戲劇家協(xié)會檔案資料管理管理制度

戲劇家協(xié)會戲劇家檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)戲劇家協(xié)會對戲劇家檔案資料的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，推動戲劇事業(yè)的傳承與發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于戲劇家協(xié)會所管理的所有戲劇家個(gè)人檔案、創(chuàng)作資料、活動記錄等相關(guān)檔案資料。（三）管理原則遵循集中統(tǒng)一管理、真實(shí)完整、安全保密、便于利用的原則，確保檔案資料的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和可用性。二、檔案資料的收集（一）收集范圍1.戲劇家個(gè)人信息，包括姓名、性別、出生日期、籍貫、學(xué)歷、藝術(shù)經(jīng)歷、榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)等。2.創(chuàng)作資料，如劇本手稿、創(chuàng)作思路記錄、導(dǎo)演闡述、舞臺設(shè)計(jì)圖、服裝設(shè)計(jì)圖等。3.演出資料，包括演出海報(bào)、節(jié)目單、劇照、演出視頻、觀眾反饋等。4.學(xué)術(shù)研究資料，如發(fā)表的論文、專著、研討會發(fā)言記錄等。5.與協(xié)會相關(guān)的通信、往來文件、工作匯報(bào)等。（二）收集方式1.定期征集：協(xié)會定期向戲劇家及其家屬、相關(guān)單位發(fā)出征集通知，要求提供相關(guān)檔案資料。2.主動收集：檔案管理人員通過參加戲劇活動、拜訪戲劇家等方式，主動收集有價(jià)值的資料。3.捐贈接收：鼓勵(lì)戲劇家、家屬及社會各界捐贈檔案資料，協(xié)會對捐贈者頒發(fā)榮譽(yù)證書。（三）收集流程1.初步篩選：對收集到的資料進(jìn)行初步篩選，判斷其是否符合歸檔要求。2.登記造冊：對確定歸檔的資料進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄資料的名稱、來源、形成時(shí)間等信息。3.交接手續(xù)：與資料提供者辦理交接手續(xù)，確保資料的來源清晰、責(zé)任明確。三、檔案資料的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案資料的性質(zhì)，分為個(gè)人檔案、創(chuàng)作檔案、演出檔案、學(xué)術(shù)檔案等大類。2.在大類下，根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分小類，如個(gè)人檔案可分為基本信息、藝術(shù)經(jīng)歷等小類。（二）編號與編目1.為每份檔案資料編制唯一的編號，方便管理和查詢。2.編制詳細(xì)的檔案目錄，包括編號、名稱、日期、來源、保管位置等信息。（三）裝訂與數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保資料的完整性和牢固性。2.有條件的情況下，對重要檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案庫，便于長期保存和利用。四、檔案資料的保管（一）保管環(huán)境1.設(shè)立專門的檔案庫房，保持庫房的清潔、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度控制設(shè)備、消防器材等。（二）保管期限根據(jù)檔案資料的重要性和保存價(jià)值，確定不同的保管期限，分為短期（1-5年）、中期（5-10年）、長期（10年以上）。（三）定期檢查檔案管理人員定期對檔案資料進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案損壞、丟失等問題。對臨近保管期限的檔案進(jìn)行評估，決定是否延長保管期限或進(jìn)行銷毀處理。五、檔案資料的利用（一）利用申請1.協(xié)會內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人因研究、學(xué)習(xí)等正當(dāng)理由需要查閱檔案資料，需提交書面申請，說明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)協(xié)會分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.檔案資料一般僅供在檔案管理部門指定的場所查閱，未經(jīng)許可不得帶出。2.如需復(fù)制、摘錄檔案資料，需另行申請，經(jīng)審批后按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行操作。（三）利用記錄檔案管理人員對每次檔案資料的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息，以便跟蹤和統(tǒng)計(jì)檔案資料的利用情況。六、檔案資料的保密（一）保密范圍涉及戲劇家個(gè)人隱私、未公開的創(chuàng)作資料、協(xié)會內(nèi)部機(jī)密文件等檔案資料屬于保密范疇。（二）保密措施1.檔案庫房設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.對保密檔案資料進(jìn)行單獨(dú)存放，設(shè)置明顯的保密標(biāo)識。3.檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案資料內(nèi)容。（三）保密監(jiān)督協(xié)會定期對檔案資料保密工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，對違反保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由協(xié)會相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和業(yè)務(wù)專家組成，負(fù)責(zé)對檔案資料進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案資料的保存價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用情況、保管期限等因素，綜合判斷檔案資料是否需要銷毀。（三）銷毀程序1.對經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案資料，編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案資料的名稱、編號、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)協(xié)會分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的方式進(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等。3.銷毀過程需有專人監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。八、附則（一）制度解釋權(quán)本制度由戲劇