2026年智控專用設(shè)備公司運輸過程跟蹤管理制度第一章總則第一條制定目的與依據(jù)為規(guī)范公司智控專用設(shè)備及相關(guān)物資（含生產(chǎn)原材料、零部件、成品設(shè)備）的運輸過程跟蹤管理，確保運輸環(huán)節(jié)安全、準(zhǔn)時、可控，降低運輸延誤、貨物損壞或丟失風(fēng)險，保障供應(yīng)鏈順暢運行，依據(jù)《中華人民共和國道路運輸條例》《中華人民共和國民法典》（運輸合同相關(guān)條款）及公司供應(yīng)鏈管理、安全生產(chǎn)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司運輸業(yè)務(wù)實際情況制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有運輸業(yè)務(wù)的過程跟蹤，包括：成品智控專用設(shè)備（如工業(yè)控制主機、智能檢測設(shè)備等）發(fā)往客戶的銷售運輸；生產(chǎn)用原材料（如芯片、精密機械部件）、零部件（如控制模塊、設(shè)備外殼）從供應(yīng)商到公司倉庫的采購運輸；公司內(nèi)部各生產(chǎn)基地、倉庫之間的調(diào)撥運輸；研發(fā)用實驗物資、維修用備品備件的臨時運輸。負(fù)責(zé)運輸管理的部門（物流管理部門、銷售部門、采購部門、生產(chǎn)部門等）及相關(guān)執(zhí)行人員、合作運輸服務(wù)商，均需遵守本制度要求。第三條核心原則運輸過程跟蹤遵循“全程監(jiān)控、責(zé)任明確、及時響應(yīng)、風(fēng)險可控”原則。對貨物從出庫到簽收的全運輸環(huán)節(jié)進行跟蹤，確保運輸狀態(tài)可查；明確公司內(nèi)部部門、合作運輸服務(wù)商的跟蹤責(zé)任，避免推諉；發(fā)現(xiàn)運輸異常時第一時間啟動響應(yīng)機制，減少損失；提前識別運輸風(fēng)險（如惡劣天氣、路線管制），制定應(yīng)對預(yù)案，保障運輸安全。第四條核心定義運輸過程跟蹤是指通過物流管理系統(tǒng)、GPS定位、運輸單據(jù)核對、與運輸服務(wù)商溝通等方式，實時或定期獲取貨物運輸位置、運輸進度、貨物狀態(tài)（如是否完好、是否受潮）、預(yù)計到達時間等信息，記錄跟蹤過程，及時處理運輸異常，確保貨物按計劃送達目的地的管理活動。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工第五條運輸跟蹤管理領(lǐng)導(dǎo)小組公司成立運輸跟蹤管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管供應(yīng)鏈的副總經(jīng)理擔(dān)任組長，物流管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長，成員包括銷售部門、采購部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量管理部門、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人。主要職責(zé)為審定本運輸過程跟蹤管理制度；審批重大運輸項目的跟蹤方案；協(xié)調(diào)解決運輸跟蹤過程中的跨部門重大爭議（如運輸異常責(zé)任認(rèn)定）；監(jiān)督跟蹤制度的整體執(zhí)行情況；審批運輸異常處理的重大決策（如貨物損毀后的賠償方案）。第六條跟蹤牽頭部門物流管理部門作為運輸過程跟蹤的牽頭部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌跟蹤工作。具體職責(zé)包括：建立運輸跟蹤管理臺賬，記錄所有運輸任務(wù)的跟蹤信息；選擇符合要求的運輸服務(wù)商，明確其跟蹤義務(wù)（如實時提供定位信息、定期反饋運輸狀態(tài)）；在運輸任務(wù)啟動前，向相關(guān)部門及運輸服務(wù)商下達跟蹤要求；通過物流管理系統(tǒng)、電話、微信等方式跟蹤貨物運輸狀態(tài)，每日更新跟蹤記錄；收集運輸過程中的異常信息，組織相關(guān)部門處理；運輸任務(wù)完成后，匯總跟蹤數(shù)據(jù)，形成《運輸跟蹤總結(jié)報告》；每季度向領(lǐng)導(dǎo)小組提交運輸跟蹤工作執(zhí)行情況報告。