道路運輸企業(yè)檔案管理制度

一、總則

（一）制定目的

為規(guī)范道路運輸企業(yè)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，維護企業(yè)合法權(quán)益，提高企業(yè)運營管理水平和風(fēng)險防控能力，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)管理要求，結(jié)合道路運輸企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營特點，制定本制度。

（二）制定依據(jù)

本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局、國家發(fā)展改革委、商務(wù)部令第10號）、《道路貨物運輸及站場管理規(guī)定》（交通運輸部令2022年第30號）、《道路旅客運輸及客運站管理規(guī)定》（交通運輸部令2022年第34號）、《檔案信息化建設(shè)規(guī)范》（DA/T38-2008）等法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及企業(yè)內(nèi)部管理需求制定。

（三）適用范圍

本制度適用于道路運輸企業(yè)總部及所屬分支機構(gòu)、子公司（含控股子公司）的檔案管理工作。涵蓋企業(yè)在道路旅客運輸、貨物運輸、站場經(jīng)營、車輛維修、駕駛員培訓(xùn)、安全管理、財務(wù)管理、人力資源等生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各類檔案，包括文書檔案、科技檔案（車輛檔案、線路檔案、設(shè)施設(shè)備檔案等）、業(yè)務(wù)檔案（運輸合同、運單、客貨票據(jù)等）、人事檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等具有保存價值的各種載體形式的檔案。

（四）基本原則

1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理：企業(yè)檔案工作由總部統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各部門、各單位分級負(fù)責(zé)，確保檔案管理規(guī)范統(tǒng)一。

2.完整準(zhǔn)確原則：檔案收集應(yīng)全面反映企業(yè)各項活動，確保內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，杜絕虛假、遺漏，保持檔案的歷史連續(xù)性和客觀性。

3.安全保密原則：建立健全檔案安全管理制度，采取技術(shù)防護和管理措施，保障檔案實體和信息安全，嚴(yán)守國家保密規(guī)定和企業(yè)商業(yè)秘密。

4.便于利用原則：科學(xué)分類、規(guī)范整理，優(yōu)化檔案檢索工具，提高檔案利用效率，為企業(yè)決策、經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)發(fā)展及社會公眾提供檔案服務(wù)。

二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工

（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)

1.領(lǐng)導(dǎo)小組設(shè)置

道路運輸企業(yè)檔案管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)的管理體制，設(shè)立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組由企業(yè)主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管檔案工作的副總經(jīng)理擔(dān)任副組長，成員包括綜合管理部、運輸業(yè)務(wù)部、安全管理部、財務(wù)部、人力資源部等部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組每季度召開一次工作會議，研究解決檔案管理中的重大問題，如制度建設(shè)、資源保障、安全風(fēng)險防控等。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，辦公室設(shè)在綜合管理部，負(fù)責(zé)日常協(xié)調(diào)與監(jiān)督工作。

2.主要職責(zé)

領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案管理工作，審定檔案管理制度和發(fā)展規(guī)劃，審批檔案工作經(jīng)費預(yù)算，監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)檔案管理重大事項的決策，如重要檔案的鑒定、銷毀，檔案信息化建設(shè)項目的立項與實施，以及檔案安全事件的應(yīng)急處置等。同時，領(lǐng)導(dǎo)小組需協(xié)調(diào)各部門之間的檔案工作銜接，確保檔案管理與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動深度融合。

3.工作機制

領(lǐng)導(dǎo)小組建立“定期會議+專項督查”的工作機制。定期會議重點聽取檔案管理部門的工作匯報，分析檔案管理現(xiàn)狀，部署階段性任務(wù)。專項督查則針對檔案管理薄弱環(huán)節(jié)，如檔案收集完整性、信息化建設(shè)進度、安全保密措施落實情況等進行實地檢查，形成督查報告并督促整改。對于督查中發(fā)現(xiàn)的問題，領(lǐng)導(dǎo)小組需明確責(zé)任部門和整改時限，確保問題閉環(huán)解決。

