行政采購流程審批與執(zhí)行工具一、適用場景與業(yè)務(wù)范圍本工具適用于企業(yè)、事業(yè)單位及各類組織內(nèi)部的行政類采購活動，涵蓋辦公用品采購、辦公設(shè)備采購（如電腦、打印機(jī)）、服務(wù)類采購（如保潔、維修、會議服務(wù)）、低值易耗品采購（如文具、耗材）等非生產(chǎn)性物資及服務(wù)的采購流程。適用于年度預(yù)算內(nèi)的常規(guī)采購需求，特殊采購（如大型固定資產(chǎn)、定制化服務(wù)）可在此基礎(chǔ)上補(bǔ)充流程節(jié)點，保證采購活動規(guī)范、高效、合規(guī)。二、操作流程與執(zhí)行步驟第一步：需求提出與申請責(zé)任人：需求部門經(jīng)辦人（如行政專員、部門助理）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)實際工作需要，填寫《行政采購申請表》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、總價、用途、需求日期及供應(yīng)商建議（如有）。對于重復(fù)性采購（如每月辦公用品），可匯總填寫月度采購需求，減少單據(jù)頻次。申請表需經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，保證需求真實、必要。輸出物：《行政采購申請表》（紙質(zhì)版/電子版，根據(jù)公司管理要求確定）第二步：需求初審與預(yù)算核對責(zé)任人：需求部門負(fù)責(zé)人、采購專員操作內(nèi)容：需求部門負(fù)責(zé)人審核采購需求的合理性（如是否為必需品、數(shù)量是否恰當(dāng)），簽字確認(rèn)后提交至采購部門。采購專員核對采購申請是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，重點檢查“預(yù)估總價”與預(yù)算科目是否匹配。若超預(yù)算，需求部門需提交《預(yù)算調(diào)整申請》，經(jīng)財務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)入下一步；若預(yù)算內(nèi)且需求合理，采購專員簽字確認(rèn)“初審?fù)ㄟ^”。輸出物：《行政采購申請表》（初審意見欄）、《預(yù)算調(diào)整申請》（如超預(yù)算）第三步：采購方式確定與審批責(zé)任人：采購專員、采購部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)操作內(nèi)容：采購專員根據(jù)采購金額及公司制度確定采購方式：小額采購（如≤5000元）：可采用“詢價比價”方式，聯(lián)系至少2家合格供應(yīng)商報價，選擇性價比最優(yōu)者。中額采購（如5000-50000元）：需進(jìn)行“3家以上供應(yīng)商比價”，形成《比價表》，附供應(yīng)商資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等）。大額采購（如≥50000元）：需啟動“招標(biāo)采購”或“單一來源采購”（如唯一供應(yīng)商），需提交《采購方式說明》，經(jīng)管理層審批。采購部門負(fù)責(zé)人審核采購方式合規(guī)性及比價/招標(biāo)結(jié)果，簽字后提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。輸出物：《比價表》（小額/中額采購）、《采購方式說明》（大額采購）、《采購審批單》第四步：供應(yīng)商選擇與合同簽訂責(zé)任人：采購專員、法務(wù)部門（如需）、分管領(lǐng)導(dǎo)操作內(nèi)容：采購專員根據(jù)審批通過的采購方式，確定最終供應(yīng)商，核實其資質(zhì)（如經(jīng)營范圍、履約能力、信用記錄），保證供應(yīng)商在《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)。對于標(biāo)準(zhǔn)化物品（如辦公用品），可直接下達(dá)《采購訂單》；對于定制化服務(wù)或金額較大的采購，需簽訂《采購合同》，明確雙方權(quán)利義務(wù)（如交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任）。合同需經(jīng)法務(wù)部門審核（如需），采購部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后，正式生效。輸出物：《采購訂單》、《采購合同》（供應(yīng)商蓋章版）第五步：訂單執(zhí)行與跟蹤責(zé)任人：采購專員、需求部門對接人操作內(nèi)容：采購專員將生效的《采購訂單》或《采購合同》發(fā)送給供應(yīng)商，明確交付時間、地點及要求。對于需物流配送的物品，采購專員需跟蹤物流狀態(tài)，保證按時送達(dá)；對于現(xiàn)場服務(wù)（如設(shè)備安裝），需提前與需求部門確認(rèn)時間、場地及配合要求。供應(yīng)商交付后，需求部門對接人初步核對物品/服務(wù)數(shù)量與訂單是否一致，若有差異及時反饋給采購專員。輸出物：《采購訂單》（執(zhí)行記錄）、《物流跟蹤記錄》（如需）第六步：驗收與確認(rèn)責(zé)任人：需求部門驗收人、采購專員、行政部門負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)《采購訂單》或《采購合同》要求，對物品/服務(wù)進(jìn)行驗收：物品驗收：檢查規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量（如辦公用品是否完好、設(shè)備是否正常運行），填寫《物品驗收單》。