企業(yè)會議管理規(guī)范及會議記錄模板一、規(guī)范目的與適用范圍為規(guī)范企業(yè)會議組織流程，提升會議效率，保證會議決策有效落地，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任分工，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)各部門、各層級各類會議，包括但不限于周/月度例會、項目啟動會、專題研討會、決策評審會、跨部門協(xié)調(diào)會等，旨在統(tǒng)一會議標(biāo)準(zhǔn)，保障會議質(zhì)量。二、會議全流程管理規(guī)范（一）會前籌備：明確目標(biāo)，充分準(zhǔn)備會議發(fā)起與議題收集會議發(fā)起人（通常為部門負(fù)責(zé)人或項目主導(dǎo)人）需提前3-5個工作日明確會議目的（如決策、同步信息、解決問題等），并收集相關(guān)議題。議題需包含背景說明、討論目標(biāo)、需輸出成果（如方案、決議、行動計劃等），并標(biāo)注優(yōu)先級，避免議題分散或目標(biāo)模糊。會議通知發(fā)布發(fā)起人通過企業(yè)內(nèi)部通訊工具（如OA系統(tǒng)、企業(yè)）發(fā)布會議通知，至少包含以下內(nèi)容：會議名稱（如“2024年Q3銷售目標(biāo)分解專題會”）；時間（起止時間，精確到分鐘，如“2024年6月15日14:00-16:00”）；地點（會議室名稱/線上會議）；參會人員（部門/職位，明確“必須參加”和“可選參加”人員）；會議議程（按順序列出議題及預(yù)計時長，如“14:00-14:30議題一：Q3銷售目標(biāo)分解方案討論（30分鐘）”）；會前準(zhǔn)備（需提前閱讀的材料、數(shù)據(jù)或需攜帶的文件，如“請參會人員提前閱讀附件《Q2銷售數(shù)據(jù)分析報告》”）。會議材料準(zhǔn)備發(fā)起人或相關(guān)責(zé)任人在會議前1個工作日完成材料準(zhǔn)備（如PPT、數(shù)據(jù)報表、方案草案等），保證內(nèi)容準(zhǔn)確、重點突出，并通過指定渠道（如OA系統(tǒng)）發(fā)送至參會人員。涉密會議需標(biāo)注“保密”等級，限制材料獲取范圍，并要求參會人員簽署《保密承諾書》。（二）會中管理：聚焦目標(biāo)，高效推進(jìn)會議簽到與開場參會人員需提前10分鐘到達(dá)會場（或線上會議提前5分鐘登錄），簽到確認(rèn)（可使用紙質(zhì)簽到表或線上簽到工具）。主持人（通常為發(fā)起人或指定負(fù)責(zé)人）準(zhǔn)時宣布會議開始，簡要重申會議目的、議程及時長要求，明確會議紀(jì)律（如“請將手機(jī)調(diào)至靜音，發(fā)言前請舉手，避免無關(guān)討論”）。會議進(jìn)程控制主持人嚴(yán)格按照議程推進(jìn)會議，控制各議題討論時長，避免偏離主題。若某一議題討論超時，需引導(dǎo)共識或明確“會后補(bǔ)充討論”的安排。發(fā)言需緊扣議題，鼓勵建設(shè)性意見，避免重復(fù)或無關(guān)內(nèi)容。重要討論需指定專人記錄關(guān)鍵觀點（如“市場部經(jīng)理提出的渠道下沉方案需補(bǔ)充區(qū)域成本數(shù)據(jù)，請助理會后3個工作日內(nèi)提供”）。需決策的議題，主持人應(yīng)明確決策方式（如舉手表決、共識決策、負(fù)責(zé)人拍板等），并記錄決策結(jié)果及依據(jù)。特殊情況處理若參會人員臨時無法出席，需提前1個工作日向主持人請假，并委派授權(quán)人參會（如“銷售部總監(jiān)因客戶拜訪無法參會，授權(quán)經(jīng)理代為參會并匯報”）。會議中出現(xiàn)較大分歧時，主持人需引導(dǎo)各方聚焦事實與目標(biāo)，必要時暫停討論，安排會前溝通后再行表決，避免會議陷入僵局。