2026年建筑工程公司辦公設(shè)備全生命周期管理制度第一章總則第一條制定目的與依據(jù)為規(guī)范公司辦公設(shè)備管理，實現(xiàn)設(shè)備從采購、使用、維護(hù)到報廢的全流程可控，提高設(shè)備使用效率，降低管理成本，保障公司行政辦公與項目管理工作有序開展，依據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《企業(yè)國有資產(chǎn)管理法》等國家法律法規(guī)及公司資產(chǎn)管理實際情況，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、全資及控股子公司、在建工程項目部的所有辦公設(shè)備管理，包括計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀、傳真機(jī)、辦公家具（如辦公桌、文件柜）、通訊設(shè)備（如電話機(jī)、對講機(jī)）等，涉及行政部、財務(wù)部、項目部等所有使用及管理辦公設(shè)備的部門。第三條基本原則統(tǒng)一管理原則：辦公設(shè)備實行“統(tǒng)一采購、分級使用、歸口維護(hù)”，由行政部統(tǒng)籌全生命周期管理，避免多頭管理導(dǎo)致混亂。實用高效原則：采購設(shè)備以滿足實際需求為核心，優(yōu)先選擇性價比高、能耗低、易維護(hù)的產(chǎn)品，避免盲目追求高端設(shè)備造成資源浪費(fèi)。責(zé)任到崗原則：明確設(shè)備使用人、管理人的責(zé)任，做到“誰使用、誰負(fù)責(zé)”，確保設(shè)備妥善保管、規(guī)范使用。合規(guī)處置原則：設(shè)備報廢、處置嚴(yán)格按流程執(zhí)行，符合國家環(huán)保要求與公司資產(chǎn)管理規(guī)定，防止國有資產(chǎn)流失。第二章管理組織與職責(zé)第四條組織架構(gòu)公司成立辦公設(shè)備管理小組，由行政部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，財務(wù)部、項目部負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長，成員包括行政部資產(chǎn)管理員、財務(wù)部資產(chǎn)核算員、各部門設(shè)備聯(lián)絡(luò)員。行政部為辦公設(shè)備全生命周期管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制度執(zhí)行、采購組織、臺賬維護(hù)、維護(hù)協(xié)調(diào)、報廢處置等工作；各部門指定1名設(shè)備聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)本部門設(shè)備需求提報、使用監(jiān)督、問題反饋。第五條各部門職責(zé)行政部：建立辦公設(shè)備總臺賬，記錄設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、采購時間、金額、使用部門、使用人、報廢時間等信息；制定年度設(shè)備采購計劃與預(yù)算；組織設(shè)備采購（含供應(yīng)商篩選、合同簽訂）；協(xié)調(diào)設(shè)備維修保養(yǎng)（含聯(lián)系維修服務(wù)商、跟蹤維修進(jìn)度）；牽頭設(shè)備盤點與報廢處置。財務(wù)部：將設(shè)備采購、維護(hù)、處置費(fèi)用納入年度預(yù)算，確保資金保障；對設(shè)備進(jìn)行資產(chǎn)核算，按規(guī)定計提折舊；參與設(shè)備采購價格審核、報廢資產(chǎn)價值評估；配合行政部開展年度設(shè)備盤點，核對賬實一致性。各使用部門（含項目部）：根據(jù)工作需求提報設(shè)備采購申請，明確設(shè)備規(guī)格、數(shù)量、使用場景；指定設(shè)備使用人，督促使用人規(guī)范操作設(shè)備；及時向行政部反饋設(shè)備故障、損壞情況；配合行政部開展設(shè)備盤點、維護(hù)、報廢等工作。設(shè)備使用人：負(fù)責(zé)設(shè)備日常保管與規(guī)范使用，避免違規(guī)操作導(dǎo)致設(shè)備損壞；做好設(shè)備清潔保養(yǎng)（如計算機(jī)除塵、打印機(jī)耗材更換）；發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障立即向本部門聯(lián)絡(luò)員或行政部報告，不得擅自拆解維修。