2026年建筑裝飾公司公章證照分級(jí)審批管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司公章與證照的使用、保管及審批流程，防范因管理不當(dāng)導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)損失或信用損害，確保公章證照使用合法合規(guī)、安全有序，保障公司經(jīng)營活動(dòng)正常開展，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有公章（包括公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、項(xiàng)目專用章等）及各類證照（包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證、設(shè)計(jì)資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等）的申領(lǐng)、使用、借用、保管、變更及注銷等全流程管理，涉及公司各部門及全體員工。第三條基本原則分級(jí)管理原則：根據(jù)公章證照的重要性、使用頻次及風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，劃分不同管理級(jí)別，對(duì)應(yīng)不同審批權(quán)限與流程；權(quán)責(zé)一致原則：明確公章證照保管人、使用申請(qǐng)人、審批人的職責(zé)，確?！罢l申請(qǐng)、誰負(fù)責(zé)，誰審批、誰監(jiān)督”；安全保密原則：嚴(yán)格控制公章證照使用范圍，嚴(yán)禁私自復(fù)印、傳播敏感證照信息，防止公章濫用或證照遺失、損毀；全程留痕原則：所有公章證照的使用、借用、審批均需書面記錄，留存憑證，確?？勺匪?。第二章公章證照分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)第四條公章分級(jí)一級(jí)公章：包括公司公章、法定代表人章，此類公章涉及公司重大決策、法律文件簽署等核心事務(wù)，使用風(fēng)險(xiǎn)最高；二級(jí)公章：包括合同專用章、財(cái)務(wù)專用章，此類公章用于合同簽訂、財(cái)務(wù)結(jié)算等關(guān)鍵業(yè)務(wù)，使用頻次較高；三級(jí)公章：包括項(xiàng)目專用章、部門專用章（如工程部章、設(shè)計(jì)部章），此類公章僅限特定項(xiàng)目或部門內(nèi)部業(yè)務(wù)使用，使用范圍受限。第五條證照分級(jí)一級(jí)證照：包括營業(yè)執(zhí)照（正副本）、建筑裝飾工程專業(yè)承包資質(zhì)證書（正副本）、安全生產(chǎn)許可證，此類證照是公司經(jīng)營的法定依據(jù)，遺失或?yàn)E用將直接影響公司存續(xù)與業(yè)務(wù)開展；二級(jí)證照：包括設(shè)計(jì)資質(zhì)證書、ISO質(zhì)量體系認(rèn)證證書、主要榮譽(yù)證書（如行業(yè)獎(jiǎng)項(xiàng)、信用評(píng)級(jí)證書），此類證照用于業(yè)務(wù)投標(biāo)、品牌宣傳，對(duì)市場拓展至關(guān)重要；三級(jí)證照：包括項(xiàng)目備案證明、地方性備案證書、臨時(shí)許可文件（如施工臨時(shí)用電許可證），此類證照僅限特定項(xiàng)目或短期使用，影響范圍較小。第三章公章證照保管管理第六條保管責(zé)任人確定一級(jí)公章與一級(jí)證照：由公司行政部指定專人保管，保管人需與公司簽訂《公章證照保管承諾書》，明確保管責(zé)任與賠償義務(wù)；其中公司公章、營業(yè)執(zhí)照正本需存放于行政部專用保險(xiǎn)柜，鑰匙由保管人及行政部負(fù)責(zé)人分別保管，開啟需兩人共同在場；二級(jí)公章與二級(jí)證照：合同專用章由法務(wù)部保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部保管，二級(jí)證照由行政部分類存放于專用文件柜，保管人需每日核對(duì)數(shù)量與完好情況；三級(jí)公章與三級(jí)證照：項(xiàng)目專用章由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定專人保管，部門專用章由部門負(fù)責(zé)人保管，三級(jí)證照由對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)部門保管，保管人需每周向行政部報(bào)備使用情況。