采購與供應(yīng)商管理標(biāo)準(zhǔn)操作手冊一、前言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)采購業(yè)務(wù)全流程及供應(yīng)商管理工作，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工、操作標(biāo)準(zhǔn)與風(fēng)險控制要求，保證采購活動合規(guī)、高效、經(jīng)濟(jì)，同時通過科學(xué)管理提升供應(yīng)商合作質(zhì)量，保障供應(yīng)鏈穩(wěn)定。手冊適用于企業(yè)采購部門、供應(yīng)鏈管理部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員，涵蓋從供應(yīng)商準(zhǔn)入到合作優(yōu)化的全生命周期管理。二、適用范圍與應(yīng)用場景（一）適用范圍本手冊適用于企業(yè)所有采購類型，包括但不限于：原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購（如物流、咨詢等），以及新供應(yīng)商開發(fā)、現(xiàn)有供應(yīng)商評估、采購合同執(zhí)行等全場景管理。（二）典型應(yīng)用場景新供應(yīng)商合作前：需開展資質(zhì)審核、現(xiàn)場考察、樣品測試等準(zhǔn)入評估工作；日常采購需求提報：業(yè)務(wù)部門根據(jù)生產(chǎn)/運營需求發(fā)起采購申請，經(jīng)審批后執(zhí)行；供應(yīng)商選擇與招標(biāo)：達(dá)到招標(biāo)金額標(biāo)準(zhǔn)的采購項目，需通過公開招標(biāo)、競爭性談判等方式確定供應(yīng)商；合同簽訂與履約：與供應(yīng)商簽訂正式合同，跟蹤交貨、驗收、付款等履約環(huán)節(jié)；供應(yīng)商績效評估：定期對供應(yīng)商在質(zhì)量、交期、價格、服務(wù)等方面的表現(xiàn)進(jìn)行量化評分；供應(yīng)商關(guān)系優(yōu)化：根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分級管理，淘汰不合格供應(yīng)商，深化優(yōu)質(zhì)合作。三、核心流程操作說明（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入管理流程目標(biāo)：保證合作供應(yīng)商具備合法資質(zhì)、生產(chǎn)能力及質(zhì)量保證能力，從源頭控制風(fēng)險。操作步驟：供應(yīng)商資質(zhì)預(yù)審采購專員*收到供應(yīng)商合作意向后，要求其提交《供應(yīng)商資質(zhì)文件清單》（含營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)生產(chǎn)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證、相關(guān)產(chǎn)品檢測報告、法定代表人證件號碼明等復(fù)印件）；核驗資質(zhì)文件的真實性、有效性與完整性，重點檢查經(jīng)營范圍是否匹配采購需求、證書是否在有效期內(nèi)，對預(yù)審不合格的供應(yīng)商，反饋具體原因并終止流程?，F(xiàn)場考察評估對預(yù)審?fù)ㄟ^的供應(yīng)商，由采購經(jīng)理*牽頭，聯(lián)合質(zhì)量部、生產(chǎn)部組成考察小組（3-5人），赴供應(yīng)商現(xiàn)場進(jìn)行實地考察；考察重點包括：生產(chǎn)環(huán)境、設(shè)備先進(jìn)性與維護(hù)狀況、生產(chǎn)工藝流程、質(zhì)量控制體系（如ISO9001認(rèn)證執(zhí)行情況）、倉儲物流能力、財務(wù)狀況（近3年財務(wù)報表）等；填寫《供應(yīng)商現(xiàn)場考察記錄表》，記錄考察發(fā)覺的優(yōu)勢與不足，考察小組全員簽字確認(rèn)。樣品測試與小批量試用對于涉及產(chǎn)品質(zhì)量的采購，要求供應(yīng)商提供樣品，由質(zhì)量部按《原材料/成品檢驗標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行測試，出具《樣品測試報告》；測試合格后，可安排小批量試用（試用數(shù)量不超過首次采購量的30%），生產(chǎn)部記錄試用過程中的產(chǎn)品合格率、使用穩(wěn)定性等數(shù)據(jù)，形成《小批量試用評估報告》。