大中型企業(yè)安全生產標準化管理體系文件（安全規(guī)章制度）之12：安全生產文件、記錄和檔案管理制度大中型企業(yè)安全生產標準化管理體系文件（安全規(guī)章制度）之12：安全生產文件、記錄和檔案管理制度（參考模板文件-雷澤佳編制2025A0）1目的為規(guī)范大中型企業(yè)安全生產文件、記錄和檔案的全生命周期管理，落實全員安全生產責任制法定要求，確保安全生產成文信息的符合性、充分性、適宜性和有效性，依據(jù)《GB/T33000-2025《大中型企業(yè)安全生產標準化管理體系要求》、GB/T45001-2020《職業(yè)健康安全管理體系要求及使用指南》等規(guī)定，建立健全文件、記錄和檔案管控機制，融入安全領導力要求，強化數(shù)智化管理手段，防止失效或作廢文件的非預期使用，保障安全生產標準化管理體系有效運行，確保全員安全生產責任制相關文件、記錄、檔案閉環(huán)管理，防范因信息管理不當引發(fā)的安全風險，保護員工生命財產安全和企業(yè)生產經營穩(wěn)定，落實安全風險分級管控和隱患排查治理雙重預防機制，推動全員安全生產責任制落地，提升企業(yè)安全生產績效。2范圍本制度適用于大中型企業(yè)總部及所屬分公司、子公司、控股參股單位（包括全資單位、控股單位、參股派人出任黨組織或行政負責人的單位）（以下統(tǒng)稱“各單位”）安全生產文件、記錄和檔案的識別、獲取、評審、更新、保管、廢止、填寫、標識、保存、歸檔、借閱等全流程管理。本制度覆蓋的文件包括全員安全生產責任制相關文件、安全生產法律法規(guī)、標準規(guī)范、體系文件、管理記錄、評審報告等成文信息，以及承包方/外包單位、勞務派遣人員、實習學生提交的安全生產相關文件；記錄包括培訓、檢查、隱患排查、事故調查、應急演練、安全領導力履職、全員安全生產責任制考核等安全活動形成的證據(jù)性材料；檔案包括電子與紙質形式的安全生產專項檔案，以及數(shù)智化系統(tǒng)存儲的電子檔案。外包過程、承包方作業(yè)、全員安全生產責任制落實相關的文件、記錄和檔案管理亦納入本制度管控范圍。3規(guī)范性引用文件GB/T33000-2025大中型企業(yè)安全生產標準化管理體系要求GB/T45001-2020/ISO45001:2018職業(yè)健康安全管理體系要求及使用指南4術語和定義4.1安全生產文件企業(yè)需要控制并保持的，用于指導安全生產管理活動的信息及其載體，包括全員安全生產責任制文件、安全生產法律法規(guī)、標準規(guī)范、規(guī)章制度、操作規(guī)程、體系文件、評審報告等，可采用紙質、電子、光學等多種載體形式，包括承包方/外包單位提交的安全生產相關文件。4.2安全生產記錄闡明安全生產活動取得的結果或提供完成活動證據(jù)的成文信息，包括培訓記錄、安全檢查記錄、隱患排查治理記錄、事故調查記錄、應急演練記錄、安全領導力履職記錄、全員安全生產責任制考核記錄等，填寫完成的記錄不允許隨意更改或更新，數(shù)智化記錄需保留操作溯源痕跡。4.3安全生產檔案按照規(guī)定整理歸檔的，具有保存價值的安全生產文件和記錄的集合，包括電子檔案和紙質檔案，含數(shù)智化檔案（存儲于企業(yè)安全生產信息系統(tǒng)的電子檔案）、承包方/外包單位相關安全生產檔案、全員安全生產責任制專項檔案，需滿足可追溯、可檢索、可防篡改的管理要求。