（二）檔案管理部門

1.部門定位

綜合管理部是企業(yè)檔案管理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、指導(dǎo)和監(jiān)督全公司的檔案工作。檔案管理部門配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定等工作。同時，檔案管理部門需對接上級檔案行政管理部門，落實行業(yè)檔案管理要求，參與行業(yè)檔案交流活動，提升企業(yè)檔案管理專業(yè)化水平。

2.內(nèi)部崗位設(shè)置

檔案管理部門根據(jù)工作需要設(shè)置以下崗位：檔案管理主管崗，負(fù)責(zé)部門日常管理、制度修訂和協(xié)調(diào)工作；檔案收集整理崗，負(fù)責(zé)各部門檔案的接收、分類、編目和歸檔；檔案保管利用崗，負(fù)責(zé)檔案的保管、維護、借閱和數(shù)字化處理；檔案鑒定銷毀崗，負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀審核和檔案安全管理工作。各崗位明確職責(zé)分工，確保檔案管理流程高效運行。

3.工作職責(zé)

檔案管理部門的主要職責(zé)包括：制定和完善檔案管理制度和操作規(guī)范，指導(dǎo)各部門規(guī)范檔案形成過程；負(fù)責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、安全和可用；組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化和電子文件歸檔工作；提供檔案利用服務(wù)，為企業(yè)決策、業(yè)務(wù)辦理、法律糾紛等提供檔案支持；負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，對到期檔案進行鑒定，對無保存價值的檔案按規(guī)定程序銷毀；開展檔案宣傳和培訓(xùn)，提高全員檔案意識。

（三）各部門檔案管理職責(zé)

1.業(yè)務(wù)部門

運輸業(yè)務(wù)部、客運站、貨運站等業(yè)務(wù)部門是檔案形成的第一責(zé)任部門，負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步歸檔。運輸業(yè)務(wù)部需建立車輛檔案、駕駛員檔案、運輸合同檔案等，確保車輛行駛證、駕駛證、運輸合同等文件齊全；客運站需保存客票存根、旅客運輸記錄、站務(wù)管理檔案等；貨運站需保管貨物運單、倉儲記錄、物流配送檔案等。業(yè)務(wù)部門需指定兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理，定期向檔案管理部門移交檔案。

2.綜合管理部門

綜合管理部除履行檔案管理部門職責(zé)外，還需負(fù)責(zé)文書檔案、聲像檔案的管理。文書檔案包括企業(yè)行政文件、會議記錄、發(fā)展規(guī)劃、規(guī)章制度等；聲像檔案包括企業(yè)活動照片、視頻錄音等。綜合管理部需規(guī)范文件形成過程中的歸檔要求，確保文件材料符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)，如文件格式規(guī)范、簽字手續(xù)齊全、內(nèi)容真實準(zhǔn)確。同時，負(fù)責(zé)企業(yè)大事記、年鑒等檔案的編纂工作，記錄企業(yè)發(fā)展歷程。

3.安全管理部門

安全管理部負(fù)責(zé)安全檔案的管理，包括安全檢查記錄、事故處理檔案、安全培訓(xùn)檔案、應(yīng)急預(yù)案及演練記錄等。安全檢查檔案需定期記錄車輛安全檢查、駕駛員安全考核等情況；事故處理檔案需詳細(xì)記錄事故經(jīng)過、原因分析、責(zé)任認(rèn)定和整改措施；安全培訓(xùn)檔案需保存培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果等。安全管理部需確保安全檔案的完整性和可追溯性，為事故處理和安全改進提供依據(jù)。

4.財務(wù)和人力資源部門

財務(wù)部負(fù)責(zé)會計檔案、審計檔案的管理，包括會計憑證、賬簿、財務(wù)報告、稅務(wù)資料、審計報告等。會計檔案需按照《會計檔案管理辦法》的要求進行整理和保管，保管期限符合規(guī)定；人力資源部負(fù)責(zé)員工檔案的管理，包括員工入職材料、勞動合同、考核記錄、培訓(xùn)檔案、社保繳納記錄等。員工檔案需一人一檔，確保員工信息的準(zhǔn)確性和完整性，為人力資源管理提供支持。

