技術(shù)文檔編寫與審查規(guī)范指導(dǎo)手冊(cè)一、適用范圍與目標(biāo)本規(guī)范適用于公司內(nèi)部各類技術(shù)文檔的編寫與審查工作，包括但不限于《需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)》《系統(tǒng)設(shè)計(jì)文檔》《測(cè)試計(jì)劃》《用戶手冊(cè)》《API文檔》《部署運(yùn)維手冊(cè)》等。旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程保證技術(shù)文檔的完整性、準(zhǔn)確性、一致性和可讀性，為研發(fā)、測(cè)試、運(yùn)維及用戶提供可靠的信息支撐，減少因文檔問(wèn)題導(dǎo)致的溝通成本與項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。二、文檔編寫規(guī)范與步驟（一）編寫前準(zhǔn)備明確文檔目的與受眾根據(jù)文檔類型確定核心目標(biāo)（如需求文檔用于指導(dǎo)開(kāi)發(fā)，用戶手冊(cè)用于指導(dǎo)操作），并分析受眾（如開(kāi)發(fā)人員、測(cè)試人員、終端用戶、運(yùn)維人員），針對(duì)性調(diào)整內(nèi)容深度與表述方式。示例：《API文檔》受眾為開(kāi)發(fā)人員，需包含接口參數(shù)、返回碼、調(diào)用示例等；《用戶手冊(cè)》受眾為普通用戶，需側(cè)重操作步驟與常見(jiàn)問(wèn)題解答。收集與整理素材梳理需求文檔、設(shè)計(jì)稿、測(cè)試用例、歷史文檔等參考資料，保證內(nèi)容與實(shí)際產(chǎn)品、技術(shù)方案一致。對(duì)關(guān)鍵信息（如版本號(hào)、接口地址、配置參數(shù)）進(jìn)行交叉驗(yàn)證，避免基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。制定文檔框架參考標(biāo)準(zhǔn)模板搭建章節(jié)結(jié)構(gòu)（如《需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)》通常包含“引言”“總體描述”“功能需求”“非功能需求”“附錄”等章節(jié)），明確各章節(jié)核心內(nèi)容與邏輯關(guān)系。章節(jié)層級(jí)建議不超過(guò)3級(jí)（如“1.1.1”），保證結(jié)構(gòu)清晰。（二）內(nèi)容撰寫規(guī)范術(shù)語(yǔ)與符號(hào)統(tǒng)一建立項(xiàng)目術(shù)語(yǔ)表，對(duì)專業(yè)術(shù)語(yǔ)、縮寫、符號(hào)進(jìn)行明確定義（如“API：應(yīng)用程序接口；REST：RepresentationalStateTransfer”），全文保持一致。避免使用口語(yǔ)化、模糊表述（如“大概”“可能”），改用“預(yù)計(jì)”“建議”等規(guī)范用語(yǔ)。邏輯與結(jié)構(gòu)清晰采用“總-分”結(jié)構(gòu)，章節(jié)內(nèi)容先概述后展開(kāi)，段落間使用過(guò)渡句銜接（如“基于上述需求，本模塊需實(shí)現(xiàn)以下功能”）。復(fù)雜功能可配流程圖、時(shí)序圖或架構(gòu)圖（如使用Visio、Draw.io繪制），圖表需標(biāo)注編號(hào)（如圖1-1）、標(biāo)題（圖1-1用戶登錄流程圖）及必要的說(shuō)明文字。內(nèi)容完整性與準(zhǔn)確性功能需求需覆蓋“輸入、處理、輸出、異常處理”四要素（如“用戶登錄功能：輸入為用戶名、密碼；處理為驗(yàn)證身份；輸出為登錄成功/失敗提示；異常處理包括密碼錯(cuò)誤次數(shù)超限、賬戶凍結(jié)等”）。技術(shù)參數(shù)需量化（如“系統(tǒng)響應(yīng)時(shí)間≤2秒”“并發(fā)用戶數(shù)≥1000”），避免模糊描述（如“響應(yīng)較快”）。引用與版本管理引用其他文檔或資料時(shí)，需注明來(lái)源（如“參考《系統(tǒng)設(shè)計(jì)文檔V2.0》第3章”），避免直接復(fù)制粘貼，確需引用時(shí)應(yīng)標(biāo)注“詳見(jiàn)章節(jié)”。文檔需標(biāo)注版本號(hào)（如V1.0、V1.1）、修訂日期、修訂人（如*工），修訂內(nèi)容需在“修訂歷史”中明確記錄（見(jiàn)模板表格1）。