評審與審批采購專員匯總資質(zhì)文件、考察記錄、測試報告、試用報告等資料，提交供應(yīng)商評審委員會（由采購總監(jiān)、質(zhì)量總監(jiān)、生產(chǎn)總監(jiān)組成）；評審委員會按《供應(yīng)商準(zhǔn)入評分表》（見第四章模板）對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評分，評分≥80分（滿分100分）為合格；評審?fù)ㄟ^的供應(yīng)商，經(jīng)總經(jīng)理*審批后，錄入《合格供應(yīng)商名錄》，啟動合作；不合格的供應(yīng)商，反饋結(jié)果并保留資料6個月（期間若資質(zhì)或能力提升可重新申請）。（二）采購需求審批與計劃制定流程目標(biāo)：規(guī)范采購需求提報與審批，保證采購計劃與生產(chǎn)經(jīng)營、庫存管理匹配，避免盲目采購。操作步驟：需求發(fā)起與提報業(yè)務(wù)部門（生產(chǎn)部、行政部等）根據(jù)月度/季度生產(chǎn)計劃或?qū)嶋H需求，填寫《采購需求申請表》，注明物料名稱、規(guī)格型號、需求數(shù)量、用途、期望交貨日期、預(yù)算金額等信息，部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)后提交采購部。需求復(fù)核與庫存核查采購專員*收到需求后，核查采購需求的合理性（如數(shù)量是否與生產(chǎn)計劃匹配、規(guī)格是否明確），并同步查詢庫存管理系統(tǒng)，確認(rèn)現(xiàn)有庫存及在途訂單數(shù)量，避免重復(fù)采購；對需求不明確或庫存可滿足的情況，退回業(yè)務(wù)部門補充完善；對合理需求，標(biāo)注“復(fù)核通過”并提交采購經(jīng)理*審核。預(yù)算與審批權(quán)限審核采購經(jīng)理復(fù)核采購需求與預(yù)算的匹配度，若超出年度預(yù)算，需提交財務(wù)部審核，說明超預(yù)算原因及資金來源；按審批權(quán)限分級審批（示例）：金額≤5萬元：采購經(jīng)理*審批；5萬元＜金額≤20萬元：采購總監(jiān)*審批；金額＞20萬元：總經(jīng)理*審批；審批通過后，《采購計劃表》，明確采購物料、數(shù)量、時間、責(zé)任供應(yīng)商等；審批未通過的，反饋業(yè)務(wù)部門調(diào)整需求。（三）供應(yīng)商選擇與招標(biāo)采購流程目標(biāo)：通過公平、公正的競爭方式選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，保證采購價格合理、質(zhì)量可靠。操作步驟：招標(biāo)方式確定采購專員*根據(jù)采購金額、物料類型確定招標(biāo)方式：公開招標(biāo)：適用于金額≥10萬元或通用性物料，通過企業(yè)官網(wǎng)或指定招標(biāo)平臺發(fā)布招標(biāo)公告；邀請招標(biāo)：適用于金額5萬-10萬元或供應(yīng)商資源有限的物料，從《合格供應(yīng)商名錄》中邀請3家及以上供應(yīng)商參與；競爭性談判：適用于技術(shù)復(fù)雜或需求緊急的物料，與2-3家供應(yīng)商進(jìn)行多輪談判確定合作方。招標(biāo)文件編制與發(fā)布采購專員編制招標(biāo)文件，包含采購需求、技術(shù)要求、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)文件格式、投標(biāo)保證金要求、合同主要條款等，經(jīng)法務(wù)部審核無誤后發(fā)布；公開招標(biāo)需提前5個工作日發(fā)布公告，邀請招標(biāo)需提前3個工作日向供應(yīng)商發(fā)出《投標(biāo)邀請函》。投標(biāo)文件接收與初審在投標(biāo)截止時間前，接收供應(yīng)商投標(biāo)文件（含資質(zhì)證明、技術(shù)方案、報價明細(xì)、交貨期承諾等），密封保存并簽收記錄；開標(biāo)時，由采購經(jīng)理、法務(wù)部、使用部門代表共同拆封，檢查投標(biāo)文件完整性，對不符合要求的（如未蓋章、關(guān)鍵信息缺失）作廢標(biāo)處理，形成《投標(biāo)文件初審表》。評標(biāo)與定標(biāo)成立評標(biāo)小組（由采購部、質(zhì)量部、使用部門、財務(wù)部人員組成，單數(shù)成員，5-7人），按《評標(biāo)評分表》（價格權(quán)重30%-50%、技術(shù)權(quán)重20%-30%、資質(zhì)權(quán)重10%-20%、服務(wù)權(quán)重10%-20%）對通過初審的投標(biāo)文件進(jìn)行評分；評分匯總后，推薦綜合得分第一的候選供應(yīng)商，若得分差距＜5分或存在特殊風(fēng)險，可組織二次評審；評標(biāo)結(jié)果經(jīng)采購總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批后，向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出《中標(biāo)通知書》，未中標(biāo)供應(yīng)商反饋評標(biāo)結(jié)果（不透露具體評分細(xì)節(jié)）。