企業(yè)日常行政流程化操作手冊(cè)一、手冊(cè)概述本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)日常行政事務(wù)的處理流程，通過標(biāo)準(zhǔn)化操作提升工作效率，降低溝通成本，保證行政工作有序開展。手冊(cè)適用于企業(yè)各部門及全體員工，涵蓋會(huì)議管理、辦公用品采購、文件歸檔、差旅申請(qǐng)、訪客接待、固定資產(chǎn)管理、印章使用等高頻行政場景，各流程可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況靈活調(diào)整。二、會(huì)議管理全流程指南（一）適用情境適用于部門例會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、外部研討會(huì)等各類企業(yè)內(nèi)部及外部會(huì)議的組織與執(zhí)行。（二）操作流程詳解1.會(huì)議發(fā)起與審批發(fā)起人：根據(jù)工作需要填寫《會(huì)議申請(qǐng)單》（見配套表單），明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、所需設(shè)備及預(yù)計(jì)時(shí)長。審批人：部門內(nèi)部會(huì)議：部門負(fù)責(zé)人審批；跨部門會(huì)議：發(fā)起部門負(fù)責(zé)人+涉及部門負(fù)責(zé)人聯(lián)合審批；外部會(huì)議：部門負(fù)責(zé)人+分管副總審批。審批通過后：發(fā)起人提前2個(gè)工作日將會(huì)議通知（含議程、時(shí)間地點(diǎn)、參會(huì)人）通過企業(yè)通訊工具發(fā)送至相關(guān)人員，并同步抄送行政部備案。2.會(huì)議準(zhǔn)備行政部職責(zé)：根據(jù)會(huì)議需求準(zhǔn)備場地（提前30分鐘調(diào)試空調(diào)、燈光）；調(diào)試設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、視頻會(huì)議系統(tǒng)等，提前1小時(shí)測試）；準(zhǔn)備會(huì)議物資（白板、馬克筆、飲用水、會(huì)議資料袋等）。主持人職責(zé)：提前梳理議程，分配各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人，準(zhǔn)備會(huì)議材料（如PPT、數(shù)據(jù)報(bào)表）。3.會(huì)議召開簽到：參會(huì)人員入場后在《會(huì)議簽到表》簽字，或通過企業(yè)簽到系統(tǒng)線上簽到。紀(jì)律要求：提前5分鐘入場，手機(jī)調(diào)至靜音或震動(dòng)，無特殊情況不得中途離場。議程執(zhí)行：主持人按議程推進(jìn)，各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人控制時(shí)間，保證會(huì)議高效。4.會(huì)后跟進(jìn)記錄員：會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)整理《會(huì)議紀(jì)要》（含決議事項(xiàng)、責(zé)任人、完成時(shí)限），經(jīng)主持人審核后發(fā)送至參會(huì)人員及相關(guān)部門。責(zé)任人：按會(huì)議紀(jì)要要求推進(jìn)任務(wù)，提前2天反饋進(jìn)展至行政部；行政部每周匯總?cè)蝿?wù)完成情況，形成《會(huì)議任務(wù)跟蹤表》。（三）配套表單模板表單1：會(huì)議申請(qǐng)單會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)參會(huì)人員發(fā)起人聯(lián)系方式會(huì)議議程所需設(shè)備預(yù)計(jì)時(shí)長審批意見（部門負(fù)責(zé)人）日期審批意見（分管領(lǐng)導(dǎo)）日期表單2：會(huì)議簽到表序號(hào)部門姓名職位簽到時(shí)間備注1表單3：會(huì)議紀(jì)要會(huì)議主題：時(shí)間：地點(diǎn)：參會(huì)人員：缺席人員及原因：議程及決議：議題一：決議：責(zé)任人：完成時(shí)限：議題二：決議：責(zé)任人：完成時(shí)限：下一步行動(dòng)：抄送：記錄人：審核人：日期：（四）關(guān)鍵注意事項(xiàng)提醒會(huì)議需提前明確目標(biāo)，避免無主題、無議程的“臨時(shí)會(huì)議”；外部會(huì)議需提前確認(rèn)訪客身份、職務(wù)及特殊需求（如dietaryrestrictions）；會(huì)議紀(jì)要需突出“決議”和“行動(dòng)項(xiàng)”，避免流水式記錄；重要會(huì)議（如戰(zhàn)略會(huì)、合同評(píng)審會(huì)）需全程錄音/錄像，并妥善保管至少1年。