銷售管理系統(tǒng)功能使用手冊(cè)一、系統(tǒng)概述本銷售管理系統(tǒng)聚焦企業(yè)銷售全流程數(shù)字化管理，覆蓋客戶管理、銷售流程管控、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等核心場景，助力銷售團(tuán)隊(duì)提升獲客效率、優(yōu)化轉(zhuǎn)化路徑、沉淀業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。系統(tǒng)適配PC端網(wǎng)頁與移動(dòng)端（需結(jié)合企業(yè)移動(dòng)辦公平臺(tái)），支持多角色（銷售專員、主管、財(cái)務(wù)、管理員）協(xié)同操作。二、基礎(chǔ)設(shè)置功能（一）用戶與權(quán)限管理1.賬號(hào)管理操作步驟：以管理員身份登錄后，進(jìn)入「系統(tǒng)管理」→「用戶管理」，點(diǎn)擊「新增用戶」，填寫姓名、工號(hào)、郵箱等信息，設(shè)置初始密碼（需包含大小寫字母、數(shù)字，長度≥8位）。權(quán)限分配：在用戶列表中選中賬號(hào)，點(diǎn)擊「權(quán)限配置」，按角色（如“銷售專員”僅開放客戶、商機(jī)權(quán)限；“主管”額外開放報(bào)表、審批權(quán)限）勾選功能模塊，支持批量分配。注意事項(xiàng)：員工離職時(shí)需凍結(jié)賬號(hào)，避免數(shù)據(jù)泄露；權(quán)限調(diào)整需同步告知相關(guān)人員，防止操作沖突。2.密碼重置用戶端：通過登錄頁「忘記密碼」，驗(yàn)證手機(jī)號(hào)/郵箱后自助重置；管理員端：在「用戶管理」中手動(dòng)重置密碼，重置后需提醒用戶首次登錄時(shí)修改密碼。（二）組織架構(gòu)配置1.部門與崗位搭建進(jìn)入「系統(tǒng)管理」→「組織架構(gòu)」，點(diǎn)擊「新增部門」，填寫名稱、上級(jí)部門（支持多級(jí)架構(gòu)），保存后在部門下新增崗位（如“資深銷售”“銷售助理”），并關(guān)聯(lián)權(quán)限模板。2.數(shù)據(jù)權(quán)限共享針對(duì)跨部門協(xié)作（如“華東區(qū)查看華南區(qū)客戶信息”），在「數(shù)據(jù)權(quán)限」中設(shè)置“共享規(guī)則”，明確共享范圍（如“客戶名稱、聯(lián)系人”）與操作權(quán)限（只讀/編輯）。（三）系統(tǒng)參數(shù)配置1.銷售目標(biāo)設(shè)置進(jìn)入「系統(tǒng)設(shè)置」→「銷售目標(biāo)」，按部門/崗位/個(gè)人維度設(shè)置月度、季度目標(biāo)（金額/訂單量），支持上傳目標(biāo)文件（如Excel版銷售計(jì)劃）。系統(tǒng)會(huì)在目標(biāo)達(dá)標(biāo)/超標(biāo)時(shí)觸發(fā)站內(nèi)信+郵件雙提醒。2.提醒規(guī)則自定義在「提醒中心」→「規(guī)則設(shè)置」中，可設(shè)置“客戶3天未跟進(jìn)提醒”“合同到期前7天提醒”等，提醒方式支持站內(nèi)信、企業(yè)微信推送，需提前配置消息接收人。三、客戶管理功能（一）客戶信息管理1.客戶錄入與編輯銷售專員進(jìn)入「客戶管理」→「客戶信息」，點(diǎn)擊「新增客戶」，填寫名稱、行業(yè)、聯(lián)系人、需求等信息（*號(hào)為必填項(xiàng)）。若為企業(yè)客戶，需補(bǔ)充稅號(hào)、地址；個(gè)人客戶可簡化信息。2.客戶查詢與篩選在客戶列表頁，通過頂部篩選欄按“狀態(tài)（潛在/意向/成交）”“跟進(jìn)人”“行業(yè)”篩選；或通過搜索框輸入名稱、手機(jī)號(hào)快速定位。（二）客戶分組與標(biāo)簽管理1.分組規(guī)則設(shè)置進(jìn)入「客戶管理」→「分組管理」，點(diǎn)擊「新增分組」，可按“區(qū)域（華東/華南）”“等級(jí)（A/B/C類）”或自定義規(guī)則（如“近30天未跟進(jìn)客戶”）創(chuàng)建分組，分組支持動(dòng)態(tài)更新（如按跟進(jìn)時(shí)間自動(dòng)調(diào)整）。2.