4.5數(shù)智化檔案依托物聯(lián)網、大數(shù)據(jù)、人工智能等數(shù)字技術存儲的安全生產電子檔案，需滿足加密存儲、備份恢復、操作溯源的管理要求。5職責5.1企業(yè)主要負責人負責批準本制度發(fā)布及重大修訂，確保安全生產文件、記錄和檔案管理所需資源投入（含數(shù)智化建設資源），對管理工作的有效性負總責；主持安全生產委員會會議審核重大安全生產文件的制定與修訂，審定全員安全生產責任制相關文件及檔案管理重大事項；保障全員安全生產責任制文件、記錄、檔案管理所需資源，推動其與安全生產標準化建設融合。5.2安全生產委員會(審核企業(yè)年度安全生產文件更新計劃、重大檔案管理事項，每季度召開會議研究文件、記錄和檔案管理中的重大問題；審定全員安全生產責任制文件評審結果及考核檔案管理辦法；監(jiān)督全員安全生產責任制相關文件、記錄、檔案管理要求的落實。5.3安全生產分管負責人負責統(tǒng)籌協(xié)調本制度的實施，審核安全生產文件的合規(guī)性、記錄的完整性和檔案的安全性，監(jiān)督數(shù)智化檔案管理系統(tǒng)的有效運行；組織開展全員安全生產責任制文件的評審、更新及檔案歸集工作；督促整改文件、記錄和檔案管理過程中的問題，包括全員安全生產責任制相關管理問題。5.4其他分管負責人履行分管領域安全生產“一崗雙責”，對分管范圍內的安全生產文件、記錄和檔案管理工作負責；組織落實分管領域全員安全生產責任制文件的編制、記錄填寫及檔案移交；監(jiān)督分管領域承包方/外包單位相關文件、記錄的審核與歸檔。5.5安全生產管理部門（歸口管理部門）負責本制度的制定、修訂和解釋，組織識別、獲取最新的安全生產法律法規(guī)和標準規(guī)范，建立并維護法律法規(guī)標準清單（數(shù)智化動態(tài)更新）；監(jiān)督各單位文件、記錄和檔案管理執(zhí)行情況，組織開展管理有效性評審，審核承包方/外包單位提交的安全生產文件；牽頭組織編制、評審全員安全生產責任制文件，建立全員安全生產責任制檔案管理臺賬；(4)組織開展全員安全生產責任制文件、記錄、檔案的專項培訓與考核。5.6各業(yè)務部門負責本部門安全生產文件的編制、評審、更新，按要求填寫和保存安全記錄（含安全領導力履職記錄、全員安全生產責任制考核記錄），及時向檔案管理部門移交歸檔材料；確保本部門成文信息的及時更新和有效使用，配合審核承包方/外包單位相關記錄；組織本部門全員安全生產責任制文件的學習、記錄填寫及自查整改。5.7檔案管理部門負責安全生產檔案的集中保管、分類編目、借閱審批和到期處置，建立電子檔案備份和恢復機制（數(shù)智化檔案雙備份），保障檔案的安全性和可訪問性；將承包方/外包單位相關檔案納入統(tǒng)一管理，單獨建立全員安全生產責任制專項檔案分類體系；配合安全生產管理部門開展全員安全生產責任制檔案的核查與追溯。6管理內容及要求6.1安全生產文件控制6.1.1文件識別與獲取各單位應建立安全生產法律法規(guī)、標準規(guī)范及其他要求的獲取渠道（如政府官網、行業(yè)協(xié)會平臺、數(shù)智化合規(guī)數(shù)據(jù)庫等），由安全管理部牽頭，組織各業(yè)務部門識別與企業(yè)生產經營相關的文件，明確文件的適用范圍、生效日期、適用部門等信息，形成《安全生產法律法規(guī)標準清單》并通過數(shù)智化系統(tǒng)動態(tài)更新；獲取的文件需核對文號、版本號，確保為最新有效版本，對電子文件需驗證完整性和可靠性，承包方/外包單位提交的文件需經安全管理部審核后方可納入管控；重點識別全員安全生產責任制相關法律法規(guī)及標準更新，及時納入文件清單并動態(tài)調整。