企業(yè)非招標(biāo)采購合同范本及管理辦法一、非招標(biāo)采購的背景與合同管理的重要性在企業(yè)運營中，針對小額零星采購、緊急需求或特殊技術(shù)要求的項目，非招標(biāo)采購（如單一來源采購、競爭性談判、詢價等方式）是提升采購效率的重要手段。但非招標(biāo)采購因流程相對靈活，若缺乏規(guī)范的合同文本與管理機制，易引發(fā)合同糾紛、成本失控或合規(guī)風(fēng)險。因此，制定清晰的合同范本與配套管理辦法，對保障采購雙方權(quán)益、規(guī)范采購行為、防控經(jīng)營風(fēng)險具有關(guān)鍵作用。二、非招標(biāo)采購合同核心條款解析（附參考范本）（一）合同主體與基本信息條款合同需明確甲乙雙方的全稱、住所地、法定代表人（或授權(quán)代表）及聯(lián)系方式。需特別注意：核對供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書的主體名稱與合同簽約方一致，避免“掛靠”“借資質(zhì)”等情形；若為授權(quán)代表簽約，需附授權(quán)委托書（注明授權(quán)范圍、期限）。（二）標(biāo)的與技術(shù)要求條款清晰描述采購標(biāo)的的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)（或服務(wù)內(nèi)容），可通過“附件”細(xì)化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（如行業(yè)規(guī)范、企業(yè)定制要求）。例如：>采購標(biāo)的為“XX型號工業(yè)傳感器”，需滿足《GB/TXXXX-XXXX傳感器通用技術(shù)條件》，并支持-40℃至85℃環(huán)境下穩(wěn)定運行。（三）價格與付款條款1.價格構(gòu)成：明確是否包含稅費、運輸費、安裝調(diào)試費等，避免后期爭議。2.付款方式：結(jié)合項目特點選擇（如預(yù)付款+到貨款+質(zhì)保金），示例：>合同生效后10個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總額的30%作為預(yù)付款；貨物驗收合格后30日內(nèi)，支付至總額的95%；剩余5%作為質(zhì)保金，質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題后15日內(nèi)付清。3.發(fā)票要求：約定發(fā)票類型（增值稅專票/普票）、開具時間及交付方式。（四）交付與驗收條款1.交付要求：明確交付時間（如“2024年X月X日前送至甲方指定地點”）、交付方式（送貨上門/自提）、運輸責(zé)任（如乙方承擔(dān)運輸風(fēng)險，貨損由乙方負(fù)責(zé)更換）。2.驗收標(biāo)準(zhǔn)：優(yōu)先采用國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，無國標(biāo)時雙方約定驗收細(xì)則（如“安裝調(diào)試后連續(xù)穩(wěn)定運行7日為驗收合格”）。3.異議處理：甲方需在驗收后5個工作日內(nèi)提出質(zhì)量異議，逾期視為驗收合格。（五）質(zhì)量保證與售后服務(wù)條款1.質(zhì)保期：根據(jù)標(biāo)的性質(zhì)約定（如設(shè)備類1年、軟件類3年），質(zhì)保期自驗收合格之日起算。2.質(zhì)保責(zé)任：乙方需在接到維修通知后24小時內(nèi)響應(yīng)，48小時內(nèi)到場維修；若無法修復(fù)，需免費更換同型號產(chǎn)品。3.質(zhì)量保證金：若約定質(zhì)保金，需明確退還條件（如“無質(zhì)量問題、無未了結(jié)糾紛”）。（六）違約責(zé)任條款需區(qū)分雙方違約情形，避免“一刀切”：乙方逾期交貨：每逾期1日，按合同總額的0.5%支付違約金；逾期超過15日，甲方有權(quán)解除合同并要求賠償損失。甲方逾期付款：每逾期1日，按未付金額的0.3%支付違約金，但總額不超過合同總額的5%。（七）爭議解決與其他條款1.爭議解決：建議約定訴訟管轄（如“向甲方住所地人民法院提起訴訟”）或明確仲裁機構(gòu)（如“提交XX仲裁委員會仲裁”）。2.保密條款：雙方對合同涉及的技術(shù)秘密、商業(yè)信息承擔(dān)保密責(zé)任，期限至信息公開或合同終止后3年。3.生效與份數(shù)：合同自雙方簽字蓋章之日起生效，一式肆份（甲乙雙方各執(zhí)貳份）。三、非招標(biāo)采購管理辦法（流程與風(fēng)控體系）（一）采購流程管理1.