企業(yè)日常行政工作手冊及事務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)流程前言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)日常行政工作流程，提高事務(wù)處理效率與標(biāo)準(zhǔn)化水平，保證各項工作有序開展。手冊適用于企業(yè)各部門及全體行政相關(guān)人員，涵蓋辦公環(huán)境管理、辦公用品采購、會議組織、訪客接待、文件流轉(zhuǎn)、固定資產(chǎn)管理、差旅管理、印章使用等高頻行政事務(wù)。各環(huán)節(jié)操作需嚴(yán)格遵循本手冊規(guī)定，保證責(zé)任明確、流程清晰、記錄完整。一、辦公環(huán)境管理規(guī)范（一）適用情形日常辦公區(qū)域環(huán)境維護、辦公設(shè)備故障報修、辦公區(qū)域布局調(diào)整、綠植養(yǎng)護等。（二）操作步驟日常巡檢：行政專員每日9:00前對辦公區(qū)域（包括工位、會議室、走廊、茶水間等）進行巡檢，檢查環(huán)境整潔度、設(shè)備運行狀態(tài)（如空調(diào)、照明、網(wǎng)絡(luò)接口等）。問題記錄：發(fā)覺環(huán)境臟亂、設(shè)備故障或設(shè)施損壞時，立即記錄于《辦公環(huán)境問題記錄表》，注明問題位置、問題描述、發(fā)覺時間及責(zé)任人（如可明確）。協(xié)調(diào)處理：環(huán)境清潔問題：聯(lián)系保潔團隊，要求2小時內(nèi)響應(yīng)，4小時內(nèi)處理完畢（特殊情況除外）。設(shè)備故障問題：聯(lián)系IT支持團隊，同步記錄報修時間；IT團隊需在30分鐘內(nèi)確認故障原因，若需現(xiàn)場處理，4小時內(nèi)到達（緊急情況如網(wǎng)絡(luò)中斷需1小時內(nèi)響應(yīng)）。反饋跟進：問題處理完成后，行政專員需現(xiàn)場確認效果，并在《辦公環(huán)境問題記錄表》中記錄處理結(jié)果、處理時間及處理人，同步反饋至相關(guān)部門或人員。定期維護：每月末組織辦公區(qū)域全面檢查，包括綠植養(yǎng)護（每周澆水、每月修剪）、消防設(shè)施檢查（聯(lián)合安保部門），形成《月度辦公環(huán)境維護報告》存檔。（三）表單模板辦公環(huán)境問題記錄表序號問題區(qū)域問題描述發(fā)覺時間發(fā)覺人責(zé)任部門/人處理時限處理結(jié)果處理時間處理人13樓會議室空調(diào)制冷效果差2024-03-0109:15IT部4小時已清洗濾網(wǎng)，恢復(fù)正常制冷2024-03-0112:302銷售部工位垃圾未清理2024-03-0110:00保潔部2小時已清理，工位整潔2024-03-0111:30趙六（四）執(zhí)行要點嚴(yán)格執(zhí)行巡檢制度，保證問題早發(fā)覺、早處理；跨部門問題需明確責(zé)任主體，避免推諉；處理結(jié)果需經(jīng)行政專員確認，閉環(huán)管理；定期維護記錄需存檔保存，保存期限不少于1年。二、辦公用品采購與管理流程（一）適用情形辦公文具、耗材（如紙張、墨盒）、勞保用品（如口罩、消毒液）等日常辦公用品的申購、采購、入庫、領(lǐng)用及庫存管理。（二）操作步驟需求提報：每月25日前，各部門根據(jù)實際需求填寫《辦公用品需求申請表》，注明物品名稱、規(guī)格型號、預(yù)估數(shù)量、用途及申請人，部門負責(zé)人簽字確認后提交至行政部。需求匯總：行政部于每月28日前匯總各部門需求，核對庫存（通過《辦公用品庫存臺賬》），避免重復(fù)采購，編制《月度辦公用品采購計劃》。采購執(zhí)行：500元以下物品：行政部根據(jù)采購計劃，從合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商進行采購（至少比價2家）；500元以上物品：需填寫《大額采購申請表》，經(jīng)行政部負責(zé)人、財務(wù)部負責(zé)人及總經(jīng)理審批后，由采購專員執(zhí)行采購。