房地產中介公司財務報銷管理辦法

一、總則1.目的為加強本房地產中介公司財務管理，規(guī)范財務報銷行為，合理控制費用支出，確保公司各項經濟業(yè)務的真實性、合法性和合理性，特制定本管理辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工及因工作需要在公司報銷費用的其他人員。3.基本原則-真實性原則：報銷的費用必須是實際發(fā)生的，所提供的報銷憑證應真實、有效，不得弄虛作假。-合理性原則：費用的發(fā)生應符合公司業(yè)務需要，符合市場行情及公司相關規(guī)定，不得鋪張浪費。-合法性原則：報銷事項及所提供的票據必須符合國家法律法規(guī)及稅收政策的要求。二、財務報銷審批流程1.一般報銷流程-員工整理票據：員工在完成相關業(yè)務活動后，應及時收集、整理與業(yè)務相關的各類報銷憑證，確保票據的完整性和準確性。-填寫報銷單：員工需按照公司規(guī)定的報銷單格式，詳細填寫報銷日期、報銷人姓名、部門、報銷事由、金額等信息，并將整理好的票據粘貼在報銷單后面。-部門負責人審核：部門負責人收到員工的報銷單后，應對報銷事項的真實性、合理性及與本部門業(yè)務的相關性進行審核。審核通過后，在報銷單上簽字確認。-財務審核：財務人員收到經部門負責人審核后的報銷單，應重點對報銷憑證的合法性、合規(guī)性進行審核，包括票據的真實性、發(fā)票的開具規(guī)范、報銷金額的計算準確性等。對于不符合要求的報銷單，財務人員應及時通知報銷人補充或更正。審核無誤后，財務人員在報銷單上簽字。-總經理審批：經過部門負責人和財務審核后的報銷單，需提交總經理進行最終審批?？偨浝砀鶕菊w財務狀況和業(yè)務情況，對報銷事項進行綜合判斷并簽字批準。-報銷付款：報銷單經總經理審批通過后，財務部門根據公司資金情況安排付款。對于符合現金報銷規(guī)定的，給予現金支付；對于金額較大或符合轉賬條件的，通過銀行轉賬方式支付給報銷人。2.特殊事項報銷流程-對于涉及重大項目、大額資金支出等特殊報銷事項，除按照上述一般流程審批外，還需經過公司相關決策機構（如董事會等）的審議通過。在報銷單上應注明特殊事項的相關決策文件編號及簡要說明。-對于緊急業(yè)務需要的預支款項，員工應填寫借款單，按照借款審批流程（與報銷審批流程類似）獲得批準后，到財務部門領取借款。借款后應在規(guī)定時間內完成業(yè)務并及時報銷沖賬，報銷時按照正常報銷流程進行，但需在報銷單上注明沖抵借款的相關信息。三、報銷憑證要求1.發(fā)票要求-真實性：所有報銷發(fā)票必須是由稅務機關統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應印有稅務監(jiān)制章、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息（公司名稱、納稅人識別號等）、銷售方信息、服務內容、金額等要素，且字跡清晰、內容完整、印章齊全。-合法性：發(fā)票的開具必須符合國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，不得使用虛假發(fā)票、過期發(fā)票或不符合規(guī)定的發(fā)票進行報銷。對于增值稅專用發(fā)票，應確保發(fā)票的抵扣聯和發(fā)票聯齊全，且在規(guī)定的認證期限內進行認證抵扣。-關聯性：發(fā)票內容應與公司業(yè)務活動相關，如中介服務費用發(fā)票應與具體的房產中介業(yè)務對應，辦公用品發(fā)票應與公司日常辦公需求相符等。2.其他憑證要求-除發(fā)票外，部分報銷事項可能還需要提供其他輔助憑證，如合同協(xié)議、驗收報告、出差審批單、會議通知等。這些憑證應能夠充分證明報銷事項的真實性和合理性。