（四）人員配備與培訓(xùn)

1.人員資質(zhì)要求

檔案管理人員需具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，專職檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理、信息管理等相關(guān)專業(yè)背景，或持有檔案專業(yè)職業(yè)資格證書；兼職檔案員需熟悉本部門業(yè)務(wù)流程，掌握基本的檔案管理知識。檔案管理人員需遵守國家法律法規(guī)和企業(yè)保密制度，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，確保檔案管理工作的規(guī)范性和安全性。

2.崗位職責(zé)

專職檔案管理人員的職責(zé)包括：制定檔案工作計劃，組織實施檔案收集、整理、保管、利用等工作；負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的維護和管理，確保電子檔案的安全和可用；開展檔案鑒定和銷毀工作，編制檔案鑒定銷毀報告；提供檔案咨詢服務(wù)，指導(dǎo)各部門檔案工作。兼職檔案員的職責(zé)包括：負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔，確保檔案材料齊全；定期向檔案管理部門移交檔案，并辦理移交手續(xù)；宣傳檔案管理制度，提高本部門人員的檔案意識。

3.培訓(xùn)機制

企業(yè)建立檔案人員培訓(xùn)機制，定期開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。崗前培訓(xùn)針對新入職的檔案人員，內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、企業(yè)檔案管理制度、檔案管理流程和技能等；定期培訓(xùn)每年組織一次，內(nèi)容包括檔案管理新標(biāo)準(zhǔn)、信息化技術(shù)應(yīng)用、檔案安全防護等；專項培訓(xùn)針對檔案工作中的重點問題，如電子文件歸檔、檔案數(shù)字化加工等，邀請專家進行專題講解。培訓(xùn)結(jié)束后進行考核，確保培訓(xùn)效果，提升檔案管理人員的專業(yè)水平。

三、檔案收集與整理

（一）文書檔案收集與整理

1.收集范圍

文書檔案涵蓋企業(yè)行政、人事、財務(wù)等管理活動中形成的各類文件材料，包括但不限于：企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃與總結(jié)、會議紀(jì)要、規(guī)章制度、請示報告、批復(fù)文件、合同協(xié)議、人事任免通知、工資花名冊、財務(wù)憑證、審計報告、大事記、年鑒等。收集范圍需覆蓋企業(yè)總部及所有分支機構(gòu)，確保管理全過程的完整記錄。

2.收集要求

（1）及時性：文件辦理完畢后應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)移交檔案部門，一般不超過次年第一季度；

（2）完整性：收集的文件材料需包含正本、附件、審批簽署頁等全部要素，避免缺頁或遺漏；

（3）規(guī)范性：文件格式符合國家公文標(biāo)準(zhǔn)，使用A4紙打印，字跡清晰，電子文件需保存為PDF或DOC格式并附原始文件；

（4）真實性：文件內(nèi)容需與實際業(yè)務(wù)一致，嚴(yán)禁篡改或偽造。

3.整理標(biāo)準(zhǔn)

（1）分類：采用年度—機構(gòu)—問題三級分類法，例如“2023年—綜合管理部—行政文件”；

（2）組卷：按文件內(nèi)在聯(lián)系組卷，同一事項的文件集中存放，跨年度文件按形成年度歸卷；

（3）編目：每卷檔案編制案卷目錄，包含題名、責(zé)任者、日期、頁號、密級等要素；

（4）裝訂：采用線裝或膠裝方式，加裝封面、封底，標(biāo)注檔號和案卷題名。

（二）業(yè)務(wù)檔案收集與整理

1.收集范圍

業(yè)務(wù)檔案包括運輸生產(chǎn)、安全管理、客戶服務(wù)等核心業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的文件材料，具體分為：

