企業(yè)文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化手冊一、總則（一）編制目的為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文件檔案的全生命周期管理，保證檔案的完整性、安全性、可追溯性，提高檔案利用效率，防范檔案管理風(fēng)險，特制定本手冊。（二）適用范圍本手冊適用于企業(yè)各部門（含子公司、分支機(jī)構(gòu)）在業(yè)務(wù)活動中形成的各類紙質(zhì)檔案、電子檔案的管理，涵蓋從文件形成、收集、整理、歸檔到保管、利用、鑒定、銷毀的全流程。（三）基本原則集中統(tǒng)一管理：檔案由企業(yè)檔案管理部門（綜合管理部）統(tǒng)一接收、保管、利用，各部門配合執(zhí)行。分類規(guī)范有序：按照“部門-文件類型-保管期限”標(biāo)準(zhǔn)分類，保證檔案條理清晰、易于檢索。安全保密可控：嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，對涉密檔案采取特殊管理措施，防止丟失、泄露、損壞。高效便捷利用：優(yōu)化檔案借閱、檢索流程，在保證安全的前提下，滿足業(yè)務(wù)工作對檔案的合理需求。二、檔案分類與編碼規(guī)范（一）檔案分類標(biāo)準(zhǔn)按形成部門：綜合管理部、財務(wù)部、人力資源部、業(yè)務(wù)部、項目組等。按文件類型：公文類：通知、報告、請示、會議紀(jì)要等；合同類：業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、采購合同等；項目類：項目立項文件、可行性研究報告、驗收報告等；人事類：員工入職檔案、勞動合同、績效考核記錄等；財務(wù)類：會計憑證、賬簿、報表、稅務(wù)資料等；其他：資質(zhì)證書、客戶資料、審計報告等。按密級：公開（內(nèi)部可自由查閱）、內(nèi)部（需部門負(fù)責(zé)人審批）、秘密（需分管領(lǐng)導(dǎo)審批）、機(jī)密（需總經(jīng)理審批）。（二）檔案編碼規(guī)則檔案采用“部門代碼-文件類型代碼-年份-流水號”組合編碼，保證唯一性。部門代碼：綜合管理部（ZH）、財務(wù)部（CW）、人力資源部（RL）、業(yè)務(wù)部（YW）、項目組（XM）；文件類型代碼：公文（GW）、合同（HT）、項目（XM）、人事（RS）、財務(wù)（CW）、其他（QT）；年份：文件形成年度（如2023）；流水號：當(dāng)年該類檔案順序編號（3位數(shù)字，從001開始）。示例：ZH-GW-2023-001（2023年綜合管理部第1份公文）三、檔案管理全流程操作指南（一）文件收集與初步整理責(zé)任主體：各部門文件形成人員為第一責(zé)任人，部門檔案管理員（可兼職）負(fù)責(zé)本部門文件收集。操作步驟：（1）文件形成后，形成人員需在3個工作日內(nèi)檢查文件完整性（如、附件、簽批手續(xù)是否齊全），去除無關(guān)夾頁、訂書釘?shù)冉饘傥?。?）部門檔案管理員每周對本部門形成的文件進(jìn)行匯總，填寫《文件收集清單》（模板見第四章），標(biāo)注文件名稱、形成日期、密級、初步分類等信息。（3）每月最后一個工作日，將《文件收集清單》提交至企業(yè)檔案管理部門備案。輸出成果：《文件收集清單》（部門留存）、初步整理后的文件實體（紙質(zhì)）或電子文件夾。（二）檔案分類與價值鑒定責(zé)任主體：部門檔案管理員與檔案管理部門共同負(fù)責(zé)。操作步驟：（1）部門檔案管理員根據(jù)本手冊“檔案分類標(biāo)準(zhǔn)”，對收集的文件進(jìn)行初步分類，標(biāo)注建議保管期限（永久、30年、10年）。（2）檔案管理部門每季度組織一次檔案鑒定會，由部門負(fù)責(zé)人經(jīng)理、檔案管理員、法務(wù)專員*共同參與，審核分類準(zhǔn)確性和保管期限合理性，形成《檔案分類鑒定表》（模板見第四章）。（3）對有爭議的檔案，由分管領(lǐng)導(dǎo)*裁決。