需求申報與審批使用部門需提交《非招標(biāo)采購需求單》，明確采購標(biāo)的、預(yù)算金額、技術(shù)要求、采購方式（單一來源/競爭性談判/詢價）及理由，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門（預(yù)算審核）、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后啟動采購。2.供應(yīng)商選擇與資格審查單一來源采購：僅限以下情形（需附書面說明）：只能從唯一供應(yīng)商處采購（如專利產(chǎn)品、配套服務(wù)）；緊急采購（如設(shè)備故障搶修，無法等待招標(biāo)流程）；原有采購項目的后續(xù)補充（與原項目一致性要求高，更換供應(yīng)商將影響功能）。競爭性談判/詢價：需邀請至少3家符合資質(zhì)的供應(yīng)商（通過“供應(yīng)商庫”或公開渠道篩選），審查其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、信用記錄（無重大違法違規(guī)）。3.談判與定價管理組建談判小組（技術(shù)、財務(wù)、采購人員各1名），明確談判要點（價格、質(zhì)保期、付款方式等），并形成《談判記錄》；定價需結(jié)合市場行情、成本分析、多輪比價結(jié)果，禁止“口頭議價”，需留存書面報價單或談判紀(jì)要。4.合同簽訂與審批采購部門根據(jù)談判結(jié)果起草合同，經(jīng)法務(wù)部門審核（合法性、條款完整性）、財務(wù)部門審核（付款邏輯、稅務(wù)合規(guī)）后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批；嚴(yán)禁“先履行后補簽合同”，特殊情況需報總經(jīng)理特批并說明理由。（二）合同履行與風(fēng)險防控1.履約跟蹤與驗收采購部門需建立《履約跟蹤表》，記錄交付進(jìn)度、質(zhì)量問題；驗收時需組建驗收小組（使用部門、技術(shù)部門、采購部門代表），按合同標(biāo)準(zhǔn)驗收并出具《驗收報告》（需三方簽字確認(rèn)）；若驗收不合格，需在3個工作日內(nèi)向乙方發(fā)《整改通知書》，明確整改期限與要求。2.付款與變更管理付款需附《驗收報告》、合規(guī)發(fā)票、付款申請單，經(jīng)財務(wù)審核后支付；合同變更（如標(biāo)的調(diào)整、價格變動）需簽訂《補充協(xié)議》，重新履行審批流程，禁止“口頭變更”。3.風(fēng)險防控機制合規(guī)風(fēng)險：定期自查非招標(biāo)采購項目，確保采購方式符合《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》及行業(yè)規(guī)范，避免“化整為零”規(guī)避招標(biāo)；法律風(fēng)險：法務(wù)部門每季度開展“合同合規(guī)性檢查”，重點排查“霸王條款”“無效條款”；供應(yīng)商風(fēng)險：建立《供應(yīng)商信用檔案》，對逾期交貨、質(zhì)量違約的供應(yīng)商納入“黑名單”，限制后續(xù)合作。（三）檔案管理與監(jiān)督考核1.檔案管理合同及配套文件（需求單、報價單、談判記錄、驗收報告、付款憑證）需專人歸檔，保存期限不少于5年；檔案需分類編號，便于審計、查詢（如“2024-非招標(biāo)-XX項目-001”）。2.監(jiān)督與考核審計部門每半年開展“非招標(biāo)采購專項審計”，重點檢查流程合規(guī)性、合同履行情況；將“采購合規(guī)率”“合同糾紛率”納入采購部門、使用部門的績效考核指標(biāo)。四、實施保障措施（一）組織保障明確各部門職責(zé)：采購部門牽頭流程執(zhí)行，法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同審核，財務(wù)部門管控資金，使用部門參與需求申報與驗收，形成“權(quán)責(zé)清晰、協(xié)作閉環(huán)”的管理體系。（二）培訓(xùn)機制每季度組織“非招標(biāo)采購與合同管理”培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋：采購流程與合規(guī)要求；合同條款撰寫技巧（如標(biāo)的描述、違約責(zé)任設(shè)計）；典型糾紛案例復(fù)盤（如“驗收標(biāo)準(zhǔn)模糊導(dǎo)致的爭議”）。（三）動態(tài)優(yōu)化每年結(jié)合審計結(jié)果、業(yè)務(wù)變化修訂合同范本與管理辦法，確