（1）運輸業(yè)務(wù)：車輛營運證、道路運輸證、運輸合同、運單、行車路單、客貨票據(jù)、運輸服務(wù)記錄；

（2）安全管理：車輛安全檢查記錄、駕駛員培訓(xùn)檔案、事故處理報告、應(yīng)急預(yù)案、安全責(zé)任書；

（3）客戶服務(wù)：投訴處理記錄、客戶滿意度調(diào)查、服務(wù)承諾文件、客戶檔案；

（4）站場管理：客運站/貨運站運營記錄、設(shè)施設(shè)備臺賬、站務(wù)管理制度。

2.收集流程

（1）業(yè)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的初步收集；

（2）每月末將當(dāng)月形成的業(yè)務(wù)材料整理成冊，填寫《業(yè)務(wù)檔案移交清單》；

（3）檔案部門接收時核對清單與實物，確認(rèn)無誤后簽字確認(rèn)；

（4）電子業(yè)務(wù)檔案通過企業(yè)檔案管理系統(tǒng)實時上傳，同步生成電子目錄。

3.整理規(guī)范

（1）按業(yè)務(wù)類型分類，如“運輸業(yè)務(wù)—客運”“運輸業(yè)務(wù)—貨運”；

（2）以車輛或客戶為單元組卷，例如“車輛檔案—車牌號XXX”“客戶檔案—客戶名稱XXX”；

（3）動態(tài)檔案（如車輛年檢記錄）需建立更新機制，保留最新版本及歷史版本；

（4）紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案加裝防酸紙盒，電子檔案進行病毒掃描和格式轉(zhuǎn)換。

（三）科技檔案收集與整理

1.收集范圍

科技檔案記錄企業(yè)技術(shù)資產(chǎn)，包括：

（1）車輛技術(shù)檔案：購車發(fā)票、車輛技術(shù)等級評定報告、維修保養(yǎng)記錄、技術(shù)改造方案；

（2）設(shè)施設(shè)備檔案：站場建設(shè)圖紙、設(shè)備說明書、檢測報告、更新改造記錄；

（3）信息系統(tǒng)檔案：軟件設(shè)計文檔、系統(tǒng)架構(gòu)圖、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)說明、用戶手冊；

（4）科研項目檔案：立項文件、實驗數(shù)據(jù)、研究報告、專利證書。

2.收集責(zé)任

（1）車輛管理部門負(fù)責(zé)車輛全生命周期技術(shù)文件的收集；

（2）工程部門負(fù)責(zé)設(shè)施設(shè)備從采購到報廢的全過程文件歸集；

（3）信息技術(shù)部負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)開發(fā)、運維文檔的整理；

（4）研發(fā)部門負(fù)責(zé)科研項目成果文件的歸檔。

3.整理方法

（1）按項目或設(shè)備型號分類，例如“車輛技術(shù)檔案—車型XXX”；

（2）科技文件材料需保持成套性，如車輛檔案應(yīng)包含“購車文件—使用說明—維修記錄”完整鏈條；

（3）圖紙類檔案采用折疊或卷軸方式存放，標(biāo)注比例尺和設(shè)計單位；

（4）電子科技檔案需保存源文件及PDF副本，確?？勺匪菪?。

（四）特殊載體檔案收集與整理

1.收集范圍

特殊載體檔案包括：

（1）聲像檔案：企業(yè)活動照片、視頻錄像、錄音文件；

（2）實物檔案：獎杯、錦旗、紀(jì)念品、具有歷史意義的物品；

（3）電子檔案：OA系統(tǒng)文件、郵件往來、社交媒體記錄；

（4）榮譽檔案：企業(yè)資質(zhì)證書、行業(yè)表彰文件、媒體報道。

2.收集規(guī)范

（1）聲像檔案需標(biāo)注拍攝時間、地點、人物、事件說明；

（2）實物檔案附文字說明，記錄來源、用途、歷史背景；

（3）電子檔案需定期從業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出，避免系統(tǒng)遷移導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失；

