行政采購清單標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范透明采購流程工具指南一、適用范圍與典型場景本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位、機(jī)關(guān)等組織的行政部門，用于規(guī)范日常辦公物資、設(shè)備采購、服務(wù)外包等非生產(chǎn)性采購行為。典型場景包括：新員工入職物資采購（如辦公文具、電腦設(shè)備）、辦公區(qū)域維護(hù)服務(wù)采購（如保潔、綠植養(yǎng)護(hù)）、會議活動物資采購（如宣傳物料、茶歇用品）、固定資產(chǎn)更新采購（如打印機(jī)、辦公家具）等，保證采購過程公開、透明、合規(guī)，提升采購效率與資金使用效益。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）需求發(fā)起與審批：明確采購必要性需求提出采購需求部門（如行政部、人力資源部、市場部）根據(jù)工作需要，填寫《采購申請審批表》，詳細(xì)說明采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算金額、用途、期望交付時間及特殊要求（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后條款）。示例：行政部因新增10名員工，需采購辦公椅10把，規(guī)格要求：人體工學(xué)設(shè)計(jì)，承重≥150kg，預(yù)算單價500元，總預(yù)算5000元，需5個工作日內(nèi)交付。需求審核需求部門負(fù)責(zé)人對采購需求的合理性（必要性、規(guī)格匹配性、預(yù)算準(zhǔn)確性）進(jìn)行初審，簽字確認(rèn)后提交至行政部門采購崗。行政部門采購崗復(fù)核采購需求是否符合公司采購政策、是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)，必要時與需求部門溝通調(diào)整需求（如優(yōu)化規(guī)格、控制預(yù)算）。審批生效根據(jù)采購金額分級審批：金額≤5000元：行政部門負(fù)責(zé)人審批；5000元＜金額≤20000元：行政部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人聯(lián)合審批；金額＞20000元：行政部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人+分管副總/總經(jīng)理審批。審批通過后，正式啟動采購流程；審批不通過的，需求部門根據(jù)反饋意見修改后重新提交。（二）采購計(jì)劃編制：細(xì)化采購方案計(jì)劃制定行政部門采購崗根據(jù)審批通過的《采購申請審批表》，編制《采購計(jì)劃明細(xì)表》，明確采購物品/服務(wù)的具體參數(shù)、數(shù)量、預(yù)算、采購方式（公開招標(biāo)、詢價、單一來源等）、時間節(jié)點(diǎn)及責(zé)任人。采購方式選擇原則：單次采購金額≥30000元：采用公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)；5000元≤金額＜30000元：至少向3家合格供應(yīng)商詢價；金額＜5000元或緊急采購（如突發(fā)維修）：可采用比價或單一來源采購（需說明理由）。計(jì)劃審批《采購計(jì)劃明細(xì)表》經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，同步抄送財(cái)務(wù)部備案，保證采購計(jì)劃與預(yù)算匹配。（三）供應(yīng)商選擇與比價：保證公平競爭供應(yīng)商信息收集行政部門采購崗?fù)ㄟ^以下渠道收集供應(yīng)商信息：公司合格供應(yīng)商庫（已通過資質(zhì)審核的供應(yīng)商）；公開招標(biāo)平臺（如采招網(wǎng)、企業(yè)采購平臺）；行業(yè)推薦或供應(yīng)商自薦（需補(bǔ)充資質(zhì)審核）。供應(yīng)商資質(zhì)審核對候選供應(yīng)商的基本資質(zhì)進(jìn)行審核，包括：營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)經(jīng)營許可證（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證，若涉及）、稅務(wù)登記證、法人授權(quán)委托書（若非法人簽約）、過往合作業(yè)績（類似項(xiàng)目合同）等。審核通過后，納入本次采購候選供應(yīng)商名單；審核不通過的，予以淘汰并記錄原因。