標(biāo)簽體系搭建在「標(biāo)簽管理」中，創(chuàng)建標(biāo)簽組（如“客戶屬性”“需求類型”），并添加標(biāo)簽（如“高預(yù)算”“急需采購”）。給客戶打標(biāo)簽時(shí)，可在詳情頁勾選，支持批量打標(biāo)簽（選中多個(gè)客戶后，點(diǎn)擊「批量操作」→「添加標(biāo)簽」）。（三）客戶跟進(jìn)管理1.跟進(jìn)記錄填寫進(jìn)入客戶詳情頁，點(diǎn)擊「添加跟進(jìn)記錄」，選擇跟進(jìn)方式（電話/拜訪/郵件），填寫溝通內(nèi)容、下次跟進(jìn)時(shí)間，可上傳附件（如報(bào)價(jià)單、合同草稿）。系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)歷史記錄，便于復(fù)盤。2.跟進(jìn)提醒與預(yù)警若設(shè)置“客戶3天未跟進(jìn)提醒”，系統(tǒng)會(huì)在到期前1天推送提醒；若客戶連續(xù)7天未跟進(jìn)且狀態(tài)為“意向”，系統(tǒng)自動(dòng)標(biāo)記為“待跟進(jìn)預(yù)警”，并提醒主管介入。四、銷售流程管理（一）線索管理1.線索錄入與分配市場部/助理通過「線索管理」→「新增線索」錄入信息（來源、需求、聯(lián)系人），也可通過官網(wǎng)表單、公眾號(hào)留言自動(dòng)同步線索。管理員在「線索分配」中，按“區(qū)域”“銷售負(fù)載”（當(dāng)前跟進(jìn)客戶數(shù)）或手動(dòng)指定，將線索分配給專員，分配后系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送提醒。2.線索轉(zhuǎn)化與淘汰銷售判斷線索符合“意向”標(biāo)準(zhǔn)后，點(diǎn)擊「線索轉(zhuǎn)化」，系統(tǒng)自動(dòng)將線索轉(zhuǎn)為客戶信息；若為無效線索（如空號(hào)），標(biāo)記為“淘汰”并填寫原因（如“非目標(biāo)行業(yè)”），便于分析線索質(zhì)量。（二）商機(jī)管理1.商機(jī)創(chuàng)建與階段管理銷售在「商機(jī)管理」中點(diǎn)擊「新增商機(jī)」，關(guān)聯(lián)客戶信息，填寫名稱、預(yù)估金額、預(yù)計(jì)成交時(shí)間，選擇階段（需求確認(rèn)/方案報(bào)價(jià)/談判簽約）。階段推進(jìn)時(shí)（如從“方案報(bào)價(jià)”到“談判簽約”），需填寫變更原因（如“客戶認(rèn)可報(bào)價(jià)”），系統(tǒng)自動(dòng)更新狀態(tài)與成交時(shí)間。2.贏單與輸單處理商機(jī)成交后，點(diǎn)擊「贏單」，系統(tǒng)自動(dòng)生成合同草稿（關(guān)聯(lián)金額、客戶信息）；若失敗，點(diǎn)擊「輸單」并填寫原因（如“競品低價(jià)”），輸單信息同步至數(shù)據(jù)分析模塊。（三）合同與訂單管理1.合同創(chuàng)建與審批在「合同管理」中點(diǎn)擊「新增合同」，關(guān)聯(lián)商機(jī)/客戶，填寫編號(hào)、金額、付款方式，上傳掃描件。合同需提交審批（如銷售主管→財(cái)務(wù)→法務(wù)），審批通過后狀態(tài)變?yōu)椤耙焉А薄?.訂單生成與執(zhí)行合同生效后，點(diǎn)擊「生成訂單」，同步金額、客戶信息，填寫訂單明細(xì)（產(chǎn)品/服務(wù)、數(shù)量、單價(jià)），提交倉庫/服務(wù)部門發(fā)貨。發(fā)貨后更新物流信息，客戶簽收后點(diǎn)擊「確認(rèn)完成」。3.回款管理財(cái)務(wù)在「回款管理」中點(diǎn)擊「新增回款」，關(guān)聯(lián)合同/訂單，填寫金額、日期、方式，上傳憑證（如銀行回單）。系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算回款率，回款率≥100%時(shí)合同狀態(tài)變?yōu)椤耙鸦乜睢薄Ｎ?、?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析（一）銷售報(bào)表中心1.