（4）榮譽檔案掃描原件并留存電子版，原件存入專用檔案柜。

3.整理要求

（1）聲像檔案按時間順序編號，例如“2023-001-活動照片”；

（2）實物檔案建立臺賬，記錄名稱、尺寸、材質(zhì)、存放位置；

（3）電子檔案按年度—類型分類，存儲于專用服務(wù)器并定期備份；

（4）榮譽檔案單獨存放，避免與其他檔案混裝。

（五）檔案移交與歸檔

1.移交程序

（1）形成部門在文件辦理完畢后15個工作日內(nèi)完成初步整理；

（2）填寫《檔案移交清單》，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；

（3）檔案部門接收時核對清單與檔案實體，檢查完整性；

（4）雙方在移交清單上簽字，各自留存一份備查。

2.歸檔時間

（1）文書檔案次年6月30日前完成歸檔；

（2）業(yè)務(wù)檔案每月25日前完成上月檔案歸檔；

（3）科技檔案在項目驗收后30日內(nèi)歸檔；

（4）特殊載體檔案在活動結(jié)束后15日內(nèi)歸檔。

3.歸檔質(zhì)量檢查

（1）檔案部門每月隨機抽查10%的歸檔檔案；

（2）檢查內(nèi)容包括：分類準(zhǔn)確性、組卷合理性、編目規(guī)范性；

（3）發(fā)現(xiàn)問題及時退回整改，整改后重新移交；

（4）建立歸檔質(zhì)量臺賬，記錄檢查結(jié)果及改進措施。

四、檔案保管與安全

（一）檔案庫房管理

1.庫房設(shè)置要求

檔案庫房應(yīng)設(shè)置在建筑物的中間層，避免頂層或底層。庫房面積需滿足檔案存放需求，預(yù)留30%的擴展空間。庫房與辦公區(qū)域分離，配備獨立出入口，安裝防盜門和防盜窗。庫房內(nèi)墻面采用防火材料，地面鋪設(shè)防塵地板，天花板使用防火吊頂。庫房門窗安裝金屬防護裝置，鑰匙由檔案管理員專人保管，實行雙人雙鎖管理制度。

2.環(huán)境控制措施

檔案庫房需配備恒溫恒濕設(shè)備，溫度控制在18-22℃，相對濕度保持在45%-60%。庫房內(nèi)安裝溫濕度監(jiān)測儀，每日記錄數(shù)據(jù)，異常情況及時處理。庫房內(nèi)設(shè)置獨立通風(fēng)系統(tǒng)，配備空氣過濾裝置，定期更換濾網(wǎng)。庫房內(nèi)禁止吸煙、使用明火，禁止存放易燃易爆物品。庫房內(nèi)照明采用白熾燈，避免紫外線直接照射檔案。

3.消防與安防設(shè)施

庫房內(nèi)安裝火災(zāi)自動報警系統(tǒng)和氣體滅火裝置，滅火裝置每半年檢測一次。庫房配備應(yīng)急照明和疏散指示標(biāo)志，疏散通道保持暢通。庫房安裝24小時視頻監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)控錄像保存不少于30天。庫房入口設(shè)置門禁系統(tǒng)，授權(quán)人員刷卡進入，進出記錄實時上傳至管理系統(tǒng)。庫房內(nèi)配備防鼠板、防蟲劑，定期檢查并記錄防治情況。

（二）檔案實體保管

1.檔案存放規(guī)范

檔案柜采用金屬材質(zhì)，柜體接地處理，避免靜電。檔案盒使用無酸紙制作，標(biāo)簽采用打印標(biāo)簽手寫涂改。檔案存放遵循“年度—類別—保管期限”順序排列，不同類型檔案分區(qū)存放。檔案柜編號采用“庫房號—排號—列號—層號”格式，標(biāo)簽清晰標(biāo)注。檔案盒豎放存放，避免堆疊過高，每柜高度不超過1.5米。

2.檔案保護技術(shù)

珍貴檔案使用無酸紙盒或特制檔案柜存放，定期檢查檔案酸堿度。紙質(zhì)檔案定期除塵，使用軟毛刷輕拂表面，避免直接接觸。照片檔案使用無酸紙袋封裝，避免陽光直射。膠片檔案存放在恒溫恒濕柜中，每兩年檢查一次影像質(zhì)量。磁性載體檔案每半年倒帶一次，防止粘連。