三、辦公用品采購管理流程（一）適用情境適用于各部門日常辦公耗材（紙張、筆、文件夾等）、辦公設(shè)備（打印機(jī)、U盤等）的采購申請(qǐng)與領(lǐng)用。（二）操作流程詳解1.需求提報(bào)申請(qǐng)人：根據(jù)部門實(shí)際需求填寫《辦公用品采購申請(qǐng)表》（見配套表單），注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途及緊急程度。部門審核：部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)需求合理性，簽字后提交至行政部。2.需求匯總與審批行政部：每月25日前匯總各部門需求，編制《辦公用品采購計(jì)劃》，按以下權(quán)限審批：金額≤500元：行政部經(jīng)理審批；500元＜金額≤2000元：行政部經(jīng)理+財(cái)務(wù)部聯(lián)合審批；金額＞2000元：行政部經(jīng)理+財(cái)務(wù)部+分管副總審批。3.采購執(zhí)行采購方式：常規(guī)耗材：通過定點(diǎn)供應(yīng)商月度采購，簽訂年度框架協(xié)議；設(shè)備/特殊物品：采用“貨比三家”原則，至少詢價(jià)2家供應(yīng)商，選擇性價(jià)比最優(yōu)方案。采購要求：保證物品質(zhì)量符合國家標(biāo)準(zhǔn)，索取正規(guī)發(fā)票及質(zhì)保書。4.入庫與領(lǐng)用入庫登記：物品到貨后，行政部核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量，填寫《辦公用品入庫登記表》，貼好資產(chǎn)標(biāo)簽（如適用）。領(lǐng)用登記：員工領(lǐng)用時(shí)填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用日期、物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用人簽字；部門領(lǐng)用需加蓋部門公章。（三）配套表單模板表單1：辦公用品采購申請(qǐng)表部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期物品名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量部門負(fù)責(zé)人意見日期表單2：辦公用品入庫登記表入庫日期物品名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量供應(yīng)商單價(jià)總價(jià)質(zhì)保期經(jīng)手人表單3：辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期物品名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量領(lǐng)用人部門用途備注（四）關(guān)鍵注意事項(xiàng)提醒嚴(yán)格執(zhí)行“先審批、后采購”原則，杜絕私自采購；辦公用品按“按需領(lǐng)用、杜絕浪費(fèi)”原則，領(lǐng)用需注明用途，避免公私混用；每季度末行政部需盤點(diǎn)庫存，編制《辦公用品盤點(diǎn)表》，保證賬實(shí)相符；高值辦公用品（如打印機(jī)、掃描儀）需建立臺(tái)賬，記錄采購日期、使用人、維保信息。四、文件歸檔管理規(guī)范（一）適用情境適用于企業(yè)各類行政文件（如會(huì)議紀(jì)要、合同、通知、制度、報(bào)表等）的分類、整理、保存與借閱。（二）操作流程詳解1.文件分類一級(jí)分類：按部門劃分（行政部、財(cái)務(wù)部、人力資源部等）；二級(jí)分類：按文件類型劃分（制度類、會(huì)議類、合同類、通知類、報(bào)表類等）；三級(jí)分類：按年份或項(xiàng)目劃分（如2024年、項(xiàng)目）。2.文件整理格式要求：紙質(zhì)文件需用A4紙打印，左側(cè)裝訂，去除夾子、回形針等金屬物；電子文件需命名規(guī)范（如“20240515-行政部-會(huì)議紀(jì)要-部門例會(huì)”），存儲(chǔ)于指定服務(wù)器文件夾。排序規(guī)則：按時(shí)間倒序排列（最新文件在前），或按文件編號(hào)排序。3.