機關(guān)單位公文寫作規(guī)范及范例指導(dǎo)機關(guān)公文作為黨政機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的重要工具，其寫作質(zhì)量直接關(guān)系到政策傳達(dá)的準(zhǔn)確性、工作部署的有效性和行政機關(guān)的形象。掌握規(guī)范的公文寫作方法，不僅是機關(guān)工作人員的基本職業(yè)素養(yǎng)，更是提升行政效能的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。本文結(jié)合《黨政機關(guān)公文處理工作條例》《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T____）及實踐經(jīng)驗，從規(guī)范要求、文種范例、誤區(qū)規(guī)避、能力提升四個維度，為機關(guān)單位公文寫作提供系統(tǒng)指導(dǎo)。一、公文寫作的基本規(guī)范要求（一）格式規(guī)范：嚴(yán)守公文“外在形象”公文格式由版頭、主體、版記三部分組成，需嚴(yán)格遵循國家標(biāo)準(zhǔn)：版頭：包含份號（涉密公文標(biāo)注，6位阿拉伯?dāng)?shù)字）、密級和保密期限（如“秘密★1年”）、緊急程度（“特急”“加急”）、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志（由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，或單獨用全稱/簡稱）、發(fā)文字號（機關(guān)代字+〔年份〕+發(fā)文順序號，如“XX發(fā)〔2024〕5號”）、簽發(fā)人（上行文需標(biāo)注，居右空一字）。主體：標(biāo)題（一般用2號小標(biāo)宋體字，居中排布，準(zhǔn)確概括公文主旨，如“關(guān)于開展XX工作的通知”）、主送機關(guān)（公文的受理機關(guān)，頂格寫）、正文（3號仿宋體字，結(jié)構(gòu)清晰，層次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注）、附件說明（注明附件順序和名稱，如“附件：1.XX辦法2.XX清單”）、發(fā)文機關(guān)署名（全稱或規(guī)范化簡稱）、成文日期（阿拉伯?dāng)?shù)字，如“2024年X月X日”）、印章（上不壓正文、下騎年蓋月）、附注（如“（此件公開發(fā)布）”）、附件（正文的補充材料，與正文頁碼連續(xù)編排）。版記：抄送機關(guān)（需知曉公文內(nèi)容的機關(guān)，用4號仿宋體字）、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期（印發(fā)機關(guān)為發(fā)文機關(guān)辦公廳，日期用阿拉伯?dāng)?shù)字），版記頁前空1行，不得編排頁碼。排版要求：每頁22行，每行28字；頁碼用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，居右空一字，版記頁無頁碼。（二）內(nèi)容規(guī)范：確保公文“言之有物”公文內(nèi)容需做到主題明確、邏輯嚴(yán)密、語言精準(zhǔn)、風(fēng)格莊重：主題聚焦：圍繞發(fā)文目的展開，如通知需明確“做什么、誰來做、何時做、怎么做”，請示需聚焦“請求什么事項、為何請求、如何落實”。邏輯清晰：正文采用“總—分—總”或“背景—問題—措施”等結(jié)構(gòu)，層次分明。如報告類公文可按“工作進展—存在問題—下一步計劃”展開，請示類按“請示緣由—請示事項—結(jié)語”推進。語言精準(zhǔn)：避免歧義，如“原則上同意”與“同意”需嚴(yán)格區(qū)分；杜絕模糊表述，如“大約”“可能”可替換為“預(yù)計”“擬”；用詞簡潔，如“現(xiàn)將有關(guān)情況匯報如下”而非“現(xiàn)在把相關(guān)情況給大家匯報一下”。風(fēng)格莊重：符合機關(guān)語境，避免口語化、網(wǎng)絡(luò)化表達(dá)，如“給力”“打卡”等詞不得使用，可選用“切實”“務(wù)必”“統(tǒng)籌推進”等規(guī)范表述。