房地產(chǎn)中介公司合同管理提升管控制度

一、總則（一）目的為加強(qiáng)本房地產(chǎn)中介公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等流程，有效防范合同風(fēng)險，提升公司合同管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在房地產(chǎn)中介業(yè)務(wù)活動中簽訂的各類合同，包括但不限于房屋買賣居間合同、房屋租賃居間合同、委托代理合同等。（三）基本原則1.合法性原則：合同的簽訂和履行必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。2.平等自愿原則：合同當(dāng)事人在簽訂和履行合同過程中應(yīng)遵循平等、自愿的原則，協(xié)商一致確定合同條款。3.公平誠信原則：合同的訂立和履行應(yīng)遵循公平、誠實(shí)信用的原則，保障雙方的合法權(quán)益，履行合同約定的義務(wù)。4.全程管控原則：對合同從起草、審核、簽訂、履行到終止的全過程進(jìn)行嚴(yán)格管理和控制，確保合同的順利執(zhí)行。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組1.組成：由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。2.職責(zé)：-制定和調(diào)整公司合同管理的重大方針、政策和制度；-審議公司重大合同，對合同簽訂、履行過程中的重大事項進(jìn)行決策；-協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大爭議和問題。（二）法務(wù)部門1.合同審核：負(fù)責(zé)對各類合同文本進(jìn)行法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)的要求，防范法律風(fēng)險。2.法律支持：為公司各部門在合同簽訂、履行過程中提供法律咨詢和法律支持，解答法律疑問。3.合同監(jiān)督：監(jiān)督合同的履行情況，對合同履行中出現(xiàn)的法律問題及時提出處理意見和建議。4.糾紛處理：參與合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁和訴訟活動，維護(hù)公司的合法權(quán)益。（三）業(yè)務(wù)部門1.合同發(fā)起：負(fù)責(zé)合同的起草和發(fā)起，確保合同內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映業(yè)務(wù)需求。2.調(diào)查評估：對合同相對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進(jìn)行調(diào)查和評估，并提供相關(guān)資料。3.合同履行：負(fù)責(zé)按照合同約定履行己方義務(wù)，跟蹤合同履行情況，及時反饋合同履行中的問題。4.資料歸檔：收集、整理和保管與合同相關(guān)的資料，在合同履行完畢后及時歸檔。（四）財務(wù)部門1.資金審查：對合同涉及的資金收支進(jìn)行審查，確保資金安排合理、安全。2.款項收付：按照合同約定辦理款項的收付手續(xù)，對款項的收付情況進(jìn)行記錄和核對。3.財務(wù)監(jiān)督：監(jiān)督合同執(zhí)行過程中的財務(wù)狀況，對發(fā)現(xiàn)的財務(wù)風(fēng)險及時提出預(yù)警。三、合同的簽訂（一）合同相對方的調(diào)查與評估1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)對合同相對方進(jìn)行全面的調(diào)查和評估，內(nèi)容包括但不限于：-主體資格：核實(shí)對方是否具有合法的經(jīng)營資格和相應(yīng)的民事行為能力，查看營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等相關(guān)證件。-信用狀況：通過查詢信用記錄、向相關(guān)機(jī)構(gòu)咨詢等方式，了解對方的信用等級、履約記錄等情況。-履約能力：評估對方的經(jīng)濟(jì)實(shí)力、技術(shù)水平、人員配備等是否具備履行合同的能力。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)調(diào)查結(jié)果填寫《合同相對方評估表》，提出是否適合簽訂合同的意見，報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）合同文本的起草1.合同文本原則上由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，對于重大、復(fù)雜的合同，可邀請法務(wù)部門共同起草。2.起草合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，如無合適模板，應(yīng)參考相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)慣例，確保合同條款完整、清晰、準(zhǔn)確，權(quán)利義務(wù)明確。3.合同文本應(yīng)包括以下主要條款：-當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所；-標(biāo)的；-數(shù)量；-質(zhì)量；-價款或者報酬；-履行期限、地點(diǎn)和方式；-違約責(zé)任；-解決爭議的方法。（三）合同的審核1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交給相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核流程一般為：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核→法務(wù)部門審核→財務(wù)部門審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審核。2.各部門應(yīng)按照職責(zé)分工對合同進(jìn)行審核，并在規(guī)定時間內(nèi)提出審核意見。審核意見應(yīng)以書面形式反饋給業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對合同進(jìn)行修改完善。3.法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性，對合同中的法律條款、違約責(zé)任、爭議解決方式等進(jìn)行審查，確保合同不存在法律風(fēng)險。4.財務(wù)部門重點(diǎn)審核合同涉及的資金收支、結(jié)算方式、稅務(wù)處理等內(nèi)容，確保合同符合財務(wù)管理制度和公司資金安排。（四）合同的審批與簽訂1.經(jīng)各部門審核通過的合同，由業(yè)務(wù)部門填寫《合同審批表》，附上合同文本及相關(guān)審核意見，報公司總經(jīng)理審批。2.總經(jīng)理根據(jù)合同的重要程度和涉及金額等情況進(jìn)行審批，對于重大合同，應(yīng)提交合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組審議。3.合同經(jīng)審批通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代理人簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并做好用章登記。4.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門按照職責(zé)分工履行合同義務(wù)。四、合同的履行（一）履行責(zé)任1.合同簽訂后，各部門應(yīng)按照合同約定全面履行己方義務(wù)，確保合同的順利執(zhí)行。2.業(yè)務(wù)部門作為合同履行的主要責(zé)任部門，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況，及時協(xié)調(diào)解決履行過程中出現(xiàn)的問題。3.財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定及時辦理款項收付手續(xù)，對合同執(zhí)行情況進(jìn)行財務(wù)核算和監(jiān)督。