入庫驗收：物品送達后，行政部與采購專員共同核對物品名稱、數(shù)量、質(zhì)量及規(guī)格，確認無誤后填寫《辦公用品入庫單》，登記《辦公用品庫存臺賬》，更新庫存數(shù)據(jù)。領(lǐng)用登記：各部門領(lǐng)用辦公用品時，填寫《辦公用品領(lǐng)用表》，注明領(lǐng)用物品、數(shù)量、領(lǐng)用人及日期，行政部核對庫存后發(fā)放，同步更新臺賬。庫存盤點：每月末行政部組織一次全面盤點，核對臺賬與實際庫存，編制《月度辦公用品盤點表》，若有差異需查明原因并處理。（三）表單模板辦公用品需求申請表部門申請人聯(lián)系方式申請日期市場部*2024-03-20物品名稱規(guī)格型號預(yù)估數(shù)量用途A4紙80g10包日常打印簽字筆0.5mm20支會議記錄（四）執(zhí)行要點需求提報需提前規(guī)劃，避免臨時緊急采購影響工作；采購過程需堅持“質(zhì)優(yōu)價廉、貨比三家”原則，保證合規(guī)；入庫驗收需雙人核對，防止不合格物品入庫；領(lǐng)用需遵循“按需領(lǐng)用、杜絕浪費”原則，臺賬更新及時準(zhǔn)確；盤點差異需在3個工作日內(nèi)處理完畢，保證賬實相符。三、會議組織與實施標(biāo)準(zhǔn)流程（一）適用情形企業(yè)內(nèi)部會議（如部門例會、項目推進會）、外部會議（如客戶洽談會、行業(yè)研討會）的組織、籌備及實施。（二）操作步驟會議發(fā)起：由會議發(fā)起人填寫《會議申請表》，注明會議名稱、時間、地點、參會人員、會議議題、所需設(shè)備及材料（如投影儀、麥克風(fēng)、會議資料），提前3個工作日提交至行政部。會議審批：行政部審核會議申請，根據(jù)會議重要性及資源占用情況，提交至相關(guān)負責(zé)人審批（部門例會由部門負責(zé)人審批，跨部門會議由分管副總審批）。會前準(zhǔn)備：場地安排：根據(jù)參會人數(shù)及會議類型，預(yù)訂會議室（需確認會議室設(shè)備可用性），擺放席卡、飲用水、會議資料；設(shè)備調(diào)試：提前1小時調(diào)試投影儀、音響、麥克風(fēng)等設(shè)備，保證正常運行；通知發(fā)布：通過企業(yè)/郵件向參會人員發(fā)送會議通知，注明會議時間、地點、議題及注意事項，要求提前10分鐘到場。會中服務(wù)：簽到管理：參會人員簽到后，行政部統(tǒng)計實到人數(shù)，向會議發(fā)起人反饋；設(shè)備保障：安排專人負責(zé)設(shè)備運行，及時處理突發(fā)故障；會議記錄：安排專人記錄會議要點（如決議事項、責(zé)任部門、完成時限），形成《會議紀(jì)要》初稿。會后整理：場地恢復(fù)：會后清理會議室，整理桌椅、關(guān)閉設(shè)備、回收資料；資料歸檔：將會議申請表、簽到表、會議紀(jì)要等資料整理存檔，保存期限不少于2年；紀(jì)要分發(fā)：會議紀(jì)要經(jīng)會議發(fā)起人審核確認后，在1個工作日內(nèi)發(fā)送至參會人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（三）表單模板會議申請表會議名稱2024年Q1項目推進會會議時間2024-03-2514:00-16:00會議地點5樓第一會議室參會人員項目組全體成員、分管副總*會議議題1.Q1項目進度匯報；2.問題討論及解決方案；3.Q2工作計劃所需設(shè)備投影儀、麥克風(fēng)、白板發(fā)起人*聯(lián)系方式1395678（四）執(zhí)行要點會議申請需提前提交，保證行政部有充足準(zhǔn)備時間；會前需全面檢查場地及設(shè)備，避免會議中途出現(xiàn)故障；會議記錄需準(zhǔn)確反映會議決議，明確責(zé)任及時限；會后資料需及時歸檔，保證可追溯性。四、訪客接待管理規(guī)范（一）適用情形外部客戶、應(yīng)聘者、部門人員、合作伙伴等訪客的接待與引導(dǎo)。