服務(wù)驗收：評估服務(wù)效果（如保潔質(zhì)量、維修完成度），由需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。若驗收不合格，需求部門需在2個工作日內(nèi)反饋給采購專員，采購專員聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或整改，直至驗收合格。驗收合格后，《物品驗收單》需需求部門負(fù)責(zé)人、采購專員、行政部門負(fù)責(zé)人三方簽字確認(rèn)。輸出物：《物品驗收單》（驗收合格/不合格，附整改記錄）第七步：付款與結(jié)算責(zé)任人：采購專員、財務(wù)部門操作內(nèi)容：采購專員整理付款資料，包括《采購合同》《物品驗收單》《供應(yīng)商發(fā)票》（如需），提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門核對資料完整性（合同、驗收單、發(fā)票金額是否一致）、審批流程是否完備，確認(rèn)無誤后安排付款。付款完成后，財務(wù)部門將付款憑證反饋給采購專員，采購專員更新《采購臺賬》。輸出物：《付款申請單》、《采購臺賬》（更新付款記錄）第八步：歸檔與記錄責(zé)任人：采購專員、檔案管理員操作內(nèi)容：采購專員將本次采購全流程資料（申請表、審批單、比價表、合同、訂單、驗收單、付款憑證等）整理成冊，標(biāo)注“采購項目名稱+日期”。檔案管理員按照公司檔案管理規(guī)定，將采購資料歸檔保存（電子檔備份+紙質(zhì)檔存檔），保存期限不少于3年。定期（如每季度）更新《合格供應(yīng)商名錄》，根據(jù)履約情況評估供應(yīng)商等級，為后續(xù)采購提供參考。輸出物：《采購檔案》（完整資料）、《合格供應(yīng)商名錄》（更新版）三、配套工具表單模板模板1：行政采購申請表申請部門申請日期申請人聯(lián)系方式采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）預(yù)算科目需求日期用途說明供應(yīng)商建議（如有）需求部門負(fù)責(zé)人意見簽字：_________日期：_________采購專員初審意見簽字：_________日期：_________采購部門負(fù)責(zé)人審批意見簽字：_________日期：_________分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見簽字：_________日期：_________模板2：比價表（小額/中額采購）采購項目采購日期需求數(shù)量預(yù)算金額（元）序號供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式123比價結(jié)論選擇供應(yīng)商：_________，理由：______________________________________采購專員簽字：_________日期：_________采購部門負(fù)責(zé)人審批：_________日期：_________模板3：物品驗收單驗收部門驗收日期驗收人供應(yīng)商名稱采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位應(yīng)收數(shù)量驗收結(jié)果（√選）□合格□不合格（不合格原因：__________________________）質(zhì)量描述（如物品外觀、功能等）需求部門負(fù)責(zé)人意見簽字：_________日期：_________采購專員意見簽字：_________日期：_________行政部門負(fù)責(zé)人意見簽字：_________日期：_________模板4：采購臺賬（示例）采購日期采購項目供應(yīng)商金額（元）采購方式驗收狀態(tài)付款狀態(tài)經(jīng)辦人2023-10-01辦公文具采購A公司2500詢價合格已付*明2023-10-05打印機(jī)維修B維修部800比價合格已付*華四、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險提示預(yù)算控制優(yōu)先：所有采購活動必須以年度預(yù)算為依據(jù)，超預(yù)算采購需嚴(yán)格履行預(yù)算調(diào)整審批流程，避免無預(yù)算采購或超支風(fēng)險。供應(yīng)商管理規(guī)范：優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商，新供應(yīng)商需經(jīng)過資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、履約能力等）后方可納入；定期對供應(yīng)商進(jìn)行履約評估，建立“淘汰-新增”機(jī)制。流程合規(guī)性：嚴(yán)格按照審批權(quán)限執(zhí)行，小額采購由部門負(fù)責(zé)人及采購專員審批，大額采購需分管領(lǐng)導(dǎo)及以上層級審批，嚴(yán)禁越權(quán)審批或簡化流程。驗收環(huán)節(jié)嚴(yán)謹(jǐn)：需求部門需親自參與驗收，對物品質(zhì)量、服務(wù)效果負(fù)責(zé)，避免“只簽不驗”或“代簽代驗”；驗收不合格需及時反饋并跟蹤整改，杜絕不合格物品/服務(wù)投入使用。文檔完整保存：采購全流程資料需統(tǒng)一歸檔，保證可追溯性，便于后續(xù)