采購申請審批與供應(yīng)商評估工具指南一、適用工作情境本工具適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購活動(dòng)的規(guī)范化管理，涵蓋常規(guī)物料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包等場景。具體包括：部門因業(yè)務(wù)需要新增采購項(xiàng)目時(shí)，需通過采購申請流程發(fā)起審批；涉及新供應(yīng)商合作或現(xiàn)有供應(yīng)商續(xù)約時(shí)，需同步開展供應(yīng)商評估；采購金額達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)（如單筆超萬元）或涉及關(guān)鍵物資時(shí)，需嚴(yán)格遵循審批與評估流程，保證采購合規(guī)性與經(jīng)濟(jì)性。二、操作流程詳解步驟一：采購申請發(fā)起與填寫操作內(nèi)容：申請人（需求部門經(jīng)辦人）根據(jù)實(shí)際采購需求，填寫《采購申請表》，明確以下信息：采購基礎(chǔ)信息：申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期、采購類別（如“辦公用品”“生產(chǎn)設(shè)備”“技術(shù)服務(wù)”等）；物資/服務(wù)明細(xì)：品名、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單位、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、用途說明（需注明使用場景及必要性）；附件材料：如技術(shù)參數(shù)表、市場詢價(jià)記錄（至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)）、歷史采購合同（類似項(xiàng)目）等，作為審批依據(jù)。責(zé)任人：申請人*（需求部門經(jīng)辦人）關(guān)鍵要求：內(nèi)容需真實(shí)、完整，預(yù)估價(jià)格需基于市場調(diào)研，避免虛高或漏填。步驟二：部門初審操作內(nèi)容：申請部門負(fù)責(zé)人對采購申請的必要性、預(yù)算合理性及附件完整性進(jìn)行審核。重點(diǎn)確認(rèn)：采購需求是否符合部門年度工作計(jì)劃；預(yù)估金額是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需說明理由并附預(yù)算調(diào)整申請；技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號(hào)等是否明確，避免模糊描述（如“電腦1臺(tái)”需補(bǔ)充具體配置要求）。責(zé)任人：部門負(fù)責(zé)人*輸出結(jié)果：審核通過后簽字確認(rèn)，若不通過需注明原因并退回申請人修改。步驟三：財(cái)務(wù)審核操作內(nèi)容：財(cái)務(wù)部門對采購申請的預(yù)算合規(guī)性、資金來源及付款方式進(jìn)行審核，具體核查：采購項(xiàng)目是否納入年度預(yù)算，預(yù)算科目是否準(zhǔn)確；資金支付計(jì)劃是否符合公司財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例、結(jié)算周期等）；大額采購（如超10萬元）需評估資金占用成本，必要時(shí)提供資金可行性說明。責(zé)任人：財(cái)務(wù)審核人*輸出結(jié)果：審核通過后簽字，若涉及預(yù)算外支出，需提交財(cái)務(wù)總監(jiān)*審批。步驟四：采購部門對接與供應(yīng)商初選操作內(nèi)容：采購部門接收審批通過的申請后，啟動(dòng)供應(yīng)商對接流程：對于常規(guī)物資，從《合格供應(yīng)商名錄》中篩選至少2家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)；對于新供應(yīng)商或特殊項(xiàng)目，需通過公開招標(biāo)、競爭性談判等方式確定候選供應(yīng)商，并收集其營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可證等）、產(chǎn)品/服務(wù)案例等資料。責(zé)任人：采購經(jīng)辦人*關(guān)鍵要求：供應(yīng)商選擇需遵循“公開、公平、公正”原則，優(yōu)先選擇長期合作信譽(yù)良好的供應(yīng)商。步驟五：供應(yīng)商評估與打分操作內(nèi)容：采購部門組織相關(guān)部門（如需求部門、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門）成立評估小組，對候選供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，填寫《供應(yīng)商評估表》。