-對于自制的報銷憑證（如差旅費報銷單、費用明細表等），應按照公司規(guī)定的格式和要求填寫，內容完整、數據準確，并由相關人員簽字確認。四、各類費用報銷標準1.差旅費報銷標準-交通費用：員工因公務出差乘坐交通工具的費用，按照公司規(guī)定的標準報銷。一般情況下，長途交通工具可選擇火車（硬臥及以下）、飛機（經濟艙）等。如因特殊情況需要乘坐高鐵一等座、飛機商務艙等，需提前經總經理批準。市內交通費用根據實際發(fā)生情況，在合理范圍內憑票據報銷，如乘坐出租車需注明事由和起止地點。-住宿費用：根據出差地區(qū)的不同，設定不同的住宿費用標準。一線城市、省會城市及經濟發(fā)達地區(qū)的住宿標準相對較高，其他地區(qū)的標準相應降低。員工應選擇符合公司規(guī)定的住宿場所，住宿費憑正規(guī)發(fā)票報銷，超出標準部分原則上由個人承擔。-餐飲補貼：出差期間給予一定的餐飲補貼，補貼標準根據出差地區(qū)和天數確定。補貼以固定金額包干形式發(fā)放，不再另行報銷餐飲費用，但因業(yè)務需要發(fā)生的招待客戶費用除外。2.業(yè)務招待費報銷標準-業(yè)務招待費應嚴格控制在合理范圍內，必須與公司業(yè)務拓展相關。招待活動應提前填寫業(yè)務招待申請單，注明招待對象、事由、預計金額等信息，經部門負責人和總經理批準后方可進行。-業(yè)務招待費報銷時，應提供正規(guī)發(fā)票、業(yè)務招待申請單及招待活動的詳細記錄（如參與人員、活動內容等）。報銷金額應遵循公司制定的限額標準，原則上不得超過當年公司營業(yè)收入的一定比例，具體比例根據公司實際情況確定。3.辦公用品費報銷標準-辦公用品采購應遵循必要性和合理性原則，由公司行政部門統(tǒng)一負責采購。行政部門應定期制定辦公用品采購計劃，報相關領導審批后執(zhí)行。-員工因工作需要領用辦公用品，應填寫辦公用品領用單。辦公用品費用憑采購發(fā)票及領用記錄報銷，發(fā)票應詳細注明所采購辦公用品的名稱、規(guī)格、數量、單價等信息。4.通訊費報銷標準-公司根據員工的工作崗位和業(yè)務需求，設定不同的通訊費報銷標準。員工可憑本人名下的通訊費發(fā)票，在規(guī)定標準內報銷通訊費用。對于享受通訊費補貼的員工，不得再重復報銷與工作無關的通訊費用。五、報銷時間規(guī)定1.日常費用報銷時間員工應在費用發(fā)生后的一個月內提交報銷申請，逾期報銷的，財務部門原則上不予受理，但因特殊原因（如出差在外、不可抗力等）導致逾期的，應書面說明情況并經部門負責人和財務部門同意后方可報銷。2.項目費用報銷時間對于涉及項目的費用報銷，應在項目結束后的半個月內完成報銷手續(xù)。如項目周期較長，可根據項目進度分階段進行報銷，但每個階段的報銷也應在該階段結束后的規(guī)定時間內提交。六、財務報銷監(jiān)督與違規(guī)處理1.監(jiān)督機制-公司財務部門應定期對報銷業(yè)務進行內部審計和監(jiān)督檢查，重點檢查報銷憑證的真實性、合法性、合規(guī)性以及報銷審批流程的執(zhí)行情況。-公司鼓勵員工對違規(guī)報銷行為進行舉報，對于舉報屬實的員工，公司將給予一定的獎勵。同時，公司將嚴格保護舉報人權益，對泄露舉報人信息的行為進行嚴肅處理。2.違規(guī)處理-對于違反本財務報銷管理辦法的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處理。對于一般違規(guī)行為，如報銷憑證填寫不規(guī)范、審批手續(xù)不全等，財務部門應要求報銷人及時整改；對于嚴重違規(guī)行為，如虛報費用、偽造票據等，公司將視情況給予警告、罰款、解除勞動合同等處罰，并依法追究相關責任人的法律責任。因違規(guī)報銷給公司造成經濟損失的，責任人應負責賠償。七、附則1.本辦法自發(fā)布之日起生效實施，如