合同審核與管理流程標準化手冊一、前言為規(guī)范公司合同全生命周期管理，防范合同法律風險，保證合同簽訂與履行的合規(guī)性、有效性，提高合同管理效率，特制定本手冊。本手冊旨在為公司各部門、各項目團隊提供統(tǒng)一、清晰的合同審核與管理操作指引，明確各環(huán)節(jié)責任主體與工作要求，保障公司合法權(quán)益。二、手冊適用范圍與核心價值（一）適用范圍本手冊適用于公司所有對外合同的審核、簽訂、履行、變更、歸檔等管理活動，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務合同、勞動合同、租賃合同、合作協(xié)議等。公司各部門作為合同發(fā)起部門或履行部門，均需嚴格遵守本手冊流程；法務部、財務部、風控部等協(xié)同部門需按職責分工配合執(zhí)行。（二）核心價值風險防控：通過標準化審核流程，識別并規(guī)避合同條款中的法律風險、財務風險及商業(yè)風險。效率提升：明確各環(huán)節(jié)操作規(guī)范與時限要求，減少合同管理中的重復溝通與返工。責任明確：清晰界定各部門、各崗位在合同管理中的職責，避免推諉扯皮。合規(guī)保障：保證合同內(nèi)容符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及公司內(nèi)部制度要求。三、合同審核與管理全流程操作指引（一）合同發(fā)起與資料準備流程說明業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求（如采購商品、提供服務、合作開發(fā)等），發(fā)起合同簽訂流程，并準備完整的合同基礎資料。責任主體：業(yè)務部門負責人、合同發(fā)起人（業(yè)務專員/主管）。操作步驟（1）需求梳理：明確合同目的、交易對方、核心條款（如標的、數(shù)量、價格、履行期限、付款方式等），形成《合同需求說明書》（見附件1）。（2）資料收集：向交易對方獲取以下資料（需加蓋對方公章或簽字確認）：主體資格證明：對方為企業(yè)的，提供營業(yè)執(zhí)照復印件；為自然人的，提供身份證復印件；特殊行業(yè)（如醫(yī)療、建筑）需提供行業(yè)許可證。授權(quán)委托書：如對方簽約人非法定代表人，需提供法定代表人簽字并加蓋公章的《授權(quán)委托書》，明確委托權(quán)限及期限。其他背景資料：如合作意向書、招投標文件、技術(shù)規(guī)格書等與合同相關的補充材料。（3）合同草案擬定：根據(jù)業(yè)務需求及對方提供的資料，使用公司標準合同模板（如無標準模板，可參考行業(yè)示范文本）擬定合同初稿，內(nèi)容需完整涵蓋當事人信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限地點方式、違約責任、爭議解決方式等核心條款。（二）業(yè)務部門初步審核流程說明業(yè)務部門對合同草案的商務條款、業(yè)務可行性進行初步審核，保證合同內(nèi)容與業(yè)務需求一致。責任主體：業(yè)務部門負責人、合同復核人（業(yè)務主管）。操作步驟（1）條款核對：重點核對以下內(nèi)容：合同主體：對方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼等與提供的主體資格證明是否一致。標的物/服務內(nèi)容：是否與業(yè)務需求說明書一致，規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)等是否明確。商務條款：價格、數(shù)量、履行期限、付款方式、交付地點等是否符合公司商業(yè)政策及預算要求。權(quán)利義務：雙方權(quán)利義務是否對等，是否存在明顯損害公司利益的條款。（2）風險排查：識別合同中潛在的履約風險（如對方履約能力不足、付款周期過長等），提出初步處理建議。（3）審核意見出具：通過公司OA系統(tǒng)或合同審批工具，填寫《合同審批表》（見附件2），明確審核結(jié)論（“同意”“修改后同意”“不同意”）及具體修改意見，并提交至法務部門進行專項審核。（三）法務部門專項審核流程說明法務部門對合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性及法律風險進行專業(yè)審核，提出法律意見。責任主體：法務部負責人、法務專員*。