歸檔操作紙質(zhì)文件：每月末由各部門文件管理員整理，填寫《文件歸檔登記表》（見配套表單），交至行政部檔案室統(tǒng)一存放，檔案室需標(biāo)注“部門-文件類型-年份”標(biāo)簽。電子文件：每月末由各部門備份至服務(wù)器“共享文件-歸檔”目錄，由行政部定期刻錄光盤備份（每季度1次）。4.借閱與銷毀借閱流程：借閱人填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，說明借閱原因、借閱期限（一般不超過3個(gè)工作日）；部門負(fù)責(zé)人審批（涉密文件需分管副總審批）；檔案管理員核對(duì)無誤后借出，借閱人簽字確認(rèn)；歸還時(shí)檔案管理員檢查文件完整性，注銷借閱記錄。銷毀流程：超過保存期限的文件（如一般通知保存1年，合同保存5年），由行政部編制《文件銷毀清單》，經(jīng)財(cái)務(wù)部、法務(wù)部聯(lián)合審核后，由2人以上監(jiān)督銷毀，并填寫《文件銷毀記錄表》。（三）配套表單模板表單1：文件歸檔登記表歸檔日期文件名稱文件編號(hào)部門文件類型頁數(shù)歸檔人備注表單2：文件借閱申請(qǐng)表借閱人部門借閱日期歸還期限文件名稱文件編號(hào)借閱原因?qū)徟伺鷾?zhǔn)意見日期表單3：文件銷毀記錄表銷毀日期文件名稱文件編號(hào)保存期限銷毀原因監(jiān)銷人銷毀方式備注（四）關(guān)鍵注意事項(xiàng)提醒涉密文件（如財(cái)務(wù)報(bào)表、合同）需單獨(dú)存放，加密電子文件，限制借閱權(quán)限；電子文件需定期殺毒，防止數(shù)據(jù)丟失；檔案室需保持干燥、通風(fēng)，防火、防蟲、防潮，定期檢查文件保存狀態(tài)；文件歸檔需及時(shí)，不得積壓，保證文件可追溯。五、差旅申請(qǐng)與報(bào)銷流程（一）適用情境適用于員工因公出差（如客戶拜訪、項(xiàng)目考察、參加會(huì)議等）的交通、住宿、餐飲等費(fèi)用的申請(qǐng)與報(bào)銷。（二）操作流程詳解1.出差申請(qǐng)申請(qǐng)人：填寫《出差申請(qǐng)表》（見配套表單），注明出差事由、時(shí)間、地點(diǎn)、行程安排、交通工具（需符合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如高鐵二等座、經(jīng)濟(jì)艙）、預(yù)估費(fèi)用。審批流程：部門內(nèi)短期出差（≤3天，省內(nèi)）：部門負(fù)責(zé)人審批；長途出差（＞3天或跨?。翰块T負(fù)責(zé)人+分管副總審批；外地參加會(huì)議/培訓(xùn)：需附會(huì)議通知，部門負(fù)責(zé)人+分管副總+總經(jīng)理審批。2.出差準(zhǔn)備審批通過后：申請(qǐng)人提前預(yù)訂交通票（通過企業(yè)指定平臺(tái)）和酒店（優(yōu)先協(xié)議酒店），并將行程單抄送行政部和財(cái)務(wù)部。特殊物品：如需攜帶樣品、資料等，提前報(bào)備行政部，必要時(shí)辦理托運(yùn)手續(xù)。3.費(fèi)用報(bào)銷票據(jù)收集：出差歸來5個(gè)工作日內(nèi)，整理票據(jù)（發(fā)票需與行程一致，抬頭為企業(yè)全稱），填寫《差旅報(bào)銷單》（見配套表單），粘貼票據(jù)（按時(shí)間順序排列，小票附在大票后）。報(bào)銷審批：部門負(fù)責(zé)人審核票據(jù)真實(shí)性及出差必要性；財(cái)務(wù)部審核票據(jù)合規(guī)性（如發(fā)票抬頭、稅號(hào)、日期）及費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)（如住宿標(biāo)準(zhǔn)、餐補(bǔ)標(biāo)準(zhǔn)）；審批通過后，財(cái)務(wù)部3個(gè)工作日內(nèi)完成打款。4.特殊情況處理超支費(fèi)用：如因特殊情況（如緊急會(huì)議）導(dǎo)致超支，需提交《超支說明》，經(jīng)分管副總審批后方可報(bào)銷；票據(jù)丟失：需提交《票據(jù)丟失說明》，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，財(cái)務(wù)部審核后，可按費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的80%報(bào)銷（單張票據(jù)丟失金額＞500元需總經(jīng)理審批）。