第1篇一、文件管理制度概述為了加強(qiáng)文件管理，確保文件的安全、完整和有效利用，提高工作效率，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保密法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我單位實(shí)際情況，特制定本文件管理制度。二、文件管理制度的目標(biāo)1.規(guī)范文件管理工作，確保文件安全、完整。2.提高文件管理水平，實(shí)現(xiàn)文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。3.保障文件信息的準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，提高工作效率。4.保障國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的安全。三、文件管理范圍1.文件管理范圍包括本單位各部門、各崗位產(chǎn)生的各類文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等。2.文件管理范圍不包括法律法規(guī)規(guī)定的國(guó)家檔案、企業(yè)檔案等。四、文件管理職責(zé)1.文件管理部門負(fù)責(zé)制定文件管理制度，組織實(shí)施文件管理工作。2.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門文件的管理工作，確保文件安全、完整。3.各崗位人員負(fù)責(zé)本崗位文件的管理工作，遵守文件管理制度。五、文件分類與編號(hào)1.文件分類：根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容、用途等因素，將文件分為以下類別：（1）行政文件；（2）業(yè)務(wù)文件；（3）合同文件；（4）檔案文件；（5）其他文件。2.文件編號(hào)：按照文件類別、年度、順序進(jìn)行編號(hào)，確保文件編號(hào)的唯一性。六、文件收發(fā)管理1.文件收發(fā)實(shí)行專人負(fù)責(zé)制，指定專人負(fù)責(zé)文件收發(fā)工作。2.收發(fā)文時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)文件內(nèi)容、份數(shù)、密級(jí)等信息，確保無(wú)誤。3.收發(fā)文后，及時(shí)登記《文件收發(fā)登記簿》，并做好文件歸檔工作。七、文件保管與使用1.文件保管：按照文件密級(jí)、類別、期限等因素，對(duì)文件進(jìn)行分類保管。（1）絕密文件：由專人保管，實(shí)行專柜存放，不得外借。（2）機(jī)密文件：由專人保管，實(shí)行專柜存放，嚴(yán)格控制外借。（3）秘密文件：由專人保管，實(shí)行專柜存放，根據(jù)工作需要可適當(dāng)外借。（4）內(nèi)部文件：由各部門負(fù)責(zé)人保管，根據(jù)工作需要可適當(dāng)外借。2.文件使用：使用文件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守以下規(guī)定：（1）使用文件時(shí)，應(yīng)出示有效證件，填寫《文件使用登記簿》。（2）使用文件時(shí)，應(yīng)妥善保管，不得遺失、損壞或擅自涂改。（3）使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還，并做好登記。八、文件銷毀1.文件銷毀應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本制度規(guī)定執(zhí)行。2.文件銷毀前，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審查，確認(rèn)文件無(wú)保存價(jià)值。3.文件銷毀應(yīng)采取焚燒、粉碎等方式，確保文件內(nèi)容不被泄露。4.文件銷毀后，應(yīng)做好銷毀記錄，并妥善保管。九、文件歸檔1.文件歸檔應(yīng)按照文件類別、密級(jí)、期限等因素進(jìn)行分類歸檔。2.歸檔文件應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理、裝訂、編號(hào)。3.歸檔文件應(yīng)定期進(jìn)行鑒定、整理、修復(fù)，確保檔案完整、準(zhǔn)確。十、獎(jiǎng)懲措施1.對(duì)遵守文件管理制度，積極做好文件管理工作的人員，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)違反文件管理制度，造成文件遺失、損壞、泄露等后果的人員，依法予以處理。十一、附則1.本制度自發(fā)布之日起施行。2.本制度由文件管理部門負(fù)責(zé)解釋。特此證明。（單位名稱）年月日第2篇一、前言為加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的安全、完整、準(zhǔn)確和有效，提高工作效率，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，特制定本文件管理制度。本制度適用于公司所有文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。二、文件管理制度總則1.文件管理原則（1）依法管理：遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)行文件管理標(biāo)準(zhǔn)。（2）安全保密：確保文件安全，防止文件泄露、損毀和丟失。（3）完整準(zhǔn)確：確保文件內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，便于查閱和利用。（4）規(guī)范高效：簡(jiǎn)化文件處理流程，提高工作效率。2.文件管理職責(zé)（1）公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)文件管理工作的總體規(guī)劃和組織實(shí)施。