某舞蹈家協(xié)會會議室管理辦法

一、總則1.目的：為加強本舞蹈家協(xié)會會議室的規(guī)范化管理，合理有效地利用會議室資源，確保各類會議、活動的順利進行，特制定本管理辦法。2.適用范圍：本辦法適用于本舞蹈家協(xié)會所有會議室的使用、維護與管理。3.管理原則：遵循統(tǒng)一管理、資源共享、預約優(yōu)先、合理調配的原則，保障會議室使用的公平性和高效性。二、管理職責1.行政部門：行政部門作為會議室的歸口管理部門，負責制定和完善會議室管理制度；統(tǒng)籌安排會議室的使用，受理預約申請并進行協(xié)調；負責會議室設備設施的維護、保養(yǎng)與更新；監(jiān)督會議室的日常使用情況，處理使用過程中的違規(guī)行為。2.使用部門：各使用部門需提前按照規(guī)定程序提交會議室預約申請；在使用過程中遵守相關規(guī)定，愛護會議室設備設施；使用完畢后，負責清理會議室衛(wèi)生，確保會議室恢復原狀。三、會議室資源1.會議室分布與規(guī)格：本協(xié)會擁有[X]間會議室，分別位于協(xié)會辦公區(qū)域的[具體樓層和位置]。會議室規(guī)格包括小型會議室（可容納[X]人）、中型會議室（可容納[X]人）和大型會議室（可容納[X]人），各會議室配備相應的會議桌椅、投影儀、音響設備、麥克風等基本設施。2.會議室功能介紹：小型會議室適合進行小組討論、內部會議等；中型會議室可用于部門會議、小型培訓等；大型會議室則適用于協(xié)會全體會議、重要活動、對外交流會議等。各會議室根據功能需求，配備不同的輔助設備，以滿足多樣化的會議需求。四、預約管理1.預約方式：使用部門需至少提前[X]個工作日填寫《會議室預約申請表》，通過線上辦公系統(tǒng)或直接提交至行政部門進行預約申請。申請表應包含使用部門、使用時間、會議主題、參會人數等信息。2.預約審批：行政部門收到預約申請后，根據會議室的使用情況進行審批。如申請時間與其他預約沖突，行政部門將與申請部門協(xié)商調整使用時間。審批通過后，行政部門將通過郵件或系統(tǒng)通知申請部門。3.緊急會議預約：對于緊急會議，使用部門可在會議開始前[X]小時內口頭或電話向行政部門提出申請。行政部門在確認會議室可用后，為其辦理臨時預約手續(xù)，并記錄相關信息。五、使用規(guī)范1.會議簽到：會議開始前[X]分鐘，使用部門負責人應到達會議室進行簽到。如未按時簽到，行政部門有權取消該次預約，將會議室另行安排。2.設備使用：使用部門在使用會議室設備前，應熟悉設備的操作方法。如遇設備故障，應及時聯(lián)系行政部門安排維修人員處理，不得擅自拆卸或維修設備。嚴禁在會議室設備上安裝未經許可的軟件或插件。3.衛(wèi)生維護：使用部門應保持會議室的整潔衛(wèi)生，不得在會議室內吸煙、亂扔垃圾。會議結束后，使用部門需將會議桌椅擺放整齊，清理桌面垃圾，關閉電器設備電源、門窗等，確保會議室恢復到使用前的狀態(tài)。4.安全管理：使用部門應遵守安全規(guī)定，不得在會議室內使用明火或違規(guī)電器設備。嚴禁在會議室內存放易燃易爆等危險物品。如發(fā)生安全事故，使用部門應承擔相應責任。六、費用管理1.基本使用費用：協(xié)會內部部門正常使用會議室不收取費用。但對于因特殊需求，需額外使用會議室設備或服務（如專業(yè)音響調試、會議記錄等）的，將根據實際情況收取一定的費用。2.損壞賠償費用：如因使用部門或個人原因造成會議室設備設施損壞的，使用部門應按照設備設施的維修成本或重置價格進行賠償。賠償費用將從使用部門的經費中扣除。七、監(jiān)督與檢查1.日常巡查：行政部門安排專人定期對會議室進行巡查，檢查會議室的設備設施是否完好、衛(wèi)生狀況是否達標、使用記錄是否準確等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時通知相關部門進行整改。2.使用反饋：行政部門定期收集使用部門對會議室使用情況的反饋意見，對于合理的建議和需求，及時進行研究和改進，不斷提高會議室的管理水平和服務質量。3.違規(guī)處理：對于違反本管理辦法的使用部門或個人，行政部門將視情節(jié)輕重給予警告、通報批評等處理，并要求其限期整改。對于造成嚴重后果的，將追究相關責任。八、附則1.解釋權：本管理辦法由本舞蹈家協(xié)會行政部門負責解釋。2.生效日期：本管理辦法自發(fā)布之日起生效實施。此前有關會議室管理的規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準。各部門應嚴格遵守本辦法，共同維護會議室的良好使用秩序，為協(xié)會的舞蹈事業(yè)發(fā)