第三章設(shè)備采購與入庫管理第六條采購申請與審批各部門需新增辦公設(shè)備時，填寫《辦公設(shè)備采購申請表》，說明采購理由、設(shè)備規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、使用時間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報行政部。行政部審核申請合理性（如是否屬于必要采購、規(guī)格是否符合標(biāo)準(zhǔn)），對單次采購金額5000元以下的，由行政部負(fù)責(zé)人審批；5000元（含）-20000元的，報公司分管行政的副總經(jīng)理審批；20000元（含）以上的，報總經(jīng)理審批。行政部匯總各部門采購需求，結(jié)合設(shè)備庫存與使用年限，每年12月制定下年度《辦公設(shè)備采購計劃》，報財務(wù)部納入年度預(yù)算。第七條采購實施采購方式：單次采購金額20000元以下的，由行政部從公司合格供應(yīng)商庫中篩選2-3家供應(yīng)商比價采購；20000元（含）以上的，需組織公開招標(biāo)或競爭性談判，確保采購過程公平合規(guī)；特殊設(shè)備（如專業(yè)繪圖儀、高性能計算機(jī)）可委托專業(yè)機(jī)構(gòu)采購。供應(yīng)商管理：行政部建立合格供應(yīng)商庫，篩選具備合法資質(zhì)、信譽(yù)良好、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商，每年對供應(yīng)商進(jìn)行1次評估，淘汰服務(wù)差、產(chǎn)品質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的供應(yīng)商。合同簽訂：采購設(shè)備需簽訂書面采購合同，明確設(shè)備型號、數(shù)量、價格、交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、保修期限、售后服務(wù)等條款，合同經(jīng)法務(wù)部審核后簽訂。第八條入庫驗收設(shè)備到貨后，行政部組織使用部門、財務(wù)部共同驗收，核對設(shè)備型號、數(shù)量與合同一致性，檢查設(shè)備外觀是否完好、配件是否齊全、說明書及保修卡是否完整。驗收合格的設(shè)備，行政部在《辦公設(shè)備入庫單》上登記，錄入設(shè)備總臺賬，分配唯一資產(chǎn)編號（如“BG-2026-001”，其中“BG”代表辦公設(shè)備，“2026”代表采購年份，“001”代表序號）；驗收不合格的，由行政部聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，直至驗收合格。設(shè)備入庫后，行政部在3個工作日內(nèi)辦理資產(chǎn)登記，將設(shè)備交付使用部門及使用人，雙方在《辦公設(shè)備領(lǐng)用單》上簽字確認(rèn)，明確使用責(zé)任。第四章設(shè)備使用與維護(hù)管理第九條使用管理設(shè)備使用人需按設(shè)備說明書規(guī)范操作，禁止違規(guī)操作（如計算機(jī)安裝非工作軟件、打印機(jī)混用非兼容耗材）；項目部移動辦公設(shè)備（如便攜式計算機(jī)、對講機(jī)）需專人保管，避免在施工區(qū)域隨意放置導(dǎo)致?lián)p壞或丟失。設(shè)備使用人變更（如人員調(diào)動、離職）時，需辦理設(shè)備交接手續(xù)，填寫《辦公設(shè)備交接單》，由原使用人、新使用人、部門聯(lián)絡(luò)員簽字確認(rèn)，行政部更新設(shè)備臺賬中的使用人信息；人員離職時，需將使用設(shè)備交還行政部，確認(rèn)設(shè)備完好后方可辦理離職手續(xù)。行政部每季度通過現(xiàn)場檢查、問卷調(diào)研等方式，了解設(shè)備使用情況，對違規(guī)使用設(shè)備的行為予以糾正，情節(jié)嚴(yán)重的通報批評。第十條維護(hù)保養(yǎng)日常保養(yǎng)：設(shè)備使用人負(fù)責(zé)日常清潔保養(yǎng)，計算機(jī)每周除塵1次，打印機(jī)每月檢查耗材余量并清潔進(jìn)紙口，辦公家具每季度擦拭保養(yǎng)；行政部每半年發(fā)布《辦公設(shè)備保養(yǎng)指南》，指導(dǎo)使用人規(guī)范保養(yǎng)。