房地產(chǎn)中介公司合同開(kāi)具優(yōu)化管控制度

一、總則（一）目的為進(jìn)一步規(guī)范本房地產(chǎn)中介公司合同開(kāi)具流程，加強(qiáng)合同管理與風(fēng)險(xiǎn)控制，提高服務(wù)質(zhì)量和運(yùn)營(yíng)效率，確保公司業(yè)務(wù)的合法、合規(guī)、有序開(kāi)展，更好地維護(hù)公司及客戶的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在從事房地產(chǎn)中介業(yè)務(wù)過(guò)程中涉及的各類合同開(kāi)具活動(dòng)，包括但不限于房屋買賣中介合同、房屋租賃中介合同等。（三）基本原則1.合法性原則：合同開(kāi)具必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保合同條款具有法律效力。2.準(zhǔn)確性原則：合同內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映交易雙方的真實(shí)意愿和交易細(xì)節(jié)，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。3.完整性原則：合同應(yīng)包含必要的條款和信息，確保合同的完整性和可執(zhí)行性。4.及時(shí)性原則：在業(yè)務(wù)達(dá)成后，應(yīng)及時(shí)開(kāi)具合同，保障交易的順利進(jìn)行。二、合同開(kāi)具流程優(yōu)化（一）業(yè)務(wù)受理階段1.客戶信息收集-業(yè)務(wù)人員在與客戶初步接觸時(shí)，應(yīng)詳細(xì)收集客戶基本信息，包括姓名、聯(lián)系方式、身份證號(hào)碼等，以及客戶對(duì)于房地產(chǎn)交易的具體需求，如房屋位置、面積、預(yù)算、交易類型等。-對(duì)于出售或出租房屋的業(yè)主，還需收集房屋產(chǎn)權(quán)信息，如房產(chǎn)證號(hào)、產(chǎn)權(quán)人姓名、房屋性質(zhì)等，并要求業(yè)主提供相關(guān)證明文件的復(fù)印件。2.業(yè)務(wù)初步評(píng)估-業(yè)務(wù)人員根據(jù)收集到的信息，對(duì)業(yè)務(wù)的可行性進(jìn)行初步評(píng)估。判斷該業(yè)務(wù)是否符合公司業(yè)務(wù)范圍和政策要求，以及是否存在潛在風(fēng)險(xiǎn)。-對(duì)于復(fù)雜或存在疑問(wèn)的業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管匯報(bào)，共同商討解決方案。（二）合同起草階段1.合同模板選用-根據(jù)業(yè)務(wù)類型，業(yè)務(wù)人員從公司合同模板庫(kù)中選擇合適的合同模板。合同模板應(yīng)經(jīng)過(guò)公司法律專業(yè)人員審核，確保其合法性和規(guī)范性。-如無(wú)合適的標(biāo)準(zhǔn)模板，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)與上級(jí)主管及法務(wù)部門溝通，共同起草合同框架。2.合同條款填寫-業(yè)務(wù)人員依據(jù)客戶信息和交易細(xì)節(jié)，準(zhǔn)確填寫合同中的各項(xiàng)條款。包括但不限于雙方當(dāng)事人信息、房地產(chǎn)信息、交易價(jià)格、付款方式、交易時(shí)間、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等。-在填寫過(guò)程中，對(duì)于涉及金額、時(shí)間等關(guān)鍵信息，要仔細(xì)核對(duì)，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。同時(shí)，應(yīng)注意合同條款的邏輯性和連貫性，避免出現(xiàn)矛盾或沖突。（三）合同審核階段1.內(nèi)部初審-合同起草完成后，業(yè)務(wù)人員首先進(jìn)行自查，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，條款符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)實(shí)際情況。自查無(wú)誤后，將合同提交給部門主管進(jìn)行初審。-部門主管從業(yè)務(wù)角度對(duì)合同進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查合同條款是否與業(yè)務(wù)洽談情況一致，是否存在可能影響業(yè)務(wù)順利開(kāi)展的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)反饋給業(yè)務(wù)人員進(jìn)行修改。2.法務(wù)審核-經(jīng)過(guò)部門主管初審?fù)ㄟ^(guò)的合同，提交給公司法務(wù)部門進(jìn)行專業(yè)審核。法務(wù)人員從法律角度對(duì)合同條款進(jìn)行審查，確保合同的合法性、有效性，避免出現(xiàn)法律漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。