2026年網(wǎng)絡(luò)直播設(shè)備租賃公司員工檔案管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司員工檔案管理工作，保障員工檔案信息的真實(shí)性、完整性、安全性與保密性，維護(hù)員工合法權(quán)益，提升人事管理效率，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合公司網(wǎng)絡(luò)直播設(shè)備租賃業(yè)務(wù)及人事管理實(shí)際，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有在職員工、離職員工、試用期員工及勞務(wù)派遣員工的檔案管理，包括紙質(zhì)檔案與電子檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞及銷毀等全流程管理活動(dòng)。第三條基本原則合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家檔案管理及勞動(dòng)人事相關(guān)法律法規(guī)，確保檔案管理行為合法，嚴(yán)禁泄露、篡改、偽造員工檔案信息。真實(shí)完整原則：?jiǎn)T工檔案需涵蓋從入職到離職（或在職期間）的關(guān)鍵信息與材料，確保內(nèi)容真實(shí)、材料齊全，不得遺漏重要人事記錄。安全保密原則：建立檔案安全防護(hù)機(jī)制，限制檔案查閱權(quán)限，防止員工個(gè)人信息泄露，保護(hù)員工隱私及公司人事管理機(jī)密。統(tǒng)一規(guī)范原則：?jiǎn)T工檔案的收集范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、保管方式、查閱流程等實(shí)行統(tǒng)一管理，確保檔案管理有序、可追溯。動(dòng)態(tài)管理原則：?jiǎn)T工在職期間，檔案需隨人事變動(dòng)（如崗位調(diào)整、薪資變動(dòng)、獎(jiǎng)懲記錄等）及時(shí)更新，保持檔案與員工實(shí)際情況一致。第二章檔案管理組織與職責(zé)第四條檔案管理架構(gòu)公司人事行政部作為員工檔案管理的歸口部門，設(shè)立專職檔案管理員（或指定人事專員兼任），負(fù)責(zé)統(tǒng)籌員工檔案管理工作；各業(yè)務(wù)部門配合提供員工在職期間的相關(guān)材料，協(xié)助人事行政部完善員工檔案。第五條核心崗位職責(zé)人事行政部：制定員工檔案管理細(xì)則，明確檔案收集范圍與整理標(biāo)準(zhǔn)；負(fù)責(zé)員工檔案的收集、審核、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞及銷毀的全流程管理；建立檔案管理臺(tái)賬，定期核查檔案完整性與安全性；組織檔案管理員參加專業(yè)培訓(xùn)，提升檔案管理能力。檔案管理員：嚴(yán)格按照制度要求收集員工檔案材料，對(duì)材料真實(shí)性、完整性進(jìn)行初步審核；按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理紙質(zhì)檔案（如分類、編號(hào)、裝訂），同步完善電子檔案信息；負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房（或保管區(qū)域）的日常維護(hù)，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全；登記檔案查閱、借閱及轉(zhuǎn)遞記錄，及時(shí)回收借出檔案；定期檢查檔案保存狀況，發(fā)現(xiàn)破損、丟失等問題及時(shí)處理并上報(bào)。