6.1.2文件編制與評審安全生產規(guī)章制度、操作規(guī)程的編制需遵循適用性、科學性、合法性、合理性、完整性原則，充分結合風險辨識結果、事故案例及工會和從業(yè)人員意見，體現(xiàn)安全領導力要求、全員安全生產責任制“一崗雙責、黨政同責”原則；新工藝、新技術、新材料、新設備投入使用前，應組織制修訂相應的安全操作規(guī)程；文件編制完成后，需經安全管理部、相關業(yè)務部門及法律部門評審，安全生產委員會參與重大文件評審，全員安全生產責任制文件需經安全生產委員會審議后報主要負責人審批，必要時組織專家論證，確保內容合規(guī)、可操作。6.1.3文件發(fā)布與更新經批準的安全生產文件需統(tǒng)一編號、標識版本號，通過企業(yè)內部辦公系統(tǒng)、公告欄等渠道發(fā)布，建立《文件收發(fā)登記臺賬（數(shù)智化）》，記錄發(fā)放范圍、數(shù)量、簽收人等信息，數(shù)智化文件需設置版本溯源功能；安全管理部每年度組織一次文件適宜性、有效性評審，當法律法規(guī)更新、企業(yè)生產工藝調整、發(fā)生安全事故或識別出新風險時，應及時啟動文件修訂流程，全員安全生產責任制文件需隨企業(yè)組織架構調整、崗位變動在30日內完成修訂，修訂后的文件需重新評審、批準和發(fā)布，并收回作廢版本，數(shù)智化作廢文件需在系統(tǒng)中標記并保留銷毀溯源記錄。6.1.4文件保管與廢止電子文件需存儲在加密的企業(yè)信息系統(tǒng)中，設置不同級別訪問權限，數(shù)智化文件需啟用操作日志和防篡改功能；紙質文件由各部門指定專人保管，定期清點。作廢文件需及時從使用場所收回，對需保留的作廢文件進行明顯標識并隔離存放，防止非預期使用；作廢文件的處置需經安全管理部審核，重要文件的銷毀需留存處置記錄，全員安全生產責任制作廢文件需單獨登記銷毀臺賬，長期保留銷毀記錄。6.2安全生產記錄管理6.2.1記錄設置與填寫安全管理部牽頭制定各類安全記錄的統(tǒng)一格式，明確填寫要求、簽署規(guī)范和內容要點，新增安全領導力履職記錄（如安全檢查帶班記錄、安全委員會會議記錄）、全員安全生產責任制考核記錄、崗位風險辨識記錄格式；記錄需與安全活動同步形成，內容完整、清晰、真實，不得隨意涂改，確需更正的需注明更正人、更正日期并簽字確認，數(shù)智化記錄更正需留存操作痕跡，填寫完成的記錄需標注填寫人、填寫日期，計劃類、評價類記錄需有批準人簽名。6.2.2記錄標識與保存各類記錄需編制唯一編號，按業(yè)務類型分類標識，建立《安全記錄清單及保存期限規(guī)定》，明確安全領導力履職記錄、重大隱患排查治理記錄、全員安全生產責任制考核記錄長期保存；電子記錄需定期備份（數(shù)智化記錄異地雙備份），紙質記錄需存放于防潮、防火、防丟失的場所，保存期限屆滿后，經審批方可銷毀，應急演練記錄保存期限不少于5年，事故調查記錄永久保存，全員安全生產責任制培訓記錄保存期限不少于員工離職后3年。6.2.3記錄歸檔與檢索各部門需在安全活動結束后15個工作日內，將記錄移交檔案管理部門歸檔；檔案管理部門對記錄進行編目、分類，建立電子檢索目錄，數(shù)智化記錄需支持多維度檢索（如按部門、時間、記錄類型），檢索權限需按崗位設置，防止未經授權訪問，承包方/外包單位相關記錄歸檔后需單獨標注檢索標簽，全員安全生產責任制記錄需單獨分類檢索，標注崗位、考核周期等關鍵詞。