-法務(wù)人員有權(quán)對(duì)合同中存在的法律問(wèn)題提出修改意見(jiàn)，業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)法務(wù)意見(jiàn)及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行調(diào)整。對(duì)于涉及重大法律風(fēng)險(xiǎn)的合同，法務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行專項(xiàng)研討，制定應(yīng)對(duì)措施。（四）合同簽署階段1.合同確認(rèn)-在合同提交給客戶簽署前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)再次與客戶就合同條款進(jìn)行溝通和確認(rèn)，確?？蛻舫浞掷斫夂贤瑑?nèi)容，并對(duì)客戶提出的疑問(wèn)進(jìn)行詳細(xì)解答。-客戶確認(rèn)無(wú)誤后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)請(qǐng)客戶在合同上簽字（蓋章）。對(duì)于涉及多人簽署的合同，要確保所有簽署人都完成簽字（蓋章）手續(xù)。2.公司簽署-客戶簽署完成后，業(yè)務(wù)人員將合同提交給公司授權(quán)代表進(jìn)行簽署。公司授權(quán)代表在簽署前，應(yīng)對(duì)合同的整體情況進(jìn)行再次審核，確保合同符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。-公司授權(quán)代表簽署后，合同正式生效。業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)將合同副本分別交付給客戶和公司相關(guān)部門存檔。三、合同開(kāi)具質(zhì)量控制（一）定期檢查機(jī)制1.內(nèi)部檢查小組-成立由行政部門牽頭，法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門參與的合同開(kāi)具質(zhì)量?jī)?nèi)部檢查小組。定期對(duì)公司已開(kāi)具的合同進(jìn)行抽查，檢查合同開(kāi)具的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。-內(nèi)部檢查小組應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)，明確檢查的范圍、內(nèi)容和方法。檢查計(jì)劃應(yīng)包括檢查時(shí)間、檢查人員安排、檢查樣本數(shù)量等。2.檢查內(nèi)容-檢查合同內(nèi)容是否完整，包括雙方當(dāng)事人信息、房地產(chǎn)信息、交易條款、違約責(zé)任等重要條款是否齊全。-審核合同條款的準(zhǔn)確性，是否存在錯(cuò)別字、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、條款表述不清等問(wèn)題。檢查合同條款是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，是否存在潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)和糾紛隱患。-檢查合同的簽署情況，包括雙方簽字（蓋章）是否齊全、有效，簽署日期是否正確等。（二）反饋與整改1.問(wèn)題反饋-內(nèi)部檢查小組在檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)記錄并反饋給相關(guān)責(zé)任人。反饋內(nèi)容應(yīng)包括問(wèn)題描述、所在合同編號(hào)、涉及業(yè)務(wù)人員等信息，確保問(wèn)題能夠得到準(zhǔn)確追溯。-對(duì)于一般性問(wèn)題，檢查小組可直接向業(yè)務(wù)人員提出整改要求；對(duì)于較為嚴(yán)重的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向部門主管匯報(bào)，并組織相關(guān)人員進(jìn)行專項(xiàng)討論，制定整改措施。2.整改跟蹤-業(yè)務(wù)人員在收到問(wèn)題反饋后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成整改，并將整改情況及時(shí)反饋給內(nèi)部檢查小組。內(nèi)部檢查小組應(yīng)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤和復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。-對(duì)于多次出現(xiàn)相同問(wèn)題或整改不力的業(yè)務(wù)人員，公司應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，以強(qiáng)化合同開(kāi)具質(zhì)量意識(shí)。（三）培訓(xùn)與提升1.定期培訓(xùn)-根據(jù)合同開(kāi)具過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的常見(jiàn)問(wèn)題和業(yè)務(wù)需求，公司定期組織合同開(kāi)具相關(guān)培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)解讀、合同模板使用規(guī)范、條款填寫要點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)防范等方面。