各業(yè)務(wù)部門：在員工入職、崗位調(diào)整、績(jī)效考核、獎(jiǎng)懲等環(huán)節(jié)，及時(shí)將相關(guān)材料（如績(jī)效評(píng)估表、獎(jiǎng)懲建議單、崗位變動(dòng)通知等）提交至人事行政部；配合人事行政部核實(shí)員工工作表現(xiàn)相關(guān)信息，確保檔案材料真實(shí)反映員工實(shí)際情況；不得私自留存員工檔案材料或泄露員工檔案信息。公司管理層（含部門負(fù)責(zé)人）：嚴(yán)格遵守檔案查閱權(quán)限，不得越權(quán)查閱員工檔案；監(jiān)督本部門及下屬員工執(zhí)行檔案管理制度，防止出現(xiàn)檔案材料遺漏、信息泄露等問題；審批權(quán)限范圍內(nèi)的檔案查閱、借閱申請(qǐng)，確保檔案使用合規(guī)。第三章員工檔案收集范圍與整理標(biāo)準(zhǔn)第六條檔案收集范圍員工檔案需涵蓋以下類別材料，根據(jù)員工身份（在職、離職、試用期、勞務(wù)派遣）適當(dāng)調(diào)整，確保關(guān)鍵材料不缺失：入職基礎(chǔ)材料：?jiǎn)T工入職申請(qǐng)表、個(gè)人簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件（正反面）、學(xué)歷證書及學(xué)位證書復(fù)印件（含學(xué)信網(wǎng)驗(yàn)證報(bào)告）、專業(yè)資格證書復(fù)印件（如與崗位相關(guān)的技術(shù)證書、從業(yè)資格證等）、體檢報(bào)告（近6個(gè)月內(nèi)，符合崗位健康要求）、與原單位解除/終止勞動(dòng)合同證明（或無(wú)業(yè)證明，確保無(wú)勞動(dòng)關(guān)系糾紛）、社保公積金轉(zhuǎn)移相關(guān)材料（如需）、緊急聯(lián)系人信息表。勞動(dòng)合同及相關(guān)協(xié)議：勞動(dòng)合同（含試用期協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議）、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議（如需）、崗位說明書、薪資確認(rèn)單、勞動(dòng)合同變更協(xié)議（如崗位調(diào)整、薪資變動(dòng)時(shí)簽訂）。在職人事變動(dòng)材料：崗位調(diào)整通知、薪資調(diào)整審批表、績(jī)效考核報(bào)告（年度或季度）、獎(jiǎng)懲記錄（含獎(jiǎng)勵(lì)通知、處罰決定書及員工確認(rèn)簽字材料）、培訓(xùn)記錄（如參加公司內(nèi)外培訓(xùn)的結(jié)業(yè)證書、培訓(xùn)考核表）、請(qǐng)假記錄（含長(zhǎng)期請(qǐng)假如產(chǎn)假、病假的審批材料，如需納入檔案）、考勤異常處理記錄（如曠工、遲到早退的處罰相關(guān)材料）。離職相關(guān)材料：離職申請(qǐng)單、離職面談?dòng)涗?、工作交接清單、離職證明（存根聯(lián)）、解除/終止勞動(dòng)合同協(xié)議書（如需）、社保公積金停繳及轉(zhuǎn)移材料（存根）。其他重要材料：如員工參與公司重大項(xiàng)目的表彰材料、特殊崗位的背景調(diào)查材料、員工提出的人事申訴處理結(jié)果等。第七條檔案整理標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)檔案整理：按“一人一檔”原則建立紙質(zhì)檔案，檔案袋（或檔案盒）標(biāo)注員工姓名、員工編號(hào)、入職日期、檔案類別（如“在職員工檔案”“離職員工檔案”）；檔案材料按“入職基礎(chǔ)材料→勞動(dòng)合同及協(xié)議→在職人事變動(dòng)材料→離職相關(guān)材料→其他重要材料”的順序分類存放，每類材料按時(shí)間先后排序；對(duì)材料進(jìn)行編號(hào)（如按“員工編號(hào)-材料類別編號(hào)-順序號(hào)”），填寫檔案材料目錄，附在檔案袋（或檔案盒）首頁(yè)，便于查閱；紙質(zhì)材料需平整、無(wú)破損，復(fù)印件需清晰（如身份證、學(xué)歷證書復(fù)印件需能辨認(rèn)關(guān)鍵信息），重要材料需有相關(guān)人員簽字或公司蓋章。