評估維度包括：價(jià)格水平（權(quán)重30%）：對比市場均價(jià)、歷史采購價(jià)，評估報(bào)價(jià)合理性；質(zhì)量保障（權(quán)重25%）：查驗(yàn)供應(yīng)商質(zhì)量認(rèn)證體系、產(chǎn)品合格率、售后質(zhì)保條款等；交付能力（權(quán)重20%）：考察供應(yīng)商交貨周期、產(chǎn)能、應(yīng)急配送方案等；服務(wù)能力（權(quán)重15%）：評估技術(shù)支持、響應(yīng)速度、培訓(xùn)服務(wù)等；合作穩(wěn)定性（權(quán)重10%）：參考過往合作記錄、付款條件、信用評級(jí)等。評估小組采用百分制打分，80分以上為“優(yōu)秀”，60-80分為“合格”，60分以下為“不合格”。責(zé)任人：評估小組（由采購經(jīng)辦人、需求部門代表、質(zhì)量專員*等組成）輸出結(jié)果：《供應(yīng)商評估表》及評估報(bào)告，明確推薦供應(yīng)商或淘汰原因。步驟六：最終審批與合同簽訂操作內(nèi)容：采購部門將《采購申請表》《供應(yīng)商評估表》及相關(guān)附件提交至公司管理層（如分管副總、總經(jīng)理）進(jìn)行最終審批。審批通過后，由采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、交付標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、違約條款等。責(zé)任人：最終審批人、采購負(fù)責(zé)人關(guān)鍵要求：合同條款需經(jīng)法務(wù)部門（或指定法務(wù)專員*）審核，保證合規(guī)性。步驟七：執(zhí)行、驗(yàn)收與歸檔操作內(nèi)容：采購執(zhí)行：供應(yīng)商按合同約定交付物資/服務(wù)，需求部門負(fù)責(zé)核對數(shù)量、規(guī)格，并簽署《收貨確認(rèn)單》；質(zhì)量驗(yàn)收：質(zhì)量部門（或需求部門）對物資/服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量檢測，出具《驗(yàn)收報(bào)告》；付款結(jié)算：財(cái)務(wù)部門憑《采購申請表》《合同》《收貨確認(rèn)單》《驗(yàn)收報(bào)告》等單據(jù)辦理付款；資料歸檔：采購部門將所有流程文件（申請、審批、評估報(bào)告、合同、驗(yàn)收單等）整理歸檔，保存期限不少于3年。責(zé)任人：需求部門、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門、采購部門三、核心模板清單模板1：采購申請表字段名稱填寫說明申請部門需求部門全稱申請人部門經(jīng)辦人姓名（用*代替）聯(lián)系方式辦公電話或內(nèi)部工號(hào)申請日期年/月/日采購類別□物料采購□設(shè)備采購□服務(wù)外包□其他（請注明）物資/服務(wù)明細(xì)（表格形式）品名、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單位、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、用途說明附件清單□技術(shù)參數(shù)表□詢價(jià)記錄□預(yù)算說明□其他（請注明）部門負(fù)責(zé)人意見簽字：__________日期：__________財(cái)務(wù)審核意見簽字：__________日期：__________采購部門意見簽字：__________日期：__________最終審批意見簽字：__________日期：__________模板2：供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱評估維度評分標(biāo)準(zhǔn)（100分）價(jià)格水平（30分）低于市場均價(jià)10%以上（30分）；與均價(jià)持平（20分）；高于均價(jià)5%以內(nèi)（10分）；高于5%以上（0分）質(zhì)量保障（25分）國家級(jí)認(rèn)證+3年零投訴（25分）；省級(jí)認(rèn)證+1年零投訴（18分）；無認(rèn)證但有合格報(bào)告（10分）交付能力（20分）承諾交期≤3天，產(chǎn)能充足（20分）；交期4-7天（15分）；交期＞7天（5分）服務(wù)能力（15分）24小時(shí)響應(yīng)，免費(fèi)培訓(xùn)（15分）；48小時(shí)響應(yīng)（10分）；無培訓(xùn)服務(wù)（5分）合作穩(wěn)定性（10分）合作2年以上，付款及時(shí)（10分）；合作1年，無違約記錄（6分）；新供應(yīng)商（0分）總分評估結(jié)論□優(yōu)秀（≥80分）□合格（60-79分）□不合格（＜60分）評估小組簽字采購：__________需求部門：__________質(zhì)量：__________日期：__________四、使用關(guān)鍵提示信息真實(shí)性：申請人需對采購申請內(nèi)容及供應(yīng)商資料的真實(shí)性負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁虛報(bào)、瞞報(bào)；審批時(shí)限：各環(huán)節(jié)審批需在2個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急采購可啟動(dòng)“綠色通道”，但事后需補(bǔ)