逾期交貨責(zé)任追究流程及通知范本逾期交貨不僅會(huì)打亂企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃、損害客戶信任，還可能引發(fā)連鎖索賠風(fēng)險(xiǎn)。建立規(guī)范的責(zé)任追究流程并配套專業(yè)通知模板，是企業(yè)維護(hù)供應(yīng)鏈秩序、降低違約損失的核心手段。以下從流程設(shè)計(jì)到文書(shū)范本，結(jié)合實(shí)務(wù)場(chǎng)景提供可落地的操作指引。一、逾期交貨責(zé)任追究流程（一）逾期識(shí)別與初步核查企業(yè)需建立交貨進(jìn)度動(dòng)態(tài)跟蹤機(jī)制：通過(guò)訂單管理系統(tǒng)、供應(yīng)商反饋臺(tái)賬或客戶催貨信息，第一時(shí)間捕捉交貨延遲信號(hào)。核查階段需重點(diǎn)完成三項(xiàng)工作：合同條款核驗(yàn)：調(diào)取采購(gòu)合同/訂單原件，確認(rèn)約定的交貨時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)量及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，排除“客戶變更收貨地址”“延遲驗(yàn)收”等非供應(yīng)商責(zé)任的逾期情形。證據(jù)鏈固定：收集供應(yīng)商的交貨計(jì)劃、物流單據(jù)（貨運(yùn)單、簽收記錄）、雙方溝通記錄（郵件、聊天記錄）等，驗(yàn)證逾期事實(shí)是否成立。異常情形排查：若供應(yīng)商主張“不可抗力”（如疫情封控、自然災(zāi)害），需要求其提供政府公告、災(zāi)害證明等有效憑證，法務(wù)部門同步評(píng)估免責(zé)條款適用條件。（二）內(nèi)部協(xié)同與責(zé)任界定啟動(dòng)跨部門專題會(huì)議，由采購(gòu)部門牽頭，聯(lián)合業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)等部門厘清責(zé)任：業(yè)務(wù)端：同步客戶反饋（如客戶索賠意向、訂單取消風(fēng)險(xiǎn)），量化商業(yè)損失（如生產(chǎn)線停滯的人工/設(shè)備閑置成本）。物流端：提供貨物在途跟蹤數(shù)據(jù)，分析運(yùn)輸環(huán)節(jié)是否存在異常（如物流商延誤、倉(cāng)儲(chǔ)操作失誤）。法務(wù)端：結(jié)合合同“逾期責(zé)任”“不可抗力條款”，判斷供應(yīng)商是否構(gòu)成違約，區(qū)分“可歸責(zé)逾期”（生產(chǎn)延誤、未按約定發(fā)運(yùn)）與“不可歸責(zé)逾期”（政策管制、極端天氣）。最終形成《逾期交貨責(zé)任認(rèn)定書(shū)》，明確責(zé)任方、違約事實(shí)及初步處理建議（如協(xié)商整改、啟動(dòng)索賠）。（三）協(xié)商溝通與整改催告針對(duì)可歸責(zé)于供應(yīng)商的逾期，優(yōu)先通過(guò)協(xié)商推動(dòng)整改：1.口頭溝通：先通過(guò)電話、即時(shí)通訊工具與供應(yīng)商負(fù)責(zé)人溝通，要求其2-3個(gè)工作日內(nèi)書(shū)面說(shuō)明逾期原因（需加蓋公章），并提交整改方案（含補(bǔ)救交貨時(shí)間、損失減免措施）。2.書(shū)面催告：若口頭溝通無(wú)實(shí)質(zhì)進(jìn)展，立即發(fā)出《逾期交貨情況說(shuō)明催告函》（范本見(jiàn)下文），明確告知逾期事實(shí)、合同依據(jù)及企業(yè)訴求（如加急交貨、賠償預(yù)期），要求對(duì)方在5個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)，否則啟動(dòng)正式追責(zé)。*注意*：溝通全程需留存書(shū)面記錄（郵件回執(zhí)、函件簽收單），作為后續(xù)追責(zé)的證據(jù)鏈。（四）正式追責(zé)與措施執(zhí)行若供應(yīng)商未在催告期內(nèi)回復(fù)或整改方案無(wú)法滿足要求，啟動(dòng)正式追責(zé)程序：1.發(fā)正式通知：向供應(yīng)商發(fā)出《逾期交貨責(zé)任追究正式通知》（范本見(jiàn)下文），明確違約事實(shí)、合同約定的違約責(zé)任（如違約金計(jì)算方式：按逾期天數(shù)×訂單金額×日利率；或賠償實(shí)際損失，如客戶索賠、生產(chǎn)停滯損失），并提出具體要求（如限期支付違約金、加急完成剩余交貨）。2.備選措施：同步評(píng)估合作風(fēng)險(xiǎn)，可暫停新訂單下達(dá)、凍結(jié)供應(yīng)商貨款，或依據(jù)合同約定啟動(dòng)仲裁/訴訟（需法務(wù)部門出具法律意見(jiàn)書(shū)）。3.客戶端應(yīng)對(duì)：及時(shí)向受影響客戶通報(bào)處理進(jìn)展，提供賠償方案或替代供貨計(jì)劃，降低客戶流失風(fēng)險(xiǎn)。