人力資源管理檔案管理工具模板類文檔一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本工具適用于各類企業(yè)（含中小微企業(yè)、集團(tuán)化公司）的人力資源部門，用于系統(tǒng)化管理員工全生命周期檔案信息。典型應(yīng)用場景包括：新員工入職：收集、整理、歸檔員工入職材料，建立初始檔案；在職期間信息變更：記錄員工職務(wù)調(diào)整、薪酬變動、培訓(xùn)經(jīng)歷等動態(tài)信息；員工離職管理：辦理檔案交接、離職證明開具、檔案轉(zhuǎn)遞等手續(xù)；人力資源決策支持：通過檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，為招聘、培訓(xùn)、晉升等提供數(shù)據(jù)依據(jù)；合規(guī)性審查：應(yīng)對勞動監(jiān)察、審計等外部檢查，保證員工檔案信息完整、合規(guī)。二、詳細(xì)操作流程指南（一）員工檔案建立（新員工入職階段）材料收集：新員工入職時，人力資源專員需向其收集以下材料（原件核對，復(fù)印件留存）：身份證復(fù)印件（正反面）；學(xué)歷/學(xué)位證書復(fù)印件（附學(xué)信網(wǎng)驗證報告）；職稱/職業(yè)資格證書復(fù)印件；離職證明（應(yīng)屆生提供就業(yè)推薦表）；勞動合同簽訂表（一式兩份）；一寸免冠照片（2張，底色按公司統(tǒng)一要求）；銀行卡復(fù)印件（用于薪酬發(fā)放）；緊急聯(lián)系人信息表（含姓名、關(guān)系、聯(lián)系方式）。信息錄入：將收集的信息錄入《員工基本信息表》（見模板一），保證字段完整、準(zhǔn)確：員工編號：按“入職年份+部門代碼+序號”規(guī)則（如202401HR001）；姓名：與身份證一致，用“”代替生僻字展示（如偉）；部門/職位：以公司組織架構(gòu)為準(zhǔn)；入職日期：以勞動合同簽訂日期為準(zhǔn)；合同期限：區(qū)分“固定期限”“無固定期限”“以完成一定工作任務(wù)為期限”。檔案審核與歸檔：人力資源主管核對信息無誤后，在《員工基本信息表》上簽字確認(rèn)，將材料按“員工基本信息表+佐證材料”順序整理，放入員工檔案袋（標(biāo)注員工編號+姓名），存入檔案柜指定位置。（二）員工檔案更新（在職期間動態(tài)管理）變更觸發(fā)：當(dāng)員工出現(xiàn)以下情況時，需啟動檔案更新流程：職務(wù)調(diào)整（如晉升、調(diào)崗）；薪酬變動（如調(diào)薪、獎金調(diào)整）；培訓(xùn)經(jīng)歷（如參加內(nèi)部/外部培訓(xùn)并取得證書）；個人信息變更（如聯(lián)系方式、家庭住址、緊急聯(lián)系人）；獎懲記錄（如獲得公司表彰、違反規(guī)章制度）。材料提交與審核：員工填寫《員工信息變更申請表》（見模板二），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至人力資源部。人力資源專員核對變更材料（如職務(wù)調(diào)整需附《崗位變更審批表》，薪酬變動需附《調(diào)薪審批表》），確認(rèn)無誤后更新檔案。信息記錄：在《員工檔案變更記錄表》（見模板三）中詳細(xì)記錄變更時間、變更事項、原內(nèi)容、新內(nèi)容、經(jīng)辦人及審批人，保證變更過程可追溯。（三）員工檔案處置（離職階段）離職申請與檔案凍結(jié)：員工提交《離職申請表》后，人力資源專員在檔案管理系統(tǒng)中標(biāo)記該員工為“離職待辦狀態(tài)”，暫停檔案信息更新。檔案交接：員工辦理工作交接時，需填寫《員工離職檔案交接清單》（見模板四），列明需移交的工作資料、物品（如工牌、電腦、鑰匙等）；部門負(fù)責(zé)人或指定接收人核對交接內(nèi)容，簽字確認(rèn)后交人力資源部留存。