詢價/招標(biāo)執(zhí)行詢價流程（5000元≤金額＜30000元）：向至少3家合格供應(yīng)商發(fā)出《詢價通知書》，明確采購需求、報(bào)價要求（含報(bào)價有效期、是否含稅、是否含運(yùn)費(fèi)/安裝費(fèi)）、響應(yīng)截止時間。供應(yīng)商需在截止時間前提交《報(bào)價單》，加蓋公章。招標(biāo)流程（金額≥30000元）：按照《_________招標(biāo)投標(biāo)法》及公司招標(biāo)管理辦法，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)（評標(biāo)小組由行政部門、財(cái)務(wù)部、需求部門代表組成，必要時邀請外部專家），確定中標(biāo)供應(yīng)商。結(jié)果確認(rèn)詢價采購：對比各供應(yīng)商報(bào)價、質(zhì)量、服務(wù)、付款條件等，選擇性價比最高的供應(yīng)商，填寫《供應(yīng)商比價記錄表》，附報(bào)價單作為支撐材料。招標(biāo)采購：確定中標(biāo)供應(yīng)商后，發(fā)布《中標(biāo)通知書》，雙方確認(rèn)中標(biāo)結(jié)果。（四）合同簽訂與執(zhí)行：規(guī)范權(quán)利義務(wù)合同擬定行政部門采購崗根據(jù)采購結(jié)果，使用公司標(biāo)準(zhǔn)《采購合同模板》，擬定合同條款，明確：供需雙方信息（名稱、地址、聯(lián)系人、電話）；采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）、驗(yàn)收方式；交付時間、地點(diǎn)、方式；付款方式（如預(yù)付款比例、到貨款、質(zhì)保金比例及支付節(jié)點(diǎn)）；違約責(zé)任（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的具體賠償標(biāo)準(zhǔn)）；爭議解決方式（如協(xié)商、仲裁/訴訟）。合同審批合同經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人、法務(wù)部（若有）審核后，按審批權(quán)限提交至分管副總/總經(jīng)理簽署。供應(yīng)商合同需由法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章，合同一式三份（采購部、財(cái)務(wù)部、供應(yīng)商各執(zhí)一份）。訂單下達(dá)與履約跟蹤合同簽訂后，采購崗向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，明確交付細(xì)節(jié)。定期跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按期交付；若需變更交付時間或數(shù)量，需雙方書面確認(rèn)，并更新采購訂單。（五）驗(yàn)收與付款：閉環(huán)采購管理物品/服務(wù)驗(yàn)收供應(yīng)商交付后，由需求部門、行政部門、財(cái)務(wù)部（金額≥10000元時）共同組成驗(yàn)收小組，按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收：實(shí)物驗(yàn)收：檢查物品外觀、規(guī)格、數(shù)量是否與合同一致，試用功能是否正常（如電子設(shè)備開機(jī)測試、家具承重測試）；服務(wù)驗(yàn)收：核對服務(wù)內(nèi)容（如保潔頻次、綠植存活率）、服務(wù)效果是否達(dá)標(biāo)，填寫《服務(wù)驗(yàn)收表》。驗(yàn)收合格：三方在《物品驗(yàn)收單》或《服務(wù)驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格：詳細(xì)記錄問題，要求供應(yīng)商限期整改，整改后重新驗(yàn)收。付款申請與審批行政部門采購崗憑驗(yàn)收單、采購合同、發(fā)票（若已提供）等材料，填寫《付款申請單》，附相關(guān)支撐材料。按審批流程提交至財(cái)務(wù)部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批，保證付款金額與合同約定、驗(yàn)收結(jié)果一致。資料歸檔采購?fù)瓿珊螅瑢ⅰ恫少徤暾垖徟怼贰恫少徲?jì)劃明細(xì)表》《供應(yīng)商比價記錄表》《采購合同》《驗(yàn)收單》《付款申請單》等資料整理歸檔，保存期限不少于3年，便于后續(xù)審計(jì)與追溯。