合同審核流程標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)指導(dǎo)書一、適用范圍與應(yīng)用場景本指導(dǎo)書適用于公司各類業(yè)務(wù)合同的審核管理工作，涵蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、合作協(xié)議等標(biāo)準(zhǔn)化及非標(biāo)準(zhǔn)化文本。適用于法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、行政部門等參與合同審核的相關(guān)崗位，旨在規(guī)范合同審核全流程，保證合同內(nèi)容合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰、風(fēng)險可控，適用于新合同簽訂審核、合同變更審核、合同續(xù)簽審核等場景。二、合同審核標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同接收與登記操作要點：提交材料：業(yè)務(wù)部門發(fā)起合同審核時，需提交完整的合同文本（包括主合同、附件、補(bǔ)充協(xié)議等）、立項審批表（如需）、對方主體資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等）、背景說明（業(yè)務(wù)背景、合作目的、核心需求等）。接收登記：法務(wù)專員或行政專員負(fù)責(zé)接收合同材料，核對材料完整性，確認(rèn)無誤后在《合同接收登記表》（見表1）中記錄合同編號、合同名稱、提交部門、提交人、聯(lián)系方式、提交日期、合同類型、預(yù)計審核時長等信息，并分配唯一編號（如“HT-年份-序號”）。材料不完整處理：若材料缺失，應(yīng)立即通知業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充，并在登記表中備注“待補(bǔ)充材料”，待材料齊全后重新登記。責(zé)任崗位：法務(wù)專員/行政專員輸出成果：《合同接收登記表》（電子版+紙質(zhì)版簽字確認(rèn)）（二）初步審核（形式審核）操作要點：主體資格審查：審核對方主體是否為合法存續(xù)的企業(yè)、組織或個體工商戶，營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否涵蓋合同標(biāo)的，特殊行業(yè)（如食品、建筑）是否具備相應(yīng)資質(zhì)或許可證。合同形式要件審核：檢查合同文本是否完整，包括合同標(biāo)題、合同編號、簽約主體信息（名稱、地址、法定代表人/負(fù)責(zé)人）、簽約日期、條款（標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決等）、簽字蓋章頁（對方簽字/蓋章、我方簽字/蓋章）是否齊全；附件是否與主合同關(guān)聯(lián)且標(biāo)注明確?；A(chǔ)信息核對：核對合同主體名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、銀行賬戶信息等是否與資質(zhì)文件一致，合同編號是否唯一無重復(fù)。審核結(jié)果反饋：若形式審核通過，將合同材料轉(zhuǎn)交至法務(wù)專員*進(jìn)行實質(zhì)審核；若形式審核不通過，列出問題清單（如“對方營業(yè)執(zhí)照過期”“合同無簽字蓋章頁”），反饋至業(yè)務(wù)部門要求修改后重新提交，并在《合同接收登記表》中備注“形式審核不通過，需修改”。責(zé)任崗位：法務(wù)專員/行政專員輸出成果：形式審核意見（書面/系統(tǒng)記錄）、《合同接收登記表》更新（三）實質(zhì)審核（法務(wù)/業(yè)務(wù)審核）操作要點：合法性審核：審核合同條款是否符合《民法典》《公司法》《合同法》等法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管規(guī)定；審核合同是否存在無效條款（如“造成對方人身損害的免責(zé)條款”）、可撤銷條款（如“顯失公平”格式條款）；審核合同標(biāo)的、交易模式是否違反國家禁止性或限制性規(guī)定（如非法集資、違規(guī)擔(dān)保等）。合規(guī)性與風(fēng)險審核：審核合同內(nèi)容是否符合公司內(nèi)部管理制度（如采購合同需符合采購流程規(guī)定、費用報銷需符合財務(wù)制度）；識別合同履行過程中的潛在風(fēng)險（如付款條件不明確導(dǎo)致回款困難、違約責(zé)任過輕缺乏約束力、知識產(chǎn)權(quán)歸屬不清等），并提出修改建議。商務(wù)條款合理性審核（業(yè)務(wù)部門配合）：審核合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否符合業(yè)務(wù)需求；審核價款/報酬、支付方式、支付期限是否合理，是否符合市場價格或預(yù)算規(guī)定；審核履行期限、地點、方式是否明確可行，是否存在履約障礙。