市公安局戶政檔案管理實(shí)施辦法

一、總則1.目的依據(jù)：為加強(qiáng)市公安局戶政檔案管理，有效保護(hù)和利用戶政檔案資源，提高戶政工作效率和服務(wù)質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及公安部相關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合本市實(shí)際情況，特制定本實(shí)施辦法。2.適用范圍：本辦法適用于市公安局及下屬各分局、派出所戶政檔案的收集、整理、保管、利用等各項(xiàng)管理工作。3.管理原則：戶政檔案管理遵循集中統(tǒng)一、真實(shí)完整、安全保密、便于利用的原則，確保戶政檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理。二、管理體制與職責(zé)1.管理部門：市公安局設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌指導(dǎo)全市戶政檔案管理工作；各分局、派出所應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本單位戶政檔案管理工作，并接受上級(jí)檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門職責(zé)：-制定和完善戶政檔案管理制度、規(guī)范和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。-組織開展戶政檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。-負(fù)責(zé)對(duì)各分局、派出所戶政檔案管理工作進(jìn)行檢查、考核與評(píng)估。-集中保管具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的戶政檔案，負(fù)責(zé)檔案的整理、編目、數(shù)字化處理等工作。3.各分局、派出所職責(zé)：-負(fù)責(zé)本單位戶政檔案的收集、整理、保管和利用工作，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。-按照規(guī)定的時(shí)間和要求，向市公安局檔案管理部門移交具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的戶政檔案。-積極配合上級(jí)檔案管理部門開展各項(xiàng)檔案管理工作，及時(shí)整改存在的問題。三、檔案收集與整理1.收集范圍：戶政檔案收集范圍包括常住戶口登記、暫住人口管理、居民身份證管理、戶籍證明出具等工作中形成的各類文件、材料、表格、證件等。2.收集要求：-各業(yè)務(wù)部門和民警在工作中形成的戶政檔案材料，應(yīng)及時(shí)收集整理，確保材料齊全、完整。-收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確，簽字蓋章等手續(xù)完備。-對(duì)電子檔案材料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.整理方法：-按照檔案形成的時(shí)間、類別、保管期限等進(jìn)行分類整理。-對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)、裝訂，編制目錄，建立檢索工具；對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子索引目錄。-對(duì)重要檔案材料應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止檔案損壞、丟失。四、檔案保管1.保管條件：-設(shè)立專門的戶政檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案庫房安全。-檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。-對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保檔案信息的安全存儲(chǔ)。2.保管期限：戶政檔案保管期限分為短期、長(zhǎng)期和永久。具體保管期限根據(jù)檔案內(nèi)容和重要程度按照相關(guān)規(guī)定確定。3.檔案鑒定與銷毀：-定期對(duì)已到保管期限的戶政檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。-對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案應(yīng)填寫銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。五、檔案利用1.利用原則：戶政檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、便民的原則，在保護(hù)公民隱私和檔案安全的前提下，為社會(huì)和公民提供高效便捷的服務(wù)。2.利用方式：-內(nèi)部利用：公安民警因工作需要查閱戶政檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。-外部利用：公民、法人或其他組織因合法事由需要查閱戶政檔案的，應(yīng)提供有效身份證明和相關(guān)證明材料，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。-提供復(fù)制服務(wù)：根據(jù)利用者的需求，在符合規(guī)定的情況下，可為其提供檔案復(fù)制件，并注明復(fù)制日期和出處。3.利用登記：對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、查閱目的、查閱時(shí)間、查閱檔案內(nèi)容等信息，確保檔案利用過程可追溯。六、檔案信息化建設(shè)1.建設(shè)目標(biāo)：推進(jìn)戶政檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和利用水平。2.數(shù)字化處理：加快戶政檔案數(shù)字化進(jìn)程，對(duì)存量檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立數(shù)字化檔案資源庫。3.信息系統(tǒng)建設(shè)：建立戶政檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的信息化水平。4.安全管理：加強(qiáng)檔案信息化安全管理，建立健全信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等技術(shù)措施，確保檔案信息的安全可靠。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查：市公安局檔案管理部門定期對(duì)各分局、派出所戶政檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管安全等方面。2.考核評(píng)價(jià)：將戶政檔案管理工作納入各單位績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的單位和個(gè)人進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)檔案管理工作不力、存在嚴(yán)重問題的單位和個(gè)人，按照