（二）履行監(jiān)督1.法務(wù)部門定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，了解合同執(zhí)行過程中是否存在違約行為或法律風(fēng)險。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向法務(wù)部門和上級領(lǐng)導(dǎo)匯報合同履行情況，對于出現(xiàn)的重大問題應(yīng)及時報告，并提出解決方案。3.公司內(nèi)部審計部門可對合同履行情況進(jìn)行專項審計，檢查合同執(zhí)行的合規(guī)性、資金使用的合理性等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（三）變更與轉(zhuǎn)讓1.合同履行過程中，如需要變更合同內(nèi)容，由業(yè)務(wù)部門提出書面申請，說明變更的原因、內(nèi)容及對合同履行的影響，經(jīng)相關(guān)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，與合同相對方協(xié)商簽訂變更協(xié)議。2.合同的轉(zhuǎn)讓應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)和合同約定進(jìn)行，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提出書面申請，經(jīng)法務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，與合同相對方及受讓方協(xié)商簽訂轉(zhuǎn)讓協(xié)議。3.變更或轉(zhuǎn)讓合同的協(xié)議應(yīng)作為原合同的組成部分，與原合同具有同等法律效力。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將變更或轉(zhuǎn)讓協(xié)議副本分發(fā)給相關(guān)部門。（四）終止與結(jié)算1.合同履行完畢或出現(xiàn)法定、約定的終止情形時，合同自動終止。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并對合同履行情況進(jìn)行總結(jié)和評估。2.合同終止后，財務(wù)部門應(yīng)及時辦理款項結(jié)算手續(xù)，核對賬目，確保雙方債權(quán)債務(wù)清理完畢。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同履行過程中的相關(guān)資料整理歸檔，包括合同文本、往來函件、驗收報告、付款憑證等，以備查閱。五、合同糾紛處理（一）糾紛報告1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向法務(wù)部門報告，并提供相關(guān)資料，包括合同文本、履行情況說明、往來函件等。2.法務(wù)部門接到報告后，應(yīng)立即對糾紛情況進(jìn)行分析和評估，確定糾紛的性質(zhì)、嚴(yán)重程度及可能的解決方案。（二）協(xié)商與調(diào)解1.對于合同糾紛，公司應(yīng)首先采取協(xié)商、調(diào)解的方式解決。法務(wù)部門會同業(yè)務(wù)部門與合同相對方進(jìn)行溝通協(xié)商，尋求雙方都能接受的解決方案。2.在協(xié)商、調(diào)解過程中，應(yīng)保持理性、客觀的態(tài)度，依據(jù)合同約定和法律法規(guī)，維護(hù)公司的合法權(quán)益。協(xié)商、調(diào)解達(dá)成一致意見的，應(yīng)簽訂書面協(xié)議。（三）仲裁與訴訟1.如協(xié)商、調(diào)解無法解決糾紛，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，法務(wù)部門應(yīng)及時提起仲裁或訴訟。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)組建仲裁或訴訟團(tuán)隊，收集證據(jù)、撰寫法律文書，并代表公司參加仲裁或訴訟活動。3.在仲裁或訴訟過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)和仲裁、訴訟程序進(jìn)行，積極維護(hù)公司的合法權(quán)益。仲裁裁決或法院判決生效后，應(yīng)及時執(zhí)行相關(guān)決定。（四）總結(jié)與改進(jìn)1.合同糾紛處理完畢后，法務(wù)部門應(yīng)會同業(yè)務(wù)部門對糾紛產(chǎn)生的原因、處理過程和結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析，形成書面報告。2.根據(jù)總結(jié)分析結(jié)果，提出改進(jìn)措施和建議，完善公司合同管理制度和業(yè)務(wù)流程，避免類似糾紛再次發(fā)生。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集合同簽訂、履行過程中的各類資料，包括合同文本、審批文件、往來函件、驗收報告、付款憑證等。2.各部門應(yīng)在合同履行完畢后的[具體時間]內(nèi)，將相關(guān)資料整理齊全，移交公司檔案管理部門。（二）檔案整理與歸檔1.檔案管理部門對接收的合同資料進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。2.按照合同的類別、簽訂時間等進(jìn)行歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案目錄，方便查詢和檢索。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.如需借閱合同檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[具體時間]，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞。3.外部單位或人員查閱、借閱合同檔案的，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并按照公司相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（四）檔案保管與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案保管設(shè)施，確保檔案資料的安全存放，防止檔案損壞、丟失。2.定期對合同檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對于超過保存期限且無保存價值的合同檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組定期對各部門的合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同檔案管理情況等。2.法務(wù)部門和審計部門可根據(jù)工作需要對合同管理工作進(jìn)行專項檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評價1.建立合同管理考核評價機(jī)制，將合同管理工作納入部門和員工的績效考核體系。2.考核指標(biāo)包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的及時性、合同糾紛的發(fā)生率、合同檔案管理的完整性等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對合同管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵；對合同管理工作不力，導(dǎo)致公司遭受損失的部門和個人，依法依規(guī)追究責(zé)任。八、附則（一）制度解釋本制度由公司法務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋。在制度執(zhí)行過程中，如遇具體問題或?qū)χ贫葪l款有不同理解，由法務(wù)部門進(jìn)行解答和說明。（二）制度修訂本制度應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)的變化、公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要以及合同管