第七條相關(guān)部門職責(zé)銷售部門：在成品設(shè)備發(fā)運前，向物流管理部門提供客戶地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、交貨時間要求等運輸基礎(chǔ)信息；跟蹤過程中，若客戶需求發(fā)生變化（如變更交貨地址、提前交貨），需在2個工作日內(nèi)通知物流管理部門；貨物到達目的地后，協(xié)調(diào)客戶及時簽收，收集《貨物簽收單》并反饋給物流管理部門；配合處理因客戶原因?qū)е碌倪\輸異常（如客戶延遲收貨）。采購部門：在原材料、零部件采購運輸前，向物流管理部門提供供應(yīng)商信息、貨物名稱、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)計發(fā)貨時間等信息；跟蹤過程中，若供應(yīng)商發(fā)貨延遲，需及時與供應(yīng)商溝通并反饋給物流管理部門；貨物到達公司倉庫后，協(xié)調(diào)倉庫人員及時驗收，將驗收結(jié)果（如貨物是否完好、數(shù)量是否相符）反饋給物流管理部門；配合處理因供應(yīng)商原因?qū)е碌倪\輸異常（如貨物包裝破損）。生產(chǎn)部門：在內(nèi)部調(diào)撥運輸前，向物流管理部門提供調(diào)撥貨物的名稱、數(shù)量、調(diào)出倉庫、調(diào)入倉庫、調(diào)撥時間要求等信息；跟蹤過程中，若生產(chǎn)計劃調(diào)整需變更調(diào)撥時間，需在1個工作日內(nèi)通知物流管理部門；貨物到達調(diào)入倉庫后，協(xié)調(diào)人員及時接收，反饋接收情況；配合處理內(nèi)部調(diào)撥運輸中的異常（如貨物在廠區(qū)內(nèi)損壞）。質(zhì)量管理部門：若運輸過程中出現(xiàn)貨物損壞，負(fù)責(zé)對損壞情況進行鑒定，分析損壞原因（如包裝不當(dāng)、運輸顛簸），出具《貨物損壞鑒定報告》；根據(jù)鑒定結(jié)果，提出處理建議（如維修、退換貨）；監(jiān)督運輸服務(wù)商對損壞貨物的處理過程，確保符合質(zhì)量要求。財務(wù)部門：根據(jù)物流管理部門提供的運輸跟蹤記錄及《貨物簽收單》，審核運輸費用；若因運輸異常產(chǎn)生額外費用（如加急運輸費、貨物維修費），審核費用合理性；配合處理運輸異常相關(guān)的費用結(jié)算（如向運輸服務(wù)商索賠）。第八條運輸服務(wù)商職責(zé)合作運輸服務(wù)商需履行以下跟蹤義務(wù)：在運輸任務(wù)啟動后，實時通過GPS定位系統(tǒng)或手機APP向物流管理部門提供貨物位置信息，每4小時更新一次；每日16:00前，向物流管理部門提交《運輸狀態(tài)日報》，說明當(dāng)日運輸進度、貨物狀態(tài)、預(yù)計到達時間；若遇到運輸異常（如車輛故障、道路擁堵、惡劣天氣），需在30分鐘內(nèi)通知物流管理部門，說明異常原因及預(yù)計解決時間；貨物到達目的地后，協(xié)助客戶或公司相關(guān)部門完成貨物驗收與簽收，收集《貨物簽收單》并提交給物流管理部門；配合處理運輸異常，提供必要的證明材料（如車輛故障維修記錄、道路管制通知）。第九條監(jiān)督部門職責(zé)公司審計部門負(fù)責(zé)對運輸過程跟蹤工作進行監(jiān)督。具體職責(zé)包括：每季度對物流管理部門的跟蹤臺賬、跟蹤記錄進行抽查，抽查比例不低于運輸任務(wù)總數(shù)的20%；核查跟蹤信息的真實性（如定位信息與實際位置是否一致）、跟蹤流程的合規(guī)性；對發(fā)現(xiàn)的跟蹤不及時、記錄不完整、隱瞞運輸異常等問題，向責(zé)任部門或運輸服務(wù)商下發(fā)《整改通知書》，要求限期整改；將整改情況納入部門考核及運輸服務(wù)商評價體系（如影響下一年度合作資格）。第三章運輸過程跟蹤流程第十條跟蹤準(zhǔn)備階段運輸任務(wù)啟動前1個工作日，物流管理部門完成以下準(zhǔn)備工作：根據(jù)銷售、采購、生產(chǎn)部門提供的信息，制定《運輸任務(wù)單》，明確貨物名稱、數(shù)量、規(guī)格、起運地、目的地、預(yù)計發(fā)貨時間、預(yù)計到達時間、聯(lián)系人及電話等內(nèi)容；將《運輸任務(wù)單》發(fā)送給相關(guān)部門及運輸服務(wù)商，確認(rèn)各方已掌握跟蹤要求；檢查物流管理系統(tǒng)是否正常運行，確保可實時接收運輸服務(wù)商的定位信息；建立該運輸任務(wù)的專項跟蹤臺賬，預(yù)留記錄位置（如運輸日期、當(dāng)前位置、貨物狀態(tài)、異常情況等）。