（2）公司各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門文件管理的具體工作。（3）公司文件管理員負(fù)責(zé)文件收發(fā)、登記、歸檔、保管、銷毀等工作。三、文件分類與編號(hào)1.文件分類（1）按文件來(lái)源分類：內(nèi)部文件、外部文件。（2）按文件性質(zhì)分類：規(guī)范性文件、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)文件、行政文件、其他文件。（3）按文件形式分類：紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件。2.文件編號(hào)（1）內(nèi)部文件編號(hào)：由公司文件管理員按照文件分類、編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制。（2）外部文件編號(hào)：按照文件來(lái)源單位提供的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。四、文件收發(fā)與登記1.文件收發(fā)（1）收文：公司文件管理員負(fù)責(zé)接收、登記、分送各類文件。（2）發(fā)文：各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要，提出發(fā)文申請(qǐng)，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由文件管理員負(fù)責(zé)制發(fā)。2.文件登記（1）登記內(nèi)容：文件名稱、文件編號(hào)、文件來(lái)源、收發(fā)日期、接收人、發(fā)送人、備注等。（2）登記方式：采用紙質(zhì)登記簿或電子登記系統(tǒng)。五、文件歸檔與保管1.文件歸檔（1）歸檔范圍：公司內(nèi)部產(chǎn)生的各類文件，包括規(guī)范性文件、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)文件、行政文件等。（2）歸檔時(shí)間：按照文件管理要求，定期進(jìn)行歸檔。2.文件保管（1）保管要求：按照文件分類、編號(hào)、保管期限等要求，對(duì)文件進(jìn)行分類存放。（2）保管方式：采用紙質(zhì)文件柜、電子文件柜、聲像文件柜等。六、文件查閱與利用1.文件查閱（1）查閱對(duì)象：公司內(nèi)部員工、外部單位。（2）查閱手續(xù)：查閱人需填寫查閱申請(qǐng)，經(jīng)文件管理員審批后，方可查閱。2.文件利用（1）文件利用范圍：公司內(nèi)部各部門、外部單位。（2）文件利用方式：提供紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。七、文件銷毀與報(bào)廢1.文件銷毀（1）銷毀范圍：過(guò)期文件、失效文件、無(wú)保存價(jià)值的文件。（2）銷毀手續(xù)：文件管理員按照文件銷毀清單，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可銷毀。2.文件報(bào)廢（1）報(bào)廢范圍：破損嚴(yán)重、無(wú)法修復(fù)的文件。（2）報(bào)廢手續(xù)：文件管理員按照文件報(bào)廢清單，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可報(bào)廢。八、附則1.本制度由公司文件管理員負(fù)責(zé)解釋。2.本制度自發(fā)布之日起施行。3.本制度如有未盡事宜，由公司文件管理員負(fù)責(zé)修訂。附件：文件管理實(shí)施細(xì)則一、文件收發(fā)實(shí)施細(xì)則1.收文處理（1）文件管理員接收文件時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)文件名稱、編號(hào)、來(lái)源等信息。（2）對(duì)收到的文件進(jìn)行登記，包括文件名稱、文件編號(hào)、文件來(lái)源、收發(fā)日期、接收人、發(fā)送人等。（3）將文件分送至相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人。2.發(fā)文處理（1）各部門負(fù)責(zé)人提出發(fā)文申請(qǐng)，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由文件管理員負(fù)責(zé)制發(fā)。（2）文件管理員按照文件編號(hào)規(guī)則，編制文件編號(hào)。（3）將文件分送至相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人。二、文件歸檔與保管實(shí)施細(xì)則1.歸檔范圍（1）公司內(nèi)部產(chǎn)生的各類文件，包括規(guī)范性文件、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)文件、行政文件等。（2）公司接收的外部文件，需按照文件來(lái)源單位提供的歸檔要求進(jìn)行歸檔。2.歸檔時(shí)間（1）內(nèi)部文件：按照文件管理要求，定期進(jìn)行歸檔。（2）外部文件：按照文件來(lái)源單位提供的歸檔要求進(jìn)行歸檔。3.保管要求（1）按照文件分類、編號(hào)、保管期限等要求，對(duì)文件進(jìn)行分類存放。（2）采用紙質(zhì)文件柜、電子文件柜、聲像文件柜等。三、文件查閱與利用實(shí)施細(xì)則1.查閱申請(qǐng)（1）查閱人需填寫查閱申請(qǐng)，包括文件名稱、文件編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等。（2）查閱申請(qǐng)經(jīng)文件管理員審批后，方可查閱。2.查閱方式（1）提供紙質(zhì)文件查閱。（2）提供電子文件查閱。（3）提供聲像文件查閱。3.文件利用（1）公司內(nèi)部各部門、外部單位均可利用文件。