（四）合同簽訂與執(zhí)行跟蹤流程目標(biāo)：通過合同明確雙方權(quán)利義務(wù)，規(guī)范采購履約過程，保障采購物料及時、保質(zhì)交付。操作步驟：合同起草與審核采購專員*根據(jù)中標(biāo)結(jié)果及談判條款，起草采購合同，明確標(biāo)的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總金額、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間地點、驗收方式、付款條件、違約責(zé)任等核心條款；合同經(jīng)法務(wù)部審核（重點審查條款合法性、合規(guī)性、完整性）、財務(wù)部審核（付款條件與預(yù)算匹配）后，由采購經(jīng)理*、供應(yīng)商雙方簽字蓋章，合同正本一式兩份（企業(yè)、供應(yīng)商各執(zhí)一份），副本分發(fā)至質(zhì)量部、使用部門。訂單下達(dá)與交貨跟蹤采購專員*根據(jù)合同簽訂情況，在ERP系統(tǒng)中《采購訂單》，同步發(fā)送供應(yīng)商，并要求其確認(rèn)交貨期；交貨前3天，提醒供應(yīng)商備貨，確認(rèn)物流信息；交貨當(dāng)日，核對送貨單與采購訂單信息（物料名稱、數(shù)量、批次號等），確認(rèn)無誤后簽收，留存《送貨單》原件。質(zhì)量驗收與入庫質(zhì)量部*按《檢驗標(biāo)準(zhǔn)》對到貨物料進(jìn)行檢驗，包括外觀檢查、尺寸測量、功能測試等，填寫《物料驗收報告》；檢驗合格：驗收報告簽字確認(rèn)后，物料辦理入庫手續(xù)，倉庫管理員*更新庫存信息；檢驗不合格：質(zhì)量部出具《不合格品處理通知單》，采購專員聯(lián)系供應(yīng)商協(xié)商處理方式（退貨、換貨、降價接受等），處理結(jié)果記錄在案。付款申請與結(jié)算供應(yīng)商提交《結(jié)算憑證》（含發(fā)票、驗收報告、送貨單等）后，采購專員*核對憑證與合同、訂單、入庫信息的一致性，確認(rèn)無誤后填寫《付款申請單》，附相關(guān)證明材料；按審批流程提交財務(wù)部審核、總經(jīng)理審批后，財務(wù)部*按合同約定付款方式（電匯/承兌匯票等）辦理付款，留存付款憑證。（五）供應(yīng)商績效評估流程目標(biāo)：量化供應(yīng)商表現(xiàn)，識別優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商與風(fēng)險供應(yīng)商，為后續(xù)合作、優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)提供依據(jù)。操作步驟：評估周期與指標(biāo)確定評估周期：月度評估（適用于關(guān)鍵物料供應(yīng)商）、季度評估（適用于常規(guī)物料供應(yīng)商）、年度綜合評估；評估指標(biāo)（見第四章模板《供應(yīng)商績效評估表》）：質(zhì)量指標(biāo)（權(quán)重40%）：來料批次合格率、質(zhì)量問題整改及時率；交期指標(biāo)（權(quán)重30%）：交貨準(zhǔn)時率、訂單滿足率；價格指標(biāo)（權(quán)重20%）：價格競爭力（與市場均價對比）、降價配合度；服務(wù)指標(biāo)（權(quán)重10%）：響應(yīng)速度、問題解決率、配合度。數(shù)據(jù)收集與評分采購專員*每月從質(zhì)量部、倉庫、使用部門收集供應(yīng)商績效數(shù)據(jù)（如驗收合格率、交貨延遲次數(shù)、價格調(diào)整記錄等）；按《供應(yīng)商績效評估表》計算得分，評分等級劃分：優(yōu)秀（≥90分）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（＜60分）。評估結(jié)果應(yīng)用優(yōu)秀供應(yīng)商：增加采購份額、優(yōu)先考慮新項目合作、頒發(fā)年度“優(yōu)秀供應(yīng)商”證書；良好供應(yīng)商：維持現(xiàn)有合作，針對薄弱環(huán)節(jié)提出改進(jìn)建議；合格供應(yīng)商：發(fā)出《績效改進(jìn)通知書》，要求30日內(nèi)提交整改計劃，采購專員*跟蹤整改效果；不合格供應(yīng)商：暫停合作資格，連續(xù)2次不合格的，從《合格供應(yīng)商名錄》中移除。