采購申請與審批流程、成本控制及供應(yīng)商管理工具模板一、適用場景與對象本工具模板適用于企業(yè)各類采購業(yè)務(wù)場景，包括但不限于：日常辦公用品采購、生產(chǎn)原材料采購、固定資產(chǎn)采購、服務(wù)類采購（如咨詢、維修）等。涉及角色包括需求部門申請人、部門負(fù)責(zé)人、采購專員、財(cái)務(wù)審核人員、管理層審批人及供應(yīng)商對接人員，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程規(guī)范采購行為，控制成本風(fēng)險(xiǎn)，提升供應(yīng)商管理效率。二、操作流程詳解1.需求提出與申請發(fā)起操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如部門擴(kuò)招、設(shè)備更新、項(xiàng)目開展等），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及期望交付時(shí)間，填寫《采購申請單》，并附《采購需求清單》（含詳細(xì)技術(shù)參數(shù)或服務(wù)要求）。責(zé)任主體：需求部門申請人（如部門專員）。關(guān)鍵動(dòng)作：保證需求描述清晰、準(zhǔn)確，避免模糊表述（如“一批辦公用品”需明確具體品類、數(shù)量）；若涉及預(yù)算，需提前與財(cái)務(wù)部確認(rèn)預(yù)算額度。2.部門初審操作內(nèi)容：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理）對《采購申請單》進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核：（1）采購需求的必要性（是否為業(yè)務(wù)必需，是否存在替代方案）；（2）需求內(nèi)容的合理性（規(guī)格、數(shù)量是否符合實(shí)際使用需求）；（3）預(yù)算初步匹配度（是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)）。輸出結(jié)果：初審?fù)ㄟ^后，在《采購申請單》“部門負(fù)責(zé)人審批”欄簽字確認(rèn)；若不通過，需注明原因并退回申請人修改。3.財(cái)務(wù)審核操作內(nèi)容：財(cái)務(wù)部（如財(cái)務(wù)專員）接收初審?fù)ㄟ^的申請單，重點(diǎn)審核：（1）預(yù)算準(zhǔn)確性：申請金額是否與部門預(yù)算一致，超預(yù)算部分是否按規(guī)定說明理由；（2）成本合理性：參考?xì)v史采購價(jià)格或市場行情，判斷單價(jià)、總價(jià)是否合理；（3）資金來源：確認(rèn)采購資金是否落實(shí)（如專項(xiàng)預(yù)算、流動(dòng)資金等）。輸出結(jié)果：審核通過后簽字確認(rèn)；若存在成本過高或預(yù)算不足問題，反饋申請人或需求部門調(diào)整。4.管理層審批操作內(nèi)容：根據(jù)采購金額及重要性，由不同層級管理人員審批：金額≤5000元：由采購部負(fù)責(zé)人（如采購經(jīng)理）審批；5000元＜金額≤50000元：由分管副總（如分管副總）審批；金額＞50000元：由總經(jīng)理（如總經(jīng)理）審批，重大項(xiàng)目需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議。關(guān)鍵動(dòng)作：審批人需重點(diǎn)關(guān)注采購的戰(zhàn)略匹配度（是否符合公司年度采購計(jì)劃）、成本控制目標(biāo)及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如獨(dú)家供應(yīng)商依賴）。5.供應(yīng)商選擇與比價(jià)操作內(nèi)容：采購部（如采購專員）根據(jù)審批通過的申請單，啟動(dòng)供應(yīng)商篩選：（1）從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇3家及以上供應(yīng)商（若名錄內(nèi)無合適供應(yīng)商，需開展新供應(yīng)商開發(fā)）；（2）向供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，明確需求參數(shù)、交付時(shí)間、付款方式等；（3）收集報(bào)價(jià)后，填寫《供應(yīng)商比價(jià)表》，對比價(jià)格、質(zhì)量、交期、服務(wù)等因素，推薦最優(yōu)供應(yīng)商。風(fēng)險(xiǎn)控制：嚴(yán)禁單一來源采購（特殊情況需書面說明理由并經(jīng)總經(jīng)理審批）；大額采購需邀請需求部門、財(cái)務(wù)部共同參與比價(jià)。6.訂單下達(dá)與合同簽訂操作內(nèi)容：（1）采購部根據(jù)比價(jià)結(jié)果，向選定供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，明確雙方權(quán)利義務(wù)（物品規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等）；（2）若采購金額＞10000元或涉及長期服務(wù)，需簽訂《采購合同》，合同文本需法務(wù)部門（如法務(wù)專員）審核通過后簽署。關(guān)鍵動(dòng)作：訂單/合同需與審批通過的《采購申請單》內(nèi)容一致，避免私自變更條款。7.采購執(zhí)行與跟蹤操作內(nèi)容：采購部跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按訂單約定時(shí)間交付；若遇延期風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，協(xié)調(diào)解決方案（如分批交付、更換供應(yīng)商），并同步告知需求部門。責(zé)任主體：采購專員（如采購主管）為第一跟蹤人，需求部門配合對接交付細(xì)節(jié)。8.