電子檔案整理：建立電子檔案管理系統(tǒng)（或使用人事管理軟件中的檔案模塊），為每位員工創(chuàng)建唯一電子檔案賬號(hào)（關(guān)聯(lián)員工編號(hào)）；電子檔案需與紙質(zhì)檔案內(nèi)容同步，掃描上傳紙質(zhì)材料（確保掃描件清晰、可辨認(rèn)），并按紙質(zhì)檔案分類邏輯設(shè)置電子文件夾；電子檔案信息需定期更新，如員工崗位調(diào)整、薪資變動(dòng)后，及時(shí)修改對(duì)應(yīng)電子記錄并上傳相關(guān)材料掃描件；設(shè)置電子檔案訪問權(quán)限（如檔案管理員可編輯，部門負(fù)責(zé)人僅可查看本部門員工部分檔案信息），開啟操作日志記錄，追溯電子檔案的修改、查閱痕跡。第四章檔案保管與安全防護(hù)第八條紙質(zhì)檔案保管要求存儲(chǔ)環(huán)境：紙質(zhì)檔案需存放在專用檔案柜（或帶鎖文件柜）中，檔案柜放置在干燥、通風(fēng)、避光、防潮的區(qū)域，遠(yuǎn)離水源、火源、腐蝕性物品及強(qiáng)磁場(chǎng)（如避免靠近大型電器）；定期檢查存儲(chǔ)環(huán)境，如遇潮濕天氣，可使用除濕設(shè)備保持環(huán)境干燥，防止檔案紙張霉變、蟲蛀。保管期限：在職員工檔案，自員工入職起保管至離職后至少5年；離職員工檔案，自員工離職之日起保管至少5年（若涉及勞動(dòng)爭(zhēng)議，保管期限需延長(zhǎng)至爭(zhēng)議解決后1年）；試用期員工未通過考核離職的，檔案保管期限為離職后2年；勞務(wù)派遣員工檔案，保管至勞務(wù)派遣協(xié)議終止后2年。日常維護(hù)：檔案管理員每月檢查一次紙質(zhì)檔案，查看是否存在紙張破損、字跡模糊、蟲蛀、霉變等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理（如修復(fù)破損紙張、更換檔案袋）；建立紙質(zhì)檔案管理臺(tái)賬，記錄每位員工檔案的存放位置、材料數(shù)量、更新時(shí)間等信息，便于快速定位檔案。第九條電子檔案安全防護(hù)系統(tǒng)安全：電子檔案管理系統(tǒng)需設(shè)置登錄密碼（或綁定員工工號(hào)+密碼+驗(yàn)證碼），定期更新系統(tǒng)安全補(bǔ)丁，防止黑客攻擊或數(shù)據(jù)泄露；重要電子檔案需定期備份（如每日自動(dòng)備份至本地服務(wù)器，每周備份至異地存儲(chǔ)設(shè)備），備份數(shù)據(jù)需加密存儲(chǔ)，防止備份文件被非法訪問。權(quán)限控制：按“最小必要”原則設(shè)置電子檔案訪問權(quán)限，檔案管理員擁有檔案編輯、上傳、刪除權(quán)限；人事行政部負(fù)責(zé)人可查看所有員工檔案，可審批檔案查閱申請(qǐng)；各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人僅可查看本部門員工的崗位、績(jī)效、獎(jiǎng)懲等與工作相關(guān)的檔案信息，不可查看員工身份證、學(xué)歷、薪資等隱私信息；普通員工不可查閱他人檔案，僅可申請(qǐng)查看本人的基礎(chǔ)信息（如勞動(dòng)合同、薪資確認(rèn)單等）。操作記錄：電子檔案管理系統(tǒng)需記錄所有操作日志，包括登錄人員、操作時(shí)間、操作內(nèi)容（如查閱、修改、上傳材料），日志保存期限不少于3年，便于追溯異常操作行為。