檔案歸檔與轉(zhuǎn)遞：人力資源專員整理員工檔案，保證包含完整的入職材料、變更記錄、離職證明等，在《員工離職檔案交接清單》上注明“檔案已歸檔”；若員工要求轉(zhuǎn)遞檔案，需填寫《檔案轉(zhuǎn)遞申請表》，核對接收單位信息后，通過機(jī)要或EMS寄送（留存寄送憑證）；離職員工檔案單獨存放，標(biāo)注“離職-離職日期”，保存期限不少于2年（法律法規(guī)另有規(guī)定的除外）。三、核心模板表格示例模板一：員工基本信息表員工編號姓名性別出生年月身份證號部門職位入職日期合同期限學(xué)歷職稱聯(lián)系電話緊急聯(lián)系人緊急聯(lián)系人電話檔案存放位置202401HR001*偉男1995-03320*人力資源部招聘專員2024-01-153年本科助理人力資源管理師1385678*建國父親1394321模板二：員工信息變更申請表員工編號姓名原部門原職位變更類型變更后內(nèi)容變更原因附件材料申請人申請日期部門負(fù)責(zé)人簽字人力資源部審核202401HR001*偉人力資源部招聘專員職務(wù)調(diào)整人力資源主管因工作需要，負(fù)責(zé)團(tuán)隊管理《崗位變更審批表》*偉2024-07-01*強(qiáng)（簽字）同意變更，生效日期：2024-08-01模板三：員工檔案變更記錄表序號員工編號姓名變更日期變更事項原內(nèi)容新內(nèi)容經(jīng)辦人審批人備注1202401HR001*偉2024-07-05職位調(diào)整招聘專員人力資源主管*芳*經(jīng)理晉升后薪資同步調(diào)整2202402RD003*靜2024-08-10聯(lián)系方式137987615432*芳*經(jīng)理員工手機(jī)號變更模板四：員工離職檔案交接清單員工編號姓名部門職位離職日期交接內(nèi)容數(shù)量接收人交接人監(jiān)交人交接日期備注202403SA002*磊銷售部銷售代表2024-09-30客戶資料清單1份*剛*磊*紅2024-09-28已核對無誤工牌、電腦各1件*剛*磊*紅2024-09-28已回收員工檔案（含入職材料、變更記錄等）1袋*芳*磊*紅2024-09-30已歸檔至A柜-離職區(qū)-02號四、使用過程中的關(guān)鍵要點（一）檔案保密與權(quán)限管理員工檔案屬于敏感信息，僅人力資源部負(fù)責(zé)人、檔案管理員及員工本人（經(jīng)授權(quán)）可查閱；查閱檔案需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人簽字后方可調(diào)閱；電子檔案需設(shè)置訪問權(quán)限，定期修改密碼，避免非授權(quán)人員導(dǎo)出或篡改信息。（二）信息準(zhǔn)確性與完整性錄入信息前需仔細(xì)核對員工提交的原件，保證姓名、身份證號、學(xué)歷等關(guān)鍵信息無誤；檔案材料需保持“一人一檔”，避免混淆，如遇重名員工，需通過身份證號、員工編號嚴(yán)格區(qū)分；定期（每季度）對檔案進(jìn)行清點核對，保證材料無缺失、無損壞。（三）合規(guī)性與保存期限檔案管理需遵守《中華人民共和國勞動合同法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)，嚴(yán)禁涂改、偽造檔案材料；在職員工檔案保存期限為員工在職期間及離職后2年；對于涉及公司核心機(jī)密或特殊崗位的員工，檔案保存期限可適當(dāng)延長（需提前報備法務(wù)部門）；超過保存期限的檔案，需經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門審核后，按規(guī)定進(jìn)行銷毀