合同管理規(guī)范操作模板一、適用范圍與常見場景業(yè)務(wù)部門因采購設(shè)備、服務(wù)外包、項(xiàng)目合作等需對外簽訂合同時(shí)；法務(wù)部門或合規(guī)部門對合同條款進(jìn)行審核與風(fēng)險(xiǎn)把控時(shí)；財(cái)務(wù)部門依據(jù)合同條款進(jìn)行付款、結(jié)算管理時(shí)；檔案管理部門對已完成履行的合同進(jìn)行系統(tǒng)化歸檔時(shí)。二、合同全流程操作步驟詳解1.需求準(zhǔn)備與立項(xiàng)操作目標(biāo)：明確合同目的，保證需求合規(guī)且具備可執(zhí)行性。步驟1：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如采購需求、服務(wù)需求），填寫《合同立項(xiàng)申請表》，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、預(yù)算、預(yù)期目標(biāo)、合作方初步意向等內(nèi)容，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。步驟2：需求部門與合作方進(jìn)行初步溝通，獲取對方主體資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等），核實(shí)其經(jīng)營范圍、履約能力，避免與無合法資質(zhì)主體簽約。步驟3：預(yù)算金額超過企業(yè)規(guī)定權(quán)限的，需提前提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核，保證資金來源合規(guī)。2.合同起草操作目標(biāo)：規(guī)范合同條款，明確雙方權(quán)利義務(wù)，降低法律風(fēng)險(xiǎn)。步驟1：根據(jù)合同類型（參考企業(yè)《合同分類管理辦法》），選擇對應(yīng)的合同模板（如《采購合同模板》《服務(wù)合同模板》），模板需包含核心條款：合同主體、標(biāo)的、數(shù)量/質(zhì)量、價(jià)款/報(bào)酬、履行期限/地點(diǎn)/方式、違約責(zé)任、爭議解決方式、保密條款、不可抗力等。步驟2：業(yè)務(wù)部門結(jié)合合作方協(xié)商結(jié)果，填寫合同具體內(nèi)容，保證條款表述清晰、無歧義（如“交付日期”明確為“YYYY年MM月DD日”，“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)”引用具體國標(biāo)/行標(biāo)或雙方確認(rèn)的技術(shù)參數(shù)）。步驟3：起草完成后，部門負(fù)責(zé)人對合同內(nèi)容進(jìn)行初審，重點(diǎn)核對需求匹配度、預(yù)算準(zhǔn)確性、條款完整性。3.內(nèi)部審批操作目標(biāo)：通過多部門審核，保證合同合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)可控。步驟1：業(yè)務(wù)部門在OA系統(tǒng)或合同管理系統(tǒng)中發(fā)起審批流程，《合同立項(xiàng)申請表》、合同草案、合作方資質(zhì)材料等附件。步驟2：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核：確認(rèn)合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求，部門具備履約能力。步驟3：法務(wù)部門審核：重點(diǎn)審查條款合法性（如是否違反法律法規(guī)、是否存在顯失公平條款）、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如違約責(zé)任是否明確、爭議解決方式是否約定管轄法院）、表述規(guī)范性（如避免“大概”“可能”等模糊詞匯）。步驟4：財(cái)務(wù)部門審核：核對價(jià)款金額、付款方式、發(fā)票要求、稅費(fèi)承擔(dān)等是否符合財(cái)務(wù)制度，保證資金支付流程合規(guī)。步驟5：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批：根據(jù)合同金額及重要性，履行最終審批權(quán)限（如10萬元以上合同需總經(jīng)理審批）。審批通過后，形成《合同審批意見表》，明確審批結(jié)論及修改意見（如有）。4.合同簽訂操作目標(biāo)：完成合同簽署，保證合同正式生效。步驟1：審批通過后，業(yè)務(wù)部門與合作方就最終條款達(dá)成一致，確定合同文本份數(shù)（通常一式三份：雙方各執(zhí)一份，企業(yè)存檔一份）。步驟2：簽署方式：根據(jù)合同重要性及企業(yè)規(guī)定，可選擇紙質(zhì)簽署或電子簽署（如使用企業(yè)認(rèn)證的電子簽章平臺）。紙質(zhì)簽署需雙方加蓋公章或合同專用章，法定代表人或授權(quán)代理人簽字（需提供授權(quán)委托書）；電子簽署需保證平臺合規(guī)，簽署過程留痕。步驟3：簽訂后，業(yè)務(wù)部門在3個工作日內(nèi)將合同原件移交檔案管理部門，同時(shí)在合同管理系統(tǒng)中登記合同簽訂信息（如簽訂日期、合同編號、份數(shù)等）。5.履行跟蹤操作目標(biāo)：監(jiān)控合同履行進(jìn)度，及時(shí)處理履約問題。步驟1：業(yè)務(wù)部門指定專人作為合同履行責(zé)任人，建立《合同履行跟蹤表》，記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間、付款節(jié)點(diǎn)）的計(jì)劃與實(shí)際完成情況。步驟2：按合同約定履行義務(wù)（如按時(shí)支付預(yù)付款、提供履約支持），同時(shí)跟蹤合作方履約情況（如貨物交付是否合格、服務(wù)是否達(dá)標(biāo)）。