（五）后續(xù)跟進(jìn)與檔案管理追責(zé)措施執(zhí)行后，需持續(xù)跟蹤：驗(yàn)收補(bǔ)救交貨的貨物，確認(rèn)質(zhì)量、數(shù)量符合約定；監(jiān)督違約金或賠償款的支付進(jìn)度，必要時(shí)通過(guò)財(cái)務(wù)手段（如從應(yīng)付賬款中扣除）執(zhí)行；整理本次逾期事件的全部文件（合同、溝通記錄、函件、付款憑證等），歸檔至供應(yīng)商管理檔案，作為未來(lái)合作評(píng)估、分級(jí)管理的依據(jù)；針對(duì)高頻逾期的供應(yīng)商，啟動(dòng)供應(yīng)商淘汰流程，或推動(dòng)其建立交貨保障機(jī)制（如增加產(chǎn)能、更換物流商）。二、逾期交貨相關(guān)通知范本（一）逾期交貨情況說(shuō)明催告函致[供應(yīng)商名稱]：根據(jù)貴我雙方于[合同簽訂日期]簽訂的《[合同名稱/編號(hào)]》（以下簡(jiǎn)稱“合同”），貴司應(yīng)于[原交貨日期]前向我司交付[貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量]。截至本函發(fā)出日，我司尚未收到全部貨物/仍有[具體數(shù)量]貨物未交付，且未收到貴司關(guān)于交貨延遲的書(shū)面說(shuō)明?，F(xiàn)請(qǐng)貴司于收到本函之日起3個(gè)工作日內(nèi)向我司書(shū)面說(shuō)明：1.交貨延遲的具體原因（需附相關(guān)證明材料，如生產(chǎn)排期表、物流異常證明等）；2.貨物實(shí)際可交付時(shí)間及加急交付方案；3.針對(duì)本次逾期可能給我司造成的損失（如客戶索賠、生產(chǎn)停滯），貴司擬采取的減免或賠償措施。若逾期未回復(fù)或回復(fù)內(nèi)容無(wú)法滿足我司要求，我司將依據(jù)合同約定及法律規(guī)定，啟動(dòng)正式責(zé)任追究程序（包括但不限于要求支付違約金、解除合同、通過(guò)法律途徑索賠等），相關(guān)后果由貴司自行承擔(dān)。特此函告！[企業(yè)名稱][發(fā)函日期]（聯(lián)系人：[姓名]；聯(lián)系電話：[座機(jī)號(hào)碼]；郵箱：[企業(yè)郵箱]）（二）逾期交貨責(zé)任追究正式通知致[供應(yīng)商名稱]：基于貴司在履行《[合同名稱/編號(hào)]》過(guò)程中存在逾期交貨的違約行為（具體事實(shí)：[訂單編號(hào)]項(xiàng)下貨物應(yīng)于[原交貨日期]交付，截至[當(dāng)前日期]，貴司僅交付[已交數(shù)量]，剩余[未交數(shù)量]仍未交付，且經(jīng)我司[X]月[X]日催告后，貴司回復(fù)的整改方案未獲認(rèn)可），現(xiàn)依據(jù)合同第[X]條“逾期責(zé)任”約定及《中華人民共和國(guó)民法典》相關(guān)規(guī)定，正式通知如下：1.違約責(zé)任認(rèn)定：貴司的逾期交貨行為已構(gòu)成根本違約，導(dǎo)致我司[具體損失，如“客戶A取消后續(xù)訂單，造成預(yù)期利潤(rùn)損失[X]；因生產(chǎn)停滯產(chǎn)生人工、設(shè)備閑置損失[X]”]。根據(jù)合同約定，貴司應(yīng)按以下方式承擔(dān)責(zé)任：支付違約金：以逾期未交付貨物金額[X]元為基數(shù)，按每日[X%]的標(biāo)準(zhǔn)，自[原交貨日期]起計(jì)算至實(shí)際交貨日止（暫計(jì)至[當(dāng)前日期]為[X]元）；賠償實(shí)際損失：我司將在收到貴司違約金后，提供損失明細(xì)及相關(guān)憑證，貴司需在[X]日內(nèi)另行賠償剩余損失[X]元。2.履約要求：請(qǐng)貴司于收到本通知之日起5個(gè)工作日內(nèi)完成以下事項(xiàng)：向我司支付上述違約金及損失賠償款，匯款至以下賬戶（戶名：[企業(yè)名稱]；開(kāi)戶行：[銀行名稱]；賬號(hào)：[賬號(hào)]）；提供剩余貨物的最終交貨計(jì)劃（需明確到貨時(shí)間、運(yùn)輸方式及質(zhì)量保障措施），經(jīng)我司確認(rèn)后執(zhí)行。3.后續(xù)措施：若貴司未在指定期限內(nèi)履行上述義務(wù)，我司將：暫停與貴司的所有未結(jié)訂單，直至違約事項(xiàng)解決；依法向人民法院提起訴訟，追究貴司的全部違約責(zé)任（包括但不限于違約金、損失賠償、訴訟費(fèi)、律師費(fèi)等）；將貴司列入供應(yīng)商黑名單，終止未來(lái)合作。請(qǐng)貴司高度重視本次事件，積極配合整改，避免損失進(jìn)一步擴(kuò)大。[企業(yè)名稱][發(fā)函日期]（聯(lián)系人：[姓名]；聯(lián)系電話：[座機(jī)號(hào)碼]；郵箱：[企業(yè)郵箱]）三、實(shí)操注意事項(xiàng)1.證據(jù)留存：所有溝通、函件需通過(guò)企業(yè)郵箱、掛號(hào)信或EMS發(fā)送，保留簽收憑證；涉及金額、損失的證明材料（如客戶索賠函、生產(chǎn)報(bào)表）需加蓋公章或騎縫章。2.靈活調(diào)整：若逾期系不可抗力導(dǎo)致，可參考合同“不可抗力條款