第五章檔案查閱與借閱管理第十條檔案查閱管理查閱權(quán)限：檔案管理員可查閱所有員工檔案（用于日常管理）；人事行政部負(fù)責(zé)人因工作需要（如人事調(diào)動(dòng)、薪酬核算）可查閱所有員工檔案；各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人僅可查閱本部門員工的與工作相關(guān)檔案（如績(jī)效記錄、崗位變動(dòng)信息）；公司高層管理人員（如總經(jīng)理、副總經(jīng)理）因經(jīng)營(yíng)管理需要，可查閱相關(guān)員工檔案（需經(jīng)人事行政部負(fù)責(zé)人確認(rèn)）；員工本人可申請(qǐng)查閱本人檔案中的基礎(chǔ)材料（如勞動(dòng)合同、學(xué)歷信息），不可查閱他人檔案或公司對(duì)本人的評(píng)價(jià)類材料（如績(jī)效面談?dòng)涗?、背景調(diào)查反饋）。查閱流程：查閱人需填寫《員工檔案查閱申請(qǐng)表》，說明查閱事由、查閱范圍（如“查閱XX員工2025年度績(jī)效考核報(bào)告”），按權(quán)限審批（如部門負(fù)責(zé)人查閱本部門員工檔案需人事行政部負(fù)責(zé)人審批，高層管理人員查閱需總經(jīng)理審批）；審批通過后，查閱人需在檔案管理員陪同下在指定區(qū)域（如人事行政部辦公室）查閱紙質(zhì)檔案，或通過電子檔案系統(tǒng)查看權(quán)限范圍內(nèi)的信息；查閱紙質(zhì)檔案時(shí)，不得涂改、勾畫、抽取或復(fù)制材料（如需復(fù)制，需在申請(qǐng)表中注明，經(jīng)審批后由檔案管理員負(fù)責(zé)復(fù)制并加蓋“檔案復(fù)制件”印章）；查閱結(jié)束后，檔案管理員需核對(duì)檔案材料完整性，及時(shí)歸位并在查閱臺(tái)賬中登記查閱情況。第十一條檔案借閱管理借閱范圍：?jiǎn)T工檔案原則上不得借出檔案保管區(qū)域，僅在特殊情況下（如公司參與勞動(dòng)仲裁需提供檔案材料、員工辦理退休需檔案證明等）可申請(qǐng)借閱，且僅限紙質(zhì)檔案的部分材料（或復(fù)印件），電子檔案不得借出。借閱流程：借閱人需填寫《員工檔案借閱申請(qǐng)表》，明確借閱材料名稱、借閱用途、借閱期限（一般不超過3個(gè)工作日），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)人事行政部負(fù)責(zé)人審批（重大事項(xiàng)需報(bào)公司總經(jīng)理審批）；審批通過后，檔案管理員核對(duì)借閱材料，在借閱臺(tái)賬中登記借閱人、借閱材料、借出時(shí)間、歸還期限，并由借閱人簽字確認(rèn)；借閱人需妥善保管借出的檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人、涂改、損壞或泄露材料內(nèi)容，且需在規(guī)定期限內(nèi)歸還；歸還時(shí)，檔案管理員需檢查材料完整性，確認(rèn)無(wú)損壞、缺失后，在借閱臺(tái)賬中登記歸還時(shí)間，將材料歸位。第六章檔案轉(zhuǎn)遞與銷毀管理第十二條檔案轉(zhuǎn)遞管理內(nèi)部轉(zhuǎn)遞：?jiǎn)T工在公司內(nèi)部崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，檔案管理員需在3個(gè)工作日內(nèi)將員工檔案（紙質(zhì)及電子）從原部門關(guān)聯(lián)信息調(diào)整至新部門，同步更新檔案中的崗位變動(dòng)材料；轉(zhuǎn)遞過程中需核對(duì)檔案完整性，確保材料無(wú)遺漏。外部轉(zhuǎn)遞：?jiǎn)T工離職后，若新單位（或人才交流中心、街道辦事處等）需調(diào)取員工檔案，需提供加蓋公章的《檔案調(diào)取函》；檔案管理員核對(duì)《檔案調(diào)取函》真實(shí)性后，填寫《員工檔案轉(zhuǎn)遞單》（注明轉(zhuǎn)遞材料清單），經(jīng)人事行政部負(fù)責(zé)人審批后，通過機(jī)要通信、專人送取等安全方式轉(zhuǎn)遞檔案（嚴(yán)禁通過普通快遞或由員工本人自帶轉(zhuǎn)遞）；檔案轉(zhuǎn)遞后，需及時(shí)跟蹤接收方反饋，確認(rèn)檔案已安全送達(dá)，并將《檔案轉(zhuǎn)遞單》回執(zhí)（或接收證明）存檔；若員工離職后無(wú)單位接收檔案，人事行政部需告知員工檔案保管方式（如轉(zhuǎn)至員工戶籍所在地人才交流中心），并協(xié)助員工辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)，不得私自留存離職員工檔案超過規(guī)定保管期限。