（二）操作步驟訪客預(yù)約：預(yù)約方式：訪客可通過電話、企業(yè)或郵件提前1-2個工作日進行預(yù)約，接待人需記錄訪客姓名、單位、來訪事由、人數(shù)、預(yù)計到訪及離開時間、聯(lián)系方式；預(yù)約確認：接待人收到預(yù)約后，1個工作日內(nèi)回復(fù)確認，同步告知訪客需攜帶的資料（如證件號碼、邀請函）及注意事項（如停車指引）。接待準(zhǔn)備：信息登記：行政部根據(jù)訪客信息，提前填寫《訪客登記表》，準(zhǔn)備訪客證（若需）；場地準(zhǔn)備：根據(jù)接待級別（普通接待、重要接待）準(zhǔn)備會議室或接待區(qū)，擺放飲用水、茶點，調(diào)試設(shè)備；人員安排：明確接待人（需提前確認到崗時間），重要接待可安排陪同人員。訪客接待：迎接：訪客到訪后，接待人需在企業(yè)正門或前臺迎接，主動出示工作證件，引導(dǎo)至接待區(qū)域；登記核驗：在前臺核對訪客證件號碼件，填寫《訪客登記表》（包括到訪時間、接待人、事由等），發(fā)放訪客證（需佩戴于胸前）；引導(dǎo)入座：引導(dǎo)訪客至指定區(qū)域，介紹參會人員（若需），說明會議流程及預(yù)計時長。接待服務(wù)：茶水服務(wù)：及時為訪客提供茶水、飲料，根據(jù)訪客需求調(diào)整服務(wù)內(nèi)容；問題解答：耐心解答訪客疑問，無法解答的需及時聯(lián)系相關(guān)負責(zé)人；信息保密：不得隨意泄露企業(yè)內(nèi)部信息，涉及敏感內(nèi)容的需提前告知訪客保密要求。送別離場：送客：會議結(jié)束后，接待人需送訪客至企業(yè)門口或電梯口，禮貌道別；登記注銷：訪客離場時，回收訪客證，在《訪客登記表》中記錄離開時間，確認無遺留物品；反饋跟進：重要接待后，接待人需向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報接待情況，記錄訪客反饋意見。（三）表單模板訪客登記表到訪日期2024-03-20到訪時間09:30離場時間10:30訪客姓名單位科技有限公司聯(lián)系方式1367890來訪事由商務(wù)洽談接待人部門市場部參會人數(shù)2人是否攜帶資料是（合同草案）備注無（四）執(zhí)行要點訪客預(yù)約需及時確認，避免信息遺漏；重要接待需提前制定接待方案，明確分工；登記核驗需嚴(yán)格執(zhí)行，保證訪客信息真實；服務(wù)過程中需保持禮貌熱情，維護企業(yè)良好形象；離場時需確認訪客無遺留物品，避免糾紛。五、文件流轉(zhuǎn)與歸檔管理規(guī)范（一）適用情形企業(yè)內(nèi)部發(fā)文（如通知、制度、報告）、外來文件（如客戶函件、公文、合作合同）的起草、審核、簽發(fā)、分發(fā)、歸檔及借閱。（二）操作步驟文件起草：起草人根據(jù)實際需求起草文件，內(nèi)容需準(zhǔn)確、簡潔、規(guī)范，格式符合企業(yè)公文要求（字體、字號、行距、頁邊距等）；文件需注明發(fā)文部門、文號、標(biāo)題、主送/抄送部門、起草人、日期及緊急程度（特急、加急、平件）。文件審核：部門審核：起草人將文件提交至部門負責(zé)人審核，重點審核內(nèi)容真實性、可行性及部門內(nèi)職責(zé)分工；跨部門審核：涉及多部門職責(zé)的文件，需提交至相關(guān)部門會簽，確認職責(zé)邊界及協(xié)作事項；法務(wù)審核：合同、協(xié)議類文件需提交至法務(wù)部門審核，保證合法合規(guī)；財務(wù)審核：涉及費用、預(yù)算的文件需提交至財務(wù)部門審核，確認資金安排合理。文件簽發(fā)：審核通過后，根據(jù)文件重要性提交至相關(guān)負責(zé)人簽發(fā)（部門發(fā)文由部門負責(zé)人簽發(fā)，企業(yè)級發(fā)文由總經(jīng)理簽發(fā)）；簽發(fā)人需在文件原件上簽字或蓋章，確認簽發(fā)日期。文件分發(fā)：行政部根據(jù)簽發(fā)文件，打印紙質(zhì)版（需加蓋企業(yè)公章或部門章），按照主送/抄送范圍進行分發(fā)，填寫《文件分發(fā)登記表》（包括文件名稱、文號、份數(shù)、分發(fā)部門、簽收人、日期）；電子版文件通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)或郵件發(fā)送，需注明“正式文件”字樣，避免誤發(fā)。