合同審批及歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)化流程模板一、適用范圍與場(chǎng)景二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）合同發(fā)起與準(zhǔn)備需求提出業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求（如采購(gòu)、服務(wù)、銷售等），明確合同標(biāo)的、金額、履行期限、雙方權(quán)利義務(wù)等核心要素，填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，啟動(dòng)合同起草流程。合同起草由業(yè)務(wù)部門指定專人或法務(wù)部門根據(jù)立項(xiàng)內(nèi)容起草合同文本，保證條款清晰、權(quán)責(zé)明確。合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于：合同雙方主體信息、標(biāo)的描述、數(shù)量/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款及支付方式、履行期限與地點(diǎn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、生效條件等。如涉及附件（如技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)），需一并起草并注明“附件為合同組成部分”。材料準(zhǔn)備發(fā)起人需同步收集以下材料，作為合同審批的支撐文件：合作方主體資格證明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等，需加蓋公章）；與合同相關(guān)的立項(xiàng)批復(fù)、預(yù)算文件、招投標(biāo)結(jié)果（如適用）；技術(shù)協(xié)議、圖紙等補(bǔ)充文件（如適用）。（二）合同審批流程合同審批實(shí)行“分級(jí)審核、責(zé)任到人”原則，根據(jù)合同金額、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)設(shè)置不同審批節(jié)點(diǎn)，具體流程審批環(huán)節(jié)審核人審核要點(diǎn)審批時(shí)限業(yè)務(wù)部門初審業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人1.合同需求與業(yè)務(wù)目標(biāo)一致性；2.核心條款（標(biāo)的、金額、期限）準(zhǔn)確性；3.附件完整性。1個(gè)工作日法務(wù)部門審核法務(wù)專員/法務(wù)負(fù)責(zé)人1.合同條款合法性、合規(guī)性；2.法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如違約責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、爭(zhēng)議解決）；3.格式規(guī)范性。2個(gè)工作日財(cái)務(wù)部門審核財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人1.合同金額與預(yù)算匹配性；2.付款方式、稅費(fèi)條款合理性；3.資金安排可行性。1個(gè)工作日分管領(lǐng)導(dǎo)審批業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)1.合同內(nèi)容與部門戰(zhàn)略一致性；2.資源配置（人力、物力）保障情況；3.重大風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)把控。1個(gè)工作日總經(jīng)理/最終審批總經(jīng)理/授權(quán)決策人1.合同整體風(fēng)險(xiǎn)與收益評(píng)估；2.超權(quán)限合同需提交決策機(jī)構(gòu)審議（如董事會(huì)）。2個(gè)工作日審批規(guī)則說明：合同金額低于5萬元（含），可簡(jiǎn)化至“業(yè)務(wù)初審+財(cái)務(wù)審核+分管領(lǐng)導(dǎo)審批”；涉及重大事項(xiàng)（如對(duì)外投資、擔(dān)保、知識(shí)產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓）或金額超過50萬元（含），需增加“總經(jīng)理辦公會(huì)審議”環(huán)節(jié)；審批過程中如需修改，由發(fā)起人根據(jù)意見修訂后重新提交，各環(huán)節(jié)審核時(shí)限重新計(jì)算。（三）合同簽署與生效簽署形式確認(rèn)根據(jù)合同約定及法律法規(guī)要求，確定簽署形式：紙質(zhì)合同：雙方簽字蓋章（如為個(gè)人，需附證件號(hào)碼復(fù)印件及授權(quán)委托書；如為單位，需加蓋公章或合同專用章）；電子合同：通過合法電子簽名平臺(tái)簽署，保證簽署人身份真實(shí)及合同內(nèi)容不可篡改。簽署流程經(jīng)審批通過的合同文本，由法務(wù)部門或發(fā)起人加蓋“合同審批章”后，按審批確定的份數(shù)打??；雙方簽署時(shí)，需保證簽署頁與合同一致，避免涂改（涂改處需雙方蓋章/簽字確認(rèn)）；簽署完成后，發(fā)起人將合同原件收回1份（單位留存），其余交合作方，并簽署《合同簽收確認(rèn)單》。生效條件合同自雙方簽字蓋章之日起生效（如約定附條件生效，需滿足條件后方可生效，如“合同經(jīng)雙方簽字蓋章且收到預(yù)付款后生效”）。