得分備注價格合理性同類物資市場對比質(zhì)量保障歷史質(zhì)量合格率、認證資質(zhì)交期履約按時交付率、應急響應能力服務水平售后服務、配合度綜合評分評估結(jié)論：□合格□不合格評估人評估日期審核人表3：采購訂單訂單號訂單日期供應商名稱物資名稱規(guī)格型號單位單價交貨時間交貨地點付款方式質(zhì)量標準備注采購部門負責人簽字供應商簽字（蓋章）表4：物資驗收入庫單入庫單號入庫日期供應商名稱訂單號物資名稱規(guī)格型號單位入庫數(shù)量檢驗結(jié)果庫位經(jīng)手人質(zhì)檢員（若需）備注□合格□不合格（不合格請注明原因）倉庫負責人簽字需求部門簽字表5：采購付款申請表申請部門申請日期付款方式供應商名稱采購項目訂單號/合同號付款金額發(fā)票號碼付款事由附件清單□采購訂單□驗收單□發(fā)票□合同□其他部門負責人簽字財務部門審核意見分管副總審批總經(jīng)理審批（若需）四、關鍵管理要點（一）合規(guī)性要求采購活動需嚴格遵守《_________招標投標法》《_________采購法》（若適用）及企業(yè)內(nèi)部采購管理制度，禁止違規(guī)拆分項目規(guī)避招標。大額采購（如金額超10萬元）原則上應采用公開招標方式，確需采用非招標方式的，需履行內(nèi)部審批并說明理由。（二）審批權(quán)限管理嚴格執(zhí)行分級審批制度，嚴禁越權(quán)審批或口頭審批，所有審批需留書面記錄。預算外采購需提交《預算外采購申請說明》，經(jīng)總經(jīng)理及財務負責人審批后方可執(zhí)行。（三）供應商動態(tài)管理定期對《合格供應商名錄》進行復審（每半年/每年），根據(jù)供應商履約情況（質(zhì)量、交期、服務等）調(diào)整名錄，淘汰不合格供應商。與核心供應商簽訂《戰(zhàn)略合作協(xié)議》時，需明確長期合作條款及風險共擔機制。（四）風險控制采購人員需遵守廉潔從業(yè)規(guī)定，不得接受供應商回扣、禮品等不正當利益，違者按企業(yè)規(guī)章制度處理。對于關鍵物資（如影響生產(chǎn)安全的原材料），需備選1-2家供應商，降低供應中斷風險。（五）信息化管理推廣使用采購管