合同簽訂及檔案管理標(biāo)準(zhǔn)模板一、適用范圍與業(yè)務(wù)場(chǎng)景二、全流程操作指引（一）合同準(zhǔn)備階段需求明確與信息收集業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，明確合同標(biāo)的（如商品名稱、服務(wù)內(nèi)容、項(xiàng)目范圍）、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限、預(yù)算金額等核心要素。收集合作方主體信息：若為企業(yè)，需核實(shí)其營(yíng)業(yè)執(zhí)照（統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、注冊(cè)地址）、經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證、ISO認(rèn)證等）；若為個(gè)人，需核實(shí)證件號(hào)碼信息、聯(lián)系方式及履約能力證明（如職業(yè)資質(zhì)、過往業(yè)績(jī)）。合同模板選擇根據(jù)合作類型，從企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同庫(kù)中選擇對(duì)應(yīng)模板（如《采購(gòu)合同模板》《服務(wù)合同模板》《保密協(xié)議模板》），保證模板條款符合行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部制度。若無合適模板，由法務(wù)部門牽頭起草合同明確核心條款（如雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式）。（二）合同談判與起草階段條款協(xié)商業(yè)務(wù)部門與合作方就合同條款進(jìn)行溝通，重點(diǎn)協(xié)商標(biāo)的描述、價(jià)格及支付方式（如分期支付、驗(yàn)收后支付）、交付/履行節(jié)點(diǎn)、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任（如逾期履約的違約金比例、賠償范圍）等關(guān)鍵內(nèi)容。協(xié)商過程中形成的補(bǔ)充協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要等文件，需作為合同附件一并管理。合同文本起草根據(jù)協(xié)商結(jié)果，在選定模板基礎(chǔ)上填寫具體內(nèi)容，保證：合同編號(hào)規(guī)則統(tǒng)一（如“年份+部門代碼+序號(hào)”，如“2024-CG-001”）；雙方主體信息準(zhǔn)確（名稱、地址、法定代表人/授權(quán)代表姓名*某某、聯(lián)系方式）；標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格等核心要素?zé)o歧義，避免使用“大約”“左右”等模糊表述；違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決（如約定“提交企業(yè)所在地有管轄權(quán)的人民訴訟解決”）等條款完整。（三）合同審核階段內(nèi)部審核流程業(yè)務(wù)部門初審：審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求，合作方主體信息是否真實(shí)，條款是否與協(xié)商結(jié)果一致。財(cái)務(wù)部門審核：審核合同金額是否符合預(yù)算，支付方式、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）及稅務(wù)處理是否合規(guī)，資金安排是否合理。法務(wù)部門審核：審核合同條款的合法性、合規(guī)性，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)（如格式條款是否公平、爭(zhēng)議解決方式是否有效），保證企業(yè)權(quán)益得到充分保障。分管領(lǐng)導(dǎo)審核：對(duì)合同的整體業(yè)務(wù)必要性、審批流程合規(guī)性進(jìn)行最終確認(rèn)。審核反饋與修改審核部門需在2個(gè)工作日內(nèi)反饋審核意見，明確修改內(nèi)容及理由。業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見與合作方協(xié)商修改，修改后重新提交審核，直至所有部門無異議。（四）合同簽訂階段文本最終確認(rèn)審核通過后，由業(yè)務(wù)部門與合作方共同確認(rèn)合同最終文本，保證雙方持有版本一致，文本中無空白條款（若有空白處需劃線注明“以下空白”）。簽字蓋章企業(yè)方：由法定代表人或其授權(quán)代表*某某簽字，并加蓋企業(yè)公章（合同專用章）及騎縫章（多頁(yè)合同需加蓋騎縫章，防止拆換）；合作方：核實(shí)其簽字人是否為法定代表人或授權(quán)代表（需提供授權(quán)委托書），加蓋合作方公章（或合同專用章），保證印章清晰可辨。簽訂日期：以雙方最后一方簽字蓋章日期為準(zhǔn)，合同自簽訂之日起生效（另有約定生效條件的除外，如“本合同自雙方簽字且蓋章之日起生效”）。（五）合同履行與變更管理履行跟蹤業(yè)務(wù)部門作為合同履行主體，需建立《合同履行臺(tái)賬》，定期跟蹤合同進(jìn)度（如交付節(jié)點(diǎn)、驗(yàn)收情況、付款節(jié)點(diǎn)），保證雙方按約定履行義務(wù)。若出現(xiàn)履約延遲、質(zhì)量問題等情況，需及時(shí)與合作方溝通，留存書面溝通記錄（如郵件、函件）。合同變更履行過程中需變更合同內(nèi)容（如標(biāo)的、數(shù)量、履行期限）時(shí)，應(yīng)由雙方協(xié)商一致并簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更事項(xiàng)、生效條件及與原合同的效力關(guān)系（如“本變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充，與原合同具有同等法律效力”）。變更協(xié)議需履行與原合同相同的審核流程，簽訂后及時(shí)更新《合同履行臺(tái)賬》。