某民間文藝家協(xié)會活動燈光采購細則

某民間文藝家協(xié)會活動燈光采購細則一、總則（一）目的為規(guī)范某民間文藝家協(xié)會（以下簡稱“協(xié)會”）活動燈光采購行為，確保采購工作的公平、公正、公開，提高采購資金的使用效益，保證所采購燈光設(shè)備滿足協(xié)會各類活動需求，特制定本細則。（二）適用范圍本細則適用于協(xié)會為舉辦各類民間文藝活動而進行的燈光設(shè)備采購活動。包括但不限于演出活動、展覽活動、培訓活動等所需燈光設(shè)備的采購。（三）采購原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)政策規(guī)定，確保采購程序合法合規(guī)。2.效益原則：在保證燈光設(shè)備質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，力求以合理的價格獲取最佳的設(shè)備性能，提高采購資金的使用效益。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：采購的燈光設(shè)備應具備良好的質(zhì)量和穩(wěn)定性，滿足協(xié)會各類活動的專業(yè)需求，確保活動的順利開展和效果呈現(xiàn)。4.公平、公正、公開原則：采購過程應保持公平、公正，給予所有符合條件的供應商平等的機會參與競爭，同時采購信息要公開透明，接受協(xié)會內(nèi)部及相關(guān)部門的監(jiān)督。二、采購組織與職責（一）采購小組組成協(xié)會成立專門的活動燈光采購小組，成員包括協(xié)會行政主管、財務人員、活動策劃人員以及相關(guān)領(lǐng)域的專家顧問。行政主管擔任組長，負責采購小組的整體協(xié)調(diào)和決策工作。（二）采購小組職責1.制定采購計劃：根據(jù)協(xié)會活動安排和實際需求，制定詳細的燈光設(shè)備采購計劃，明確采購項目、數(shù)量、預算等內(nèi)容。2.供應商選擇與管理：負責對潛在供應商進行調(diào)研、評估和篩選，建立供應商庫，并對供應商的供貨質(zhì)量、服務水平等進行跟蹤管理。3.采購文件編制與審核：起草采購文件，包括采購需求、技術(shù)規(guī)格、商務條款等，并進行審核和修訂，確保采購文件的完整性和準確性。4.采購實施：按照既定的采購方式和程序組織采購活動，與供應商進行談判、簽訂采購合同，并監(jiān)督合同的執(zhí)行情況。5.驗收與付款：組織對采購的燈光設(shè)備進行驗收，確保設(shè)備符合采購要求；根據(jù)驗收結(jié)果和合同約定，辦理付款手續(xù)。（三）相關(guān)部門職責1.財務部門：負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核，并按照財務制度辦理付款手續(xù)。2.活動策劃部門：提供活動對燈光設(shè)備的具體需求和技術(shù)要求，協(xié)助采購小組進行設(shè)備選型和采購文件編制，參與設(shè)備驗收工作。3.技術(shù)支持部門：為采購活動提供技術(shù)咨詢和支持，對采購的燈光設(shè)備進行技術(shù)評估和質(zhì)量檢驗，協(xié)助解決設(shè)備安裝、調(diào)試和使用過程中的技術(shù)問題。三、采購預算與計劃（一）預算編制1.需求調(diào)研：活動策劃部門在每年年初對協(xié)會當年計劃舉辦的各類活動進行梳理，詳細列出活動對燈光設(shè)備的需求，包括設(shè)備種類、數(shù)量、功能要求等。2.市場調(diào)研：采購小組根據(jù)活動需求，對市場上燈光設(shè)備的價格、品牌、質(zhì)量等進行調(diào)研，收集相關(guān)信息，為預算編制提供參考。3.預算編制：財務部門結(jié)合活動需求和市場調(diào)研結(jié)果，編制活動燈光采購預算草案。預算草案應包括設(shè)備采購費用、運輸費用、安裝調(diào)試費用、稅費等各項支出，并明確預算總額和分項預算金額。4.預算審核與批準：采購預算草案經(jīng)采購小組審核后，提交協(xié)會理事會審議。理事會根據(jù)協(xié)會年度財務狀況和活動安排，對預算草案進行審議和調(diào)整，最終批準采購預算。（二）采購計劃制定1.根據(jù)采購預算和活動時間安排，采購小組制定詳細的活動燈光采購計劃：采購計劃應明確采購項目、采購時間、采購方式、預計完成時間等內(nèi)容，并確保采購計劃與活動需求相匹配。2.采購計劃應提前提交協(xié)會理事會備案，以便理事會對采購工作進行監(jiān)督和指導。四、采購方式（一）公開招標1.適用范圍：對于采購金額較大、技術(shù)要求復雜、需要廣泛邀請供應商參與競爭的燈光設(shè)備采購項目，采用公開招標方式。2.招標程序：-發(fā)布招標公告：采購小組在協(xié)會官方網(wǎng)站、相關(guān)行業(yè)媒體等平臺發(fā)布招標公告，明確招標項目、采購需求、技術(shù)規(guī)格、投標人資格要求、投標截止時間等信息。-資格審查：對投標人提交的投標文件進行資格審查，確定符合條件的投標人名單。-開標、評標與定標：按照規(guī)定的時間和地點開標，由評標委員會對投標文件進行評審，根據(jù)評標標準確定中標候選人，并報協(xié)會理事會批準后確定中標人。-簽訂合同：采購小組與中標人簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務。