文件歸檔：歸檔范圍：所有簽發(fā)后的正式文件、審核過程中的修改稿、外來文件等；歸檔時間：文件辦理完畢后1個工作日內(nèi)，由行政部或文件起草人整理歸檔；歸檔要求：按“年度-類別-文號”分類整理，填寫《文件歸檔目錄》，存入檔案盒，標(biāo)注檔案名稱、年度、盒號及保管期限；保管期限：根據(jù)文件重要性確定（如制度類文件保管期限為5年，合同類為10年，永久保存的文件需單獨存放）。文件借閱：借閱人填寫《文件借閱申請表》，注明文件名稱、文號、借閱原因、借閱期限及歸還時間，經(jīng)部門負責(zé)人及行政部負責(zé)人審批；行政部核對文件無誤后，辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過3個工作日；借閱人需妥善保管文件，不得涂改、損壞、轉(zhuǎn)借，歸還時需檢查文件完整性。（三）表單模板文件分發(fā)登記表文件名稱關(guān)于2024年清明節(jié)放假的通知文號XZ〔2024〕012分發(fā)部門行政部、財務(wù)部、市場部、研發(fā)部份數(shù)4簽收人（行政部）、（財務(wù)部）簽收日期2024-03-22（四）執(zhí)行要點文件起草需嚴(yán)格遵循格式規(guī)范，避免錯別字及語句不通順；審核環(huán)節(jié)需各責(zé)任部門認真履職，保證文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤；分發(fā)需及時準(zhǔn)確，避免漏發(fā)、錯發(fā)；歸檔需分類清晰，便于后續(xù)查閱；借閱需嚴(yán)格審批，保證文件安全。六、固定資產(chǎn)管理流程（一）適用情形辦公設(shè)備（如電腦、打印機、投影儀）、家具（如辦公桌、椅子）、交通工具（如公司車輛）等固定資產(chǎn)的申購、驗收、登記、領(lǐng)用、調(diào)撥、維修、報廢及盤點。（二）操作步驟資產(chǎn)申購：部門因工作需要新增固定資產(chǎn)時，填寫《固定資產(chǎn)申購表》，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估金額、用途及申購人，部門負責(zé)人簽字確認后提交至行政部。申購審批：行政部審核申購必要性，核對現(xiàn)有資產(chǎn)使用情況，提交至財務(wù)部及總經(jīng)理審批（5000元以下由總經(jīng)理審批，5000元以上需提交至董事會審批）。采購驗收：采購：行政部根據(jù)審批后的申購表，通過采購流程執(zhí)行采購（參照辦公用品采購流程）；驗收：資產(chǎn)送達后，行政部與申購部門共同驗收，核對資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量及配件，確認無誤后填寫《固定資產(chǎn)驗收單》。登記建卡：行政部根據(jù)《固定資產(chǎn)驗收單》，在《固定資產(chǎn)臺賬》中登記資產(chǎn)信息（包括資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格型號、購置日期、原值、使用部門、保管人、折舊年限等），制作固定資產(chǎn)標(biāo)簽（粘貼于資產(chǎn)顯眼位置）。領(lǐng)用調(diào)撥：領(lǐng)用：保管人填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用表》，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到行政部辦理領(lǐng)用手續(xù)，更新臺賬；調(diào)撥：部門間資產(chǎn)調(diào)撥時，由調(diào)入部門填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請表》，經(jīng)調(diào)出部門及行政部審批后，辦理調(diào)撥手續(xù)，更新臺賬及標(biāo)簽信息。