3.檔案清點與檢查

檔案管理部門每季度進行一次庫房巡查，檢查檔案存放位置是否正確，包裝是否完好。每年開展一次全面清點，核對檔案數(shù)量與臺賬是否一致。對重點檔案如車輛檔案、運輸合同等，每半年抽查一次，檢查檔案完整性。清點檢查記錄需詳細(xì)記錄發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況，形成檔案安全報告。

（三）電子檔案安全

1.存儲介質(zhì)管理

電子檔案存儲采用本地服務(wù)器與云存儲相結(jié)合的方式。本地服務(wù)器配置RAID5磁盤陣列，確保數(shù)據(jù)冗余。云存儲選擇經(jīng)國家認(rèn)證的云服務(wù)商，簽訂數(shù)據(jù)安全協(xié)議。存儲介質(zhì)定期檢測，硬盤每三年更換一次，光盤每五年檢測一次可讀性。存儲介質(zhì)標(biāo)簽標(biāo)注檔案類型、日期、責(zé)任人信息。

2.數(shù)據(jù)備份策略

電子檔案實行“3-2-1”備份原則：3份數(shù)據(jù)副本，2種存儲介質(zhì)，1份異地存儲。每日增量備份，每周全量備份，備份文件加密存儲。備份數(shù)據(jù)每季度進行一次恢復(fù)測試，確保可用性。異地存儲檔案選擇與主存儲點距離50公里以上的安全場所，存放環(huán)境符合檔案保護要求。

3.訪問控制與加密

電子檔案管理系統(tǒng)采用角色權(quán)限管理，不同崗位設(shè)置不同操作權(quán)限。敏感數(shù)據(jù)如財務(wù)檔案、人事檔案采用AES-256加密算法。系統(tǒng)登錄采用雙因素認(rèn)證，密碼每90天更換一次。系統(tǒng)操作日志實時記錄，包括登錄時間、操作內(nèi)容、IP地址等信息，日志保存不少于1年。

（四）特殊載體檔案保護

1.聲像檔案管理

照片檔案使用無酸紙袋存放，每張照片附說明標(biāo)簽標(biāo)注時間、地點、人物、事件。錄像檔案使用專業(yè)磁帶盒存放，磁帶垂直放置，避免彎曲。錄音檔案轉(zhuǎn)錄為數(shù)字格式，同時保存原始磁帶。聲像檔案每兩年檢查一次，觀察是否有霉變、粘連現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

2.實物檔案保護

實物檔案使用專用展示柜存放，展示柜配備恒濕裝置。易損物品如獎杯、錦旗使用無酸襯墊包裹，避免直接接觸柜體。實物檔案建立詳細(xì)臺賬，記錄材質(zhì)、尺寸、重量、來源信息。實物檔案定期拍照存檔，實物與影像資料對應(yīng)管理。

3.電子文件歸檔管理

電子文件歸檔需確保元數(shù)據(jù)完整，包括文件創(chuàng)建者、創(chuàng)建時間、修改記錄等信息。電子文件歸檔格式采用PDF/A或OFD等長期保存格式。電子文件歸檔時進行病毒掃描，確保無惡意軟件。歸檔后的電子文件禁止修改，如需修改需重新履行歸檔流程。

（五）檔案安全應(yīng)急管理

1.應(yīng)急預(yù)案制定

檔案管理部門制定《檔案安全應(yīng)急預(yù)案》，明確火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件的處置流程。預(yù)案包括應(yīng)急組織機構(gòu)、職責(zé)分工、處置程序、物資儲備等內(nèi)容。預(yù)案每年修訂一次，根據(jù)實際情況調(diào)整完善。

2.應(yīng)急演練與培訓(xùn)

每年組織一次檔案安全應(yīng)急演練，模擬火災(zāi)、水災(zāi)等場景，檢驗預(yù)案可行性。檔案管理員每半年參加一次安全培訓(xùn)，學(xué)習(xí)應(yīng)急處置技能和檔案急救知識。新入職員工檔案安全培訓(xùn)納入入職培訓(xùn)內(nèi)容，考核合格后方可上崗。