第七條保管要求保管人需每日下班前檢查公章證照存放情況，確保一級(jí)公章、一級(jí)證照已鎖入保險(xiǎn)柜，其他級(jí)別公章證照存放于安全場所，防止被盜、遺失；保管人離職或崗位調(diào)整時(shí)，需辦理公章證照交接手續(xù)，填寫《公章證照交接清單》，由部門負(fù)責(zé)人監(jiān)交，確認(rèn)無誤后方可離崗；嚴(yán)禁保管人私自將公章證照交他人代管或帶出保管場所，特殊情況需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批。第四章公章使用審批流程第八條一級(jí)公章使用審批使用申請(qǐng)：申請(qǐng)人需填寫《一級(jí)公章使用申請(qǐng)表》，注明使用事由、使用文件名稱、使用次數(shù)及日期，附需蓋章的文件原件或復(fù)印件；部門審核：申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)事由的真實(shí)性、文件內(nèi)容的合規(guī)性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至行政部；多級(jí)審批：行政部負(fù)責(zé)人審核文件是否符合公司規(guī)定，無異議后提交至公司分管副總審批；涉及重大事項(xiàng)（如對(duì)外擔(dān)保、重大合同簽署）需提交總經(jīng)理或董事長最終審批；蓋章與記錄：審批通過后，申請(qǐng)人持審批表至保管人處蓋章，保管人核對(duì)審批手續(xù)齊全后，在《公章使用登記冊(cè)》記錄使用時(shí)間、文件名稱、申請(qǐng)人、審批人信息，申請(qǐng)人需簽字確認(rèn)；蓋章完成后，保管人需回收審批表與文件副本（若有），歸檔留存。第九條二級(jí)公章使用審批使用申請(qǐng)：申請(qǐng)人填寫《二級(jí)公章使用申請(qǐng)表》，附相關(guān)文件（如合同草案、財(cái)務(wù)支付憑證）；部門審批：合同專用章使用需經(jīng)法務(wù)部審核文件合法性，財(cái)務(wù)專用章使用需經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核業(yè)務(wù)真實(shí)性，審核通過后由部門負(fù)責(zé)人審批；蓋章與記錄：保管人核對(duì)審批表后蓋章，同步記錄《公章使用登記冊(cè)》，留存審批表與文件副本。第十條三級(jí)公章使用審批使用申請(qǐng)：申請(qǐng)人填寫《三級(jí)公章使用申請(qǐng)表》，說明使用場景（如項(xiàng)目現(xiàn)場簽證、部門內(nèi)部通知）；直接審批：由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或部門負(fù)責(zé)人直接審批，審批通過后保管人蓋章并記錄，使用范圍不得超出規(guī)定權(quán)限（如項(xiàng)目專用章不得用于簽訂合同）。第五章證照使用與借用管理第十一條證照使用（原件）審批一級(jí)證照使用：申請(qǐng)人填寫《一級(jí)證照使用申請(qǐng)表》，說明使用目的（如投標(biāo)、政府備案），附相關(guān)證明文件（如投標(biāo)邀請(qǐng)函、備案通知書）；經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、行政部負(fù)責(zé)人復(fù)核后，提交分管副總審批；使用時(shí)需由行政部派人陪同，使用后當(dāng)日歸還，保管人核對(duì)證照完好情況并記錄；二級(jí)證照使用：申請(qǐng)人填寫《二級(jí)證照使用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，至行政部領(lǐng)取，使用后3個(gè)工作日內(nèi)歸還，行政部需檢查證照是否有涂改、損壞；三級(jí)證照使用：由部門負(fù)責(zé)人審批，申請(qǐng)人領(lǐng)取后需在《證照使用登記冊(cè)》簽字，使用后及時(shí)歸還。