（2）文件利用方式：提供紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。四、文件銷毀與報(bào)廢實(shí)施細(xì)則1.文件銷毀（1）文件管理員按照文件銷毀清單，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可銷毀。（2）銷毀文件時(shí)，應(yīng)確保文件內(nèi)容不被泄露。2.文件報(bào)廢（1）文件管理員按照文件報(bào)廢清單，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可報(bào)廢。（2）報(bào)廢文件應(yīng)進(jìn)行集中處理，確保文件內(nèi)容不被泄露。五、文件管理監(jiān)督與考核1.監(jiān)督（1）公司文件管理員負(fù)責(zé)對(duì)文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督。（2）各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督。2.考核（1）公司文件管理員對(duì)各部門文件管理工作進(jìn)行考核。（2）考核內(nèi)容包括文件收發(fā)、登記、歸檔、保管、查閱、利用、銷毀等方面。（3）考核結(jié)果作為各部門工作評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。本實(shí)施細(xì)則自發(fā)布之日起施行。第3篇一、前言為加強(qiáng)我單位文件管理工作，確保文件安全、有序、高效地流轉(zhuǎn)和使用，提高工作效率，特制定本文件管理制度。本制度旨在規(guī)范文件的管理流程，明確各部門職責(zé)，保障文件管理的規(guī)范化、制度化。二、制度依據(jù)1.《中華人民共和國(guó)檔案法》2.《中華人民共和國(guó)保密法》3.《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》4.《國(guó)家秘密文件、資料和其他物品保密管理暫行規(guī)定》5.國(guó)家和地方有關(guān)文件管理的其他法律法規(guī)及政策規(guī)定。三、組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.文件管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定、修訂文件管理制度，組織協(xié)調(diào)文件管理工作，監(jiān)督、檢查文件管理制度的執(zhí)行情況。2.文件管理辦公室負(fù)責(zé)具體實(shí)施文件管理制度，負(fù)責(zé)文件收集、整理、歸檔、保管、借閱、銷毀等工作。3.文件管理員負(fù)責(zé)文件日常管理工作，包括文件登記、分類、整理、歸檔、借閱、銷毀等。四、文件分類與編號(hào)1.文件分類根據(jù)文件內(nèi)容、性質(zhì)、密級(jí)等因素，將文件分為以下幾類：（1）公文類：包括上行文、下行文、平行文、函等。（2）資料類：包括政策法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)部資料、工作總結(jié)、會(huì)議記錄等。（3）合同類：包括合作協(xié)議、項(xiàng)目合同、采購(gòu)合同等。（4）檔案類：包括人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.文件編號(hào)采用“年份-類別-順序號(hào)”的編號(hào)方式，如：2023-01-001。五、文件收集與整理1.文件收集文件管理員負(fù)責(zé)收集各部門、各崗位產(chǎn)生的文件，包括電子文件和紙質(zhì)文件。2.文件整理（1）紙質(zhì)文件整理：按照文件分類、編號(hào)、密級(jí)進(jìn)行整理，確保文件排列有序、整齊。（2）電子文件整理：建立電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)，按照文件類別、密級(jí)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保文件安全、便于查找。六、文件歸檔與保管1.文件歸檔（1）文件歸檔范圍：按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。（2）文件歸檔時(shí)間：按照文件保管期限執(zhí)行。2.文件保管（1）紙質(zhì)文件保管：按照文件密級(jí)、保管期限，采用專柜、檔案室等方式進(jìn)行保管。（2）電子文件保管：采用加密、備份等方式，確保電子文件安全。七、文件借閱與使用1.文件借閱（1）借閱手續(xù)：借閱人需填寫借閱單，經(jīng)文件管理員審核后，方可借閱。（2）借閱期限：根據(jù)文件性質(zhì)和密級(jí)，確定借閱期限。2.文件使用（1）使用原則：合理使用，確保文件安全。（2）使用范圍：限于工作需要，不得用于非法用途。八、文件銷毀1.文件銷毀范圍：按照《國(guó)家秘密文件、資料和其他物品保密管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。2.文件銷毀程序：（1）提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)文件管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。（2）組織專人負(fù)責(zé)文件銷毀，確保文件銷毀安全、徹底。（3）銷毀后，將銷毀記錄報(bào)送文件管理領(lǐng)導(dǎo)小組備案。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查文件管理領(lǐng)導(dǎo)小組定期對(duì)文件管理工作進(jìn)行檢查，確保文件管理制度的有效執(zhí)行。2.考核評(píng)價(jià)將文件管理工作納入年度考核，對(duì)文件管理工作中表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。十、附則1.本制