第十一條運輸途中跟蹤日常跟蹤：運輸任務(wù)啟動后，物流管理部門通過物流管理系統(tǒng)實時查看貨物定位信息，每日上午10:00、下午16:00兩次記錄貨物當(dāng)前位置及運輸進度；對于未配備實時定位系統(tǒng)的運輸任務(wù)（如短途零擔(dān)運輸），物流管理部門通過電話或微信向運輸服務(wù)商詢問運輸狀態(tài)，每日至少溝通1次，記錄溝通內(nèi)容；若運輸任務(wù)預(yù)計持續(xù)超過3天，物流管理部門需在運輸中途（如第2天）向相關(guān)部門（銷售、采購、生產(chǎn)）反饋一次運輸進度，確保相關(guān)部門了解貨物動態(tài)。重點跟蹤：對于高價值貨物（如單批價值超過50萬元的智控設(shè)備）、易碎貨物（如精密檢測儀器），物流管理部門實行重點跟蹤，每2小時查看一次定位信息，每半天與運輸服務(wù)商溝通一次，確認(rèn)貨物狀態(tài)；若遇到惡劣天氣（如暴雨、暴雪）或特殊路段（如山區(qū)、施工路段），增加跟蹤頻次，每1小時了解一次運輸情況，提醒運輸服務(wù)商注意安全。第十二條異常處理跟蹤異常發(fā)現(xiàn)：物流管理部門在跟蹤過程中，若發(fā)現(xiàn)運輸異常（如貨物位置長時間不變、運輸服務(wù)商反饋車輛故障、客戶反映未按時收到貨物），需在30分鐘內(nèi)初步核實異常情況，記錄異常發(fā)生時間、地點、具體表現(xiàn)。異常上報與處理：核實異常后，物流管理部門立即將異常信息上報給領(lǐng)導(dǎo)小組，同時通知相關(guān)部門（如銷售部門、采購部門）；組織運輸服務(wù)商分析異常原因，制定解決方案（如車輛故障需聯(lián)系救援、道路擁堵需變更路線）；跟蹤解決方案的執(zhí)行情況，每1小時更新一次處理進度，向相關(guān)方反饋；若異常導(dǎo)致交貨延遲，需協(xié)調(diào)客戶或供應(yīng)商延長交貨時間，避免產(chǎn)生合同糾紛。異常解決與記錄：異常處理完成后，物流管理部門需在2個工作日內(nèi)匯總異常處理過程，形成《運輸異常處理報告》，說明異常原因、處理措施、處理結(jié)果、造成的損失（如延遲天數(shù)、額外費用）及責(zé)任認(rèn)定；將報告存檔，并作為運輸服務(wù)商評價的依據(jù)。第十三條運輸完成跟蹤貨物到達目的地后，物流管理部門需確認(rèn)以下事項：運輸服務(wù)商是否將貨物安全交付給接收方（客戶、公司倉庫、生產(chǎn)車間）；接收方是否在《貨物簽收單》上簽字確認(rèn)，簽收單是否注明貨物狀態(tài)（如完好、破損）；若貨物完好且按時交付，物流管理部門在跟蹤臺賬中標(biāo)記“運輸完成”，并將《貨物簽收單》掃描存檔；若貨物存在損壞或延遲交付，需按本制度第三章第十二條的異常處理流程處理，待問題解決后再標(biāo)記“運輸完成”；運輸任務(wù)全部完成后3個工作日內(nèi)，物流管理部門匯總跟蹤數(shù)據(jù)，形成《運輸跟蹤總結(jié)報告》，報領(lǐng)導(dǎo)小組備案。第四章保障與考核第十四條資源保障領(lǐng)導(dǎo)小組需根據(jù)運輸跟蹤工作需求，為相關(guān)部門提供必要資源支持：為物流管理部門配備物流管理系統(tǒng)（含定位跟蹤、臺賬管理功能），確保跟蹤效率；為高價值貨物運輸配備專業(yè)包裝材料（如防震泡沫、防潮膜），降低運輸損壞風(fēng)險；為物流管理部門提供專項預(yù)算，用于運輸跟蹤過程中的溝通費用（如電話費、系統(tǒng)服務(wù)費）；定期組織物流管理部門人員參加運輸跟蹤培訓(xùn)（如物流系統(tǒng)操作、異常處理技巧），提升跟蹤能力。第十五條考核與獎懲運輸過程跟蹤工作情況納入部門考核及運輸服務(wù)商評價體系：對物流管理部門：若全年運輸任務(wù)跟蹤記錄完整率達到98%以上、異常處理及時率達到95%以上、貨物準(zhǔn)時交付率達到99%以上，予以通報表揚及績效獎勵；若跟蹤記錄缺失率超過5%、異常處理延遲超過2次、因跟蹤不當(dāng)導(dǎo)致貨物丟失或嚴(yán)重?fù)p壞，予以通報批評、績效扣分，相關(guān)責(zé)任人需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。對銷售、采購、生產(chǎn)部門：若按時提供準(zhǔn)確的運輸基礎(chǔ)信息，配合跟蹤工作，且因本部門原因?qū)е碌倪\輸異常少于2次/年，予以通報表揚；若提供信息錯誤導(dǎo)致運輸方向錯誤、未及時反饋需求變化導(dǎo)致運輸延誤，予以績效扣分。對運輸服務(wù)商：若全年按要求提供跟蹤信息，運輸異常發(fā)生率低于3%、異常處理滿意度達到90%以上，優(yōu)先續(xù)簽合作協(xié)議并增加運輸份額；若未按要求反饋跟蹤信息超過3次/年、運輸異常發(fā)生率高于8%、隱瞞運輸異常情況，減少運輸份額，