-邀請(qǐng)公司內(nèi)部法務(wù)人員、資深業(yè)務(wù)人員或外部專家擔(dān)任培訓(xùn)講師，通過(guò)案例分析、模擬演練等方式，提高培訓(xùn)的針對(duì)性和實(shí)用性。2.經(jīng)驗(yàn)分享-鼓勵(lì)業(yè)務(wù)人員之間分享合同開(kāi)具過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。定期組織經(jīng)驗(yàn)分享會(huì)，讓優(yōu)秀業(yè)務(wù)人員介紹成功案例和實(shí)用技巧，促進(jìn)全體員工共同成長(zhǎng)和進(jìn)步。-收集業(yè)務(wù)人員在合同開(kāi)具過(guò)程中遇到的實(shí)際問(wèn)題和解決方案，整理形成內(nèi)部知識(shí)庫(kù)，供員工隨時(shí)查閱和學(xué)習(xí)，不斷提升公司整體合同開(kāi)具水平。四、合同開(kāi)具風(fēng)險(xiǎn)防控（一）法律風(fēng)險(xiǎn)防控1.法律知識(shí)培訓(xùn)-加強(qiáng)對(duì)員工的法律知識(shí)培訓(xùn)，提高員工的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋《民法典》、《城市房地產(chǎn)管理法》等與房地產(chǎn)中介業(yè)務(wù)相關(guān)的法律法規(guī)。-定期組織法律知識(shí)考核，確保員工對(duì)相關(guān)法律法規(guī)有深入的理解和掌握。將考核結(jié)果與員工績(jī)效掛鉤，激勵(lì)員工積極學(xué)習(xí)法律知識(shí)。2.合同條款審查-法務(wù)部門在合同審核過(guò)程中，要嚴(yán)格把關(guān)合同條款的合法性和有效性。對(duì)于涉及重大法律風(fēng)險(xiǎn)的條款，應(yīng)及時(shí)提出修改意見(jiàn)，并向業(yè)務(wù)人員進(jìn)行詳細(xì)解釋。-建立合同法律風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)關(guān)注法律法規(guī)政策的變化，對(duì)可能影響合同效力和公司利益的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行提前預(yù)警和防范。（二）信用風(fēng)險(xiǎn)防控1.客戶信用評(píng)估-在業(yè)務(wù)受理階段，對(duì)客戶的信用狀況進(jìn)行評(píng)估。通過(guò)查詢客戶信用記錄、了解客戶過(guò)往交易情況等方式，判斷客戶的信用風(fēng)險(xiǎn)。-對(duì)于信用狀況不佳或存在不良記錄的客戶，應(yīng)謹(jǐn)慎開(kāi)展業(yè)務(wù)，并在合同中設(shè)置相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范條款，如增加擔(dān)保措施、提高違約責(zé)任賠償金額等。2.交易資金監(jiān)管-對(duì)于涉及較大金額的房地產(chǎn)交易，公司應(yīng)協(xié)助客戶建立交易資金監(jiān)管機(jī)制。確保交易資金的安全，防止資金挪用、詐騙等風(fēng)險(xiǎn)。-與銀行或?qū)I(yè)金融機(jī)構(gòu)合作，建立規(guī)范的資金監(jiān)管賬戶，明確資金監(jiān)管流程和各方責(zé)任。在合同中明確約定交易資金的監(jiān)管方式和支付條件，保障交易雙方的合法權(quán)益。（三）操作風(fēng)險(xiǎn)防控1.流程規(guī)范執(zhí)行-加強(qiáng)對(duì)合同開(kāi)具流程的監(jiān)督和管理，確保員工嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人，建立責(zé)任追究制度，對(duì)違反流程規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。-定期對(duì)合同開(kāi)具流程進(jìn)行評(píng)估和優(yōu)化，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際操作情況，及時(shí)調(diào)整和完善流程，提高工作效率和質(zhì)量，降低操作風(fēng)險(xiǎn)。2.信息安全管理-加強(qiáng)客戶信息和合同數(shù)據(jù)的安全管理，建立完善的信息安全制度。對(duì)涉及客戶隱私和公司商業(yè)機(jī)密的信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。-采用安全可靠的信息技術(shù)手段，對(duì)合同數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，防止黑客攻擊和惡意軟件入侵。五、合同開(kāi)具監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督-行政部門作為合同開(kāi)具監(jiān)督的牽頭部門，負(fù)責(zé)對(duì)合同開(kāi)具流程的全程監(jiān)督。