（三）配套表單模板表單1：出差申請(qǐng)表申請(qǐng)人部門出差日期返回日期出差地點(diǎn)出差事由行程安排交通工具預(yù)估費(fèi)用住宿標(biāo)準(zhǔn)餐補(bǔ)標(biāo)準(zhǔn)審批人部門意見日期表單2：差旅報(bào)銷單報(bào)銷人部門報(bào)銷日期出差日期交通費(fèi)住宿費(fèi)餐費(fèi)其他費(fèi)用票據(jù)張數(shù)備注審批人表單3：超支說明超支費(fèi)用超支原因申請(qǐng)人部門負(fù)責(zé)人審批意見日期（四）關(guān)鍵注意事項(xiàng)提醒嚴(yán)格遵守企業(yè)差旅費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)（如一線城市住宿不超過500元/晚，餐補(bǔ)100元/天），不得虛報(bào)、冒報(bào)；發(fā)票需在出差后1個(gè)月內(nèi)提交，逾期未提交需說明原因，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核后可延長1個(gè)月；出差歸來需提交《出差總結(jié)》（如重要會(huì)議紀(jì)要、客戶反饋），作為報(bào)銷附件；多人出差需指定1人統(tǒng)一報(bào)銷，避免重復(fù)提交。六、訪客接待管理規(guī)范（一）適用情境適用于外部客戶、合作伙伴、部門、應(yīng)聘者等訪客的預(yù)約、接待與送別流程。（二）操作流程詳解1.訪客預(yù)約預(yù)約人：提前1-3個(gè)工作日聯(lián)系訪客，確認(rèn)來訪時(shí)間、人數(shù)、身份、職務(wù)、來訪目的及特殊需求（如翻譯、輪椅通道等），填寫《訪客預(yù)約登記表》（見配套表單）。內(nèi)部通知：預(yù)約人將訪客信息同步至相關(guān)部門（如需業(yè)務(wù)部門接待，提前通知業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人；如需高管接待，提前告知高管秘書）。2.接待準(zhǔn)備行政部職責(zé)：安排接待場地（會(huì)議室需提前調(diào)試設(shè)備，擺放席卡、飲用水、企業(yè)宣傳資料）；準(zhǔn)備訪客證（如需），在入口處放置指示牌；如需車輛接送，提前安排司機(jī)及車輛（車牌、車型、司機(jī)聯(lián)系方式）。接待人職責(zé)：提前熟悉訪客背景及來訪目的，準(zhǔn)備相關(guān)資料（如合同、產(chǎn)品手冊(cè)、PPT）。3.接待執(zhí)行迎接：訪客到達(dá)時(shí)，接待人到企業(yè)門口/前臺(tái)迎接，主動(dòng)握手、自我介紹（“您好，我是行政部的*某某，負(fù)責(zé)本次接待”），引導(dǎo)至?xí)h室。接待禮儀：引訪客入座時(shí)，請(qǐng)?jiān)L客坐主位（面向門口或窗戶），接待人坐副位；交談時(shí)保持微笑，認(rèn)真傾聽，不隨意打斷；遞送物品（如資料、茶水）時(shí)雙手遞上，杯柄朝向訪客。會(huì)議接待：按議程推進(jìn)，重要內(nèi)容需做好記錄，如需拍照，需提前征得訪客同意。4.送別與歸檔送別：根據(jù)訪客行程，安排送別方式（如送至電梯口、停車場，或安排車輛送站），禮貌道別（“感謝您的來訪，期待下次合作”）。歸檔：接待結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)，接待人填寫《訪客接待記錄表》（見配套表單），將訪客信息、接待過程、反饋意見等整理歸檔，抄送行政部。（三）配套表單模板表單1：訪客預(yù)約登記表預(yù)約人部門預(yù)約日期訪客日期訪客姓名單位職務(wù)聯(lián)系方式來訪人數(shù)到達(dá)時(shí)間離開時(shí)間來訪目的特殊需求接待人接待部門審批人表單2：訪客接待記錄表接訪日期接訪人接訪部門訪客姓名單位接訪地點(diǎn)接待過程訪客反饋后續(xù)行動(dòng)歸檔日期（四）關(guān)鍵注意事項(xiàng)提醒涉密會(huì)議需提前告知訪客“禁止錄音、錄像”，并安排專人監(jiān)督；應(yīng)聘者接待需提前通知人力資源部，面試資料準(zhǔn)備齊全；訪客證需佩戴在胸前，便于識(shí)別；如遇訪客臨時(shí)取消或變更行程，需及時(shí)通知相關(guān)部門調(diào)整安排。七、固定資產(chǎn)管理流程（一）適用情境適用于企業(yè)辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)、投影儀）、家具（辦公桌、椅子）、電器（空調(diào)、冰箱）等固定資產(chǎn)的申購、領(lǐng)用、調(diào)撥、維修、報(bào)廢管理。（二）操作流程詳解1.資產(chǎn)申購申請(qǐng)人：根據(jù)部門需求填寫《固定資產(chǎn)申購表》（見配套表單），注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途、存放地點(diǎn)。