棒球俱樂部行政費用報銷管理制度

一、總則1.目的：為了加強本棒球俱樂部行政費用報銷管理，規(guī)范報銷流程，合理控制費用支出，提高資金使用效率，確保俱樂部財務工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于棒球俱樂部全體員工在行政工作中發(fā)生的各項費用報銷。3.原則：報銷應遵循真實性、合理性、合法性原則。所有報銷費用必須是真實發(fā)生的，符合棒球俱樂部業(yè)務發(fā)展及行政管理需要，且符合國家法律法規(guī)和財務制度規(guī)定。二、費用報銷流程1.費用發(fā)生與記錄員工在進行行政費用支出前，對于預算內(nèi)且額度較小的常規(guī)費用，可直接支出；對于預算外或額度較大的費用，需提前向部門負責人及相關(guān)領(lǐng)導申請，獲得批準后方可支出。費用發(fā)生時，員工應妥善收集并保存相關(guān)發(fā)票、收據(jù)、小票等原始憑證，確保憑證真實、有效、完整，憑證上應清晰顯示費用發(fā)生日期、內(nèi)容、金額、收款單位等關(guān)鍵信息。同時，員工需詳細記錄費用發(fā)生的事由、參與人員等相關(guān)情況。2.填寫報銷單員工應在費用發(fā)生后及時填寫報銷單，報銷單應填寫準確、清晰，包括個人信息（姓名、部門、員工編號等）、費用明細（費用項目、金額、日期、摘要等）、報銷金額總計等內(nèi)容。報銷單上的簽字欄應預留足夠空間，便于各級審批人員簽字。對于多張原始憑證的情況，員工應按照類別、時間順序整理，并在報銷單后依次粘貼，確保憑證粘貼牢固、整齊，不影響憑證內(nèi)容的查看。3.部門負責人審批員工填寫完畢報銷單后，首先提交給部門負責人。部門負責人應認真審核報銷費用的真實性、合理性以及與本部門工作的相關(guān)性，確認無誤后在報銷單上簽字審批。部門負責人需對本部門的費用報銷情況進行總體把控，杜絕不合理費用的報銷。若部門負責人發(fā)現(xiàn)報銷單存在問題，應及時反饋給員工，要求其補充或更正相關(guān)信息。4.財務審核經(jīng)部門負責人審批后的報銷單流轉(zhuǎn)至財務部門。財務人員對報銷單進行財務審核，重點審核原始憑證的合法性、合規(guī)性，報銷金額的計算準確性，報銷單填寫的規(guī)范性等。財務人員有權(quán)要求報銷人提供補充資料或?qū)σ蓡柺马椷M行解釋說明。對于不符合財務制度規(guī)定的報銷申請，財務人員應明確指出問題并予以退回。審核通過的報銷單，財務人員在報銷單上簽字確認。5.高層審批財務審核通過的報銷單提交給俱樂部高層領(lǐng)導進行審批。高層領(lǐng)導從俱樂部整體運營和費用控制的角度進行最終審批，審批通過后在報銷單上簽字。對于金額較大或特殊的費用報銷，高層領(lǐng)導可組織相關(guān)人員進行專項討論后再做出審批決定。6.報銷支付經(jīng)過各級審批通過的報銷單，財務部門按照俱樂部的資金支付流程進行報銷支付。對于金額較小的報銷，可通過銀行轉(zhuǎn)賬至員工個人銀行賬戶；對于金額較大的報銷，可根據(jù)實際情況采用支票等方式支付。財務部門完成支付后，在報銷單上加蓋“已支付”印章，并進行相應的賬務處理。三、行政費用報銷分類及標準1.辦公用品費辦公用品是指用于日常辦公的各類文具、紙張、文件夾、辦公設(shè)備耗材等。辦公用品采購應遵循集中采購、節(jié)約成本的原則。對于常用辦公用品，由行政部門統(tǒng)一制定采購計劃，通過招標或與供應商建立長期合作關(guān)系等方式進行采購。員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品時，應填寫領(lǐng)用登記表。辦公用品費用報銷標準根據(jù)俱樂部實際業(yè)務需求和市場價格水平制定，具體標準為每人每月不超過[X]元。對于特殊辦公用品或因業(yè)務拓展需要額外采購的辦公用品，需經(jīng)部門負責人和行政部門審核同意后，報高層領(lǐng)導審批方可采購報銷。報銷時需提供正規(guī)發(fā)票、采購清單等原始憑證。2.通訊費通訊費包括員工因工作需要產(chǎn)生的手機話費、固定電話費等。俱樂部為員工提供一定額度的通訊補貼，補貼標準根據(jù)員工崗位和工作需求分為不同等級，具體標準如下：高層管理人員每月補貼[X]元，中層管理人員每月補貼[X]元，普通員工每月補貼[X]元。員工可憑正規(guī)話費發(fā)票在補貼額度內(nèi)進行報銷。