（三）文種規(guī)范：選準(zhǔn)公文“身份定位”不同文種有明確適用范圍，需嚴(yán)格區(qū)分：通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。如部署工作、告知會議、轉(zhuǎn)發(fā)文件等，是機關(guān)最常用文種。報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、回復(fù)詢問，不得夾帶請示事項。如年度工作總結(jié)、項目進展報告、輿情處置情況報告。請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)，一文一事，需注明聯(lián)系人及方式，結(jié)語用“妥否，請批示”“以上請示，如無不妥，請批準(zhǔn)”。函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項，語氣謙和得體，如“商請協(xié)助”“懇請支持”。紀(jì)要：適用于記載會議主要情況和議定事項，客觀記錄會議決議，避免主觀評價。二、常見公文文種寫作范例及解析（一）通知：部署工作類范例標(biāo)題：關(guān)于開展2024年度機關(guān)檔案專項整理工作的通知主送機關(guān)：各科室、下屬事業(yè)單位正文：為規(guī)范機關(guān)檔案管理，提升檔案利用效能，根據(jù)《XX機關(guān)檔案管理辦法》要求，現(xiàn)就開展檔案專項整理工作通知如下：一、整理范圍2023年1月至2023年12月形成的文書檔案、業(yè)務(wù)檔案（含電子檔案）。二、工作要求1.責(zé)任分工：各科室指定1名檔案員，負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、分類、編目；辦公室統(tǒng)籌審核、裝訂、歸檔。2.時間節(jié)點：自查階段（X月X日—X月X日）：各科室完成檔案自查，填寫《檔案自查清單》；集中整理（X月X日—X月X日）：辦公室聯(lián)合檔案中介機構(gòu)開展集中整理；驗收總結(jié)（X月X日—X月X日）：形成《檔案整理工作報告》報機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)。三、保障措施1.辦公室提供檔案盒、目錄紙等物資，檔案員參加專題培訓(xùn)（X月X日下午3點，三樓會議室）；2.對工作不力、延誤進度的科室，在季度考核中扣分。落款：XX機關(guān)辦公室成文日期：2024年X月X日解析：該通知緊扣“檔案整理”主題，通過“范圍—要求—保障”三層結(jié)構(gòu)明確工作任務(wù)，時間節(jié)點、責(zé)任分工清晰，符合通知“指揮性、告知性”的文種特點。（二）請示：經(jīng)費申請類范例標(biāo)題：關(guān)于申請XX培訓(xùn)基地建設(shè)經(jīng)費的請示主送機關(guān)：XX局（上級機關(guān)）正文：為提升干部培訓(xùn)質(zhì)效，我單位擬建設(shè)XX培訓(xùn)基地（以下簡稱“基地”），現(xiàn)就經(jīng)費申請事宜請示如下：一、建設(shè)背景基地定位為集教學(xué)、實訓(xùn)、研討于一體的綜合性平臺，可滿足年度500人次培訓(xùn)需求，助力干部能力提升（附《基地建設(shè)可行性報告》）。二、經(jīng)費預(yù)算及用途總預(yù)算XX萬元，具體如下：1.場地改造：XX萬元（含裝修、設(shè)備采購）；2.師資聘請：XX萬元（外聘專家授課、課程開發(fā)）；3.運行保障：XX萬元（年度維護、耗材采購）。三、經(jīng)費來源申請財政專項經(jīng)費XX萬元，我單位自籌XX萬元。妥否，請批示。聯(lián)系人：XXX，聯(lián)系電話：XXXX-XXXXXXX落款：XX單位（公章）成文日期：2024年X月X日解析：該請示“一文一事”，通過“背景—預(yù)算—來源”說明申請理由，數(shù)據(jù)清晰、依據(jù)充分，結(jié)語規(guī)范，符合請示“請求性、單一性”的要求。