操作步驟（1）合法性審查：檢查合同主體是否具備相應的民事行為能力（如企業(yè)是否在存續(xù)期內(nèi)，自然人是否為完全民事行為能力人）。審查合同內(nèi)容是否違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定（如禁止性條款、無效情形等）。核對爭議解決方式（仲裁/訴訟）、管轄法院/仲裁機構(gòu)約定是否明確、有效。（2）合規(guī)性審查：檢查合同是否符合行業(yè)監(jiān)管要求（如金融行業(yè)需符合銀保監(jiān)會規(guī)定，廣告合同需符合《廣告法》要求）。確認合同條款是否與公司內(nèi)部制度（如采購管理辦法、財務審批制度）沖突。（3）風險點識別：重點關注以下條款風險：違約責任：是否明確違約情形、違約責任計算方式，是否存在“違約責任不對等”等顯失公平條款。保密條款：保密范圍、保密期限、違約責任是否清晰，是否符合公司商業(yè)秘密保護要求。知識產(chǎn)權(quán)條款：涉及專利、商標、著作權(quán)的，權(quán)屬歸屬、使用權(quán)限、侵權(quán)責任是否明確。不可抗力：定義是否清晰，通知義務、免責范圍是否合理。（4）審核意見出具：通過《合同審批表》出具法務審核意見，對存在風險的條款提出具體修改建議；對重大法律風險（如主體資格缺失、核心條款違法），需標注“高風險”并暫緩審批，同時報公司分管領導決策。（四）財務與風控部門協(xié)同審核（如涉及）流程說明財務部門對合同中的財務條款（如價格、付款方式、稅務處理等）進行審核；風控部門對合同履約過程中的潛在風險（如信用風險、操作風險）進行評估。責任主體：財務部負責人、風控部負責人、財務專員、風控專員。操作步驟（1）財務審核：核對價格、金額是否符合公司預算及定價政策，是否存在異常低價或高價。審查付款方式（如預付款、進度款、尾款比例）是否合理，資金安排是否與公司現(xiàn)金流匹配。明確稅務處理方式（如發(fā)票類型、稅率、稅費承擔主體），保證符合稅法規(guī)定。（2）風控審核：評估對方信用狀況（如通過征信報告、歷史合作記錄查詢是否存在失信行為）。分析合同履約過程中的風險點（如交貨延遲、質(zhì)量不達標等），提出風險應對建議（如增加履約保證金、設置里程碑節(jié)點）。（3）意見反饋：財務、風控部門通過《合同審批表》出具審核意見，與法務部門意見匯總后，提交至合同最終審批人。（五）合同最終審批與簽署流程說明根據(jù)合同金額、重要性等級，由相應權(quán)限的領導進行最終審批，審批通過后組織簽署。責任主體：公司分管領導、總經(jīng)理、董事長（根據(jù)授權(quán)）、行政部（簽署組織）。操作步驟（1）審批權(quán)限劃分（示例）：合同金額≤10萬元：業(yè)務部門負責人→法務部→財務部→分管副總審批。10萬元＜合同金額≤50萬元：業(yè)務部門負責人→法務部→財務部→風控部→分管副總→總經(jīng)理審批。合同金額＞50萬元：增加董事長審批。特殊合同（如重大資產(chǎn)重組、對外擔保）：需提交董事會審議。（2）審批執(zhí)行：最終審批人根據(jù)各部門審核意見，對合同作出“批準”“修改后批準”或“不批準”的決定；“修改后批準”的，由業(yè)務部門根據(jù)意見修改后重新提交審核。（3）合同簽署：審批通過后，由行政部或業(yè)務部門安排簽署儀式，雙方簽約人需核對身份（法定代表人需提供身份證原件，授權(quán)代理人需提供授權(quán)委托書原件）。合同一式多份（通常為3-5份），雙方各執(zhí)一份，公司行政部、財務部、業(yè)務部門、法務部門各留存一份（根據(jù)實際需求調(diào)整）。蓋章要求：合同需加蓋公司公章或合同專用章（嚴禁以部門章或其他印章代替），騎縫章需覆蓋所有合同頁面，保證無遺漏。（六）合同履行跟蹤與歸檔流程說明合同簽署后，業(yè)務部門負責跟蹤履行情況，法務部、財務部協(xié)同監(jiān)督；履行完畢或終止后，及時歸檔管理。責任主體：業(yè)務部門負責人、履行專員、行政部檔案管理員*。操作步驟（1）履行跟蹤：業(yè)務部門指定專人作為合同履行跟蹤人，建立《合同履行跟蹤表》（見附件4），定期記錄履行進度（如交付時間、驗收情況、付款節(jié)點等）。發(fā)覺對方可能違約或存在履行障礙時，及時向部門負責人及法務部報告，啟動風險應對程序（如發(fā)送催告函、協(xié)商變更或解除合同）。（2）驗收與確認：合同標的物交付或服務完成后，業(yè)務部門按合同約定組織驗收（如技術(shù)驗收、數(shù)量驗收），形成書面《驗收報告》（需雙方簽字確認）。