審批流程：金額≤3000元：部門負(fù)責(zé)人+行政部審批；3000元＜金額≤10000元：部門負(fù)責(zé)人+行政部+財(cái)務(wù)部審批；金額＞10000元：部門負(fù)責(zé)人+行政部+財(cái)務(wù)部+總經(jīng)理審批。2.采購與入庫采購：行政部按審批結(jié)果執(zhí)行采購，優(yōu)先選擇定點(diǎn)供應(yīng)商，保證質(zhì)量及售后服務(wù)。入庫：資產(chǎn)到貨后，行政部核對(duì)數(shù)量、規(guī)格，填寫《固定資產(chǎn)入庫登記表》（見配套表單），粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（編號(hào)、名稱、采購日期、使用部門），錄入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)。3.領(lǐng)用與調(diào)撥領(lǐng)用：員工領(lǐng)用資產(chǎn)時(shí)填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》，簽字確認(rèn)；行政部在系統(tǒng)中更新使用人信息。調(diào)撥：部門間資產(chǎn)調(diào)撥需填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請(qǐng)表》，經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人審批后，行政部更新系統(tǒng)信息，保證賬實(shí)相符。4.維修與報(bào)廢維修：資產(chǎn)故障時(shí)，使用人填寫《固定資產(chǎn)維修申請(qǐng)表》，行政部聯(lián)系供應(yīng)商維修，維修費(fèi)用計(jì)入部門成本。報(bào)廢：資產(chǎn)達(dá)到使用年限（如電腦5年、空調(diào)8年）或無法修復(fù)時(shí)，行政部編制《固定資產(chǎn)報(bào)廢清單》，經(jīng)財(cái)務(wù)部評(píng)估殘值、總經(jīng)理審批后，由專人監(jiān)督銷毀，并在系統(tǒng)中注銷。（三）配套表單模板表單1：固定資產(chǎn)申購表申購部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量部門負(fù)責(zé)人日期表單2：固定資產(chǎn)入庫登記表入庫日期資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量供應(yīng)商采購日期使用部門經(jīng)手人表單3：固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格領(lǐng)用人部門存放地點(diǎn)備注（四）關(guān)鍵注意事項(xiàng)提醒固定資產(chǎn)需“專人負(fù)責(zé)、誰使用誰保管”，離職時(shí)需辦理交接手續(xù)，交接清單需部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；每季度末行政部需盤點(diǎn)固定資產(chǎn)，編制《固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表》，對(duì)盤虧、盤盈情況需說明原因并報(bào)備；高值資產(chǎn)（如服務(wù)器、專業(yè)設(shè)備）需定期維護(hù)，延長使用壽命；報(bào)廢資產(chǎn)需拆除企業(yè)標(biāo)識(shí)，防止流入二手市場造成信息泄露。八、印章使用管理規(guī)范（一）適用情境適用于企業(yè)公章、合同章、財(cái)務(wù)章、法人章等印章的使用、保管與登記流程。（二）操作流程詳解1.印章保管保管責(zé)任：公章、合同章：由行政部指定專人（如行政經(jīng)理）保管，存放于帶鎖的保險(xiǎn)柜中；財(cái)務(wù)章、法人章：由財(cái)務(wù)部指定專人（如財(cái)務(wù)經(jīng)理）保管，與公章分開放置；保管人需定期檢查印章完好性，如有損壞需及時(shí)報(bào)備更換。2.印章使用申請(qǐng)申請(qǐng)人：填寫《印章使用申請(qǐng)表》（見配套表單），注明用印文件名稱、份數(shù)、用途、用印日期，并附上用印文件（如合同、函件）電子版/紙質(zhì)版。審批流程：日常文件（如通知、證明）：部門負(fù)責(zé)人+行政部負(fù)責(zé)人審批；合同類文件：部門負(fù)責(zé)人+法務(wù)部+分管副總審批；重大文件（如戰(zhàn)略合作協(xié)議、擔(dān)保文件）：部門