若因工作需要，員工通訊費用超出補貼額度，需提交詳細的費用說明和相關(guān)工作記錄，經(jīng)部門負責人審核、高層領(lǐng)導批準后，可對超出部分進行報銷。3.差旅費差旅費是指員工因工作需要出差所發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。-交通費用：員工出差應根據(jù)工作任務和緊急程度選擇合適的交通工具。乘坐飛機原則上應選擇經(jīng)濟艙，乘坐火車原則上應選擇硬臥或高鐵二等座。特殊情況需要乘坐頭等艙、軟臥等高級座位的，需提前向高層領(lǐng)導申請并獲得批準。市內(nèi)交通費用按照實際發(fā)生額報銷，提倡員工選擇公共交通出行，對于因特殊原因需要乘坐出租車的，需在報銷單上注明事由。-住宿費用：住宿標準根據(jù)出差地點的不同分為不同等級，一線城市每人每晚不超過[X]元，二線城市每人每晚不超過[X]元，三線及以下城市每人每晚不超過[X]元。多人一同出差且性別相同的，應盡量安排合住房間，以節(jié)約費用。報銷時需提供住宿發(fā)票、住宿清單等原始憑證。-餐飲費用：餐飲補貼按照出差自然天數(shù)計算，標準為每人每天[X]元。員工出差期間的餐飲補貼已包含在差旅費標準內(nèi)，不再另行報銷餐飲費用，但因業(yè)務需要宴請客戶的除外。宴請客戶需提前填寫宴請申請表，注明宴請事由、參與人員、預計費用等信息，經(jīng)部門負責人和高層領(lǐng)導審批后，按照審批額度進行報銷。4.會議費會議費是指俱樂部組織或參加各類會議所發(fā)生的費用，包括場地租賃、會議設(shè)備租賃、會議資料印刷、餐飲等費用。俱樂部應提前做好會議預算，明確會議目的、參會人員、會議時間和地點等信息。會議場地租賃應通過招標或詢價等方式選擇性價比高的場地。會議資料印刷應嚴格控制數(shù)量，避免浪費。會議餐飲應遵循簡約、適度的原則。會議結(jié)束后，會議組織者應及時整理會議費用報銷資料，包括會議通知、會議議程、參會人員名單、發(fā)票等原始憑證，按照費用報銷流程進行報銷。會議費報銷標準根據(jù)會議規(guī)模和性質(zhì)制定，具體標準另行規(guī)定。5.車輛使用費車輛使用費包括俱樂部自有車輛的燃油費、過路費、停車費、保養(yǎng)費、維修費用等，以及員工因工作需要使用私家車產(chǎn)生的費用補貼。俱樂部自有車輛應實行定點加油、定點維修制度，建立車輛使用檔案，記錄車輛行駛里程、油耗、維修保養(yǎng)等信息。燃油費、過路費、停車費等按照實際發(fā)生額報銷，報銷時需提供正規(guī)發(fā)票和相關(guān)記錄。員工因工作需要使用私家車的，俱樂部給予一定的費用補貼，補貼標準為每公里[X]元。員工報銷私家車使用費用時，需提供行駛里程記錄、加油發(fā)票等原始憑證，并注明使用時間、事由等信息。四、報銷時間規(guī)定1.員工應在費用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)完成報銷單的填寫和提交，特殊情況無法及時報銷的，應提前向部門負責人和財務部門說明原因。2.部門負責人應在收到員工報銷單后的[X]個工作日內(nèi)完成審批并提交至財務部門。3.財務部門應在收到報銷單后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，對于需要補充資料的報銷單，應及時通知報銷人，報銷人應在接到通知后的[X]個工作日內(nèi)補充完整資料。4.高層領(lǐng)導應在收到財務審核通過的報銷單后的[X]個工作日內(nèi)完成審批。5.財務部門在完成各級審批后的[X]個工作日內(nèi)完成報銷支付。五、監(jiān)督與檢查1.財務部門定期對行政費用報銷情況進行統(tǒng)計和分析，向俱樂部管理層匯報費用支出情況，包括各項費用的實際發(fā)生額、與預算的對比分析等，為管理層決策提供數(shù)據(jù)支持。2.審計部門定期對行政費用報銷進行內(nèi)部審計，檢查報銷流程的執(zhí)行情況、報銷憑證的真實性和合規(guī)性等。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并對相關(guān)責任人進行責任追究。3.俱樂部鼓勵全體員工對費用報銷過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和舉報，對于經(jīng)查實的違規(guī)行為，將按照俱樂部相關(guān)規(guī)定嚴肅處理。六、附則1.本制度自發(fā)布之日起生效實