邏輯性與完整性審核：檢查合同條款之間是否存在邏輯矛盾（如“交貨時間為30日內(nèi)”與“質(zhì)量異議期為收貨后15日”可能導(dǎo)致部分質(zhì)量無法追溯）；檢查合同是否覆蓋全部關(guān)鍵要素（如保密條款、知識產(chǎn)權(quán)條款、不可抗力條款、爭議解決方式等），避免遺漏重要約定。審核意見出具：法務(wù)專員*結(jié)合業(yè)務(wù)部門意見，出具《合同審核意見表》（見表2），明確標(biāo)注“審核通過”“修改后通過”或“審核不通過”，并逐條說明修改理由及建議條款。若需重大修改，應(yīng)與業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門溝通確認(rèn)修改方向。責(zé)任崗位：法務(wù)專員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)專員*（涉及價款/支付條款時）輸出成果：《合同審核意見表》（含法務(wù)、業(yè)務(wù)、財務(wù)審核意見）（四）問題反饋與修改確認(rèn)操作要點：意見傳達(dá)：法務(wù)專員*將《合同審核意見表》反饋至業(yè)務(wù)部門提交人，明確修改要求和時限（一般不超過2個工作日，復(fù)雜合同可延長至5個工作日）。合同修改：業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見修改合同文本，保證所有問題點得到有效解決。修改后需在《合同審核意見表》“修改說明”欄中注明修改內(nèi)容及位置，并簽字確認(rèn)。修改復(fù)核：法務(wù)專員*對修改后的合同進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)是否滿足審核要求：若復(fù)核通過，進(jìn)入最終審核環(huán)節(jié)；若復(fù)核不通過，退回業(yè)務(wù)部門繼續(xù)修改，直至通過。責(zé)任崗位：業(yè)務(wù)部門提交人、法務(wù)專員輸出成果：修改后的合同文本、《合同審核意見表》（更新版）（五）最終審核與簽署操作要點：最終審批：根據(jù)合同金額及類型，提交至相應(yīng)負(fù)責(zé)人審批：金額在[具體金額，如5萬元]以下的合同，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員聯(lián)合審批；金額在[具體金額，如5萬-50萬元]的合同，需增加財務(wù)負(fù)責(zé)人*審批；金額在[具體金額，如50萬元以上]或重大合同（如戰(zhàn)略合作協(xié)議、并購相關(guān)合同），需提交至總經(jīng)理*審批。用印申請：審批通過后，業(yè)務(wù)部門提交人向行政專員提交《合同用印申請表》（見表3），附最終版合同文本、審批通過的《合同審核意見表》，申請加蓋公司公章或合同專用章。用印管理：行政專員*核對用印材料與審批記錄一致后，按規(guī)定流程加蓋印章，并在《用印登記簿》中記錄用印日期、合同編號、用印份數(shù)、經(jīng)辦人等信息。合同簽署：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對方簽署合同，保證雙方簽字/蓋章清晰、完整，合同簽署日期與實際日期一致。簽署完成后，將合同原件至少留存2份（1份歸檔，1份業(yè)務(wù)部門留存），電子版同步至公司合同管理系統(tǒng)。責(zé)任崗位：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理、行政專員、業(yè)務(wù)部門提交人*輸出成果：簽署完成的合同原件、《合同用印申請表》、《用印登記簿》（六）合同歸檔與后續(xù)管理操作要點：歸檔移交：業(yè)務(wù)部門在合同簽署后3個工作日內(nèi)，將合同原件（含附件、審批材料、簽署頁）移交至行政專員*，辦理歸檔手續(xù)。歸檔整理：行政專員*按合同編號順序整理歸檔材料，填寫《合同歸檔清單》（見表4），標(biāo)注歸檔日期、保管部門、保管期限（根據(jù)合同類型及法規(guī)要求確定，如采購合同保管期限不少于5年，長期合同保管期限不少于10年）。系統(tǒng)錄入：將合同關(guān)鍵信息（編號、名稱、主體、金額、簽署日期、履行期限等）錄入公司合同管理系統(tǒng)，便于后續(xù)查詢、統(tǒng)計及履行跟蹤。履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況，及時向法務(wù)部門、財務(wù)部門反饋履行進(jìn)度（如付款節(jié)點、交付情況、驗收結(jié)果等），發(fā)覺異常（如對方違約、履行困難）立即啟動應(yīng)對機(jī)制，并書面報告相關(guān)負(fù)責(zé)人。