驗(yàn)收入庫操作內(nèi)容：（1）物品送達(dá)后，需求部門聯(lián)合質(zhì)檢部門（如質(zhì)檢員）按《采購訂單》及《驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行驗(yàn)收，核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量，填寫《驗(yàn)收單》；（2）驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)（倉庫填寫《入庫單》）；若不合格，需在《驗(yàn)收單》注明問題原因，并啟動(dòng)退貨/換貨流程。關(guān)鍵動(dòng)作：嚴(yán)禁“先入庫后驗(yàn)收”或“驗(yàn)收走過場”，保證采購物品符合使用要求。9.付款結(jié)算操作內(nèi)容：（1）采購部收集《采購申請單》《采購訂單》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》（合規(guī)發(fā)票）等單據(jù)，提交財(cái)務(wù)部審核；（2）財(cái)務(wù)部核對單據(jù)一致性及付款條件（如是否達(dá)到付款節(jié)點(diǎn)、是否存在違約金等），按合同約定方式辦理付款（如銀行轉(zhuǎn)賬、電匯）。風(fēng)險(xiǎn)控制：發(fā)票抬頭、稅號(hào)等信息需與公司一致，避免虛開發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)。三、核心工具模板模板1：采購申請單申請部門申請日期采購類型（□物品□服務(wù)□工程）申請人聯(lián)系方式預(yù)算編號(hào)采購需求詳情序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)12預(yù)算合計(jì)：________元（大寫：________________________）期望交付時(shí)間：____年__月__日附件清單：□《采購需求清單》□技術(shù)參數(shù)說明□報(bào)價(jià)單□其他________審批流程部門負(fù)責(zé)人意見：________簽字：日期：財(cái)務(wù)審核意見：________簽字：日期：采購部意見：________簽字：日期：管理層審批（□分管副總□總經(jīng)理）：________簽字：日期：模板2：供應(yīng)商比價(jià)表采購申請單號(hào)采購物品名稱規(guī)格型號(hào)需求數(shù)量期望交付時(shí)間供應(yīng)商信息序號(hào)供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式報(bào)價(jià)（元）123比價(jià)結(jié)論：推薦供應(yīng)商：________，推薦理由：______________________________________采購部負(fù)責(zé)人簽字：日期：分管副總審批：________簽字：日期：模板3：采購成本分析表采購項(xiàng)目名稱申請單號(hào)預(yù)算金額（元）實(shí)際采購金額（元）節(jié)約/超支金額（元）節(jié)約/超支率成本構(gòu)成分析成本項(xiàng)目預(yù)算占比實(shí)際占比差異原因分析物品本身成本運(yùn)輸費(fèi)用其他費(fèi)用（稅費(fèi)、手續(xù)費(fèi)等）改進(jìn)建議：__________________________________________________________填制人：日期：財(cái)務(wù)審核：________簽字：日期：模板4：供應(yīng)商評估表（年度）供應(yīng)商名稱合作起始時(shí)間合作項(xiàng)目數(shù)量年度采購金額（元）評估維度評分標(biāo)準(zhǔn)（10分制）得分備注產(chǎn)品質(zhì)量合格率≥99%得10分，每降1%扣1分交付及時(shí)性按時(shí)交付率100%得10分，每延遲1次扣2分價(jià)格競爭力低于市場均價(jià)5%以上得10分，持平得8分，高于5%以內(nèi)扣3分服務(wù)響應(yīng)24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)問題得10分，延遲響應(yīng)扣2-5分合規(guī)性無違約記錄得10分，每出現(xiàn)1次違約扣5分綜合得分：________分（≥90分優(yōu)秀，70-89分合格，＜70分不合格）評估結(jié)論：□續(xù)入合格名錄□限期整改□清退名錄評估小組簽字（采購部、需求部、財(cái)務(wù)部）：__________日期：__四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)1.預(yù)算控制優(yōu)先采購申請必須控制在年度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算需提交《超預(yù)算說明》，詳細(xì)闡述原因及必要性，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行；財(cái)務(wù)部每月匯總采購支出，分析預(yù)算執(zhí)行偏差，對異常波動(dòng)及時(shí)預(yù)警。2.供應(yīng)商管理規(guī)范建立《合格供應(yīng)商名錄》，定期（如每半年）對供應(yīng)商進(jìn)行評估，淘汰不合格供應(yīng)商，補(bǔ)充優(yōu)質(zhì)新供應(yīng)商；大額或關(guān)鍵物料采購，優(yōu)先選擇長期合作、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，避免頻繁更換供應(yīng)商導(dǎo)致成本波動(dòng)。3.流程透明化采購申請、比價(jià)、審批等環(huán)節(jié)需留痕，所有單據(jù)紙質(zhì)版/電子版存檔至少3年，便于審計(jì)追溯；禁止“化整為零”規(guī)避審批（如將50000元采購拆分為5筆9000元），一經(jīng)發(fā)覺嚴(yán)肅處理。4.風(fēng)險(xiǎn)防范要點(diǎn)嚴(yán)格審核供應(yīng)商資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、質(zhì)量認(rèn)證等），避免與無資質(zhì)供應(yīng)商合作；合同條