采購申請審批標(biāo)準(zhǔn)化表單物資需求與采購計(jì)劃管理工具一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及團(tuán)體組織的采購申請審批流程管理，聚焦物資需求提報(bào)、采購計(jì)劃編制與標(biāo)準(zhǔn)化審批的全過程管控。典型應(yīng)用場景包括：常規(guī)運(yùn)營采購：日常辦公耗材、生產(chǎn)原料、維修配件等計(jì)劃內(nèi)物資的采購申請；項(xiàng)目專項(xiàng)采購：新項(xiàng)目建設(shè)、技術(shù)改造、研發(fā)實(shí)驗(yàn)等項(xiàng)目所需物資的批量采購；緊急補(bǔ)充采購：因突發(fā)故障、臨時(shí)任務(wù)導(dǎo)致的應(yīng)急物資需求采購；跨部門協(xié)同采購：多個(gè)部門聯(lián)合提報(bào)同類物資需求時(shí)的統(tǒng)一計(jì)劃整合。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程指南步驟1：物資需求提報(bào)責(zé)任人：需求部門經(jīng)辦人（**）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《采購申請審批表》（見模板），明確物資名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、需求數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間、用途說明（如“生產(chǎn)車間A設(shè)備維修”“行政部日常辦公”等）；附件準(zhǔn)備：需提供技術(shù)參數(shù)確認(rèn)書（如設(shè)備類物資）、市場詢價(jià)單（單價(jià)超5000元）、庫存核對表（避免重復(fù)采購）等支撐材料；提交至部門負(fù)責(zé)人審核。步驟2：部門負(fù)責(zé)人初審責(zé)任人：需求部門負(fù)責(zé)人（**）操作內(nèi)容：核查物資需求的合理性：是否符合部門年度工作計(jì)劃、是否與現(xiàn)有庫存重復(fù)、數(shù)量是否匹配實(shí)際用量；審批預(yù)算：確認(rèn)需求在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算需注明“需追加預(yù)算”并附財(cái)務(wù)部門預(yù)審意見；審核通過后，流轉(zhuǎn)至采購部門。步驟3：采購部門需求復(fù)核與計(jì)劃編制責(zé)任人：采購專員（**）操作內(nèi)容：復(fù)核需求完整性：檢查表單信息是否完整、附件是否齊全，如缺失則退回需求部門補(bǔ)充；庫存與供應(yīng)商匹配：查詢現(xiàn)有庫存臺賬，確認(rèn)是否需采購；同步聯(lián)系合格供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)（緊急采購可簡化流程，但需保留至少2家供應(yīng)商報(bào)價(jià)記錄）；編制采購計(jì)劃：匯總同周期、同類別的采購需求，形成《采購計(jì)劃匯總表》，明確采購方式（公開招標(biāo)/詢價(jià)/單一來源等）、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、供應(yīng)商推薦名單（如適用）。步驟4：財(cái)務(wù)部門預(yù)算與合規(guī)性審核責(zé)任人：財(cái)務(wù)部審核崗（趙六）操作內(nèi)容：核查采購預(yù)算：確認(rèn)采購金額在部門可用預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需求需經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批；合規(guī)性審查：檢查采購方式是否符合公司《采購管理制度》，是否需履行招標(biāo)、評估等程序；審核通過后，流轉(zhuǎn)至對應(yīng)層級領(lǐng)導(dǎo)審批。步驟5：分級審批決策責(zé)任人：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理/決策委員會（根據(jù)采購金額分級）審批權(quán)限示例：金額≤5000元：部門負(fù)責(zé)人+采購部負(fù)責(zé)人雙審批；5000元＜金額≤2萬元：分管領(lǐng)導(dǎo)（孫七）審批；金額＞2萬元：總經(jīng)理（周八）審批，重大采購（如設(shè)備類超10萬元）需提交決策委員會審議；操作內(nèi)容：審批人重點(diǎn)核查采購必要性、預(yù)算匹配性、供應(yīng)商推薦合理性，審批通過后《采購任務(wù)書》，交采購部門執(zhí)行。步驟6：采購執(zhí)行與結(jié)果反饋責(zé)任人：采購專員（）、需求部門經(jīng)辦人（）操作內(nèi)容：采購部門根據(jù)審批結(jié)果實(shí)施采購，簽訂合同、訂單，跟蹤交付進(jìn)度；物資到貨后，需求部門組織驗(yàn)收（核對規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量），填寫《物資驗(yàn)收單》；采購專員將驗(yàn)收單、采購合同、發(fā)票復(fù)印件等資料整理歸檔，同步更新采購臺賬與庫存系統(tǒng)。三、采購申請審批表模板表單編號：CG–（年份-部門代碼-序號）基本信息申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期年月日物資需求明細(xì)（可另附頁，需注明序號、物資名稱、規(guī)格型號、單位、需求數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、用途說明）采購計(jì)劃信息計(jì)劃采購時(shí)間：年月日前；供應(yīng)商建議（如有）：預(yù)算科目附件清單□技術(shù)參數(shù)書□詢價(jià)單□庫存核對表□其他：審批流程審核意見需求部門負(fù)責(zé)人采購部門審核（復(fù)核需求合理性、采購方式建議）財(cái)務(wù)部門審核（預(yù)算合規(guī)性審查）分管領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)理審批備注四、使用關(guān)鍵提示與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避信息準(zhǔn)確性：物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等關(guān)鍵信息需與實(shí)際需求一致，避免因描述模糊導(dǎo)致采購物資不符；預(yù)算控制：嚴(yán)格執(zhí)行“無預(yù)算不采購”原則，超預(yù)算需求需提前履行預(yù)算追加流程，禁止拆分采購金額規(guī)避審批；審批時(shí)效：各環(huán)節(jié)審批人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，緊急采購需標(biāo)注“加急”并同步通知審批人，最長不超過1個(gè)工作日；變更管理：采購申請審批通過后，如需變更數(shù)量、規(guī)格或時(shí)間，需重新提交申請并說明原因，原審批流程作廢；檔案留存：采購全流程資料（申請表、審批表、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等）需保存至少3年，以備審計(jì)或追溯；供應(yīng)商管理：優(yōu)先