6.3安全生產檔案管理6.3.1檔案分類與保管檔案管理部門將安全生產檔案分為法律法規(guī)類、規(guī)章制度類、記錄憑證類、應急管理類、安全領導力類、承包方/外包單位類、全員安全生產責任制類等類別，電子檔案需采用只讀訪問、密碼保護、操作日志等措施，數(shù)智化檔案按涉密等級分級存儲，涉密檔案需物理隔離+加密存儲；紙質檔案需裝訂成冊，存放于專用檔案柜，定期檢查保管狀態(tài)，防止損壞、丟失，全員安全生產責任制檔案需單獨設立檔案柜，由專人保管。6.3.2檔案借閱與歸還內部人員借閱安全生產檔案需填寫《檔案借閱登記表》，經所在部門負責人及檔案管理部門審批，數(shù)智化檔案借閱需通過系統(tǒng)提交審批并記錄訪問軌跡；外部單位借閱需出具正式函件，經安全總監(jiān)批準；借閱期限一般不超過15個工作日，到期未歸還的，檔案管理部門需提醒催收，借閱期間不得涂改、損毀檔案，涉密檔案禁止復印、傳播，數(shù)智化涉密檔案禁止下載、截屏，借閱全員安全生產責任制考核檔案需經安全生產委員會審批。6.3.3檔案處置檔案保存期限屆滿后，檔案管理部門提出處置申請，經安全管理部審核、安全總監(jiān)批準后實施銷毀；銷毀前需清點檔案清單，銷毀過程需有2人以上監(jiān)督，并留存銷毀記錄，重大安全生產檔案確需延長保存期限的，需報企業(yè)主要負責人批準，數(shù)智化檔案銷毀需留存系統(tǒng)審批及操作記錄，全員安全生產責任制檔案確需銷毀的，需經安全生產委員會審議后報主要負責人批準。6.4風險防控與監(jiān)督檢查6.4.1風險識別與防控安全管理部定期識別文件、記錄和檔案管理中的風險（如文件版本錯誤、記錄缺失、檔案泄露、數(shù)智化檔案篡改/丟失、全員安全生產責任制文件未及時更新等），制定防控措施，如定期開展文件版本核查、記錄完整性抽查、檔案安全審計、數(shù)智化系統(tǒng)漏洞掃描等，對高風險環(huán)節(jié)（如涉密檔案管理、電子文件備份、承包方文件審核、全員安全生產責任制考核記錄篡改）增加檢查頻次。6.4.2監(jiān)督檢查與考核安全管理部每季度對各單位文件、記錄和檔案管理情況進行檢查，重點核查文件有效性、記錄完整性、檔案安全性、數(shù)智化管理系統(tǒng)運行情況，重點核查全員安全生產責任制文件更新及時性、考核記錄完整性、檔案歸集規(guī)范性，發(fā)現(xiàn)問題下達整改通知書，限期整改；檢查結果納入各部門安全生產績效考核，安全領導力履職文件/記錄的完整性、全員安全生產責任制檔案管理合規(guī)性納入企業(yè)主要負責人、安全總監(jiān)的履職考核，對未按要求管理導致安全事故或合規(guī)問題的，追究相關人員責任。7相關記錄（安全生產文件、記錄和檔案管理）工作記錄清單記錄編號記錄名稱涉及流程記錄形式電子記錄所屬系統(tǒng)及模塊記錄內容要點保存期限責任部門AQ-JL-001文件收發(fā)登記臺賬文件發(fā)布與保管紙質/電子安全生產管理系統(tǒng)-文件管理模塊文件名稱、編號、版本、發(fā)放日期、發(fā)放范圍、簽收人、收回記錄、承包方文件審核記錄、全員安全生產責任制文件發(fā)放記錄5年安全管理部/各業(yè)務部門AQ-JL-002安全生產法律法規(guī)標準清單文件識別與獲取電子安全生產管理系統(tǒng)-合規(guī)管理模塊文件名稱、文號、生效日期、適用范圍、適用部門、