（二）邀請招標1.適用范圍：當采購項目具有一定的特殊性，潛在供應商數(shù)量有限，或者公開招標成本過高時，可以采用邀請招標方式。2.邀請程序：采購小組從供應商庫中選擇不少于三家符合條件的供應商發(fā)出投標邀請書，邀請其參與投標。后續(xù)程序與公開招標基本相同。（三）競爭性談判1.適用范圍：對于技術(shù)復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的采購項目，或者招標后沒有供應商投標、重新招標未能成立的項目，可以采用競爭性談判方式。2.談判程序：-成立談判小組：采購小組組建談判小組，成員包括協(xié)會代表、技術(shù)專家等。-制定談判文件：明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案條款以及評定成交的標準等事項。-邀請供應商：從供應商庫中邀請不少于三家符合相應資格條件的供應商參加談判。-談判與確定成交供應商：談判小組與供應商分別進行談判，在滿足采購需求、質(zhì)量和服務相等的前提下，確定成交供應商。（四）詢價采購1.適用范圍：采購的燈光設(shè)備規(guī)格、標準統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價采購方式。2.詢價程序：采購小組向三家以上供應商發(fā)出詢價通知書，要求其在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件。采購小組對報價進行比較，在滿足采購需求的前提下，選擇報價最低的供應商作為成交供應商。（五）單一來源采購1.適用范圍：符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：-只能從唯一供應商處采購的；-發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；-必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采購程序：采購小組對單一來源采購項目進行論證，說明采購理由，并報協(xié)會理事會批準。批準后，與供應商進行協(xié)商談判，簽訂采購合同。五、供應商管理（一）供應商準入1.供應商資格要求：供應商應具備獨立法人資格，具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務會計制度，具備履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力，有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄，近三年內(nèi)無重大違法經(jīng)營記錄。2.供應商申請：有意向的供應商可向協(xié)會提交供應商準入申請，申請材料包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照副本復印件、稅務登記證復印件、組織機構(gòu)代碼證復印件、法定代表人授權(quán)書、企業(yè)簡介、產(chǎn)品目錄、業(yè)績證明材料等。3.供應商評估：采購小組對供應商提交的申請材料進行審核，并對供應商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務等方面進行實地考察或調(diào)查了解。根據(jù)審核和考察結(jié)果，對供應商進行綜合評估，確定是否準入。4.供應商入庫：經(jīng)評估合格的供應商納入?yún)f(xié)會供應商庫，采購小組為其建立檔案，記錄供應商的基本信息、評估情況、交易記錄等。（二）供應商考核1.考核指標：建立供應商考核指標體系，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。產(chǎn)品質(zhì)量考核設(shè)備的合格率、穩(wěn)定性等；交貨期考核是否按時交貨；價格考核是否合理；售后服務考核響應速度、解決問題的能力等。2.考核周期：每半年對供應商進行一次考核，采購小組根據(jù)考核指標收集相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，對供應商進行評價打分。3.考核結(jié)果處理：根據(jù)考核得分，將供應商分為優(yōu)秀、合格、不合格三個等級。對于優(yōu)秀供應商，在后續(xù)采購中給予優(yōu)先合作機會；對于合格供應商，提出改進意見，督促其提高服務水平；對于不合格供應商，暫?；蛉∠涔┴涃Y格，并從供應商庫中刪除。（三）供應商合作與溝通1.建立合作關(guān)系：協(xié)會與供應商簽訂采購合同后，雙方建立合作關(guān)系。采購小組應與供應商保持密切溝通，及時了解合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.定期溝通會議：定期召開供應商溝通會議，通報協(xié)會活動需求變化、采購政策調(diào)整等信息，聽取供應商的意見和建議，共同探討合作中存在的問題及解決方案，不斷優(yōu)化合作關(guān)系。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.合同起草：采購小組根據(jù)采購文件和中標（成交）供應商的投標文件，起草采購合同草案。