責(zé)任崗位：行政專員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人輸出成果：合同檔案（紙質(zhì)+電子）、《合同歸檔清單》三、常用配套表單模板表1：合同接收登記表合同編號合同名稱提交部門提交人聯(lián)系方式提交日期合同類型預(yù)計審核時長審核狀態(tài)備注HT-2024-001設(shè)備采購合同采購部張*2024-03-01采購2個工作日形式審核中待補(bǔ)充資質(zhì)文件HT-2024-002服務(wù)合作協(xié)議市場部李03-02服務(wù)3個工作日實質(zhì)審核通過-表2：合同審核意見表合同編號HT-2024-001合同名稱設(shè)備采購合同審核環(huán)節(jié)法務(wù)實質(zhì)審核審核日期2024-03-03審核人王*（法務(wù)專員）責(zé)任崗位法務(wù)部審核意見1.合同第3.2條“質(zhì)量異議期為收貨后30日”，建議修改為“質(zhì)量異議期為收貨后15日”，符合行業(yè)慣例；2.合同第5.1條“付款方式為貨到付款”，建議增加“憑全額發(fā)票支付”，明確付款條件；3.缺少“知識產(chǎn)權(quán)歸屬條款”，建議補(bǔ)充“乙方提供的服務(wù)成果知識產(chǎn)權(quán)歸甲方所有”。修改要求請采購部于2024-03-05前完成修改并重新提交。修改說明業(yè)務(wù)部門提交人簽字：_________日期：_______法務(wù)復(fù)核意見：□修改通過□需再次修改（說明：_________）表3：合同用印申請表申請部門采購部申請日期2024-03-06合同編號HT-2024-001合同名稱設(shè)備采購合同用印類型□公章□合同章□財務(wù)章□其他（_______）用印份數(shù)3份（正本1份，副本2份）用印事由與公司簽署設(shè)備采購合同，完成最終審批附件清單□最終版合同文本□審批通過的《合同審核意見表》□對方資質(zhì)文件□其他：_______審批意見業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人：_________日期：_______法務(wù)專員：_________日期：_______行政負(fù)責(zé)人：_________日期：_______用印記錄用印日期：_______經(jīng)辦人：_________用印位置：_________表4：合同歸檔清單歸檔編號合同編號合同名稱簽署日期保管部門保管期限歸檔人歸檔日期備注DA-2024-001HT-2024-001設(shè)備采購合同2024-03-07行政部10年趙*2024-03-08-DA-2024-002HT-2024-002服務(wù)合作協(xié)議2024-03-05市場部5年錢*2024-03-06-四、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險提示（一）審核要點強(qiáng)化主體信息“三查”：查營業(yè)執(zhí)照（真實性、有效期）、查授權(quán)委托書（簽約人是否具備代理權(quán)限、是否在授權(quán)期內(nèi)）、查履約能力（財務(wù)狀況、過往履約記錄），避免與無資質(zhì)主體簽約。核心條款“四明確”：明確標(biāo)的（名稱、規(guī)格、型號）、明確價款（金額、計價單位、支付方式）、明確履行期限（起始/截止時間、節(jié)點）、明確違約責(zé)任（違約金計算方式、賠償范圍），避免條款模糊導(dǎo)致爭議。法律風(fēng)險“五禁止”：禁止違反法律強(qiáng)制性規(guī)定、禁止約定“無條件免責(zé)”條款、禁止設(shè)定過高違約金（超過實際損失30%可能被調(diào)減）、禁止模糊爭議解決方式（如“由雙方協(xié)商解決”需補(bǔ)充協(xié)商不成后的具體路徑）、禁止遺漏保密條款（涉及商業(yè)秘密的合同必須約定）。（二）溝通協(xié)作要求跨部門溝通：法務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門應(yīng)建立即時溝通機(jī)制，對審核中發(fā)覺的重大分歧（如價款調(diào)整、違約責(zé)任變更），需組織三方會議協(xié)商解決，保證業(yè)務(wù)需求與風(fēng)險控制平衡。外部溝通：業(yè)務(wù)部門與對方協(xié)商合同條款時，涉及重大修改（如標(biāo)的變更、金額調(diào)整）需提前告知法務(wù)部門，避免單方面承諾導(dǎo)致法律風(fēng)險；法務(wù)部門可協(xié)助業(yè)務(wù)部門與對方進(jìn)行法律條款溝通，但不直接參與商務(wù)談判。（三）文檔管理規(guī)范版本控制：合同文本修改后需更新版本號（如V1.0→V1.1），并在文件名中標(biāo)注版本，避免審核時混淆版本；最終簽署版本需明確標(biāo)注“最終版”字樣。保密管理：合同涉及商業(yè)秘密（如技術(shù)資料、客戶信息）的，需在合同中約定保密條款，并對審核過程中接觸合同材料的人員進(jìn)行保密提醒，嚴(yán)禁泄露合同內(nèi)容。歸檔及時性：合同簽署后必須在3個工作日內(nèi)完成歸檔，避免因材料散失導(dǎo)致后續(xù)履行或維權(quán)困難；電子檔案需定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）特殊情況處理緊急合