定期檢查各部門合同開(kāi)具工作的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。-建立內(nèi)部舉報(bào)機(jī)制，鼓勵(lì)員工對(duì)合同開(kāi)具過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的員工，公司將給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，并對(duì)舉報(bào)人進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.客戶反饋監(jiān)督-建立客戶反饋渠道，及時(shí)收集客戶對(duì)合同開(kāi)具工作的意見(jiàn)和建議。通過(guò)電話回訪、問(wèn)卷調(diào)查、客戶滿意度測(cè)評(píng)等方式，了解客戶對(duì)合同開(kāi)具的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和服務(wù)態(tài)度等方面的評(píng)價(jià)。-對(duì)客戶反饋的問(wèn)題進(jìn)行認(rèn)真分析和處理，及時(shí)整改并將處理結(jié)果反饋給客戶。將客戶反饋情況作為考核業(yè)務(wù)人員工作績(jī)效的重要依據(jù)。（二）考核指標(biāo)1.合同開(kāi)具準(zhǔn)確性-以合同中出現(xiàn)的錯(cuò)別字、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、條款表述不清等問(wèn)題的數(shù)量為考核指標(biāo)，要求合同開(kāi)具的準(zhǔn)確率達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)。-定期統(tǒng)計(jì)合同開(kāi)具的準(zhǔn)確情況，對(duì)準(zhǔn)確率高的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)準(zhǔn)確率不達(dá)標(biāo)的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行督促和培訓(xùn)。2.合同開(kāi)具及時(shí)性-以從業(yè)務(wù)達(dá)成到合同正式簽署的時(shí)間間隔為考核指標(biāo)，設(shè)定合理的合同開(kāi)具時(shí)限。要求業(yè)務(wù)人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成合同開(kāi)具工作。-對(duì)超過(guò)規(guī)定時(shí)限開(kāi)具合同的情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，找出原因并采取相應(yīng)措施加以改進(jìn)。將合同開(kāi)具及時(shí)性納入業(yè)務(wù)人員績(jī)效考核體系。3.客戶滿意度-通過(guò)客戶滿意度調(diào)查結(jié)果來(lái)考核業(yè)務(wù)人員的合同開(kāi)具工作?？蛻魸M意度調(diào)查應(yīng)涵蓋合同開(kāi)具的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括服務(wù)態(tài)度、專業(yè)水平、問(wèn)題解決能力等方面。-將客戶滿意度得分與業(yè)務(wù)人員的績(jī)效獎(jiǎng)金、晉升等掛鉤，激勵(lì)業(yè)務(wù)人員提高服務(wù)質(zhì)量，提升客戶滿意度。（三）獎(jiǎng)懲措施1.獎(jiǎng)勵(lì)措施-對(duì)于在合同開(kāi)具工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的業(yè)務(wù)人員，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。包括頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予績(jī)效獎(jiǎng)金、晉升機(jī)會(huì)等。-對(duì)于提出創(chuàng)新性建議或方法，有效提高合同開(kāi)具質(zhì)量和效率的員工，公司將給予特別獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)員工積極參與公司管理和創(chuàng)新。2.懲罰措施-對(duì)于違反合同開(kāi)具流程和制度的員工，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的懲罰。包括警告、罰款、績(jī)效扣分、降職降薪等。-對(duì)于因合同開(kāi)具失誤給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的員工，公司將依法追究其法律責(zé)任。六、附則（一）制度解釋權(quán)本制度由公司行政部門負(fù)責(zé)解釋，如有未盡事宜或與國(guó)家法律法規(guī)相沖突的條款，以國(guó)家法律法規(guī)為準(zhǔn)。（二）制度修訂本制度將根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、法律法規(guī)變化以及實(shí)際執(zhí)行