3.應(yīng)急物資儲備

檔案庫房配備應(yīng)急物資，包括滅火器、應(yīng)急照明燈、防水檔案箱、吸水材料等。應(yīng)急物資存放在庫房明顯位置，定期檢查有效期和完好性。建立應(yīng)急物資臺賬，記錄物資名稱、數(shù)量、檢查日期、責(zé)任人等信息。

五、檔案利用與保密

（一）檔案利用管理

1.利用范圍與原則

檔案利用范圍涵蓋企業(yè)內(nèi)部各部門及經(jīng)授權(quán)的外部單位。內(nèi)部利用包括企業(yè)決策、業(yè)務(wù)辦理、審計檢查、法律糾紛處理等；外部利用限于政府部門、司法機關(guān)、合作單位等因公務(wù)需要查閱檔案的情況。利用原則遵循“服務(wù)為主、安全可控”方針，既要滿足業(yè)務(wù)需求，又要確保檔案安全。涉密檔案、個人隱私檔案、未公開的商業(yè)檔案需嚴(yán)格控制利用權(quán)限，非經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱。

2.利用流程

（1）申請：利用人填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、卷號、利用方式（查閱、復(fù)印、摘錄）及歸還時間。內(nèi)部員工需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字，外部單位需持單位介紹信及有效身份證件。

（2）審批：普通檔案由檔案管理部門主管審批；涉密檔案需報分管副總經(jīng)理審批；絕密檔案需報企業(yè)主要負(fù)責(zé)人審批。審批時限不超過2個工作日。

（3）查閱：利用人在檔案閱覽室查閱，檔案管理員現(xiàn)場監(jiān)督，禁止涂改、勾畫、抽取檔案。確需復(fù)印的，由檔案管理員操作，加蓋檔案證明章，注明復(fù)印日期及用途。

（4）歸還：查閱完畢后，利用人當(dāng)場歸還檔案，檔案管理員檢查檔案完整性，在《檔案利用登記表》上記錄歸還時間。

3.服務(wù)方式

（1）現(xiàn)場服務(wù)：檔案閱覽室配備閱覽桌椅、放大鏡、復(fù)印機等設(shè)備，提供舒適查閱環(huán)境。開放時間為工作日8:30-17:30，節(jié)假日預(yù)約服務(wù)。

（2）線上服務(wù)：企業(yè)內(nèi)部員工通過檔案管理系統(tǒng)在線申請查閱非涉密檔案，經(jīng)審批后可在線瀏覽電子檔案，支持關(guān)鍵詞檢索、分類篩選功能。

（3）專題服務(wù)：針對重大決策、法律訴訟等需求，檔案管理員提供檔案匯編、專題索引等定制服務(wù)，整理相關(guān)檔案目錄及摘要，提高利用效率。

（二）檔案保密管理

1.保密制度

企業(yè)實行檔案保密分級管理制度，根據(jù)檔案內(nèi)容密級分為絕密、機密、秘密三個等級。絕密檔案包括企業(yè)核心商業(yè)秘密、重大決策文件；機密檔案包括未公開的財務(wù)數(shù)據(jù)、運輸線路規(guī)劃；秘密檔案包括內(nèi)部管理制度、人事任免信息等。保密檔案需標(biāo)注密級標(biāo)識，建立保密臺賬，記錄檔案名稱、密級、存放位置、責(zé)任人等信息。

2.涉密檔案管理

（1）存放：涉密檔案存放在專用保密柜中，保密柜配備密碼鎖和防盜裝置，庫房安裝紅外報警系統(tǒng)。絕密檔案單獨存放，機密、秘密檔案分區(qū)存放，避免混放。

（2）借閱：涉密檔案借閱需嚴(yán)格審批，絕密檔案僅限企業(yè)主要負(fù)責(zé)人查閱，機密檔案需經(jīng)分管副總經(jīng)理審批，秘密檔案需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。借閱期限不超過3天，到期需續(xù)借的重新申請。