維修報廢：維修：資產(chǎn)出現(xiàn)故障時，保管人填寫《固定資產(chǎn)維修申請表》，行政部聯(lián)系維修方處理，維修費用需經(jīng)財務(wù)部審核；報廢：資產(chǎn)達到折舊年限或無法修復(fù)時，由行政部組織鑒定，填寫《固定資產(chǎn)報廢申請表》，經(jīng)財務(wù)部及總經(jīng)理審批后，辦理報廢手續(xù)，回收殘值并更新臺賬。資產(chǎn)盤點：季度盤點：每季度末行政部組織一次全面盤點，核對臺賬與實際資產(chǎn)，編制《固定資產(chǎn)盤點表》，若有差異需查明原因并處理；年度盤點：每年12月末進行年度大盤點，邀請財務(wù)部參與，保證賬實相符。（三）表單模板固定資產(chǎn)臺賬資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號購置日期原值（元）使用部門保管人折舊年限備注GD2024001筆記本電腦ThinkPadX12024-01-158000市場部3年無GD2024002打印機HPLaserJet2024-02-203500行政部5年無（四）執(zhí)行要點申購需結(jié)合實際需求，避免盲目采購；驗收需雙人核對，保證資產(chǎn)質(zhì)量；登記需及時準(zhǔn)確，標(biāo)簽信息清晰；調(diào)撥、維修、報廢需嚴(yán)格審批，手續(xù)齊全；盤點需定期開展，保證賬實相符。七、差旅管理規(guī)范（一）適用情形員工因公出差（如客戶拜訪、項目考察、參加會議）的申請、審批、預(yù)訂、報銷及行程管理。（二）操作步驟出差申請：員工填寫《出差申請表》，注明出差人、部門、出差事由、出發(fā)地/目的地、出差起止時間、交通方式（飛機/高鐵/汽車）、住宿標(biāo)準(zhǔn)（參照企業(yè)差旅標(biāo)準(zhǔn)）、出差預(yù)算及審批人，提前3個工作日提交審批。出差審批：部門內(nèi)出差：由部門負責(zé)人審批；跨部門出差：由分管副總審批；長期出差（超過7天）或大額預(yù)算出差（超過5000元）：需經(jīng)總經(jīng)理審批。行程預(yù)訂：審批通過后，員工可通過企業(yè)合作旅行社或自行預(yù)訂交通及住宿（需符合企業(yè)差旅標(biāo)準(zhǔn)），保留預(yù)訂憑證（如電子訂單、發(fā)票）；交通工具：優(yōu)先選擇高鐵二等座、飛機經(jīng)濟艙（特殊情況需提前申請）；住宿：選擇企業(yè)協(xié)議酒店或三星級及以上酒店，住宿標(biāo)準(zhǔn)按地區(qū)劃分（一線城市不超過500元/晚，二線城市不超過400元/晚，三線城市不超過300元/晚）。差旅執(zhí)行：出差人員需按計劃出行，如需變更行程，需提前1天向?qū)徟藞髠?；遵守企業(yè)廉潔規(guī)定，不得虛報、多報差旅費用。費用報銷：出差結(jié)束后5個工作日內(nèi)，員工填寫《差旅費用報銷單》，附上發(fā)票（交通費、住宿費、餐補助等，需與出差事由相關(guān)）、行程單（機票、高鐵票）、住宿清單等原始憑證；部門負責(zé)人審核報銷單的真實性及合規(guī)性，提交至財務(wù)部審批；財務(wù)部核對無誤后，安排報銷款發(fā)放至員工工資卡。行程反饋：重要出差后，員工需撰寫《出差報告》，說明出差成果、問題及建議，提交至部門負責(zé)人及相關(guān)部門。（三）表單模板差旅申請表出差人*部門市場部出差事由客戶拜訪出發(fā)地北京目的地上海出發(fā)時間2024-03-2508:00返回時間2024-03-2718:00交通方式高鐵住宿標(biāo)準(zhǔn)400元/晚預(yù)算（元）3000審批人*申請日期2024-03-20（四）執(zhí)行要點出差申請需提前提交，保證審批流程順暢；行程預(yù)訂需符合企業(yè)差旅標(biāo)準(zhǔn)，節(jié)約成本；報銷需及時提交，憑證齊全真實；嚴(yán)格遵守廉潔規(guī)定，杜絕違規(guī)行為。八、印章使用管理規(guī)范（一）適用情形企業(yè)公章、合同章、財務(wù)章、法