通用采購申請與審批流程表一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本流程表適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的采購管理場景，旨在規(guī)范采購申請與審批環(huán)節(jié)，保證采購活動的合規(guī)性、經(jīng)濟性和效率。典型應(yīng)用場景包括：（一）日常運營物資采購如辦公用品（紙張、筆具、文件夾）、辦公設(shè)備耗材（打印機墨盒、投影儀燈泡）、后勤物資（清潔用品、飲用水、勞保用品）等，此類采購?fù)ǔ＝痤~較小、頻率較高，需快速響應(yīng)部門日常需求。（二）生產(chǎn)與項目相關(guān)采購如生產(chǎn)型企業(yè)所需的原材料、零部件、包裝材料，或項目執(zhí)行中涉及的專用設(shè)備、工具、技術(shù)資料等，此類采購需結(jié)合生產(chǎn)計劃或項目進度，保證物資供應(yīng)及時且符合質(zhì)量標準。（三）固定資產(chǎn)采購如電腦、打印機、家具、生產(chǎn)設(shè)備、車輛等單價較高、使用周期長的資產(chǎn)，此類采購需評估必要性、性價比及長期使用成本，通常涉及多層級審批。（四）服務(wù)類采購如咨詢服務(wù)（法律、財務(wù)、技術(shù)外包）、維修服務(wù)（設(shè)備維修、網(wǎng)絡(luò)維護）、會議服務(wù)（場地租賃、餐飲接待）等，此類采購需明確服務(wù)標準、范圍及驗收方式，保證服務(wù)質(zhì)量。二、標準化操作流程詳解（一）第一步：采購申請發(fā)起申請人填寫申請單：由采購需求部門指定人員（如部門助理、項目負責人）填寫《采購申請與審批流程表》，需明確以下信息：基本信息：申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期；采購物品明細：名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、總價（若為服務(wù)類，需注明服務(wù)內(nèi)容、周期、預(yù)估費用）；采購理由：簡要說明用途（如“替換報廢辦公電腦”“項目急需原材料”）、緊急程度（一般/緊急/特急）；附件清單：附相關(guān)證明材料，如報價單（至少三家比價記錄，若為獨家采購需說明原因）、技術(shù)參數(shù)要求、項目需求說明、歷史采購記錄等。部門負責人初審：申請人將填寫完整的申請單及附件提交至部門負責人，負責人審核采購的必要性、預(yù)算合理性（是否符合部門年度預(yù)算）及緊急程度，簽字確認后轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。若初審不通過，需注明原因并退回申請人修改。（二）第二步：財務(wù)部門復(fù)核預(yù)算與合規(guī)性審核：財務(wù)部門收到申請單后，重點審核以下內(nèi)容：是否納入年度/月度預(yù)算，超預(yù)算采購是否已履行預(yù)算調(diào)整手續(xù)；預(yù)估單價、總價是否合理（參考歷史采購價格、市場行情、報價單）；采購流程是否符合公司財務(wù)制度（如是否需簽訂合同、是否需預(yù)付款等）。出具復(fù)核意見：審核通過后，財務(wù)負責人在“財務(wù)復(fù)核”欄簽字確認；若存在預(yù)算不足、價格虛高等問題，需注明修改意見并退回申請人或部門負責人補充說明。（三）第三步：分級審批執(zhí)行根據(jù)采購金額及物品類型，確定審批層級（以下為通用參考標準，企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整）：小額采購（金額≤5000元）：由部門負責人、財務(wù)復(fù)核后，報分管副總（或部門總監(jiān)）審批；中額采購（5000元＜金額≤50000元）：經(jīng)部門負責人、財務(wù)復(fù)核、分管副總審批后，報總經(jīng)理審批；大額采購（金額＞50000元）：需經(jīng)部門負責人、財務(wù)復(fù)核、分管副總、總經(jīng)理審批，必要時提交董事會或決策委員會審議。