（六）檔案管理階段檔案收集與整理合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門需收集合同正本（一式X份，雙方各執(zhí)X份，企業(yè)留存X份）、簽訂過程中的附件（如補(bǔ)充協(xié)議、審核意見表、履行過程中的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等），按“合同+附件”的形式整理成套。檔案材料需按時(shí)間順序排列，去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，保證紙張平整、字跡清晰。檔案歸檔與登記整理完成后，填寫《合同檔案歸檔登記表》（見模板），內(nèi)容包括合同編號(hào)、合同名稱、簽訂日期、雙方主體、合同金額、歸檔日期、檔案編號(hào)、存放位置等信息，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后移交檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)檔案進(jìn)行分類編號(hào)（如按“年度+合同類型”分類），存入專用檔案柜，標(biāo)注清晰標(biāo)簽，便于查閱。檔案保管與利用保管期限：根據(jù)合同類型及重要性確定，一般合同保管期限不少于5年，重要合同（如長(zhǎng)期采購(gòu)合同、重大服務(wù)合同）保管期限不少于10年，法律另有規(guī)定的從其規(guī)定。查閱流程：內(nèi)部因工作需要查閱合同檔案，需填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案查閱室現(xiàn)場(chǎng)查閱，嚴(yán)禁帶出或復(fù)制（經(jīng)審批同意復(fù)制的，需加蓋檔案管理部門專用章）。檔案銷毀：保管期限屆滿且無繼續(xù)保存必要的檔案，由檔案管理部門會(huì)同法務(wù)、業(yè)務(wù)部門共同鑒定，填寫《檔案銷毀清單》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人以上監(jiān)督銷毀，銷毀記錄存檔備查。三、核心模板與表單（一）合同模板（核心條款示例）合同編號(hào)：________________甲方：________________（企業(yè)全稱）法定代表人：*某某地址：________________聯(lián)系方式：________________乙方：________________（合作方全稱/個(gè)人姓名）法定代表人/授權(quán)代表：*某某地址：________________聯(lián)系方式：________________鑒于：甲乙雙方就________________（合同標(biāo)的）事宜，經(jīng)平等協(xié)商，達(dá)成如下協(xié)議：標(biāo)的描述：________________（如“乙方為甲方提供型號(hào)辦公設(shè)備100臺(tái)，具體規(guī)格詳見附件一”）。數(shù)量與價(jià)格：數(shù)量________，單價(jià)________元，總價(jià)________元（大寫：________________）。履行期限：乙方應(yīng)于___年_月__日前完成交付/服務(wù)提供，甲方應(yīng)于驗(yàn)收合格后__日內(nèi)支付款項(xiàng)。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：________________（如“符合國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，附件二為質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”）。違約責(zé)任：任何一方違約，應(yīng)向守約方支付合同總金額__%的違約金；違約金不足以彌補(bǔ)損失的，守約方有權(quán)要求賠償實(shí)際損失。爭(zhēng)議解決：本合同履行過程中發(fā)生的爭(zhēng)議，雙方應(yīng)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟解決。生效條件：本合同自雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章之日起生效。甲方（蓋章）：________________法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：*某某日期：____年__月__日乙方（蓋章/簽字）：________________法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：*某某日期：____年__月__日（二）合同檔案歸檔登記表合同編號(hào)合同名稱簽訂日期甲方名稱乙方名稱合同金額（元）歸檔日期檔案編號(hào)存放位置（柜號(hào)/層號(hào)）附件清單經(jīng)手人四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與注意事項(xiàng)主體審核風(fēng)險(xiǎn)：簽訂前務(wù)必核實(shí)合作方主體資格，避免與無民事行為能力或超越經(jīng)營(yíng)范圍的單位/個(gè)人簽訂合同，必要時(shí)可通過“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等公開渠道查詢企業(yè)信用狀況。條款完整性風(fēng)險(xiǎn)：合同核心條款（如標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、履行期限、違約責(zé)任）不得缺失，避免因條款模糊導(dǎo)致履約爭(zhēng)議（如“驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”需明確具體指標(biāo)，而非“合格”等主觀表述）。流程合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)禁未經(jīng)審核或超越審批權(quán)限簽訂合同，保證合同簽訂流程符合企業(yè)內(nèi)控制度要求，