更新日期、數(shù)智化更新記錄、全員安全生產責任制相關法規(guī)更新記錄長期安全管理部AQ-JL-003安全記錄清單及保存期限規(guī)定記錄管理電子安全生產管理系統(tǒng)-記錄管理模塊記錄名稱、編號、填寫要求、保存期限、責任部門、安全領導力記錄專項要求、全員安全生產責任制記錄專項要求長期安全管理部AQ-JL-004檔案借閱登記表檔案借閱紙質/電子檔案管理系統(tǒng)-借閱管理模塊借閱人、借閱檔案名稱、編號、借閱日期、歸還日期、審批人、數(shù)智化訪問軌跡記錄、全員安全生產責任制檔案借閱審批記錄5年檔案管理部門AQ-JL-005文件評審/修訂記錄文件評審與更新電子安全生產管理系統(tǒng)-文件管理模塊文件名稱、評審日期、評審意見、修訂內容、批準人、安全生產委員會評審意見、全員安全生產責任制文件評審意見5年安全管理部AQ-JL-006檔案銷毀記錄檔案處置紙質/電子檔案管理系統(tǒng)-處置管理模塊檔案名稱、編號、銷毀日期、審批人、監(jiān)督人、數(shù)智化銷毀溯源記錄、全員安全生產責任制檔案銷毀審批記錄5年檔案管理部門AQ-JL-007安全領導力履職記錄文件/記錄管理紙質/電子安全生產管理系統(tǒng)-安全領導力模塊帶班檢查記錄、安全委員會會議記錄、安全目標考核記錄長期安全管理部AQ-JL-008數(shù)智化檔案備份記錄檔案保管電子檔案管理系統(tǒng)-備份管理模塊備份日期、備份介質、備份人、恢復測試記錄5年檔案管理部門AQ-JL-009承包方文件/記錄審核記錄文件/記錄管理紙質/電子安全生產管理系統(tǒng)-承包方管理模塊承包方名稱、文件名稱、審核日期、審核意見、審核人5年安全管理部8附件

附件A：安全生產文件、記錄和檔案管理工作流程表PDCA階段一級流程二級流程三級流程（關鍵活動步驟）責任部門流程輸入流程輸出主要風險描述監(jiān)測績效控制和檢查點策劃（P）基礎策劃制度體系策劃1)梳理文件/記錄/檔案管理合規(guī)要求；2)明確管理目標及范圍；3)制定管理架構及職責分工安全生產管理部門安全生產法、GB/T33000-2025、全員安全生產責任制要求、企業(yè)組織架構安全生產文件/記錄/檔案管理策劃方案、管理職責清單未全面梳理合規(guī)要求，導致策劃方案遺漏全員安全生產責任制檔案管理等核心要求，該事件發(fā)生的可能性較高，可能造成制度體系不符合法規(guī)要求，引發(fā)合規(guī)風險策劃方案合規(guī)性評審通過率、全員安全生產責任制管理要求覆蓋度文件管理策劃文件識別與清單編制1)識別適用的法律法規(guī)/標準/體系文件；2)編制文件清單（含全員安全生產責任制文件）；3)確定文件版本管控規(guī)則。安全生產管理部門合規(guī)義務清單、企業(yè)現(xiàn)有文件臺賬、全員安全生產責任制文件目錄安全生產文件清單（動態(tài)）、文件版本管控細則未及時識別最新的安全生產法規(guī)文件，該事件發(fā)生的可能性中等，可能導致文件清單包含失效版本，進而使各崗位使用無效文件開展工作，增加安全事故發(fā)生概率文件清單更新及時率、失效文件識別率、全員安全生產責任制文件版本準確率記錄管理策劃記錄表單設計1)梳理管理活動所需記錄類型；2)設計記錄表單（含全員安全生產責任制考核記錄）；3)明確記錄填寫/保存要求。