（3）銷毀：涉密檔案銷毀需經(jīng)鑒定小組確認(rèn)無保存價值后，由2名以上監(jiān)督人員監(jiān)督銷毀，采用粉碎或焚燒方式，銷毀過程記錄在案，監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。

3.保密監(jiān)督與培訓(xùn)

（1）監(jiān)督檢查：檔案管理部門每月開展一次保密檢查，重點檢查涉密檔案存放環(huán)境、借閱記錄、臺賬一致性。檢查結(jié)果形成報告，對違規(guī)行為通報批評，情節(jié)嚴(yán)重的追究責(zé)任。

（2）保密培訓(xùn)：每年組織兩次全員保密培訓(xùn)，內(nèi)容包括檔案保密法律法規(guī)、企業(yè)保密制度、泄密案例警示等。檔案管理員每季度參加一次專業(yè)培訓(xùn)，提升保密技能。新入職員工保密培訓(xùn)納入入職考核，不合格者不得上崗。

（3）責(zé)任追究：建立保密責(zé)任制，各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案保密第一責(zé)任人。發(fā)生泄密事件時，立即啟動應(yīng)急預(yù)案，追查原因，對責(zé)任人給予行政處分，構(gòu)成犯罪的移交司法機關(guān)。

（三）檔案鑒定與銷毀

1.鑒定標(biāo)準(zhǔn)

檔案鑒定依據(jù)國家檔案局《檔案保管期限表》及企業(yè)實際需求，分為永久、定期（30年、10年）兩種保管期限。永久檔案包括企業(yè)章程、重要發(fā)展規(guī)劃、重大決策文件；定期檔案包括一般行政文件、業(yè)務(wù)臺賬、財務(wù)憑證等。到期檔案由鑒定小組進行價值評估，確定是否延長保管期限或銷毀。

2.鑒定程序

（1）鑒定小組：由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成，必要時邀請外部專家參與。

（2）鑒定流程：檔案管理部門提前1個月通知各部門提交到期檔案清單；鑒定小組逐卷審查檔案內(nèi)容，評估其歷史價值、法律價值、參考價值；形成《檔案鑒定意見表》，注明鑒定結(jié)果及理由。

（3）審批：鑒定意見報分管副總經(jīng)理審批，永久檔案延長保管期限的需報企業(yè)主要負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，更新檔案臺賬，調(diào)整保管信息。

3.銷毀管理

（1）銷毀程序：對批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、卷號、數(shù)量、銷毀原因及日期。銷毀前需經(jīng)鑒定小組復(fù)核，確保無遺漏。

（2）銷毀方式：紙質(zhì)檔案采用粉碎機銷毀，電子檔案采用數(shù)據(jù)擦除技術(shù)，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。銷毀過程由2名以上監(jiān)督人員全程監(jiān)督，銷毀后在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。

（3）記錄歸檔：銷毀后的《檔案銷毀清冊》及監(jiān)督記錄整理成冊，作為永久檔案保存，以備查考。銷毀清冊需包含銷毀時間、地點、方式、監(jiān)督人員等信息，確保銷毀過程可追溯。

六、監(jiān)督考核與持續(xù)改進

（一）監(jiān)督機制

1.內(nèi)部監(jiān)督

檔案管理部門每季度開展檔案管理專項檢查，覆蓋企業(yè)30%的部門及分支機構(gòu)。檢查內(nèi)容涵蓋檔案完整性、保管規(guī)范性、利用記錄真實性等。采用現(xiàn)場抽查與系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)比對相結(jié)合的方式，對發(fā)現(xiàn)的問題形成《檔案問題整改通知書》，明確整改責(zé)任人和時限。各部門負(fù)責(zé)人需在通知書簽收后5個工作日內(nèi)提交整改方案，檔案管理部門跟蹤整改進度，整改完成后組織復(fù)查驗收。

2.外部監(jiān)督

接受上級檔案行政管理部門的年度業(yè)務(wù)指導(dǎo)，配合開展檔案工作評估。每年邀請第三方專業(yè)機構(gòu)進行檔案管理審計，重點檢查電子檔案備份策略、涉密檔案管控流程等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。審計結(jié)果形成報告