業(yè)績報(bào)表進(jìn)入「統(tǒng)計(jì)分析」→「業(yè)績報(bào)表」，按“人員/部門/時(shí)間”生成報(bào)表，展示銷售額、訂單量、回款金額、目標(biāo)達(dá)成率，支持日/周/月/季度/年度查看，圖表化展示（柱狀圖/折線圖/餅圖）。2.訂單與回款報(bào)表「訂單報(bào)表」篩選“已完成/未發(fā)貨”訂單，統(tǒng)計(jì)金額、產(chǎn)品銷量Top10；「回款報(bào)表」展示回款進(jìn)度、逾期預(yù)警（超期3天自動(dòng)標(biāo)紅）。（二）數(shù)據(jù)分析模塊1.客戶分析進(jìn)入「客戶分析」，查看“行業(yè)分布”“等級(jí)占比”“流失率”，按“跟進(jìn)人”分析轉(zhuǎn)化率（如“銷售A線索轉(zhuǎn)化率30%”），優(yōu)化客戶分配策略。2.產(chǎn)品分析在「產(chǎn)品分析」中，統(tǒng)計(jì)“銷售額占比”“利潤率”“滯銷預(yù)警”（近30天銷量為0），結(jié)合客戶需求優(yōu)化產(chǎn)品迭代/庫存管理。（三）自定義報(bào)表與數(shù)據(jù)導(dǎo)出1.報(bào)表設(shè)計(jì)點(diǎn)擊「自定義報(bào)表」→「新建報(bào)表」，拖拽字段（如客戶名稱、訂單金額），設(shè)置篩選條件（如“訂單金額>10萬”）與分組規(guī)則（如按“行業(yè)”分組），保存后快速訪問。2.數(shù)據(jù)導(dǎo)出所有報(bào)表支持導(dǎo)出為Excel/PDF，選擇“僅當(dāng)前頁”或“全部數(shù)據(jù)”，導(dǎo)出文件包含篩選條件與統(tǒng)計(jì)維度，便于離線分析。六、系統(tǒng)維護(hù)與安全（一）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.手動(dòng)備份2.自動(dòng)備份設(shè)置在「備份計(jì)劃」中，設(shè)置周期（如每日23:00）、保留份數(shù)（如最近7天），系統(tǒng)自動(dòng)執(zhí)行備份，無需人工干預(yù)。3.數(shù)據(jù)恢復(fù)若需恢復(fù)，進(jìn)入「數(shù)據(jù)恢復(fù)」，選擇備份文件（驗(yàn)證管理員密碼），確認(rèn)范圍（如僅恢復(fù)客戶數(shù)據(jù)），點(diǎn)擊「開始恢復(fù)」。（二）系統(tǒng)日志管理1.操作日志查詢?cè)凇赶到y(tǒng)日志」→「操作日志」中，按“操作人/時(shí)間/類型（新增/修改/刪除）”篩選，查看用戶操作記錄（如“銷售A修改客戶B電話”），便于審計(jì)。2.異常日志處理系統(tǒng)自動(dòng)捕獲異常操作（如多次密碼錯(cuò)誤、批量刪除），在「異常日志」中標(biāo)記，管理員需定期查看并處理（如凍結(jié)賬號(hào)、核查數(shù)據(jù)）。（三）安全設(shè)置1.密碼策略進(jìn)入「系統(tǒng)設(shè)置」→「安全設(shè)置」，設(shè)置密碼復(fù)雜度（長度≥8位，含大小寫+數(shù)字+特殊字符）、過期時(shí)間（如90天強(qiáng)制修改）。2.登錄驗(yàn)證開啟“二次驗(yàn)證”，登錄時(shí)需手機(jī)驗(yàn)證碼/企業(yè)微信掃碼；設(shè)置“登錄IP白名單”，僅允許辦公網(wǎng)IP登錄，防止非法訪問。七、常見問題與troubleshooting（一）操作類問題1.線索分配后未收到提醒？檢查「提醒規(guī)則」是否開啟“線索分配提醒”；確認(rèn)通知權(quán)限（如企業(yè)微信推送開關(guān)），或重新分配線索觸發(fā)提醒。2.無法上傳合同附件？檢查格式（支持PDF/Word/Excel，≤50M）；切換至Chrome/Edge瀏覽器，清除緩存后重試。（二）數(shù)據(jù)類問題1.客戶導(dǎo)入后重復(fù)？2.報(bào)表數(shù)據(jù)與實(shí)際不符？檢查篩選條件（時(shí)間/部門/人員）；確認(rèn)數(shù)據(jù)來源（如訂單是否完成、回款是否確認(rèn)），聯(lián)系管理員核查同步狀態(tài)。（三）系統(tǒng)類問題1.登錄緩慢/卡頓？檢查網(wǎng)絡(luò)（建議企業(yè)內(nèi)網(wǎng)）；若服務(wù)器負(fù)載高，聯(lián)系IT重啟服務(wù)或擴(kuò)容資源。2.忘記管理員