步驟3：發(fā)覺合作方未按約履約（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），需及時(shí)以書面形式（如郵件、函件）提醒對方，并留存溝通記錄；若問題持續(xù)，啟動違約責(zé)任條款或協(xié)商變更/解除合同。6.變更與解除操作目標(biāo)：規(guī)范合同變更與解除流程，避免糾紛。步驟1：因客觀原因需變更合同（如數(shù)量調(diào)整、期限延長、條款修改），由業(yè)務(wù)部門與合作方協(xié)商一致，簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更內(nèi)容、生效條件，并重新履行內(nèi)部審批流程（參照“內(nèi)部審批”步驟）。步驟2：需解除合同時(shí)若合同約定知曉除條件，滿足條件后可單方解除并書面通知對方；若需協(xié)商解除，由雙方簽訂《合同解除協(xié)議》，明確解除時(shí)間、已履行部分處理方式、違約責(zé)任等。7.歸檔管理操作目標(biāo)：保證合同檔案完整、安全，便于后續(xù)查閱。步驟1：合同履行完畢或解除后，業(yè)務(wù)部門整理合同相關(guān)材料（包括合同文本、審批表、變更/解除協(xié)議、履約憑證、溝通記錄等），按“一案一檔”原則歸檔。步驟2：檔案管理部門對歸檔材料進(jìn)行審核，保證齊全、規(guī)范后，編制《合同歸檔登記表》，記錄歸檔編號、合同名稱、歸檔日期、存放位置（如檔案柜編號、電子檔案路徑）、保管期限等信息。步驟3：紙質(zhì)檔案存放在專用檔案柜，做好防火、防潮、防蟲處理；電子檔案備份至企業(yè)服務(wù)器或云端，定期檢查備份有效性，保證數(shù)據(jù)安全。三、核心管理表格模板表1：合同基本信息表合同編號合同名稱甲方（企業(yè)）乙方（合作方）簽訂日期合同金額（元）合同類型履行期限業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批狀態(tài)歸檔號CG-2024-001辦公設(shè)備采購合同*科技有限公司*商貿(mào)有限公司2024-03-1550,000采購合同2024-03-15至2024-09-15行政部張*已歸檔DA2024001表2：合同審批流程表審批節(jié)點(diǎn)審批部門/人審批意見審批日期備注發(fā)起行政部-張*需求明確，同意2024-03-10附立項(xiàng)申請表部門審核行政部負(fù)責(zé)人-李*條款完整，同意2024-03-11法務(wù)審核法務(wù)部-王*違約責(zé)任需細(xì)化2024-03-12修改第5.2條財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部-趙*付款方式合規(guī)2024-03-13最終審批總經(jīng)理-劉*同意簽訂2024-03-14表3：合同履行跟蹤表合同編號履行階段關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間責(zé)任人進(jìn)展說明問題記錄CG-2024-001交付階段設(shè)備到場驗(yàn)收2024-03-202024-03-20張*驗(yàn)收合格，簽署交付單無CG-2024-001付款階段支付尾款2024-03-252024-03-25李*已完成轉(zhuǎn)賬，憑證已無表4：合同歸檔登記表歸檔編號合同名稱歸檔日期存放位置（紙質(zhì)）電子檔案路徑借閱記錄保管期限保管人DA2024001辦公設(shè)備采購合同2024-09-16檔案柜-A-03-01E:\2024\001無10年陳*四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與管理要點(diǎn)1.合同主體資質(zhì)審核合作方必須為合法成立的企業(yè)或組織，需核驗(yàn)其營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證（如食品經(jīng)營許可證、建筑施工資質(zhì)等），保證其經(jīng)營范圍與合同標(biāo)的匹配。避免與“三無”主體（無營業(yè)執(zhí)照、無固定場所、無聯(lián)系方式）簽約，必要時(shí)可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢其經(jīng)營異?；蚴判畔ⅰ?.條款完整性表述規(guī)范合同核心條款（標(biāo)的、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等）不得遺漏，尤其是“違約責(zé)任”需明確違約情形、違約金計(jì)算方式及爭議解決方式（如“向合同簽訂地有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟”）。避免使用“盡量”“爭取”等模糊表述，關(guān)鍵時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需量化（如“交付日期不晚于2024年12月31日”“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)符合GB/T19001-2016”）。3.審批流程合規(guī)性嚴(yán)禁“先簽批后補(bǔ)流程”或“越權(quán)審批”，所有合同必須按企業(yè)《合同審批權(quán)限表》履行完整審批流程，電子審批需保證操作留痕，審批記錄不可篡改。4.履行過程動態(tài)監(jiān)控業(yè)務(wù)部門需定期（如每周/每月）檢查合同履行進(jìn)度，對延遲履約、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等問題，及時(shí)書面通知對方并留存證據(jù)（如驗(yàn)收報(bào)告、溝通郵件），必要時(shí)啟動法律程序。5.檔案安全管理合同檔案（含紙質(zhì)與電子）需指定專人保管，借閱需履行登