（三）編寫后校對(duì)自審檢查檢查內(nèi)容完整性：是否覆蓋所有章節(jié)要點(diǎn)，是否存在遺漏功能或需求。檢查邏輯一致性：前后章節(jié)是否存在矛盾（如功能描述與設(shè)計(jì)圖不一致），術(shù)語(yǔ)是否統(tǒng)一。檢查格式規(guī)范性：字體、字號(hào)、段落縮進(jìn)、圖表編號(hào)是否符合模板要求，錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤。交叉校對(duì)邀請(qǐng)項(xiàng)目相關(guān)方（如開(kāi)發(fā)人員、測(cè)試人員、產(chǎn)品經(jīng)理）對(duì)文檔內(nèi)容進(jìn)行交叉審核，重點(diǎn)檢查技術(shù)實(shí)現(xiàn)細(xì)節(jié)的準(zhǔn)確性、需求理解的完整性。三、文檔審查流程與步驟（一）審查角色與職責(zé)角色職責(zé)說(shuō)明編寫者（*工）負(fù)責(zé)文檔初稿編寫，根據(jù)審查意見(jiàn)修改，保證最終內(nèi)容準(zhǔn)確。技術(shù)負(fù)責(zé)人（*經(jīng)理）審查技術(shù)方案可行性、架構(gòu)合理性、實(shí)現(xiàn)邏輯一致性。測(cè)試負(fù)責(zé)人（*主管）審查需求可測(cè)試性、測(cè)試覆蓋范圍，保證需求可轉(zhuǎn)化為測(cè)試用例。產(chǎn)品經(jīng)理（*專員）審查需求完整性、與產(chǎn)品目標(biāo)的一致性，保證文檔符合用戶預(yù)期。文檔管理員負(fù)責(zé)審查流程跟進(jìn)、文檔版本管理、模板規(guī)范性檢查。（二）審查方式與流程審查啟動(dòng)編寫者完成初稿并提交文檔管理員，明確審查類型（如常規(guī)審查、緊急審查）及截止時(shí)間。文檔管理員根據(jù)文檔類型組建審查小組，分配審查任務(wù)（如《需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)》需技術(shù)負(fù)責(zé)人、產(chǎn)品經(jīng)理、測(cè)試負(fù)責(zé)人共同審查）。多輪審查第一輪：框架與內(nèi)容完整性審查由文檔管理員、產(chǎn)品經(jīng)理主導(dǎo)，檢查文檔結(jié)構(gòu)是否符合模板要求，章節(jié)是否完整，核心需求是否覆蓋。第二輪：技術(shù)準(zhǔn)確性審查由技術(shù)負(fù)責(zé)人、開(kāi)發(fā)骨干主導(dǎo)，檢查技術(shù)方案、架構(gòu)設(shè)計(jì)、接口定義等內(nèi)容的準(zhǔn)確性與可行性。第三輪：可讀性與可測(cè)試性審查由測(cè)試負(fù)責(zé)人、終端用戶代表（如需）主導(dǎo)，檢查表述是否清晰易懂，需求是否可量化、可測(cè)試。問(wèn)題反饋與修改審查人員通過(guò)《技術(shù)審查記錄表》（見(jiàn)模板表格2）記錄問(wèn)題，標(biāo)注問(wèn)題等級(jí)（嚴(yán)重、一般、建議）、問(wèn)題描述及修改建議。編寫者收到反饋后，24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)問(wèn)題，明確修改計(jì)劃；重大問(wèn)題需組織專題討論（如需求變更需評(píng)審）。修改完成后，編寫者提交修訂版，審查小組進(jìn)行復(fù)審，直至問(wèn)題全部閉環(huán)。審批與發(fā)布審查通過(guò)后，由技術(shù)負(fù)責(zé)人、產(chǎn)品經(jīng)理簽字確認(rèn)，文檔管理員更新版本號(hào)并發(fā)布至指定文檔庫(kù)（如Confluence、SharePoint）。發(fā)布后文檔需設(shè)置“只讀”權(quán)限，如需修訂需走變更流程。