文檔審批流程自動(dòng)化及電子簽名工具應(yīng)用指南一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本工具適用于企業(yè)內(nèi)部各類需要多環(huán)節(jié)審批的文檔流轉(zhuǎn)場(chǎng)景，通過自動(dòng)化流程與電子簽名功能提升審批效率、規(guī)范管理流程。典型應(yīng)用包括：合同類文檔：采購合同、銷售合同、服務(wù)協(xié)議等需法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門多級(jí)審批的場(chǎng)景；行政類文檔：用印申請(qǐng)、差旅報(bào)銷、辦公用品采購等需部門負(fù)責(zé)人及行政部門審批的場(chǎng)景；人事類文檔：?jiǎn)T工入職審批、調(diào)崗申請(qǐng)、離職手續(xù)、績效考核結(jié)果確認(rèn)等需HR及相關(guān)部門審批的場(chǎng)景；項(xiàng)目類文檔：項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)、預(yù)算審批、結(jié)項(xiàng)報(bào)告等需項(xiàng)目組、管理層及財(cái)務(wù)部門審批的場(chǎng)景。二、詳細(xì)操作流程（一）發(fā)起審批：創(chuàng)建申請(qǐng)與文檔登錄系統(tǒng)：用戶通過企業(yè)內(nèi)部賬號(hào)登錄文檔審批自動(dòng)化平臺(tái)，進(jìn)入“審批中心”模塊。選擇審批類型：“新建審批”，根據(jù)文檔類型選擇對(duì)應(yīng)模板（如“合同審批模板”“報(bào)銷審批模板”等），或“自定義創(chuàng)建”手動(dòng)設(shè)置審批流程。填寫基礎(chǔ)信息：文檔名稱：準(zhǔn)確輸入文檔全稱（如“2024年Q1辦公用品采購合同”）；申請(qǐng)人：系統(tǒng)自動(dòng)填充當(dāng)前登錄人信息，不可修改；申請(qǐng)部門：系統(tǒng)根據(jù)申請(qǐng)人所屬部門自動(dòng)匹配，支持手動(dòng)調(diào)整（如跨部門協(xié)作時(shí)）；申請(qǐng)日期：系統(tǒng)自動(dòng)當(dāng)前日期，支持修改（如追溯審批時(shí)需調(diào)整）。審批文檔：“附件”，添加需審批的電子文檔（支持PDF、Word、Excel等格式，單個(gè)文件不超過50MB，總附件大小不超過200MB）。后可預(yù)覽文檔內(nèi)容，確認(rèn)無誤后保存。設(shè)置審批流程：選擇審批人：根據(jù)文檔類型添加審批節(jié)點(diǎn)（如合同審批需添加“業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)專員→財(cái)務(wù)總監(jiān)→總經(jīng)理”）；設(shè)置審批規(guī)則：選擇“串行審批”（按節(jié)點(diǎn)順序依次審批）或“并行審批”（多個(gè)節(jié)點(diǎn)同時(shí)審批，全部通過后進(jìn)入下一環(huán)節(jié)）；添加抄送人（可選）：輸入需同步審批進(jìn)度的員工姓名或工號(hào)，抄送人僅查看進(jìn)度，無審批權(quán)限。（二）審批處理：查看與簽署意見接收審批提醒：審批人登錄系統(tǒng)后，在“待辦審批”列表中查看待處理文檔，系統(tǒng)將通過站內(nèi)消息、短信或郵件發(fā)送審批提醒（提醒時(shí)間可自定義，如提交后1小時(shí)、到期前2小時(shí)）。查看文檔詳情：待辦審批事項(xiàng)，查看文檔基本信息、的附件及審批流程進(jìn)度。支持在線預(yù)覽文檔內(nèi)容，或本地查閱。執(zhí)行審批操作：同意：“同意”按鈕，輸入審批意見（如“內(nèi)容已審核，同意簽署”），系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至下一審批節(jié)點(diǎn)；駁回：“駁回”按鈕，填寫駁回原因（如“合同金額超出預(yù)算，需重新修改”），流程終止并退回至申請(qǐng)人，申請(qǐng)人修改后可重新發(fā)起；轉(zhuǎn)交：如審批人因公出差等原因無法處理，可“轉(zhuǎn)交”，選擇其他同級(jí)別或上級(jí)員工代為審批，轉(zhuǎn)交后原審批人不再顯示在流程中。電子簽名確認(rèn)：當(dāng)文檔到達(dá)最終審批節(jié)點(diǎn)且所有審批人均通過后，系統(tǒng)觸發(fā)電子簽名環(huán)節(jié)。審批人“簽名”按鈕，通過人臉識(shí)別、密碼或手機(jī)驗(yàn)證碼完成身份驗(yàn)證后，在文檔指定位置添加電子簽名（支持手寫簽名、姓名章或企業(yè)公章樣式），簽名后文檔狀態(tài)更新為“已簽署”。