輸出成果：《檔案分類鑒定表》（一式兩份，部門與檔案管理部門各存一份）、分類后的檔案。（三）檔案整理與編目責(zé)任主體：部門檔案管理員負(fù)責(zé)整理，檔案管理部門負(fù)責(zé)審核。操作步驟：（1）紙質(zhì)檔案整理：按檔案編碼順序排列，檢查頁碼連續(xù)性，缺失頁及時補(bǔ)充；使用無酸紙檔案夾裝訂，厚度不超過2cm，每份檔案填寫《檔案備考表》（注明整理人、日期、特殊情況）；在檔案夾封面標(biāo)注檔案編碼、名稱、年份、密級。（2）電子檔案整理：按檔案編碼命名電子文件夾，內(nèi)設(shè)“原文”“目錄”“備份”子文件夾；電子文件采用PDF格式（避免格式兼容問題），原文掃描分辨率不低于300DPI；填寫《電子檔案目錄表》（模板見第四章），包含文件名、編碼、形成日期、密級、存儲路徑等信息。（3）檔案管理部門審核整理結(jié)果，對不符合要求的退回整改。輸出成果：整理完畢的紙質(zhì)檔案（裝訂入柜）、電子檔案（至檔案管理系統(tǒng)）、《電子檔案目錄表》。（四）檔案歸檔與移交責(zé)任主體：部門檔案管理員移交，檔案管理部門接收。操作步驟：（1）每年6月和12月，各部門向檔案管理部門集中移交歸檔檔案。（2）填寫《檔案移交清單》（模板見第四章），列明檔案編碼、名稱、數(shù)量、密級、保管期限等信息，雙方簽字確認(rèn)。（3）紙質(zhì)檔案移交時，需核對檔案實體與清單一致性；電子檔案移交時，需通過檔案管理系統(tǒng)，并移交日志。（4）檔案管理部門接收后，在《檔案移交清單》上加蓋“檔案接收章”，返還部門一份存檔。輸出成果：《檔案移交清單》（雙方存檔）、檔案管理部門接收的檔案實體及電子數(shù)據(jù)。（五）檔案保管與維護(hù)責(zé)任主體：檔案管理部門專職管理員。操作步驟：（1）紙質(zhì)檔案保管：庫房溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45%-60%，配備溫濕度計，每日記錄；庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、存放易燃易爆物品，配備消防器材（如二氧化碳滅火器），定期檢查電路安全；每季度對檔案實體進(jìn)行一次檢查，查看有無蟲蛀、霉變、破損，發(fā)覺問題及時處理并記錄。（2）電子檔案保管：采用“本地備份+異地備份”雙機(jī)制，每日增量備份，每周全量備份，備份數(shù)據(jù)存儲在專用服務(wù)器及移動硬盤；定期（每季度）對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)測試，保證數(shù)據(jù)可用性；檔案管理系統(tǒng)設(shè)置訪問權(quán)限，不同崗位人員按需分配權(quán)限，操作日志留存不少于3年。輸出成果：《檔案庫房檢查記錄表》《電子檔案備份日志》。（六）檔案利用與借閱責(zé)任主體：借閱申請人、審批人、檔案管理員。操作步驟：（1）借閱人填寫《檔案借閱申請表》（模板見第四章），說明借閱檔案名稱、編碼、用途、借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門。（2）檔案管理部門審核借閱權(quán)限：公開檔案：由檔案管理員直接辦理；內(nèi)部及以上密級檔案：需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；涉密檔案：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。（3）借閱期限：紙質(zhì)檔案不超過7個工作日，電子檔案不超過15個工作日，到期需續(xù)借的重新申請。（4）借閱時，檔案管理員核對檔案完整性，借閱人現(xiàn)場簽署《檔案借閱承諾書》（不得涂改、拆撕、外傳）。（5）歸還時，檔案管理員檢查檔案有無損壞，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)，在《檔案借閱登記表》（模板見第四章）記錄歸還日期。輸出成果：《檔案借閱申請表》《檔案借閱承諾書》《檔案借閱登記表》。