涉及付款的，財務部憑驗收報告、發(fā)票等資料辦理付款手續(xù)。（3）合同變更與解除：履行過程中需變更合同的，雙方應簽訂《補充協(xié)議》，補充協(xié)議的審核流程與原合同一致。出現(xiàn)法定或約定解除情形的，由業(yè)務部門牽頭擬定《解除合同通知書》，明確解除事由、法律依據(jù)及后續(xù)處理方案，經(jīng)法務部審核、領導審批后送達對方。（4）歸檔管理：合同履行完畢或終止后30日內(nèi)，業(yè)務部門將合同正本、審批資料、補充協(xié)議、驗收報告、往來函件等整理成冊，移交至行政部檔案室。檔案管理員核對資料完整性后，編制《合同歸檔清單》（見附件5），按“一合同一檔”原則編號存放，電子版同步至公司檔案管理系統(tǒng)。合同檔案保存期限：一般合同不少于10年，重大合同（如不動產(chǎn)買賣、長期合作協(xié)議）不少于20年，法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的從其規(guī)定。四、標準化工具模板清單（一）合同審批表（模板2）適用環(huán)節(jié)：合同發(fā)起至最終審批全流程核心字段：合同名稱、編號、對方當事人信息、合同金額、簽訂期限、發(fā)起部門/人、各部門審核意見（業(yè)務、法務、財務、風控）、最終審批意見、簽署日期、歸檔編號。（二）合同管理臺賬（模板3）適用環(huán)節(jié)：合同歸檔及日常管理核心字段：合同編號、名稱、類型（采購/銷售/服務等）、對方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、合同金額、簽訂日期、履行期限、履行狀態(tài)（待履行/履行中/已完成/已解除）、歸檔日期、檔案保管人。（三）合同風險評估表（模板4）適用環(huán)節(jié)：法務、風控部門審核核心字段：風險點描述（如主體資格、違約責任、爭議解決等）、風險等級（高/中/低）、可能影響、應對建議、審核部門、審核人。（四）合同履行跟蹤表（模板5）適用環(huán)節(jié)：合同履行階段核心字段：合同編號、履行節(jié)點、計劃完成時間、實際完成時間、責任人、履行情況描述、附件（如驗收報告）、異常記錄。（五）合同歸檔清單（模板6）適用環(huán)節(jié)：合同歸檔移交核心字段：檔案編號、合同名稱、合同編號、歸檔日期、資料清單（正本、副本、審批表、補充協(xié)議等）、移交人、接收人、保管期限。五、關鍵風險提示與合規(guī)要點（一）主體資格審查風險風險點：與不具備履約能力的主體（如吊銷營業(yè)執(zhí)照的企業(yè)、限制民事行為能力人）簽訂合同，導致合同無效或無法履行。防控措施：嚴格審核對方主體資格證明文件，通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)存續(xù)狀態(tài)、經(jīng)營異常、嚴重違法失信等信息；自然人需核實身份證原件并留存復印件。（二）條款完整性風險風險點：合同條款缺失（如未約定違約責任、爭議解決方式），導致爭議發(fā)生時無法明確權(quán)利義務。防控措施：使用公司標準合同模板，保證核心條款（當事人信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、違約責任、爭議解決）完整；非標準條款需經(jīng)法務部審核確認。（三）印章使用風險風險點：使用未經(jīng)授權(quán)的印章（如部門章、財務章）簽署合同，或印章管理混亂（如空白合同蓋章、未簽署即蓋章），導致公司承擔非預期責任。防控措施：明確合同專用章使用范圍，實行“審批-用印登記”制度，用印前需核對審批手續(xù)及合同內(nèi)容，保證“審批人與簽署人一致”“合同內(nèi)容與審批意見一致”。（四）保密與知識產(chǎn)權(quán)風險風險點：合同中未約定保密條款或保密范圍不明確，導致商業(yè)秘密泄露；知識產(chǎn)權(quán)歸屬約定不清，引發(fā)權(quán)屬糾紛。防控措施：在合同中明保證密信息范圍、保密期限（一般不短于合同履行期后2-3年）、違約責任；涉及知識產(chǎn)權(quán)的，需明確權(quán)利歸屬、使用權(quán)限及侵權(quán)責任承擔方式。（五）歸檔管理風險風險點：合同資料丟失、損毀或未及時歸檔，導致后續(xù)維權(quán)或?qū)徲嫊r缺乏依據(jù)。防控措施：指定專人負責合同歸檔，建立“合同-檔案