供應(yīng)商資質(zhì)信息錄入及審查清單工具模板一、應(yīng)用背景與適用范圍本工具適用于企業(yè)采購(gòu)部門(mén)、項(xiàng)目組、合規(guī)管理團(tuán)隊(duì)等場(chǎng)景，用于系統(tǒng)化收集、錄入、審查供應(yīng)商的基本資質(zhì)與經(jīng)營(yíng)能力信息，保證供應(yīng)商具備合法經(jīng)營(yíng)資格和履約條件。具體應(yīng)用場(chǎng)景包括：新供應(yīng)商準(zhǔn)入評(píng)審、現(xiàn)有供應(yīng)商年度資質(zhì)復(fù)審、重大項(xiàng)目合作前專(zhuān)項(xiàng)審查、供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)排查等。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程，可規(guī)避因資質(zhì)不全導(dǎo)致的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、合作糾紛，保障采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行。二、操作流程詳解（一）前期準(zhǔn)備階段明確審查標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)采購(gòu)品類(lèi)（如生產(chǎn)物料、服務(wù)外包、工程承包等）、行業(yè)監(jiān)管要求及公司內(nèi)部制度，確定供應(yīng)商必備的核心資質(zhì)清單（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證等）及優(yōu)先性資質(zhì)（如專(zhuān)利證書(shū)、榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)等）。示例：食品類(lèi)供應(yīng)商需提供《食品生產(chǎn)許可證》，建筑工程類(lèi)供應(yīng)商需提供《安全生產(chǎn)許可證》。收集基礎(chǔ)資料模板向潛在供應(yīng)商發(fā)放《供應(yīng)商資質(zhì)資料清單》（見(jiàn)下文模板），明確需提交的資料名稱(chēng)、份數(shù)、格式（如復(fù)印件需加蓋公章、掃描件需清晰可辨）及截止時(shí)間。組建審查小組根據(jù)供應(yīng)商類(lèi)型及采購(gòu)重要性，成立跨部門(mén)審查小組，成員可包括采購(gòu)專(zhuān)員（負(fù)責(zé)資料收集與初步整理）、技術(shù)工程師（評(píng)估生產(chǎn)/服務(wù)能力）、法務(wù)專(zhuān)員（審核合規(guī)性）、財(cái)務(wù)專(zhuān)員（核查財(cái)務(wù)狀況）等，明確各成員職責(zé)。（二）資質(zhì)信息錄入階段建立供應(yīng)商檔案在供應(yīng)商管理系統(tǒng)或Excel表格中創(chuàng)建唯一檔案編號(hào)，按“年份+品類(lèi)+序號(hào)”規(guī)則編制（如2024-SC-001，表示2024年生產(chǎn)類(lèi)供應(yīng)商第1家）。錄入基礎(chǔ)信息：供應(yīng)商全稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、注冊(cè)地址、實(shí)際經(jīng)營(yíng)地址、法定代表人姓名*、聯(lián)系方式（僅限固話(huà)，不存手機(jī)號(hào)）、成立日期、注冊(cè)資本、經(jīng)營(yíng)范圍等。分類(lèi)錄入資質(zhì)文件按模塊整理并錄入資質(zhì)信息，保證與提交資料一一對(duì)應(yīng)：證照類(lèi)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照（需核對(duì)“三證合一”信息，確認(rèn)經(jīng)營(yíng)范圍與采購(gòu)需求匹配）、稅務(wù)登記證（若為非“三證合一”舊證）、組織機(jī)構(gòu)代碼證（同上）；行業(yè)許可類(lèi)：根據(jù)行業(yè)要求錄入（如醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證、道路運(yùn)輸經(jīng)營(yíng)許可證等）；認(rèn)證類(lèi)：ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證、ISO14001環(huán)境管理體系認(rèn)證、行業(yè)-specific認(rèn)證（如CQC認(rèn)證）；能力證明類(lèi)：主要生產(chǎn)設(shè)備清單、檢測(cè)報(bào)告（如第三方機(jī)構(gòu)出具的產(chǎn)品檢測(cè)合格報(bào)告）、過(guò)往合作項(xiàng)目案例（需提供合同關(guān)鍵頁(yè)復(fù)印件）；其他補(bǔ)充資料：供應(yīng)商承諾函（如無(wú)重大違法聲明、廉潔承諾書(shū)）、銀行資信證明（可選）。信息核對(duì)與標(biāo)注錄入時(shí)同步核對(duì)資料有效期：如營(yíng)業(yè)執(zhí)照有效期、許可證年檢時(shí)間、認(rèn)證證書(shū)到期日等，對(duì)臨近到期（如剩余3個(gè)月）的資質(zhì)標(biāo)注“待復(fù)審”提醒。（三）多級(jí)審查階段初審（采購(gòu)專(zhuān)員*負(fù)責(zé)）檢查資料完整性：對(duì)照《供應(yīng)商資質(zhì)資料清單》，確認(rèn)無(wú)遺漏項(xiàng)；核對(duì)信息一致性：如營(yíng)業(yè)執(zhí)照名稱(chēng)與公章名稱(chēng)是否一致，注冊(cè)地址與實(shí)際經(jīng)營(yíng)地址是否匹配；初步判斷資質(zhì)有效性：排除明顯偽造（如模糊不清、涂改痕跡）、過(guò)期或超出經(jīng)營(yíng)范圍的資料。