（七）檔案鑒定與銷毀責(zé)任主體：檔案管理部門牽頭，組織業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、審計部門共同鑒定。操作步驟：（1）檔案管理部門在檔案到期前3個月，編制《到期檔案清單》，提交鑒定小組。（2）鑒定小組對到期檔案進(jìn)行價值評估，確認(rèn)無保存價值的，填寫《檔案銷毀審批表》（模板見第四章），經(jīng)總經(jīng)理審批后，方可銷毀。（3）檔案銷毀時，由2名以上監(jiān)銷人（檔案管理部門、審計部門各1人）在場，核對銷毀清單與檔案一致性，并在《檔案銷毀記錄表》簽字確認(rèn)。（4）紙質(zhì)檔案采用粉碎方式銷毀，電子檔案進(jìn)行徹底刪除（低級格式化），保證無法恢復(fù)。（5）《檔案銷毀審批表》《檔案銷毀記錄表》永久保存。輸出成果：《檔案銷毀審批表》《檔案銷毀記錄表》。四、檔案管理常用模板（一）文件收集清單序號文件名稱形成日期形成部門密級初步分類備注1關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知2023-12-15綜合管理部內(nèi)部公文附件：值班表2項目采購合同2023-11-20業(yè)務(wù)部秘密合同合同編號：HT20231120（二）檔案分類鑒定表檔案編碼文件名稱形成部門原分類建議鑒定后分類保管期限鑒定意見鑒定人日期ZH-GW-2023-0012023年度工作總結(jié)綜合管理部公文公文永久保存企業(yè)年度重要總結(jié)*2023-12-25YW-HT-2023-005與公司合作協(xié)議業(yè)務(wù)部合同合同30年具備長期保存價值*2023-12-25（三）檔案移交清單序號檔案編碼文件名稱數(shù)量（份/件）密級保管期限移交人接收人移交日期1ZH-GW-2023-0012023年度工作總結(jié)1內(nèi)部永久**2023-12-302RL-RS-2023-012員工花名冊（2023版）1內(nèi)部10年**2023-12-30（四）檔案借閱申請表借閱人部門聯(lián)系方式借閱日期*業(yè)務(wù)部2024-01-10借閱檔案信息檔案編碼文件名稱用途希望歸還日期YW-XM-2023-003項目驗收報告項目復(fù)盤會議使用2024-01-15審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：*日期：2024-01-10檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字：*日期：2024-01-10（五）檔案銷毀審批表檔案編碼文件名稱形成年份保管期限銷毀理由CW-CW-2018-0152018年第四季度報表201810年保管期限已滿，無保存價值審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：*日期：2023-12-20檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字：*日期：2023-12-21總經(jīng)理審批：*日期：2023-12-25五、檔案管理常見問題與注意事項（一）常見問題及處理文件收集不及時：部門檔案管理員需每月提醒文件形成人員及時提交，檔案管理部門定期通報各部門文件收集進(jìn)度，對連續(xù)2次未按時提交的部門，納入績效考核。電子檔案格式不規(guī)范：檔案管理部門每季度組織一次電子檔案管理培訓(xùn)，明確文件格式（PDF）、分辨率（≥300DPI）、命名規(guī)則等要求，未達(dá)標(biāo)文件不予接收。借閱檔案超期未還：檔案管理員需在借閱到期前2個工作日提醒借閱人，超期3日未還的，暫停其借閱權(quán)限1個月；造成檔案損壞或丟失的，按企業(yè)相關(guān)規(guī)定賠償。（二）核心注意事項涉密檔案管理：涉密檔案必須單獨存放，配備密碼柜，查閱需經(jīng)總經(jīng)理審批，嚴(yán)禁復(fù)制、摘抄，借閱后由檔案管理員當(dāng)場核對歸還。檔案交接管理：檔案管理員崗位變動時，必須辦理交接手續(xù)，填寫《檔案交接清單