定期維護(hù)：行政部每年組織1次全面設(shè)備維護(hù)，聯(lián)系專業(yè)服務(wù)商對計算機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化、硬件檢測，對打印機(jī)、復(fù)印機(jī)進(jìn)行深度清潔與性能調(diào)試；項目部設(shè)備因使用環(huán)境特殊（如粉塵較多），每季度增加1次維護(hù)。故障維修：設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用人向本部門聯(lián)絡(luò)員或行政部提交《辦公設(shè)備維修申請》，說明故障現(xiàn)象；行政部接到申請后，1個工作日內(nèi)響應(yīng)，屬于簡單故障（如打印機(jī)卡紙、計算機(jī)軟件問題）的，安排內(nèi)部技術(shù)人員維修；屬于復(fù)雜故障（如硬件損壞）的，聯(lián)系外部服務(wù)商維修，跟蹤維修進(jìn)度，確保5個工作日內(nèi)解決（特殊配件需訂購的除外）。維修費(fèi)用：在保修期限內(nèi)的設(shè)備，維修費(fèi)用由供應(yīng)商承擔(dān)；超出保修期的，單次維修費(fèi)用500元以下的，由行政部直接報銷；500元（含）以上的，需報行政部負(fù)責(zé)人審批后報銷。第五章設(shè)備盤點與報廢管理第十一條設(shè)備盤點行政部每半年組織1次部門級設(shè)備盤點，各部門聯(lián)絡(luò)員核對本部門設(shè)備數(shù)量、型號、使用狀態(tài)與臺賬一致性，填寫《部門辦公設(shè)備盤點表》報行政部；每年年底組織1次公司級全面盤點，行政部聯(lián)合財務(wù)部，對所有部門及項目部的設(shè)備進(jìn)行實地核查，確保賬實相符。盤點中發(fā)現(xiàn)設(shè)備缺失的，由使用部門查明原因，屬于人為丟失的，由責(zé)任人按設(shè)備剩余價值賠償；屬于自然損耗或不可抗力導(dǎo)致的，報行政部備案后更新臺賬。盤點結(jié)果由行政部匯總，形成《年度辦公設(shè)備盤點報告》，報財務(wù)部核對資產(chǎn)賬目，差異部分按公司財務(wù)制度處理。第十二條報廢管理報廢條件：設(shè)備滿足下列條件之一的，可申請報廢：使用年限超過5年（辦公家具超過8年），性能嚴(yán)重下降無法滿足工作需求；維修費(fèi)用超過設(shè)備剩余價值的50%；因技術(shù)更新淘汰、無法找到維修配件；因損壞、事故導(dǎo)致無法修復(fù)，或修復(fù)后存在安全隱患。報廢流程：使用部門填寫《辦公設(shè)備報廢申請表》，說明報廢原因、設(shè)備現(xiàn)狀，附維修記錄或檢測報告；行政部審核報廢合理性，組織技術(shù)人員或外部專家評估設(shè)備殘值；單次報廢設(shè)備價值5000元以下的，由行政部負(fù)責(zé)人審批；5000元（含）-20000元的，報分管行政的副總經(jīng)理審批；20000元（含）以上的，報總經(jīng)理審批。報廢處置：審批通過的報廢設(shè)備，由行政部統(tǒng)一處置，優(yōu)先選擇有資質(zhì)的回收機(jī)構(gòu)，避免環(huán)境污染；可回收利用的配件（如計算機(jī)硬盤、打印機(jī)硒鼓），由行政部拆解后登記保管，用于其他設(shè)備維修；處置收入上繳財務(wù)部，納入公司營業(yè)外收入。臺賬更新：報廢設(shè)備處置完成后，行政部在3個工作日內(nèi)更新設(shè)備總臺賬，標(biāo)注報廢時間與處置方式；財務(wù)部按規(guī)定進(jìn)行資產(chǎn)核銷，停止計提折舊。第六章監(jiān)督考核與附則第十三條監(jiān)督考核行政部每季度對各部門辦公設(shè)備管理情況進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括設(shè)備臺賬完整性、設(shè)備完好率、報廢流程合規(guī)性、違規(guī)使用次數(shù)等，考核結(jié)果納入部門績效評分。對設(shè)備管理表現(xiàn)突出的部門（如設(shè)備完好率95%以上、無違規(guī)使用記錄），給予通報表揚(yáng)；對管理混亂的部門（如臺賬缺失、設(shè)備損壞率高），責(zé)令限期整改，整改不到位的扣減部門