（四）合同履行與跟蹤履行責(zé)任分配業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責(zé)任部門，指定專人負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，包括：按合同約定履行義務(wù)（如交付貨物、提供服務(wù)）；監(jiān)督合作方履行情況（如驗(yàn)收、付款進(jìn)度）；記錄履行過程中的問題（如延遲履約、質(zhì)量爭(zhēng)議）并及時(shí)上報(bào)。履行記錄填寫《合同履行跟蹤表》，詳細(xì)記錄：履行階段、計(jì)劃完成時(shí)間、實(shí)際完成時(shí)間、負(fù)責(zé)人、履行情況描述、存在問題及處理措施，每月匯總至法務(wù)部門備案。變更與解除履行過程中如需變更或解除合同，需由雙方協(xié)商一致并簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議或解除協(xié)議，補(bǔ)充協(xié)議需履行原審批流程；如因合作方違約需解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)收集證據(jù)（如違約證明、溝通記錄）并報(bào)法務(wù)部門審核后處理。（五）合同歸檔管理歸檔范圍合同全流程形成的所有材料均需歸檔，包括但不限于：合同審批文件（立項(xiàng)申請(qǐng)表、審批單、審核意見表）；合同文本（含附件、補(bǔ)充協(xié)議）；雙方主體資格證明、授權(quán)委托書；履行過程中的記錄（驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證、溝通函件）；合同變更/解除文件、爭(zhēng)議處理材料（如法院判決書、調(diào)解書）。歸檔流程收集：合同履行完畢或終止后10個(gè)工作日內(nèi)，由業(yè)務(wù)部門收集上述材料，整理成套；整理：按“合同編號(hào)+簽訂日期”分類排序，編寫歸檔目錄，注明材料名稱、份數(shù)、頁數(shù)；移交：業(yè)務(wù)部門將整理好的材料移交至檔案管理部門，填寫《合同歸檔移交單》，雙方簽字確認(rèn)；保管：檔案管理部門對(duì)合同檔案進(jìn)行編號(hào)、登記、入庫，存放于專用檔案柜，具備防火、防潮、防蟲條件，電子檔案需備份至服務(wù)器并定期檢查。歸檔期限紙質(zhì)合同：保管期限一般為合同履行完畢后10年（如涉及訴訟、仲裁，需保存至案件終結(jié)）；電子合同：永久保存，但需定期遷移至新的存儲(chǔ)介質(zhì)，保證數(shù)據(jù)可讀性。三、核心配套表單模板（一）合同審批流程表合同編號(hào)合同名稱合同金額（元）發(fā)起部門發(fā)起人發(fā)起日期審批環(huán)節(jié)審核人審批意見審批日期備注業(yè)務(wù)部門初審*（部門負(fù)責(zé)人）法務(wù)部門審核*（法務(wù)專員）財(cái)務(wù)部門審核*（財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人）分管領(lǐng)導(dǎo)審批*（分管領(lǐng)導(dǎo)）總經(jīng)理審批*（總經(jīng)理）（二）合同基本信息表合同編號(hào)合同名稱甲方信息單位名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼地址乙方信息單位名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼地址合同核心條款標(biāo)的數(shù)量/規(guī)模單價(jià)（元）合同總金額（元）履行期限付款方式附件清單1.2.3.（三）合同履行跟蹤表合同編號(hào)履行階段計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式履行情況描述存在問題處理措施完成時(shí)間責(zé)任人（四）合同歸檔清單歸檔編號(hào)合同名稱合同編號(hào)歸檔日期歸檔部門檔案盒編號(hào)文件清單文件名稱份數(shù)頁數(shù)存放位置備注四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與注意事項(xiàng)（一）合同條款風(fēng)險(xiǎn)合法性審核：法務(wù)部門需重點(diǎn)審核合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，避免出現(xiàn)“霸王條款”或無效條款；明確性要求：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，數(shù)量、金額、時(shí)間等需量化（如“交付日期為2024年12月31日前”）；違約責(zé)任對(duì)等：雙方違約責(zé)任應(yīng)盡量對(duì)等，避免單方面加重己方責(zé)任（如“乙方延遲交貨需支付違約金，甲方延遲付款無需承擔(dān)違約責(zé)任”）。（二）審批權(quán)限風(fēng)險(xiǎn)權(quán)限分級(jí)：嚴(yán)格按照合同金額、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)設(shè)置審批權(quán)限，禁止越級(jí)審批或簡(jiǎn)化流程；授權(quán)委托：審批人需在授權(quán)范圍內(nèi)審批，不得將審批權(quán)隨意委托他人（如需委托，需出具書面授權(quán)委托書）；審批留痕：審批過程中的意見、日期需在《合同審批流程表》中明確記錄，保證責(zé)任可追溯。（三）簽署與履行風(fēng)險(xiǎn)主體資格審查：簽署前需核實(shí)合作方主體資格，避免與“三無企業(yè)”或超越經(jīng)營(yíng)范圍的單位合作；履行監(jiān)控：業(yè)務(wù)部門需定期跟蹤合同履行情況，發(fā)覺延遲履約、質(zhì)量問題等，需及時(shí)書面函告對(duì)方并留存證據(jù)；變更規(guī)范：合同變更需簽訂書面