（三）流程歸檔：查詢與文檔管理查看審批記錄：申請(qǐng)人及審批人可在“審批歷史”中查詢已完成的審批流程，查看各節(jié)點(diǎn)審批人、審批意見、簽名時(shí)間及文檔版本。已簽署文檔：審批完成后，系統(tǒng)自動(dòng)帶有電子簽名的最終版文檔，申請(qǐng)人可登錄“文檔中心”，或通過“分享”功能將文檔發(fā)送給相關(guān)同事（設(shè)置查看或權(quán)限）。歸檔存儲(chǔ)：已簽署文檔自動(dòng)歸檔至企業(yè)云端服務(wù)器，支持按“文檔類型”“審批日期”“申請(qǐng)人”等條件檢索，長期保存（保存期限可自定義，默認(rèn)永久保存），保證文檔可追溯、防篡改。三、審批流程表單模板表單名稱：通用文檔審批申請(qǐng)單字段分類字段名稱填寫說明是否必填基礎(chǔ)信息申請(qǐng)單號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)，格式為“年份（4位）+月份（2位）+流水號(hào)（3位）”，如“202403001”是申請(qǐng)人系統(tǒng)自動(dòng)填充當(dāng)前登錄人姓名是申請(qǐng)部門系統(tǒng)根據(jù)申請(qǐng)人所屬部門自動(dòng)匹配是申請(qǐng)日期系統(tǒng)自動(dòng)當(dāng)前日期是聯(lián)系方式填寫申請(qǐng)人辦公電話或分機(jī)號(hào)，用于審批人溝通否文檔信息文檔名稱需審批的文檔全稱，與附件名稱一致是文檔版本如“V1.0”“修訂版2”等，便于版本管理是文檔類型下拉選擇：合同類/行政類/人事類/項(xiàng)目類/其他是保密級(jí)別下拉選擇：公開/內(nèi)部秘密/機(jī)密（機(jī)密文檔需額外添加審批節(jié)點(diǎn)）否審批流程第一審批人輸入員工姓名或工號(hào)，如“（業(yè)務(wù)部經(jīng)理）”是第二審批人根據(jù)需要添加，如“（法務(wù)專員）”否第三審批人根據(jù)需要添加，如“（財(cái)務(wù)總監(jiān)）”否審批規(guī)則單選：串行審批（依次審批）/并行審批（同時(shí)審批）是附件信息附件支持多文件，需與文檔名稱一致，格式為PDF/Word/Excel等是附件說明簡(jiǎn)要說明附件內(nèi)容，如“附件1：采購合同；附件2：報(bào)價(jià)單”否備注申請(qǐng)事由簡(jiǎn)述審批目的，如“因辦公用品采購需簽訂框架合同，特申請(qǐng)審批”是特殊說明其他需審批人關(guān)注的信息，如“合同需在本月30日前簽署完成”否四、使用須知與常見問題（一）使用須知身份驗(yàn)證：發(fā)起審批或簽署電子簽名時(shí)，需保證登錄賬號(hào)為本人實(shí)名認(rèn)證賬號(hào)，禁止使用他人賬號(hào)代操作，以免造成審批流程混亂或法律風(fēng)險(xiǎn)。文檔規(guī)范：文檔需為最終版內(nèi)容，保證內(nèi)容清晰、完整（關(guān)鍵信息如金額、日期、簽字處不得模糊），避免因文檔問題導(dǎo)致審批延誤。審批時(shí)限：各審批節(jié)點(diǎn)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成處理（緊急文檔可申請(qǐng)“加急審批”，審批時(shí)限縮短至4小時(shí)）；逾期未處理的，系統(tǒng)將自動(dòng)提醒申請(qǐng)人及審批人上級(jí)。簽名有效性：電子簽名需通過身份驗(yàn)證后方可添加，簽名后文檔內(nèi)容不可修改（如需修改，需由申請(qǐng)人撤回流程并重新發(fā)起，已簽名環(huán)節(jié)需重新簽署）。數(shù)據(jù)安全：系統(tǒng)采用加密存儲(chǔ)技術(shù)，文檔傳輸及存儲(chǔ)過程全程加密，僅審批人及授權(quán)人員可查看；嚴(yán)禁將敏感文檔通過非官方渠道（如個(gè)人QQ）傳輸，防止信息泄露。（二）常見問題處理Q：審批過程中發(fā)覺文檔填寫錯(cuò)誤，如何撤回？A：申請(qǐng)人可在當(dāng)前審批節(jié)點(diǎn)未處理時(shí)，在“待辦審批”列表中撤回，填寫撤回原因后流程終止；若已進(jìn)入下一審批節(jié)點(diǎn)，需聯(lián)系當(dāng)前審批人選擇“轉(zhuǎn)交”或“駁回”，退回后修改重新發(fā)起。Q：電子簽名后文檔顯示異常，如何解決？A：首先檢查文檔是否為PDF格式（電子簽名僅支持PDF格式），若仍異常，可嘗試重新文檔并發(fā)起流程；若問題持續(xù)，聯(lián)系系統(tǒng)管理員（工號(hào)：IT001）協(xié)助處理。Q：審批流程卡在某節(jié)點(diǎn)未推進(jìn)，怎么辦？A：首先查看審批人是否在線，可通過站內(nèi)消息或電話提醒；