（三）函：商洽工作類范例標(biāo)題：關(guān)于商請協(xié)助開展XX政策宣傳活動的函主送機關(guān)：XX社區(qū)居委會（不相隸屬機關(guān)）正文：為貫徹落實《XX政策實施細(xì)則》，擴大政策知曉率，我單位擬于X月X日在貴轄區(qū)開展政策宣傳活動，現(xiàn)商請協(xié)助如下：一、活動內(nèi)容通過展板展示、現(xiàn)場答疑、資料發(fā)放等形式，向居民解讀政策要點（附《宣傳方案》）。二、協(xié)助事項1.提供活動場地（社區(qū)廣場，約200㎡）；2.協(xié)助通知居民（通過社區(qū)微信群、公告欄發(fā)布信息）；3.安排2名工作人員參與現(xiàn)場秩序維護。三、其他說明活動所需物資由我單位承擔(dān)，活動結(jié)束后，我單位將向貴居委會反饋宣傳成效。懇請貴居委會予以支持為盼。聯(lián)系人：XXX，聯(lián)系電話：XXXX-XXXXXXX落款：XX單位辦公室成文日期：2024年X月X日解析：該函語氣謙和，明確商洽事項和協(xié)助要求，體現(xiàn)了函“商洽性、平等性”的特點，避免使用命令性語言。三、公文寫作常見誤區(qū)及規(guī)避方法（一）格式誤區(qū)：細(xì)節(jié)失誤損“顏面”常見錯誤：發(fā)文字號年份用圓括號（如“XX發(fā)（2024）5號”，應(yīng)為六角括號“〔〕”）；附件說明與正文空行錯誤（附件說明應(yīng)在正文下空一行，而非與正文直接銜接）；成文日期用漢字（如“二〇二四年X月X日”，應(yīng)為阿拉伯?dāng)?shù)字）。規(guī)避方法：制作《公文格式自查清單》，寫作后對照檢查；參考本單位優(yōu)秀公文模板，固化格式規(guī)范。（二）文種誤區(qū)：“張冠李戴”誤工作常見錯誤：用“報告”請求批準(zhǔn)（如《關(guān)于申請XX經(jīng)費的報告》，應(yīng)為“請示”）；用“請示”匯報工作（如《關(guān)于XX工作的請示》，應(yīng)為“報告”）；用“通知”轉(zhuǎn)發(fā)不相隸屬機關(guān)文件（應(yīng)為“函”轉(zhuǎn)發(fā)，或“通知”批轉(zhuǎn)）。規(guī)避方法：制作《文種適用對照表》，明確各文種“能做什么、不能做什么”；遇不確定文種，查閱《條例》或請教業(yè)務(wù)骨干。（三）內(nèi)容誤區(qū)：表述失準(zhǔn)減“效力”常見錯誤：內(nèi)容冗長（如“為了……的目的”重復(fù)表述）；邏輯混亂（如報告中“現(xiàn)將工作匯報如下：一、問題：……二、成績：……”，應(yīng)先成績后問題）；表述模糊（如“盡快完成”未明確時間，應(yīng)改為“于X月X日前完成”）。規(guī)避方法：寫作前列提綱，用“思維導(dǎo)圖”梳理邏輯；多使用“完成時限+責(zé)任主體+工作標(biāo)準(zhǔn)”的表述結(jié)構(gòu)，如“各科室于X月X日前提交經(jīng)主要負(fù)責(zé)人簽字的報告”。四、提升公文寫作能力的實踐路徑（一）夯實理論基礎(chǔ)：學(xué)透“規(guī)矩”系統(tǒng)學(xué)習(xí)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》《黨政機關(guān)公文格式》，掌握公文“法定文種、格式標(biāo)準(zhǔn)、辦理流程”；研究本系統(tǒng)《公文寫作手冊》，了解行業(yè)特殊要求（如紀(jì)檢、審計公文的專業(yè)表述）。（二）強化實踐訓(xùn)練：多寫多改主動參與公文寫作任務(wù)，從“小材料”（如會議通知、簡報）練起，逐步承擔(dān)“大材料”（如工作總結(jié)、請示報告）；建立“寫作—修改—復(fù)盤”閉環(huán)：寫作后請領(lǐng)導(dǎo)、前輩點評，標(biāo)注修改點（如“此處表述模糊，應(yīng)補充數(shù)據(jù)”“邏輯需調(diào)整，先講成績再講問題”），形成個人寫作“錯題本”。（三）借鑒優(yōu)秀范例：對標(biāo)提升收集本單位、上級機關(guān)的優(yōu)秀公文（如年度工作報告、典型請示），分析其“標(biāo)題擬制、結(jié)構(gòu)安排、語言風(fēng)格”；關(guān)注《人民日報》《求是》等權(quán)威媒體的“政策解讀類文章”，學(xué)習(xí)其“政策表述的準(zhǔn)確性、邏輯的嚴(yán)密性”。（四）把握工作實際：貼合需求深入理解單