行政管理費用審批與報銷操作手冊一、手冊說明本手冊旨在規(guī)范公司行政管理費用的申請、審批與報銷流程，保證費用支出合理、合規(guī)、高效，保障公司資金安全，提升行政管理效率。適用于公司各部門及全體員工的行政管理費用相關操作，涵蓋辦公、差旅、會議、通訊、維修等日常行政管理場景。二、適用范圍與場景（一）適用費用類型辦公費用：包括辦公用品采購、文件印刷、辦公設備耗材（如墨盒、紙張）、辦公文具等。差旅費用：員工因公出差的交通費（市內(nèi)交通、城際交通）、住宿費、市內(nèi)交通補助等。會議費用：部門內(nèi)部會議、跨部門協(xié)調(diào)會等所需的場地租賃、會議用品、茶水簡餐等。通訊費用：因工作需要產(chǎn)生的辦公電話費、網(wǎng)絡通訊費（如企業(yè)釘釘會員）等。維修費用：辦公區(qū)域設施（如空調(diào)、打印機）、辦公設備（如電腦、投影儀）的維修保養(yǎng)費用。其他行政管理費用：經(jīng)公司認可的、與日常行政管理相關的必要支出（如報刊訂閱、綠化養(yǎng)護等）。（二）適用人員公司全體正式員工、實習員工（實習員工需經(jīng)部門負責人提前審批），以及代表公司開展行政管理活動的相關人員。三、操作流程詳解（一）費用發(fā)生前：預算與申請預算確認（如適用）對于單筆金額超過[具體金額，如1000元]的行政管理費用（如大型會議、批量辦公用品采購），需提前3個工作日填寫《行政管理費用預算申請表》，明確費用用途、預算金額、時間計劃等，經(jīng)部門負責人審核后報財務部備案。財務部根據(jù)年度預算及實際需求，在2個工作日內(nèi)反饋預算審批結(jié)果。填寫費用申請單費用發(fā)生前，申請人需登錄公司OA系統(tǒng)或填寫紙質(zhì)《行政管理費用申請單》，注明以下信息：申請人姓名、所屬部門、聯(lián)系方式；費用項目（如“辦公費-辦公用品采購”）、具體事由（如“采購部門日常辦公用A4紙5箱”）；預計金額、費用發(fā)生時間；附件（如采購清單、供應商報價單等，如適用）。申請單需經(jīng)申請人簽字確認后，提交至部門負責人審批。（二）費用發(fā)生中：執(zhí)行與留存費用執(zhí)行申請人需嚴格按照審批通過的用途和金額執(zhí)行費用支出，不得擅自變更費用類型或超預算支出。差旅、會議等需提前預訂的，優(yōu)先選擇公司協(xié)議供應商（如協(xié)議酒店、協(xié)議航空公司），保證費用合理。憑證留存費用發(fā)生時，需取得合規(guī)憑證（如采購小票、行程單、會議通知、維修清單等），憑證上需注明費用歸屬部門、事由及金額，并加蓋供應商公章（如為電子憑證，需打印并由申請人簽字確認）。涉及多人參與的（如會議、差旅），需由申請人統(tǒng)一收集相關憑證，保證憑證完整、清晰。（三）費用發(fā)生后：報銷與審批提交報銷申請費用發(fā)生完畢后5個工作日內(nèi)，申請人需通過OA系統(tǒng)提交報銷申請或填寫《行政管理費用報銷單》，附以下材料：《費用申請單》（或預算審批表）復印件；合規(guī)憑證原件（如采購小票、行程單等）；費用明細清單（如辦公用品需列明品名、數(shù)量、單價）；其他證明材料（如會議通知、出差審批單等，如適用）。報銷單需由申請人簽字確認，保證信息真實、準確。部門負責人審核部門負責人在收到報銷申請后2個工作日內(nèi)，審核以下內(nèi)容：費用是否符合部門年度預算；費用事由是否真實、與工作相關；報銷單填寫是否規(guī)范，附件是否完整。審核通過后，部門負責人在報銷單上簽字，并提交至財務部；審核不通過的，需注明原因并退回申請人。財務部復核財務部在收到報銷單后3個工作日內(nèi)，復核以下內(nèi)容：報銷單與附件信息是否一致（如金額、事由、日期等）；費用是否符合公司財務管理規(guī)定及本手冊要求；預算是否超支（如涉及預算費用）。復核通過后，財務部在報銷單上簽字，并提交至分管領導審批；復核不通過的，需注明原因并退回申請人。分管領導審批分管領導在收到報銷單后1個工作日內(nèi)，審批大額費用（如單筆金額超過[具體金額，如5000元]）或特殊事項費用，確認費用支出的必要性與合理性。審批通過后，分管領導在報銷單上簽字，財務部安排報銷款項支付；審批不通過的，需注明原因并退回申請人。報銷款項支付財務部完成所有審批流程后，在5個工作日內(nèi)通過銀行轉(zhuǎn)賬或備用金方式支付報銷款項。申請人收到款項后，需在OA系統(tǒng)確認收款；如未收到，需及時聯(lián)系財務部查詢。四、常用表格模板（一）行政管理費用申請表申請人姓名所屬部門申請日期費用項目□辦公費□差旅費□會議費□通訊費□維修費□其他：______預計金額費用事由（詳細說明，如“采購部門辦公用打印機墨盒10個”）附件清單□采購清單□供應商報價單□會議通知□其他：______申請人簽字日期部門負責人審批日期財務部審核日期分管領導審批日期（二）行政管理費用報銷單報銷人姓名所屬部門報銷日期費用項目□辦公費□差旅費□會議費□通訊費□維修費□其他：______報銷金額費用發(fā)生時間費用發(fā)生地點費用明細（如“A4紙5箱，單價30元，合計150元”）附件清單□采購小票□行程單□會議通知□維修清單□其他：______（注明附件數(shù)量）報銷人簽字日期部門負責人審批日期財務部復核日期分管領導審批日期收款確認□銀行轉(zhuǎn)賬□備用金□其他：______日期五、特別提醒與常見問題（一）費用預算管理所有行政管理費用需納入年度預算管理，未納入預算的費用原則上不予報銷，特殊情況需提交書面說明并經(jīng)總經(jīng)理審批。預算執(zhí)行過程中，如需調(diào)整預算，需提前3個工作日提交《預算調(diào)整申請表》，經(jīng)財務部審核、分管領導審批后執(zhí)行。（二）報銷材料要求報銷需提供合規(guī)原始憑證，憑證上需清晰注明費用發(fā)生時間、金額、事由及供應商信息，涂改、模糊的憑證不予報銷。電子憑證（如電子小票、行程單）需打印并由申請人簽字確認，與紙質(zhì)憑證具有同等效力。（三）報銷時限與流程費用報銷需在費用發(fā)生完畢后5個工作日內(nèi)提交，逾期未提交的，需經(jīng)部門負責人及分管領導書面說明原因后，財務部方可受理。報銷流程需嚴格按照“申請人→部門負責人→財務部→分管領導”順序?qū)徟?，不得跳過或逆序?qū)徟?。（四）違規(guī)責任申請人提供虛假信息、偽造憑證或擅自變更費用用途的，一經(jīng)查實，公司將追回全部報銷款項，并根據(jù)情節(jié)輕重給予警告、降職直至解除勞動合同的處分。審批人未履行審核職責，導致違規(guī)費用報銷的，將視情節(jié)輕重給予批評教育、扣減績效等處分。（五）特殊情況處理因緊急情況（如突發(fā)維修、臨時會議）無法提前申請