（三）會后跟進(jìn)：落地決策，閉環(huán)管理會議紀(jì)要整理與審核記錄人需在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要初稿，內(nèi)容需客觀、準(zhǔn)確，包含以下核心要素：會議基本信息（名稱、時間、地點、主持人、記錄人、參會人員、缺席人員及原因）；會議議程及實際討論情況（按議題分點記錄，重點標(biāo)注不同意見及最終結(jié)論）；會議決議（明確決策結(jié)果，如“同意將Q3銷售目標(biāo)調(diào)整為*萬元，由銷售部分解至各區(qū)域”）；行動項（詳細(xì)列出任務(wù)、負(fù)責(zé)人、計劃完成時間，如“1.市場部經(jīng)理負(fù)責(zé)優(yōu)化渠道下沉方案，6月20日前提交——負(fù)責(zé)人：經(jīng)理，完成時間：2024-06-20”）。紀(jì)要初稿完成后，提交主持人審核（審核重點：信息準(zhǔn)確性、行動項明確性），審核通過后1個工作日內(nèi)發(fā)送至所有參會人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。任務(wù)跟蹤與反饋行動項負(fù)責(zé)人需按照計劃時間推進(jìn)任務(wù)，并在紀(jì)要要求的反饋節(jié)點前向記錄人或主持人提交進(jìn)度（如“已完成方案初稿，附件詳見郵件”）。部門負(fù)責(zé)人需監(jiān)督本部門行動項落實情況，每周在部門例會中同步進(jìn)度；涉及跨部門的行動項，由發(fā)起人協(xié)調(diào)資源，保證任務(wù)無延遲。會議資料歸檔會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)，記錄人需將會議通知、簽到表、會議材料、紀(jì)要等資料整理歸檔（電子檔存入企業(yè)共享文件夾，紙質(zhì)檔交行政部門備案），保存期限不少于3年，便于后續(xù)查閱。三、會議記錄模板與表格（一）會議記錄模板[企業(yè)名稱]會議紀(jì)要會議基本信息會議名稱：會議時間：年月日時分至?xí)r分會議地點：主持人：記錄人：參會人員：（姓名/部門/職位，分行列出）缺席人員：（姓名/部門/職位及原因，如“*經(jīng)理—市場部—因客戶拜訪請假”）會議議程序號議題名稱討論時長實際用時12詳細(xì)討論內(nèi)容（按議題順序記錄，重點標(biāo)注不同觀點、爭議焦點及共識，可附“發(fā)言人：*（部門/職位）—觀點：X”格式）議題一：X討論要點：X不同意見：X共識結(jié)論：X議題二：X討論要點：X決策結(jié)果：X會議決議（明確最終決策事項，每項決議單獨列出，注明決策依據(jù)）決議一：X（依據(jù)：X）決議二：X（依據(jù)：X）行動項清單序號任務(wù)描述負(fù)責(zé)人所在部門計劃完成時間實際完成時間完成狀態(tài)（□進(jìn)行中□已完成□延期）備注12附件（列出會議涉及的材料名稱，如“1.《Q3銷售目標(biāo)分解方案（草案）》.pdf；2.Q2銷售數(shù)據(jù)分析報告.xlsx”）簽字確認(rèn)主持人簽字：日期：記錄人簽字：日期：（二）會議簽到表示例[企業(yè)名稱]會議簽到表序號部門姓名職位簽到時間備注（如代簽、遲到等）1銷售部*經(jīng)理銷售總監(jiān)13:552市場部*助理市場專員14:02遲到7分鐘3產(chǎn)品部*工程師產(chǎn)品經(jīng)理13:58代*總監(jiān)簽字四、關(guān)鍵注意事項（一）會議紀(jì)律要求嚴(yán)禁無故缺席、遲到或早退，特殊情況需提前1個工作日向主持人請假，并說明原因；會議期間需保持專注，禁止玩手機(jī)、處理與會議無關(guān)的工作或隨意走動；發(fā)言需簡明扼要，避免冗長或重復(fù)，主持人有權(quán)打斷偏離主題的發(fā)言。（二）信息保密管理涉密會議（如戰(zhàn)略規(guī)劃、財務(wù)數(shù)據(jù)、未公開項目等）需嚴(yán)格控制參會范圍，會議材料標(biāo)注“保密”等級，禁止通過非企業(yè)指定渠道傳播；參會人員不得泄露會議涉密內(nèi)容，若違反將按企業(yè)《保密管理規(guī)定》處理。（三）效率提升原則堅持“無議題不開會、無準(zhǔn)備不開會、無決策不開會”，可合并召開的會議不單獨召開；控制會議時長（例會建議不超過1.5小時，專題會建議不超過2小時），避免長時間低效討論；優(yōu)先使用線上會議工具（如企業(yè)視頻、騰訊會議）進(jìn)行跨部門或異地溝通，減少時