四、模板表格（一）《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表》申請編號供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式申請部門采購專員*申請日期采購物料名稱規(guī)格型號需求數(shù)量預(yù)計合作周期資質(zhì)文件清單（附復(fù)印件）□營業(yè)執(zhí)照□行業(yè)許可證□質(zhì)量體系認(rèn)證□產(chǎn)品檢測報告□其他：______現(xiàn)場考察情況（附《考察記錄表》）優(yōu)勢：_________________________________________________________不足：_________________________________________________________樣品測試結(jié)果（附《測試報告》）□合格□不合格（不合格原因：______________________）小批量試用評估（附《試用報告》）□通過□未通過（未通過原因：______________________）評審委員會意見評分：______分，等級：□合格□不合格簽字：______________________（采購總監(jiān)*）日期：______總經(jīng)理審批意見：□同意錄入□不同意（原因：______________________）簽字：______________________日期：______（二）《采購需求申請表》申請編號申請部門申請人*申請日期采購物料名稱規(guī)格型號需求數(shù)量單位用途說明□生產(chǎn)□維修□辦公□其他：______期望交貨日期預(yù)算金額元現(xiàn)有庫存：______在途訂單：______部門負(fù)責(zé)人意見簽字：______________________日期：______采購部復(fù)核意見□通過□退回（原因：______________________）簽字：______________________（采購專員*）日期：______采購經(jīng)理審核意見□同意□調(diào)整需求（調(diào)整內(nèi)容：______________________）簽字：______________________日期：______審批結(jié)果□審批通過，《采購計劃表》審批人：______________________（按權(quán)限）日期：______（三）《供應(yīng)商績效評估表（年度）》供應(yīng)商名稱評估周期評估部門評估人*評估指標(biāo)權(quán)重目標(biāo)值實際值來料批次合格率40%≥98%96%交貨準(zhǔn)時率30%≥95%92%價格競爭力（市場均價對比）20%低于市場3%持平服務(wù)響應(yīng)速度（24小時內(nèi)回復(fù)）10%100%90%綜合得分100%——等級評定□優(yōu)秀（≥90分）□良好（80-89分）□合格（60-79分）□不合格（＜60分）改進(jìn)建議__________________________________________________________________________________________________________________審批意見□維持合作□改進(jìn)觀察□降級使用□淘汰簽字：______________________（采購總監(jiān)*）日期：______五、關(guān)鍵注意事項（一）供應(yīng)商管理注意事項資質(zhì)動態(tài)管理：供應(yīng)商資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、許可證）到期前1個月，采購專員*需提醒供應(yīng)商更新，未及時更新的暫停合作；信息保密：供應(yīng)商信息（如報價、技術(shù)方案）僅限參與采購流程人員知悉，嚴(yán)禁泄露給第三方，違者按企業(yè)保密制度處理；單一來源采購限制：除獨家代理或?qū)＠a(chǎn)品外，單一供應(yīng)商采購金額占比不得超過該物料年度采購總額的50%，避免過度依賴。（二）采購執(zhí)行注意事項合同條款嚴(yán)謹(jǐn)性：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、違約責(zé)任等條款需明確具體，避免模糊表述（如“優(yōu)良品質(zhì)”“盡快交貨”），法務(wù)部*必須審核合同文本；變更控制：采購需求、交貨期、價格等變更需書面確認(rèn)（《采購變更單》），經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，禁止口頭約定；驗收獨立性：質(zhì)量驗收需由質(zhì)量部*獨立完成，使用部門可配合提供需求說明，但不得干預(yù)驗收結(jié)果。（三）風(fēng)險防范注意事項供應(yīng)商履約風(fēng)