合同草案應明確雙方的權(quán)利和義務，包括設(shè)備規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務、付款方式、違約責任等條款。2.合同審核：采購合同草案經(jīng)采購小組審核后，提交財務部門、法務顧問進行審核。財務部門重點審核合同的財務條款，法務顧問重點審核合同的合法性和合規(guī)性。根據(jù)審核意見，對合同草案進行修改完善。3.合同簽訂：采購合同經(jīng)審核無誤后，由協(xié)會法定代表人或其授權(quán)代表與供應商簽訂。合同簽訂后，雙方各執(zhí)一份，并報協(xié)會相關(guān)部門備案。（二）合同執(zhí)行1.供應商履約監(jiān)督：采購小組負責對供應商的合同執(zhí)行情況進行監(jiān)督，要求供應商按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量標準等履行義務。定期檢查供應商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。2.進度跟蹤與協(xié)調(diào)：在合同執(zhí)行過程中，采購小組應與供應商保持密切聯(lián)系，及時了解設(shè)備的生產(chǎn)、運輸、安裝調(diào)試等進度情況。如因不可抗力或其他原因?qū)е潞贤瑘?zhí)行出現(xiàn)延誤，采購小組應積極協(xié)調(diào)供應商采取措施，盡量減少對協(xié)會活動的影響。（三）合同變更與解除1.合同變更：在合同執(zhí)行過程中，如因協(xié)會活動需求調(diào)整或其他原因需要變更合同內(nèi)容，采購小組應及時與供應商協(xié)商，簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應明確變更的內(nèi)容、價格調(diào)整、交貨期變更等事項，并報協(xié)會理事會備案。2.合同解除：如供應商出現(xiàn)嚴重違約行為，或因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行，采購小組應及時通知供應商解除合同，并按照合同約定追究供應商的違約責任。合同解除后，采購小組應做好相關(guān)善后工作，如設(shè)備處置、資金結(jié)算等。七、設(shè)備驗收（一）驗收準備1.成立驗收小組：設(shè)備到貨前，采購小組組織成立驗收小組，成員包括協(xié)會代表、活動策劃人員、技術(shù)專家、使用部門人員等。驗收小組負責制定驗收方案，明確驗收標準和程序。2.收集驗收資料：驗收小組收集采購合同、設(shè)備技術(shù)文件、裝箱清單等相關(guān)資料，作為驗收的依據(jù)。同時，要求供應商提供設(shè)備質(zhì)量證明文件、安裝調(diào)試方案等資料。（二）驗收程序1.外觀檢查：設(shè)備到貨后，驗收小組首先對設(shè)備的外觀進行檢查，查看設(shè)備是否有損壞、變形、掉漆等情況，設(shè)備的規(guī)格、型號、數(shù)量是否與合同約定一致。2.數(shù)量清點：按照裝箱清單對設(shè)備的數(shù)量進行清點，確保設(shè)備數(shù)量準確無誤。3.技術(shù)性能測試：在供應商技術(shù)人員的配合下，對設(shè)備的技術(shù)性能進行測試，檢查設(shè)備是否滿足合同約定的技術(shù)指標和功能要求。測試內(nèi)容包括燈光亮度、顏色、色溫、頻閃等參數(shù)的檢測。4.安裝調(diào)試驗收：設(shè)備安裝調(diào)試完成后，驗收小組對設(shè)備的安裝調(diào)試情況進行驗收，檢查設(shè)備是否能夠正常運行，各項功能是否正常實現(xiàn)。5.資料驗收：對供應商提供的設(shè)備技術(shù)文件、質(zhì)量證明文件等資料進行驗收，確保資料完整、準確。（三）驗收報告1.驗收小組根據(jù)驗收情況編寫驗收報告：驗收報告應包括驗收基本情況、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)果、存在問題及整改建議等內(nèi)容。2.驗收報告經(jīng)驗收小組成員簽字確認后，提交協(xié)會理事會審核。審核通過后，作為設(shè)備驗收合格的依據(jù)。如驗收不合格，驗收小組應要求供應商限期整改，整改完成后重新進行驗收。八、售后服務與維護（一）售后服務要求1.供應商應提供一定期限的質(zhì)保期，質(zhì)保期內(nèi)對設(shè)備提供免費維修、更換零部件等服務。2.在接到協(xié)會的維修通知后，供應商應在規(guī)定時間內(nèi)做出響應，并盡快安排技術(shù)人員到達現(xiàn)場進行維修。對于緊急故障，應在最短時間內(nèi)恢復設(shè)備正常運行。3.供應商應定期對設(shè)備進行回訪，了解設(shè)備的使用情況，提供技術(shù)指導和培訓，確保設(shè)備始終處于良好的運行狀態(tài)。（二）維護計劃制定1.協(xié)會技術(shù)支持部門根據(jù)設(shè)備的使用情況和供應商的建議，制定燈光設(shè)備維護計劃。維護計劃應包括維護項目、維護周期、維護責任人等內(nèi)容。2.維護計劃應納入?yún)f(xié)會年度工作計劃，確保設(shè)備維護工作的順利開展。（三）維護記錄與檔案管理1.每次設(shè)備維護完成后，維護責任人