企業(yè)文檔與合同管理制度范本第一章總則第一條目的為規(guī)范企業(yè)內部文檔與合同管理，保證文檔信息的完整性、準確性和安全性，防范合同風險，提高運營效率，依據(jù)《_________公司法》《_________民法典》等相關法律法規(guī)，結合企業(yè)實際情況，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門、全體員工及參與企業(yè)文檔處理、合同簽訂的第三方機構（如律師事務所、咨詢公司等）。企業(yè)所屬子公司、分支機構可參照執(zhí)行，或根據(jù)自身情況制定實施細則并報總部備案。第三條基本原則文檔與合同管理遵循“規(guī)范流程、明確責任、安全保密、全程留痕”的原則，保證管理活動合法、合規(guī)、有序進行。第二章管理職責第四條行政部負責企業(yè)內部管理制度、通知、會議紀要等非業(yè)務類文檔的統(tǒng)一歸檔與管理；建立文檔管理臺賬，定期組織文檔清點與銷毀工作；監(jiān)督各部門文檔管理規(guī)范的執(zhí)行情況，提供文檔管理培訓支持。第五條法務部負責合同范本庫的制定、更新與維護；對合同文本進行合法性審核，識別法律風險并提出修改建議；參與重大合同的談判與履約跟蹤，處理合同糾紛。第六條業(yè)務部門負責本部門業(yè)務文檔（如客戶資料、項目方案、市場調研報告等）的起草、審核與初步歸檔；作為合同承辦部門，負責合同的前期洽談、起草提報及履約過程中的執(zhí)行與跟蹤；配合法務部、財務部完成合同審核、審批及后續(xù)管理工作。第七條財務部審核合同中的付款條款、金額及稅務合規(guī)性；按照合同約定辦理款項收支手續(xù)，跟蹤合同履約中的資金流向；參與合同結算與驗收環(huán)節(jié)的審核。第三章文檔分類與管理流程第八條文檔分類企業(yè)文檔分為以下兩類，每類下設具體子類：管理類文檔：包括制度文件、會議紀要、人事檔案、財務報表、審計報告等；業(yè)務類文檔：包括客戶資料、項目方案、合同文件、產品手冊、市場調研數(shù)據(jù)等。第九條文檔管理全流程（一）文檔創(chuàng)建起草：根據(jù)工作需求，由相關崗位人員按模板起草文檔，內容需真實、準確、完整，符合企業(yè)規(guī)范。示例：會議紀要需明確會議時間、地點、參會人員、議題及決議事項；項目方案需包含項目背景、目標、實施計劃、預算及風險應對措施。審核：文檔起草完成后，提交部門負責人審核，重點審核內容的合規(guī)性、邏輯性與完整性。審核通過后，按需提交跨部門會簽（如財務類文檔需財務部審核）。（二）文檔審批審批權限：根據(jù)文檔重要性分級審批，具體權限一般文檔：部門負責人審批；重大文檔（如年度制度、重要合同）：分管副總經理審批；特殊文檔（如戰(zhàn)略規(guī)劃、重大投資方案）：總經理審批。審批要求：審批人應在收到文檔后2個工作日內完成審批，注明“同意”“修改后同意”或“不同意”意見，并簽字確認。（三）文檔發(fā)放與傳閱經審批的文檔由行政部統(tǒng)一編號、打?。ㄈ缧杓堎|版），并發(fā)放至相關部門；涉密文檔（如未公開的商業(yè)計劃書、核心技術資料）需標注“密級”，限定傳閱范圍，傳閱人簽字確認后回收。（四）文檔修訂與廢止文檔內容需更新時，由原起草部門發(fā)起修訂流程，重新履行審核、審批程序；廢止文檔由行政部登記造冊，明確廢止原因及日期，紙質版文檔加蓋“作廢”章后銷毀，電子版文檔移入“廢止文檔”文件夾保留2年（備查）。（五）文檔歸檔歸檔范圍：審批完成的正式文檔、修訂記錄、廢止文檔清單等；歸檔時限：文檔完成后3個工作日內，由承辦部門將紙質版（簽字蓋章完整）及電子版提交至行政部；歸檔要求：行政部對文檔分類編號、登記臺賬，存放于專用檔案柜，電子文檔備份至企業(yè)服務器并設置訪問權限。第四章合同管理全流程第十條合同起草合同承辦部門根據(jù)業(yè)務需求，選擇《合同范本庫》中的標準范本（如采購合同、銷售合同、服務合同等），或自行起草合同文本；起草內容應包括：合同主體信息（雙方名稱、地址、法定代表人）、合同標的、數(shù)量與質量、價款與支付方式、履行期限與地點、違約責任、爭議解決方式等核心條款；涉及技術附件、補充協(xié)議的，作為合同組成部分一并起草。