安全生產管理部門管理流程清單、全員安全生產責任制考核要求、記錄管理法規(guī)要求安全記錄表單模板集、記錄填寫規(guī)范記錄表單未體現(xiàn)職業(yè)衛(wèi)生、全員安全生產責任制考核等核心要素，該事件發(fā)生的可能性較高，可能導致記錄無法有效佐證履職情況，事故調查時缺乏關鍵證據(jù)記錄表單合規(guī)性評審通過率、核心要素覆蓋度、全員安全生產責任制考核記錄要素完整率策劃（P）檔案管理策劃檔案分類與保存規(guī)劃1)確定檔案分類體系（含全員安全生產責任制專項檔案）；2)制定檔案保存期限/存儲規(guī)則；3)規(guī)劃數(shù)智化檔案存儲方案。檔案管理部門+安全生產管理部門檔案管理法規(guī)、數(shù)智化建設要求、全員安全生產責任制檔案管理需求安全生產檔案分類目錄、檔案保存期限表、數(shù)智化檔案存儲方案檔案分類未區(qū)分承包方/全員安全生產責任制專項檔案，該事件發(fā)生的可能性中等，可能導致檔案檢索困難，無法快速調取責任追溯所需檔案檔案分類合理性評審結果、全員安全生產責任制專項檔案分類準確率、檔案檢索響應時長實施（D）文件實施管理文件發(fā)布與培訓1)發(fā)布審批后的文件（含全員安全生產責任制文件）；2)組織文件宣貫培訓；3)確認各崗位文件獲取情況。安全生產管理部門/各業(yè)務部門審批后的文件、培訓課件、全員安全生產責任制培訓計劃文件發(fā)布通知單、培訓簽到表/考核成績、文件接收回執(zhí)未覆蓋勞務派遣人員/承包方開展文件培訓，該事件發(fā)生的可能性較高，可能導致相關人員不掌握文件要求，違規(guī)操作引發(fā)安全事故培訓覆蓋率（含勞務派遣/承包方人員）、文件接收回執(zhí)回收率、全員安全生產責任制文件培訓考核合格率記錄實施管理記錄填寫與標識1)按規(guī)范填寫記錄（含全員安全生產責任制考核記錄）；2)編制唯一標識；3)核對記錄完整性。各業(yè)務部門記錄表單模板、填寫規(guī)范、全員安全生產責任制考核數(shù)據(jù)完整的安全記錄、記錄標識臺賬記錄填寫時篡改全員安全生產責任制考核數(shù)據(jù)，該事件發(fā)生的可能性較低但后果嚴重，可能導致考核結果失真，無法落實責任追究記錄填寫完整率、數(shù)據(jù)真實性核查通過率、全員安全生產責任制考核記錄簽字完整率檔案實施管理檔案歸檔與存儲1)收集需歸檔的文件/記錄；2)分類裝訂/數(shù)智化錄入；3)按要求存儲（含異地備份）。檔案管理部門需歸檔材料、檔案分類目錄、數(shù)智化存儲方案歸檔清單、數(shù)智化檔案備份記錄、檔案存儲臺賬數(shù)智化檔案未按要求異地備份，該事件發(fā)生的可能性中等，一旦發(fā)生服務器故障，可能造成全員安全生產責任制等核心檔案丟失，無法追溯責任檔案歸檔及時率、數(shù)智化檔案備份完成率、核心檔案存儲狀態(tài)完好率檢查（C）日常檢查文件/記錄合規(guī)性檢查1)抽查文件版本有效性；2)核查記錄填寫完整性/真實性；3)通報檢查問題。安全生產管理部門檢查計劃、文件清單、記錄臺賬檢查報告、問題整改通知書檢查頻次不足（低于每季度1次），該事件發(fā)生的可能性較高，可能無法及時發(fā)現(xiàn)文件失效、記錄缺失等問題，導致管理漏洞長期存在檢查計劃完成率、問題發(fā)現(xiàn)及時率、文件版本有效性抽查合格率專項核查檔案管理核查1)核查檔案完整性/存儲狀態(tài)；2)測試數(shù)智化檔案檢索/恢復能力；3)核查全員安全生產責任制檔案歸集情況。檔案管理部門+安全生產管理部門檔案臺賬、備份測試方案、全員安全生產責任制檔案清單檔案核查報