四、模板表格示例表格1：文檔修訂歷史表版本號(hào)修訂日期修訂人修訂內(nèi)容摘要審核人V1.02023-10-01*工初稿完成，包含需求概述、功能描述*經(jīng)理V1.12023-10-05*工修改登錄接口返回碼定義，補(bǔ)充異常處理流程*主管V2.02023-10-10*工根據(jù)新增需求增加“第三方登錄”章節(jié)，調(diào)整架構(gòu)圖*經(jīng)理表格2：技術(shù)審查記錄表文檔名稱《系統(tǒng)需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)V1.1》審查日期2023-10-05審查人經(jīng)理、主管、*專員文檔版本V1.1序號(hào)審查項(xiàng)問(wèn)題描述問(wèn)題等級(jí)1功能需求完整性未描述“密碼重置”功能的觸發(fā)條件與流程嚴(yán)重2技術(shù)參數(shù)準(zhǔn)確性3.2章節(jié)中“系統(tǒng)并發(fā)用戶數(shù)”描述為“≥500”，與設(shè)計(jì)稿中的“≥1000”不一致一般3圖表規(guī)范性圖2-1架構(gòu)圖未標(biāo)注數(shù)據(jù)流向箭頭建議表格3：需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)模板（核心章節(jié)節(jié)選）章節(jié)內(nèi)容要點(diǎn)填寫說(shuō)明1.引言1.1目的1.2范圍1.3術(shù)語(yǔ)定義1.4參考資料說(shuō)明文檔編寫目的（如“明確系統(tǒng)需求，指導(dǎo)開(kāi)發(fā)與測(cè)試”），界定系統(tǒng)邊界，定義核心術(shù)語(yǔ)2.總體描述2.1產(chǎn)品概述2.2用戶特征2.3系統(tǒng)架構(gòu)描述產(chǎn)品功能定位、目標(biāo)用戶畫(huà)像（如“管理員：負(fù)責(zé)系統(tǒng)配置；普通用戶：使用核心功能”）3.功能需求3.1功能點(diǎn)1（如用戶登錄）

3.1.1描述

3.1.2輸入

3.1.3輸出

3.1.4異常處理每個(gè)功能點(diǎn)按“描述-輸入-輸出-異常”拆解，保證可測(cè)試、可實(shí)現(xiàn)4.非功能需求4.1功能需求（響應(yīng)時(shí)間、并發(fā)數(shù)）4.2安全需求（權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密）4.3可用性需求（故障恢復(fù)時(shí)間）量化指標(biāo)（如“首頁(yè)加載時(shí)間≤1.5秒”），明確安全等級(jí)（如“用戶密碼需MD5加密”）五、常見(jiàn)問(wèn)題與注意事項(xiàng)（一）編寫常見(jiàn)問(wèn)題及規(guī)避問(wèn)題：需求描述模糊，存在歧義規(guī)避：使用“動(dòng)詞+賓語(yǔ)”結(jié)構(gòu)明確動(dòng)作（如“用戶‘登錄’按鈕”而非“用戶進(jìn)行登錄操作”），避免使用“等”“其他”等模糊詞匯，確需使用時(shí)應(yīng)舉例說(shuō)明。問(wèn)題：圖表與文字不一致規(guī)避：圖表繪制后與文字內(nèi)容逐條核對(duì)，保證圖表中的組件、流程與文字描述完全一致，圖表下方需補(bǔ)充“圖注”說(shuō)明關(guān)鍵信息。問(wèn)題：忽略異常場(chǎng)景規(guī)避：每個(gè)功能需求需包含“正常場(chǎng)景”與“異常場(chǎng)景”（如“支付失敗時(shí)，提示用戶‘支付異常，請(qǐng)重試’，并記錄日志”），可使用“場(chǎng)景分析表”梳理（場(chǎng)景、輸入、預(yù)期輸出、處理邏輯）。（二）審查常見(jiàn)問(wèn)題及規(guī)避問(wèn)題：審查流于形式，未聚焦核心規(guī)避：審查前明確審查重點(diǎn)（如需求文檔重點(diǎn)關(guān)注“完整性”與“可測(cè)試性”），避免在格式細(xì)節(jié)上過(guò)度消耗時(shí)間，重大問(wèn)題需標(biāo)記“嚴(yán)重”等級(jí)并優(yōu)先解決。問(wèn)題：?jiǎn)栴}反饋不具體，修改困難規(guī)避：反饋需包含“問(wèn)題位置+具體描述+修改建議”（如“3.1.2章節(jié)‘輸入’中未包含‘驗(yàn)證碼’字段，建議補(bǔ)充‘驗(yàn)證碼：字符串，長(zhǎng)度為6位，必填’”）。問(wèn)題：修訂后未閉環(huán)，問(wèn)題復(fù)現(xiàn)規(guī)避：編寫者修改后需逐條反饋修改結(jié)果，審查人員需確認(rèn)問(wèn)題是否真正解決，避免“修改不徹底”或“新增問(wèn)題”。（三）版本與權(quán)限管理注意事項(xiàng)文檔版本號(hào)采用“主版本號(hào).次版本號(hào).修訂號(hào)”格式（如V2.3.1），主版本號(hào)變更（如V1→V2）表示架構(gòu)或需求