第十三條檔案銷毀管理銷毀條件：離職員工檔案保管期滿（自離職之日起滿5年，特殊情況如勞動(dòng)爭(zhēng)議未解決的需延長(zhǎng)至爭(zhēng)議解決后1年），且確認(rèn)無(wú)后續(xù)查閱、追溯需求的，可申請(qǐng)銷毀；試用期員工未通過考核且離職滿2年，檔案無(wú)留存必要的，可申請(qǐng)銷毀；檔案材料存在重復(fù)、失效（如過期的資格證書復(fù)印件、作廢的人事通知）且無(wú)保存價(jià)值的，可單獨(dú)申請(qǐng)銷毀（需保留有效版本）。銷毀流程：檔案管理員梳理需銷毀的檔案清單，填寫《員工檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案編號(hào)、員工姓名、離職時(shí)間、保管期限、銷毀理由，附銷毀檔案材料清單；《員工檔案銷毀申請(qǐng)表》需經(jīng)人事行政部負(fù)責(zé)人審核、公司總經(jīng)理審批后，報(bào)公司審計(jì)部（或指定監(jiān)督部門）備案；銷毀檔案時(shí)，需由人事行政部、審計(jì)部（或監(jiān)督部門）至少2人共同參與，現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督銷毀過程（如粉碎紙質(zhì)檔案、刪除電子檔案并清空備份），防止檔案材料被私自留存；銷毀完成后，參與人員需在《員工檔案銷毀記錄表》上簽字確認(rèn)，記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、銷毀檔案清單，該記錄表與《員工檔案銷毀申請(qǐng)表》一并存檔，保存期限不少于5年。第七章監(jiān)督與責(zé)任追究第十四條內(nèi)部監(jiān)督人事行政部每季度對(duì)員工檔案進(jìn)行自查，核查檔案完整性（如是否缺失關(guān)鍵材料）、安全性（如存儲(chǔ)環(huán)境是否達(dá)標(biāo)、電子檔案權(quán)限是否合規(guī)）、更新及時(shí)性（如人事變動(dòng)材料是否及時(shí)歸檔），形成自查報(bào)告，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。公司審計(jì)部（或指定監(jiān)督部門）每半年對(duì)員工檔案管理情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞、銷毀流程的合規(guī)性，核查是否存在檔案信息泄露、材料偽造、越權(quán)查閱等問題，對(duì)違規(guī)行為提出整改要求。第十五條責(zé)任追究檔案管理員未按制度要求收集、整理、保管檔案，導(dǎo)致檔案材料缺失、破損、丟失的，或未嚴(yán)格執(zhí)行查閱、借閱流程，造成檔案信息泄露的，根據(jù)公司獎(jiǎng)懲制度給予警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的（如泄露大量員工隱私、導(dǎo)致公司或員工遭受損失），解除勞動(dòng)合同；涉嫌違法的，移交司法機(jī)關(guān)處理。各業(yè)務(wù)部門未及時(shí)提交員工相關(guān)檔案材料，或私自留存、泄露員工檔案信息的，對(duì)部門負(fù)責(zé)人及直接責(zé)任人給予批評(píng)教育、績(jī)效扣分等處罰；造成檔案材料遺漏或信息泄露后果的，加重處罰。員工（含管理層）越權(quán)查閱、借閱檔案，或涂