三、核心工具模板清單（一）采購申請審批表字段名稱填寫說明申請部門需求部門全稱申請人需求提出人姓名，用代替（如：張）聯(lián)系方式申請人辦公電話（示例：010-X）采購物品/服務(wù)名稱具體名稱（如：A4復(fù)印紙、辦公椅保潔服務(wù)）規(guī)格型號詳細(xì)參數(shù)（如：70g白色，500張/包；人體工學(xué)椅，黑色）單位采購計(jì)量單位（如：包、把、次）數(shù)量采購數(shù)量預(yù)估單價（元）單品預(yù)計(jì)費(fèi)用（保留兩位小數(shù)）預(yù)算金額（元）總預(yù)估費(fèi)用（數(shù)量×預(yù)估單價）用途說明詳細(xì)說明采購原因（如：新員工入職辦公使用；季度辦公區(qū)域保潔）期望交付時間年-月-日（示例：2024-06-30）特殊要求質(zhì)量、售后、交付等特殊說明（如：需提供3年質(zhì)保；分3次交付）需求部門負(fù)責(zé)人意見簽字+日期（示例：同意，李*，2024-06-01）行政部門采購崗意見簽字+日期（示例：符合預(yù)算，建議詢價采購，王*，2024-06-02）財(cái)務(wù)部意見簽字+日期（金額≥10000時填寫）分管領(lǐng)導(dǎo)意見簽字+日期（金額≥20000時填寫）（二）供應(yīng)商比價記錄表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式報(bào)價（元）報(bào)價有效期是否含稅質(zhì)量承諾服務(wù)承諾（如配送、安裝）綜合評分（100分制）備注科技有限公司劉*010-X480030天是符合國標(biāo)免費(fèi)配送上門，1年質(zhì)保85商貿(mào)有限公司陳*010-X470030天是符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)自提，3個月質(zhì)保75質(zhì)保期較短辦公設(shè)備行趙*010-X490015天否符合國標(biāo)免費(fèi)配送，半年質(zhì)保70不含稅（三）物品驗(yàn)收單驗(yàn)收日期年-月-日（示例：2024-06-30）驗(yàn)收地點(diǎn)公司倉庫/辦公室采購合同編號示例：CG202406001供應(yīng)商名稱科技有限公司物品名稱規(guī)格型號單位應(yīng)收數(shù)量辦公椅人體工學(xué)，黑色把10驗(yàn)收小組成員需求部門：張；行政部門：王；財(cái)務(wù)部：李*驗(yàn)收結(jié)論□合格□不合格（不合格請注明原因：如2把椅腳有劃痕，需更換）供應(yīng)商代表簽字日期年-月-日（四）采購臺賬表采購日期采購物品名稱規(guī)格型號供應(yīng)商名稱合同金額（元）付款金額（元）付款狀態(tài)（未付/部分已付/已付）驗(yàn)收狀態(tài)（未驗(yàn)收/已驗(yàn)收）責(zé)任人2024-06-10A4復(fù)印紙70g白色紙業(yè)公司30000未付已驗(yàn)收王*2024-06-15辦公椅人體工學(xué)科技48002880（預(yù)付60%）部分已付已驗(yàn)收張*四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)（一）嚴(yán)格遵循合規(guī)性要求所有采購行為必須符合《_________采購法》（若為機(jī)關(guān)事業(yè)單位）、《_________招標(biāo)投標(biāo)法》及公司內(nèi)部《采購管理制度》，嚴(yán)禁化整為零規(guī)避招標(biāo)、虛假招標(biāo)、設(shè)置排他性條款。采購需求、計(jì)劃、合同、驗(yàn)收單等資料需完整保存，保證審批流程可追溯，避免因資料缺失導(dǎo)致合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。（二）強(qiáng)化預(yù)算剛性約束采購金額不得超過部門年度預(yù)算，確需超預(yù)算的，需按預(yù)算調(diào)整流程報(bào)批，嚴(yán)禁無預(yù)算采購、超預(yù)算采購。大額采購（≥20000元）前需進(jìn)行預(yù)算復(fù)核，保證資金來源落實(shí)，避免因資金不足影響采購執(zhí)行。（三）規(guī)范供應(yīng)商管理建立合格供應(yīng)商庫，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估（包括價格、質(zhì)量、服務(wù)、履約能力），評估不合格的供應(yīng)商及時清退，評估結(jié)果作為后續(xù)合作依據(jù)。嚴(yán)禁與供應(yīng)商存在關(guān)聯(lián)關(guān)系（如直系親屬任職、參股）但未披露的情況，保證采購過程公平公正。（四）加強(qiáng)廉潔自律監(jiān)督采購人員不得接受供應(yīng)商的宴請、禮品、回扣等不正當(dāng)利益，不得泄露采購