第十二條證照借用（原件）管理借用申請(qǐng)：因異地投標(biāo)、現(xiàn)場備案等需借用證照原件的，申請(qǐng)人需提前2個(gè)工作日提交《證照借用申請(qǐng)表》，注明借用期限、用途及保管措施；審批流程：一級(jí)證照借用需經(jīng)分管副總審批，二級(jí)證照借用需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批，三級(jí)證照借用需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；借用要求：借用期限原則上不超過5個(gè)工作日，確需延長的需提前1個(gè)工作日申請(qǐng)延期；借用期間申請(qǐng)人需妥善保管證照，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非申請(qǐng)用途；歸還時(shí)保管人需核對(duì)證照是否完好，有無遺失、涂改，確認(rèn)無誤后在申請(qǐng)表上注明歸還日期。第十三條證照復(fù)印件使用管理一級(jí)證照復(fù)印件：需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批，復(fù)印件上需加蓋“本復(fù)印件僅用于[具體用途]，再次復(fù)印無效”字樣印章，注明使用日期；二級(jí)、三級(jí)證照復(fù)印件：由部門負(fù)責(zé)人審批，行政部在復(fù)印件上標(biāo)注用途后提供，嚴(yán)禁無標(biāo)注的空白復(fù)印件流出。第六章異常情況處理第十四條公章濫用與證照違規(guī)使用處理發(fā)現(xiàn)未經(jīng)審批私自使用公章、偽造審批記錄或超范圍使用證照的，立即終止使用，收回公章證照，并由行政部牽頭調(diào)查；對(duì)違規(guī)人員根據(jù)情節(jié)輕重給予通報(bào)批評(píng)、扣除績效獎(jiǎng)金；若造成經(jīng)濟(jì)損失或法律糾紛，需承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成違法的，移交司法機(jī)關(guān)處理。第十五條公章證照遺失、損毀處理遺失處理：保管人或申請(qǐng)人發(fā)現(xiàn)公章證照遺失后，需立即向行政部報(bào)告，行政部在24小時(shí)內(nèi)上報(bào)公司管理層；一級(jí)公章、一級(jí)證照遺失需立即向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，并在權(quán)威媒體發(fā)布遺失聲明，申請(qǐng)補(bǔ)辦；補(bǔ)辦過程中產(chǎn)生的費(fèi)用由責(zé)任人承擔(dān)；損毀處理：因保管不當(dāng)導(dǎo)致證照損毀的，保管人需及時(shí)申請(qǐng)補(bǔ)辦，若無法補(bǔ)辦需說明原因，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；公章?lián)p毀需立即停止使用，由行政部按規(guī)定程序申請(qǐng)重新刻制，舊公章需交回公安機(jī)關(guān)銷毀。第七章監(jiān)督與考核管理第十六條日常監(jiān)督檢查行政部每月對(duì)公章證照保管情況進(jìn)行抽查，檢查保管場所安全性、登記記錄完整性，核對(duì)公章證照數(shù)量與完好情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改；法務(wù)部每季度對(duì)公章使用的合規(guī)性進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查合同專用章使用的合同是否經(jīng)過法律審核，防止違規(guī)簽章；公司審計(jì)部每年開展一次公章證照管理專項(xiàng)審計(jì)，出具審計(jì)報(bào)告，提出改進(jìn)建議。第十七條考核指標(biāo)與獎(jiǎng)懲考核指標(biāo)：包括公章證照保管完好率（要求100%）、審批流程合規(guī)率（要求100%）、使用記錄完整率（要求100%）、遺失損毀發(fā)生率（要求0）；獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)年度內(nèi)未出現(xiàn)公章證照管理問題、嚴(yán)格執(zhí)行制度的保管人及部門，公司給予“合規(guī)管理先進(jìn)個(gè)人/部門”表彰，并發(fā)放獎(jiǎng)金；懲罰：對(duì)出現(xiàn)公章濫用、證照遺失且未及時(shí)處理的，扣減保管人及部門負(fù)責(zé)人績效得分；因管理失職造成重大損失的，免除相關(guān)責(zé)任人職務(wù)，追究經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。第八章附則第十八條制度修