第十一條合同審核部門審核：承辦部門負責人審核合同的業(yè)務可行性、條款完整性及與企業(yè)政策的匹配性；法務審核：法務部重點審核合同的合法性、合規(guī)性、權利義務對等性及風險點（如違約責任是否明確、爭議解決方式是否約定管轄法院），出具《合同審核意見書》；財務審核：財務部審核合同金額、付款方式、稅費承擔等財務條款的合理性，保證符合企業(yè)財務制度。第十二條合同審批審批權限依據(jù)合同金額及類型劃分，示例：金額≤10萬元：部門負責人審批；10萬元＜金額≤50萬元：分管副總經理審批；金額＞50萬元：總經理審批；特殊類型合同（如重大資產重組、對外擔保）：需提交總經理辦公會審議。審批人需結合審核意見，對合同最終文本確認簽字，審批完成后由法務部統(tǒng)一編號。第十三條合同簽署合同文本經審批通過后，由法定代表人或其授權代表簽署（授權需附《授權委托書》）；合同簽署需加蓋企業(yè)公章或合同專用章，多頁合同需加蓋騎縫章；合同一式三份（或按約定份數(shù)），承辦部門、財務部、行政部各執(zhí)一份，電子版同步存檔。第十四條合同履行與變更履行跟蹤：承辦部門負責合同履約進度跟蹤，建立《合同履行臺賬》，記錄關鍵節(jié)點（如交付時間、驗收結果、付款進度），發(fā)覺異常情況及時上報；合同變更：履行過程中需變更合同的，由雙方協(xié)商一致并簽訂《補充協(xié)議》，履行原審核、審批流程；合同解除：符合法定或約定解除條件的，由承辦部門提出申請，經法務部審核后按審批權限報批，解除協(xié)議需書面確認并妥善保管。第十五條合同歸檔合同履行完畢或終止后15個工作日內，由承辦部門將合同文本、履行記錄（如驗收報告、付款憑證）、補充協(xié)議等資料整理成冊，提交行政部歸檔，電子版至合同管理系統(tǒng)。第五章常用管理表單模板表1：企業(yè)文檔管理臺賬文檔編號文檔名稱文檔分類起草部門起草人審核人審批人歸檔日期存放位置備注GL-2024-0012024年度員工培訓制度管理類人力資源部*明*華*總2024-01-15檔案柜A1-01制度文件YW-2024-002項目市場調研報告業(yè)務類市場部*磊*敏*副總2024-02-20檔案柜B2-03項目資料表2：合同審核流程表合同編號合同名稱承辦部門承辦人合同金額部門審核意見法務審核意見財務審核意見審批結果審批人HT-2024-003設備采購合同采購部*剛28萬元同意，條款清晰需明確違約責任上限付款方式符合財務制度同意*總HT-2024-004技術服務合同研發(fā)部*琳65萬元同意，技術參數(shù)需確認爭議解決約定為仲裁，建議修改為訴訟預算在年度計劃內提交總經理辦公會-表3：合同履行臺賬合同編號合同名稱對方主體履行期限關鍵節(jié)點計劃完成時間實際完成時間履行狀態(tài)責任人HT-2024-003設備采購合同科技有限公司2024-03-01至2024-06-30設備交付2024-04-152024-04-18已完成*剛HT-2024-005辦公室租賃合同商務中心2024-01-01至2024-12-31季度租金支付2024-04-012024-04-05正常履行*芳第六章執(zhí)行要點與風險提示第十六條文檔管理要點保密要求：涉密文檔需設置訪問權限，嚴禁私自復制、外傳，離職員工需辦理文檔交接手續(xù)；格式規(guī)范：文檔標題、字體、字號、頁邊距等應符合企業(yè)《公文格式規(guī)范》，電子文檔命名格式為“部門-年份-編號-名稱”；留存期限：文檔歸檔后保管期限分為永久（如公司章程、年度審計報告）、長期（10年以上，如重要合同）、短期（3-5年，如一般會議紀要），到期后按規(guī)定銷毀。第十七條合同管理風險提示主體風險：簽約前需核實對方主體資格（營業(yè)執(zhí)照、授權委托書等），避免與無民事行為能力或超越權限的主體簽約；條款風險：避免使用模糊表述（如“盡快”“大約”），違約責任需明確具體（如違約金比例、賠償范圍），爭議解決方式優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院管轄；履約風險：定期跟蹤合同履行情況，對方違約時應在法定訴訟時效內（一般為3年）主張權利，保留催告函、驗收單等履約證據(jù)。第十八條責任追究員工未按本制度規(guī)定管理文檔或合同，導致信息泄露、丟失或損失的，視情節(jié)輕重給予警告、降職處分；造成企業(yè)重大損失的，依法追究法律責任；部門負責人未