復(fù)審（技術(shù)/法務(wù)/財(cái)務(wù)專(zhuān)員*聯(lián)合負(fù)責(zé)）技術(shù)維度：評(píng)估生產(chǎn)設(shè)備先進(jìn)性、檢測(cè)報(bào)告真實(shí)性、技術(shù)方案與采購(gòu)需求的匹配度；法務(wù)維度：審查許可資質(zhì)是否齊全，是否存在法律糾紛記錄（通過(guò)“信用中國(guó)”等公開(kāi)渠道核實(shí)，無(wú)隱私信息留存）；財(cái)務(wù)維度：核查財(cái)務(wù)報(bào)表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表）中的償債能力（資產(chǎn)負(fù)債率≤70%）、盈利能力（近3年無(wú)連續(xù)虧損），必要時(shí)要求補(bǔ)充銀行資信證明。終審（采購(gòu)經(jīng)理*或分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)）綜合初審、復(fù)審意見(jiàn)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)劃分（高/中/低），重點(diǎn)關(guān)注“一票否決”項(xiàng)：無(wú)核心資質(zhì)或資質(zhì)造假；近3年有重大違法記錄（如列入經(jīng)營(yíng)異常名錄、嚴(yán)重違法失信企業(yè)名單）；財(cái)務(wù)狀況惡化，存在明顯履約風(fēng)險(xiǎn)。終審?fù)ㄟ^(guò)后，在系統(tǒng)中標(biāo)注“準(zhǔn)入通過(guò)”或“復(fù)審合格”，未通過(guò)的注明原因并反饋供應(yīng)商整改。（四）反饋與歸檔階段結(jié)果反饋對(duì)審查通過(guò)的供應(yīng)商，發(fā)送《資質(zhì)審查通過(guò)通知》，告知后續(xù)合作流程；對(duì)資料不齊或需整改的供應(yīng)商，發(fā)放《資質(zhì)資料補(bǔ)充/整改通知單》，明確整改項(xiàng)、截止時(shí)間（一般不超過(guò)5個(gè)工作日），并跟蹤整改結(jié)果。檔案歸檔將審查過(guò)程中所有資料（含供應(yīng)商提交件、審查記錄、溝通郵件/函件等）整理成冊(cè)，電子版?zhèn)浞葜林付ǚ?wù)器，紙質(zhì)版裝訂存檔，保存期限不少于供應(yīng)商合作終止后3年。三、供應(yīng)商資質(zhì)信息審查清單模板模塊分類(lèi)資質(zhì)文件名稱(chēng)是否提供文件編號(hào)/有效期審查意見(jiàn)（合格/不合格/待補(bǔ)充）備注基礎(chǔ)信息營(yíng)業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照□是□否統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：需核對(duì)“三證合一”信息法定代表人身份證明□是□否證件號(hào)碼：加蓋公章復(fù)印件行業(yè)許可資質(zhì)《食品生產(chǎn)許可證》（如適用）□是□否許可證編號(hào)：SCX需在有效期內(nèi)《安全生產(chǎn)許可證》（如適用）□是□否證號(hào)：（X）安許證字X年檢合格質(zhì)量體系認(rèn)證ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書(shū)□是□否認(rèn)證編號(hào)：ISOX有效期至：YYYY年MM月DD日生產(chǎn)能力證明主要生產(chǎn)設(shè)備清單及照片□是□否設(shè)備數(shù)量：臺(tái)需注明關(guān)鍵設(shè)備參數(shù)近1年第三方產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告□是□否報(bào)告編號(hào)：檢測(cè)機(jī)構(gòu)需為CMA資質(zhì)財(cái)務(wù)與合規(guī)2023年度財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告□是□否會(huì)計(jì)師事務(wù)所：資產(chǎn)負(fù)債率≤70%無(wú)重大違法記錄承諾函□是□否承諾人簽字：*加蓋公章其他補(bǔ)充資料往往合作項(xiàng)目合同（關(guān)鍵頁(yè)）□是□否合同編號(hào)：HTX可體現(xiàn)履約能力四、關(guān)鍵要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示資料真實(shí)性核查核對(duì)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”或“信用中國(guó)”公開(kāi)信息，確認(rèn)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人等基礎(chǔ)信息真實(shí)有效，避免虛假資質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)。資質(zhì)時(shí)效性管理建立資質(zhì)到期預(yù)警機(jī)制，對(duì)臨近3個(gè)月到期的資質(zhì)提前啟動(dòng)復(fù)審流程，避免因資質(zhì)過(guò)期導(dǎo)致合作中斷或違規(guī)。行業(yè)特殊要求針對(duì)監(jiān)管?chē)?yán)格的行業(yè)（如醫(yī)藥、建筑、食品），需額外關(guān)注行業(yè)特定資質(zhì)（如GMP認(rèn)證、建筑資質(zhì)等級(jí)），保證符合《藥品管理法》《建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)管理規(guī)定》等法規(guī)要求。動(dòng)態(tài)更新機(jī)制供應(yīng)商發(fā)生重大變更（如股權(quán)結(jié)構(gòu)變動(dòng)、地址遷移、法定代表人更換）時(shí)，需重新提交相關(guān)資料并審查，保證檔案信息與實(shí)際保持一致。保密與合規(guī)審查過(guò)程中獲取的供應(yīng)商商業(yè)信息（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、技