審批人需在“審批意見”欄明確簽署“同意”“不同意”或“補充說明”，不同意的需注明理由。緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即更換配件）可啟動“綠色通道”，先口頭報備審批人，事后24小時內(nèi)補全書面手續(xù)。（四）第四步：采購部門執(zhí)行接收審批通過申請：采購部門（或行政部、綜合管理部，根據(jù)企業(yè)職責劃分）收到最終審批通過的申請單后，確認采購需求及要求，啟動采購程序。供應(yīng)商選擇與下單：小額標準化物品：從合格供應(yīng)商庫中選擇性價比高的供應(yīng)商下單；大額或非標物品：組織比價、議價或招標，保證“貨比三家”，選擇最優(yōu)供應(yīng)商；服務(wù)類采購：明確服務(wù)標準、驗收條款及付款方式，簽訂服務(wù)合同。進度跟蹤：采購人員需跟進訂單生產(chǎn)/發(fā)貨進度，保證物資按約定時間送達，若遇延遲需及時通知申請部門。（五）第五步：驗收與入庫實物驗收：物資送達后，由申請部門、采購部門（必要時邀請技術(shù)部門或使用人員）共同驗收：核對物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量是否與申請單一致；檢查質(zhì)量是否符合要求（如設(shè)備通電測試、物品外觀檢查、文件資料完整性）；服務(wù)類采購需對照合同約定驗收服務(wù)成果（如咨詢報告、維修記錄）。入庫登記：驗收合格后，填寫《入庫單》，倉庫管理員登記入庫（固定資產(chǎn)需貼資產(chǎn)標簽、建立臺賬）；驗收不合格的，由采購部門聯(lián)系退換貨或處理，并在《采購申請與審批流程表》備注欄說明情況。（六）第六步：付款與歸檔財務(wù)付款：采購部門將審批通過的申請單、入庫單、發(fā)票、合同等資料提交財務(wù)部門，財務(wù)審核無誤后按約定方式付款（如預(yù)付款、貨到付款、分期付款）。資料歸檔：采購部門將完整的申請單、審批記錄、報價單、合同、驗收單、發(fā)票等資料整理歸檔，保存期限不少于3年（固定資產(chǎn)類保存期限不少于5年），以備審計或查詢。三、通用采購申請與審批流程表模板采購申請與審批流程表申請單號：[系統(tǒng)自動/手動編號]基本信息申請部門聯(lián)系方式采購物品明細序號物品名稱123緊急程度□一般□緊急□特急（可另附頁）1.報價單（）份2.技術(shù)參數(shù)（）份3.其他（）審批流程部門審核審核意見：財務(wù)復(fù)核復(fù)核意見：分級審批審批人：職務(wù)：意見：（根據(jù)金額填寫層級）審批人：職務(wù)：意見：采購執(zhí)行執(zhí)行情況：驗收結(jié)果□合格□不合格（不合格原因：）備注四、使用過程中的關(guān)鍵要點提示（一）保證信息真實完整申請人需如實填寫物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及預(yù)估價格，虛構(gòu)需求或虛報價格將導(dǎo)致審批延誤或責任追溯；緊急程度需根據(jù)實際需求標注，避免“緊急”濫用影響正常審批流程。（二）附件材料務(wù)必齊全大額采購（≥10000元）或非標物品采購必須提供至少三家供應(yīng)商的書面報價單（電子版需加蓋公章掃描件），服務(wù)類采購需附需求方案或合同草案，保證審批人全面知曉采購背景。（三）嚴格把控審批時限各環(huán)節(jié)審批人需在1-3個工作日內(nèi)完成審批（緊急采購不超過4小時），若因特殊情況無法及時審批，需提前告知申請人及下一環(huán)節(jié)，避免流程卡頓。（四）預(yù)算執(zhí)行剛性約束未納入預(yù)算的采購需提前提交預(yù)算調(diào)整申請，經(jīng)審批后方可發(fā)起采購；緊急超預(yù)算采購需在申請單中詳細說明原因，并經(jīng)更高層級審批人簽字確認。（五）采購過程全程留痕采購部門需保留供應(yīng)商選擇記錄（如比價表、招標文件）、溝通記錄（如郵件、聊天截圖）、驗收憑證等，保證采購過程可追溯、可審計，杜絕“體外循環(huán)”或違規(guī)操作。（六）結(jié)果及時反饋歸檔采購?fù)瓿珊?，采購部門需在2個工